همانطور که در مقاله‌ی قبل گفته شد، تفویض اختیار (Delegation) یا واگذاری کارها به دیگران، یک سبک رهبری است که در آن یک مدیر یا رهبر با اعتماد به افراد تیم خود، به آنها اختیارات خاصی می‌دهد تا بتوانند پروژه‌هایی که به آنها واگذار شده را به درستی انجام دهند. این کار مزایای زیادی دارد، از جمله: صرفه‌جویی در زمان، افزایش سرعت انجام کارها، قدرت و مهارت دادن به کارمندان، پیدایش ایده‌های بیشتر و در نهایت پیشرفت بیشتر کسب‌وکار. اما علاوه بر این مزایا، موانعی نیز سر راه رهبران وجود دارد که آنها را از انجام فرآیند تفویض اختیار بازمی‌دارد. در این مقاله به بررسی این موانع و بیان راه حلی برای برداشتن آنها از میان راه می‌پردازیم.
مدیریت و رهبری هر دو شامل همکاری با دیگران و دستیابی به نتایج مطلوب هستند. چرا که به هر حال ما همیشه تا یک بازه‌ی محدودی، قدرت و توانایی انجام کارها به تنهایی را داریم و پس از آن باید از دیگران کمک بخواهیم.
همچنین هنگامی که یک مدیر نمی‌تواند کار خود را به طور موثر تفویض کند، ذینفعان سازمانی او را به دلیل عدم توانایی استفاده موثر از منابع انسانی خود، مورد انتقاد قرار می‌دهند. مدیران سطح بالاتر به محدودیت‌های این مدیر و کم بهره بودن تیم او توجه می‌کنند و او را از انجام پروژه‌های بیشتر مستثنی می‌کنند. اما برعکس، هنگامی که یک مدیر می تواند کار خود را به طور موثر تفویض کند، ذینفعان سازمانی او را به خاطر توانایی او در گرفتن بهترین نتیجه از افرادش تحسین می‌کنند. مدیران سطح بالاتر نیز توانایی این مدیر در اداره یک واحد تولیدی را به خاطر سپرده و او را برای مسئولیت‌های مدیریتی بالاتر در نظر خواهند گرفت.
رهبرانی که نمی‌توانند تفویض اختیار کنند، اغلب بیشتر از حد نیاز کار می‌کنند، فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند، بیش از توان خود فشار کار را بر دوش می‌کشند و احساس ناامیدی و عدم پشتیبانی می‌کنند. حتی با وجود پیامدهای منفی که عدم تفویض اختیار برای مدیران به همراه دارد، فرآیند تفویض اختیار کار دشواری است. کنار گذاشتن کنترل و اعتماد به دیگران برای انجام کارهایی که خودتان عادت به انجام آن کرده‌اید، چالش برانگیز است. اما اگر بتوانید تفویض اختیار موثر را یاد بگیرید، این مهارت برای شما خیلی چیزها را عوض خواهد کرد.
سازمان شما نیاز به تفویض اختیار دارد، زیرا به کارکنان شما فرصتی برای پیشرفت می‌دهد و قدرت جمعی شما افزایش می‌یابد. تفویض اختیار روشی برای ایجاد انرژی مشترک در سازمان شما و ایجاد انگیزه است و این قدرت را به شما می‌دهد که بدون اینکه دچار گمراهی شوید، روی دیدگاه و استراتژی سطح بالاتری متمرکز باشید. این کار حتی می‌تواند به عنوان راهی برای سالم و ایمن نگه داشتن شما در عین بهبود بهره‌وری و کارایی در تیمتان، درنظر گرفته شود.
اکنون به بررسی این موضوع مهم می‌پردازیم: «موانعی که بر سر راه رهبران و مدیران جهت تفویض اختیار وجود دارد کدامند و چرا بسیاری از آنها این کار را نمی‌کنند؟» پس از مطرح کردن هر دلیل، راه حلی برای آن ارائه می‌دهیم تا بتوانید این موانع را رفع کرده و مسیر پیشرفت کسب‌وکار خود را با واگذاری کارها به افراد، هموار کنید.
شما ممکن است در برخی موارد بخواهید تمام مسئولیت‌های خود را به تنهایی به اتمام برسانید، زیرا تصور می‌کنید که خودتان موقعیت بهتری برای اداره کردن کار از نظر زمانی یا کیفی، دارید.
همچنین، ممکن است با وجود برنامه‌ی کاری فشرده‌ای که اکنون دارید، صرفا از روی علاقه و لذتی که نسبت به آن مسئولیت خاص دارید، بخواهید که آن را به تنهایی انجام دهید. همچنین ممکن است با نشان دادن اینکه چقدر مشغول هستید، بخواهید تصویر مثبتی از خود برای دیگران ایجاد کنید.
باید بدانید که وقتی کار را به دیگران می‌سپارید، در واقع ظرفیت خود را چندین برابر می‌کنید. به این معنا که وقت کافی برای انجام کارهایی را خواهید داشت که فقط یک مدیر باید انجام دهد، مانند گفتگو با مشتریان VIP. علاوه بر این، شما باید هر چند وقت یک بار، بین مشغله‌های کاری خود تنفس بگیرید تا با انرژی بیشتری به انجام وظایف مهم خود بپردازید. پس تا جای ممکن، انجام برخی از وظایف خود را به عهده‌ی تیمتان بگذارید.
