شرکت‌های بزرگ و کوچک هر دو گاهی تحت شرایط خاص، نیاز به برونسپاری برخی از امور تجاری خود پیدا می‌کنند. همانطور که در مقالات قبل گفته شد، کسب‌وکارها یا بخش زیادی از امور کاری خود را برونسپاری می‌کنند (برونسپاری کلی) یا ترجیح می‌دهند که فقط تعداد معدودی از امور را برای برونسپاری انتخاب کنند (برونسپاری جزئی) تا بتوانند روی جنبه‌های اصلی کسبوکار متمرکز شوند. اما در هر دو صورت، باید برخی از عوامل اصلی را در نظر بگیرند تا بتوانند در نهایت تصمیم آگاهانه‌ای بگیرند. در این مقاله برخی از عواملی را که برای تصمیم‌گیری در مورد برون سپاری امور کسبوکار خود باید در نظر بگیرید، بررسی می‌کنیم.
نکاتی که قبل از اقدام به برونسپاری امور کاری خود باید در نظر بگیرید به شرح زیر هستند:
هنگامی که بحث وضعیت اصلی تجارت است، برونسپاری امور باید باعث بهبود نتیجه‌ی نهایی کسبوکار شما از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی بشود. اگر این اتفاق در آینده‌ی نزدیک برای کسب‌وکارتان نیفتد، احتمالا بیشتر از اینکه بتوانید پس‌انداز کنید در نهایت هزینه خواهید کرد.
نیازی نیست که یک تحلیلگر خبره باشید تا بفهمید به کجا می‌روید. تنها چیزی که باید ببینید این است که آیا برونسپاری به شما کمک می‌کند که مقدار قابل توجهی از هزینه‌های خود را در امور مربوط به استخدام کارمند و تهیه‌ی تجهیزات کاهش داده و صرفه‌جویی کنید؟ در عین حال شما همچنین باید تعادل بین کیفیت و کمیت خدمات ارائه شده توسط کارمندان یا شرکت‌های برونسپاری را نیز حفظ کنید. به عنوان مثال، اگر حسابداری خود را برونسپاری می‌کنید، باید ببینید که انجام این عملکرد در مقایسه با عدم برونسپاری آن، منابع و هزینه‌های بیشتری را به خود اختصاص می‌دهد یا خیر.
یکی از متداول‌ترین دلایلی که توجه شرکت‌ها را به برونسپاری جلب می‌کند، برچسب‌های قیمت پایینی است که آژانس‌های برونسپاری روی خدمات خود می‌زنند. شما برای برونسپاری، چندین شرکت را خواهید دید که خدمات خود را با قیمتی رقابتی ارائه می‌دهند. با این حال، به جای اینکه به سراغ ارزان‌ترین شرکت برونسپاری بروید، تمام آنها را از جنبه‌های مختلف مقایسه کنید و بررسی کنید که هرکدام چه خدمات خاصی ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌های برونسپاری، پشتیبانی از مشتری را بدون پرداخت هزینه اضافی ارائه می‌دهند که به خودی خود، یک معامله‌ی بسیار خوب به نظر می‌آید. فقط به خاطر داشته باشید که گرچه قیمت خدمات آژانس‌های برونسپاری یک فاکتور مهم است، اما نباید «تنها» عامل کمک‌کننده به شما در انتخاب آن باشد.
فناوری و تخصص شرکت برونسپاری، دو مورد از فاکتورهای ضروری هستند که هنگام انتخاب شرکت مناسب باید درنظر بگیرید. بنابراین از شرکت برونسپاری مورد نظر در مورد ابزارها و فناوری‌هایی که قرار است برای پروژه شما استفاده کنند، سوال کنید و اینکه چقدر توانایی انجام همه نیازهای برونسپاری شما را دارند؟ در مورد تخصص چطور؟ آیا آنها برای انجام وظایف خود به خوبی آموزش دیده‌اند؟ آیا از سیستم‌های به‌روز استفاده می‌کنند و می‌تواند دقیق‌ترین عملکردهای برونسپاری را مدیریت کند؟
پاسخ به سوالاتی از این قبیل، شما را برای انتخاب شرکت برونسپاری مناسب که بهترین منابع و فناوری به روز شده برای مدیریت یکپارچه عملکردهای تجاری شما را دارد، راهنمایی می‌کند.
تحویل به موقع پروژه‌های برونسپاری شده نیز به اندازه‌ی هزینه‌ها مهم است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت نتواند ددلاین‌های تعیین‌شده را به موقع به پایان برساند، می‌تواند منجر به تنگناها و مشکلات اساسی در پروژه شود.
شما باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده‌ی خدمات برونسپاری، به کیفیت و به موقع بودن وعده داده شده‌ی خود پایبند است. یکی از راه‌های انجام این کار این است که پیش از پیش از درخواست خود، تمام نیازمندی‌ها و ددلاین‌های کاری خود را برای فروشنده تعیین کنید. اگر متوجه شدید که فروشنده اقدامات کنترل کیفی کمی دارد یا در صورت عدم تحویل در مهلت مقرر، برنامه‌ی پشتیبانی ندارد، بهتر است در وهله اول اصلا از آنها خدمات نگیرید.
وقتی یک فروشنده برونسپاری استخدام می‌کنید تا بر اساس نیازهای شغلی شما کار کند، بدیهی است که آنها از ابتدا به همه امور رسیدگی خواهند کرد. دیگر جایی برای کارهای اشتباه و نامناسب وجود ندارد و آنها باید بتوانند نتایج مطلوبی را ارائه دهند.
انتخاب یک فروشنده مسئول که وظیفه‌ی اجرای پروژه‌ها را بر عهده خواهد داشت، امری ضروری است که فقط بر آنها نظارت حداقلی داشته باشید و اجازه دهید که باقی کارها را خودشان انجام دهند. این به شما فرصت بیشتری می‌دهد تا بر عملکردهای اصلی کسبوکار خود تمرکز کنید.
بیشتر اوقات، محدوده‌های عملکردی خاصی وجود دارد که می‌تواند باعث ایجاد تعهدات برای یک کسبوکار شود. این باعث صرف وقت و هزینه‌ای می‌شود که می‌تواند در جای دیگری صرف شود. بنابراین می‌توانید کارهای خاصی را زیرکانه برونسپاری کنید تا بدهی‌های خود را تا حدودی کاهش دهید.
قبل از اینکه تصمیم نهایی خود را جهت انتخاب شرکت برونسپاری موردنظر بگیرید، از سایت و شبکه‌های اجتماعی آن بازدید کنید. جدا از این، درباره‌ی شرکت، زیرساخت‌ها، اقدامات ایمنی و تیمی که در آنجا کار می‌کنند نیز تحقیق کرده و اطلاعات بیشتری کسب کنید. این به شما کمک می‌کند تا میزان قابل اعتماد بودن ارائه‌دهندگان خدمات را ارزیابی کنید. همچنین می‌توانید از مشتریان سابق این فروشنده نیز پرس وجو و سوال کنید. این موضوع ما را به نقطه بعدی نکات برون سپاری می‌رساند.
شما نمی‌توانید کورکورانه به تیم برونسپاری ایمان داشته باشید، حتی اگر با استخدام آنها به میزان قابل توجهی پس‌انداز کنید. بنابراین تمام جنبه‌های تیم برونسپاری را بررسی کنید، از جمله اعضای تیمی که روی پروژه‌ها کار می‌کنند و کسانی که تیم را هدایت می‌کنند. فهمیدن این واقعیت‌ها در مرحله ابتدایی برونسپاری، شما را از بروز مشکلات احتمالی بعدی در امان نگاه می‌دارد. علاوه بر اینها، وقتی بدانید که کار شما در دستان افراد توانایی است، در آرامش خواهید بود.
توافق نامه‌ی سطح خدمات یکی از مهم‌ترین اسنادی است که باید در مورد مشارکت‌های برونسپاری درنظر بگیرید. بنابراین هنگام نوشتن قرارداد با شرکت موردنظر برای برونسپاری، مطمئن شوید که تک تک جزئیات مورد توافق طرفین به وضوح نوشته شده است. این به شما کمک می‌کند تا از هر نوع سردرگمی یا ابهامی به خصوص در مورد کیفیت خدماتی که دریافت خواهید کرد، جلوگیری کنید. همچنین منطقی است که برای مدیریت امور برونسپاری خود، وکیلی استخدام کنید تا در نهایت به مشکلات قانونی برخورد نکنید.
برقرای ارتباطات تحت هر شرایط و همکاری‌ای، یک نکته‌ی کلیدی است. فروشندگان باید بتوانند نیازهای شما را برآورده کنند و بدون اینکه شما در انتظار قرار دهند، بسیار سریع به شما پاسخ دهند. بنابراین، مهارت‌های ارتباطی آژانس برونسپاری باید برای شما واضح و مشخص باشد. این به شما اطمینان می‌دهد که آنها به طور واضح نیازهای شما را درک کرده‌اند و می‌توانند هر مسئله‌ای را که ممکن است پیش بیاید، برطرف کنند.
موارد ذکر شده برخی از عوامل مالی و غیرمالی است که در کمک به شما در تصمیم‌گیری برای آژانس برونسپاری نقش مهمی ایفا می‌کنند. پس تمام نکات گفته شده را در هنگام اقدام به برونسپاری امور کسبوکار خود درنظر گرفته و سپس تصمیم نهایی خود را بگیرید.