وقتی احساس می‌کنید که کارمندان شما مهارت بیشتری نسبت به شما دارند، ممکن است گاهی اوقات از تفویض اختیار خودداری کنید. ممکن است ترس داشته باشید که موقعیت شما به خطر بیفتد، زیرا با این کار احتمالا ناتوانی‌های شما آشکار می‌شود. علاوه بر اینها، چه کسی می‌خواهد با کارمندی مقایسه شود که مهارت او در یک حوزه‌ی خاص، نسبت به مهارت شما برتری دارد؟
به جای اینکه کارمندان را رقبای خود بدانید، با آنها به عنوان یک شاگرد رفتار کنید. به یاد داشته باشید که در یک تیم هستید و اهداف مشابهی را هدف قرار می‌دهید. آنها را بزرگ کنید تا به بهترین نسخه‌های خود تبدیل شوند و وقتی این کار را کردند، این موضوع را یک پیروزی بدانید؛ زیرا این بدان معنی است که شما همه چیز را به عنوان یک منتور، به آنها خوب آموزش داده‌اید.
گاهی ممکن است نخواهید که کارهای مهم را به دیگران بسپارید، زیرا به اعضای تیم خود برای تحویل درست کار اعتماد ندارید. اگر کارمندی به اندازه کافی توانایی‌های موردنیاز برای انجام کار را نداشته باشد، شما مجبور می‌شوید که بسیاری از نکات را به او توضیح و آموزش دهید. این موضوع ممکن است به معنای صرف تلاش دو برابر برای اتمام کار باشد و شما نمی‌خواهید چنین اتفاقی بیفتد.
طبیعی است که در واگذاری کارها به کارمندی که تازه وارد کار شده است، مردد باشید. اما درک کنید که انسان‌ها وقتی اشتباه می‌کنند، بیشتر یاد می‌گیرند و باید خودشان راه‌حل‌هایی برای مسائل پیش آمده پیدا کنند. با این حال سعی کنید که در واگذاری کارها به این افراد، احتیاط بیشتری به خرج دهید؛ برای مثال تفویض اختیار به آنها را با سپردن کارهای کم اهمیت‌تر شروع کنید و به یک باره، پروژه‌های سنگین و مهم را تفویض نکنید.
مدیران دائماً به دنبال روش‌هایی هستند که کارایی و اثربخشی تیم را در کارهایی که انجام می‌دهند، افزایش دهند، زیرا وقت طلاست. اگر فکر کنید که توضیح یک کار یا آموزش مهارت‌های مختلف به کارمندان، به صرف زمان زیادی نیاز دارد، وسوسه می‌شوید که از تفویض اختیار صرف‌نظر کنید و خودتان کارها را به تنهایی انجام دهید.
اگر نتایجی که مشتری می‌خواهد از تیم شما ببیند را به‌طور واضح مشخص کنید، نگرانی خود را مبنی بر اینکه ممکن است کارکنانتان مرتکب اشتباه شوند، کاهش خواهید داد. اینکه کارکنان شما بدانند که دقیقاً چه انتظاراتی از آنها دارید، به آنها این امکان را می‌دهد که عملکرد بهتری داشته باشند، زیرا از جهت خاصی که باید به سوی آن حرکت کنند، آگاه هستند.
بعضی از صاحبان مشاغل، دوست دارند مسئولیت‌های مختلف را بپذیرند و وقتی افراد برای یافتن راه‌حل به آنها مراجعه می‌کنند، احساس اهمیت و قدرت می‌کنند. اگر تمایل زیادی به کنترل سازمان خود دارید، به احتمال زیاد تمایل دارید که همه چیز را به صورت خرد مدیریت کنید تا از جزئیات پروژه‌های سازمان خود مطلع شوید.
به کارمندان خود اجازه دهید تا خود آگاهانه تصمیم بگیرند. برای این کار، آنها به تمام داده‌ها و اطلاعات مربوطه احتیاج دارند، حتی اگر شما همیشه وقت آن را نداشته باشید که با تک تک آنها صحبت کنید. بنابراین با راه‌اندازی یک سیستم ارتباطی موثرتر می‌توانید این نگرانی را برطرف کنید. به عنوان مثال می‌توانید برای کارهای اضطراری از Skype برای ارتباط با آنها استفاده کنید و برای سایر موارد نیز از طریق ایمیل با آنها در ارتباط باشید.
ممکن است احساس کنید که درخواست کمک نشانه ضعف است و نشان دادن بخش آسیب‌پذیر خود به افرادی که زیر نظر شما کار می‌کنند، شرم‌آور است. همچنین ممکن است ترس از نیازمند یا تحمیل‌گر ظاهر شدن را نیز در خود داشته باشید. به هرحال هیچ‌کس دوست ندارد مشکلات خود را فاش کند و دیگران بدانند که شما هم کامل نیستید.
افرادی که واقعاً نیرومند هستند، از حد توانایی‌های خود نیز آگاه هستند. آنها می‌دانند که از پس چه کارهایی برمی‌آیند و چه کارهایی را بهتر است به دیگران واگذار کنند. به هر حال، اجازه دادن به یک متخصص برای انجام کارها به معنی گرفتن خروجی با کیفیت بالاتر بوده که برابر است با یک پیروزی بیشتر برای کل سازمان.
موفق‌ترین مدیران بر اولویت‌های خود و کار به عنوان یک مدیر عالی، تمرکز می‌کنند. اجازه ندهید نفس یا خودباوری شما، مانع تفویض اختیار شود و شما را از رسیدن به نتایجی می‌دانید، می‌توانید به آن برسید، بازدارد. این نکته را درنظر بگیرید که با تفویض اختیار مناسب و واگذاری کارهای قابل تفویض به افراد مناسب، نتایج بهتری از کار خود می‌گیرید و مدیر قدرتمندتری خواهید شد.
