کاهش فرسودگی شغلی نیروی انسانی، از مسئولیت‌های خطیر سازمان‌هاست که با توجه به پیچیدگی فزاینده فضای کسب‌وکار و همین‌طور تعدد عواملی که می‌توانند سلامت روانی کارکنان را تهدید کنند، اهمیت فوق‌العاده زیادی دارد.
آنچه زنگ خطر را درباره مسئله فرسودگی کاری برای سازمان‌ها به صدا درمی‌آورد این است که اساساً فرسایش، به‌صورت تدریجی و نامحسوس رخ می‌دهد و به همین دلیل، سازمان‌ها باید اقدامات کنشگرانه‌ای را در راستای جلوگیری از فرسودگی شغلی کارکنان پیش‌بینی و عملی کنند. آنچه در ادامه این مقاله از تینت می‌خوانید، مروری بر مسئله کاهش فرسودگی شغلی کارکنان و مقابله با آن است.
چه عواملی باعث فرسودگی شغلی می‌شوند؟
درمان مؤثر، همواره مبتنی بر تشخیص درست است و بنا به همین قاعده، برای کاهش فرسودگی شغلی هم ابتدا باید عوامل و دلایلی را که می‌توانند کارکنان را از نظر روانی فرسوده کنند، بشناسیم. برخی از مهم‌ترین این عوامل عبارت‌اند از:
- مدیریت ضعیف: مدیریت ضعیف می‌تواند از طریق کاهش انگیزه و بهره‌وری، زمینه فرسودگی شغلی کارکنان را فراهم سازد.
- رهبری ناکارآمد: کیفیت رهبری به اندازه کیفیت مدیریت و حتی بیشتر از آن مهم است و با وجود اینکه مدیریت و رهبری اغلب دو مفهوم یکسان پنداشته می‌شوند اما از نظر ماهوی کاملاً متفاوت هستند. رهبران به‌عنوان منبع الهام، انگیزه و نیروی محرکه کارکنان عمل می‌کنند و چنانچه یک رهبر نتواند از عهده ایفای درست نقشش برآید، می‌تواند زمینه فرسودگی شغلی کارکنان و بروز سایر احساسات منفی را در آن‌ها ایجاد کند. در اینجا مطالعه مطلب مربوط به تفاوت رهبری و مدیریت را به شما عزیزان پیشنهاد می‌کنیم.
- آموزش نامطلوب: آموزش درست، رکن اصلی اکتساب مهارت کافی برای انجام وظایف است و تا زمانی که آموزش، کیفیت مطلوبی نداشته باشد، کارکنان هم فاقد مهارت حرفه‌ای لازم خواهند بود. فقدان مهارت، بهره‌وری را پایین نگه می‌دارد و کارکنان به‌واسطه احساس استیصال در انجام رضایت‌بخش وظایفشان، به‌تدریج از نظر روانی فرسوده می‌شوند.
- ابزارها و فناوری‌های منسوخ: اگر ابزارهای لازم برای انجام مؤثر وظایف در اختیار کارکنان قرار نگیرد، باید انتظار فرسودگی آن‌ها را داشته باشیم.
- محیط، فرهنگ یا جَوِ نامساعد محیط کار: یکی از اصلی‌ترین عوامل ایجاد فرسودگی شغلی در کارکنان، محیط نامساعد است که خودش تا حدی معلول فرهنگ سازمانی ناسالم بوده و می‌تواند بر نگرش، انگیزه و بهره‌وری کارکنان تأثیرگذار باشد.
- روش‌ها یا فرایندهای ناکارآمد کسب‌وکار: کارایی فرایندهای تجاری را یکی از اهرم‌های مؤثر در کاهش فرسودگی شغلی کارکنان می‌دانند که فقدان آن می‌تواند، مقدمه بروز مشکلات باشد. دشواری یا ناکارآمدی فرایندها و روش‌های کسب‌وکار، باعث اُفت روحیه کارکنان شده و همین روحیه پایین در بلندمدت و حتی میان‌مدت، زمینه فرسودگی شغلی را در آن‌ها فراهم می‌کند.
ازآنجایی‌که عوامل و دلایل، بسیار متنوع هستند، هر سازمان باید با توجه به شرایط منحصربه‌فردی که دارد، درصدد شناسایی آن‌ها و انجام اقدامات لازم برای کاهش فرسودگی شغلی کارکنان باشد.
چطور با فرسودگی شغلی مقابله کنیم؟
کاهش فرسودگی شغلی کارکنان، مستلزم اتخاذ یک رویکرد روشمند است و به همین سبب، یک فرایند چهار مرحله‌ای را برای این منظور معرفی و تشریح می‌کنیم.
-
علل فرسودگی و سایر احساسات منفی را شناسایی کنید
درک ماهیت واقعی هر مسئله و شناسایی ریشه‌ها، کلید حل‌وفصل اثربخش آن است. بنابراین قدم اول این است که علل احتمالی فرسودگی شغلی که در بخش قبل، با مهم‌ترین آن‌ها آشنا شدیم، مورد بررسی قرار گیرند.
مانند هر فرایند تجاری سیستماتیک دیگر، فرایند کاهش فرسودگی شغلی و بهبود احساسات کارکنان نیز باید بر داده‌های عینی و ارزیابی مبتنی باشد. روش‌های مختلفی برای جمع‌آوری داده‌های موردنیاز وجود دارد که نظرسنجی از کارکنان و استفاده از نرم‌افزارها از آن جمله‌اند.
-
تدوین استراتژی
با جمع‌آوری داده‌های لازم از مرحله قبل، می‌توان نسبت به طراحی و تدوین یک استراتژی کارآمد و مبتنی بر داده برای کاهش فرسودگی شغلی اقدام کرد. با توجه به منبع ایجاد فرسودگی، تدوین و اجرای استراتژی‌های مختلفی را می‌توان در دستور کار قرار داد که موارد زیر، تنها چند نمونه از این استراتژی‌ها هستند:
- بهبود تجربه کارکنان: اگر ارزیابی‌ها نشان دهند که منشأ فرسودگی شغلی، چرخه عمر کارکنان است باید در این چرخه تحول ایجاد کرد و آن را به‌طور مستمر، بهبود بخشید. این کار را می‌توان از طریق ترسیم مجدد مسیر توسعه کارکنان در سازمان انجام داد. منظور از چرخه عمر کارمند، کل دوره حضور فرد در سازمان و پیشرفت اوست که از مرحله استخدام آغاز و به مرحله پایان همکاری ختم می‌شود.
- تحول فرهنگی: اگر فرهنگ سازمان، دلیل اصلی فرسودگی شغلی کارکنان باشد، باید آن را متحول کرد. تحول فرهنگی، اَشکال گوناگونی دارد و هر فرهنگ، دارای تعداد زیادی مؤلفه‌های قابل‌تغییر است. به‌عنوان‌مثال اگر روشن شود که سازمان در استخدام نیروهای جدید، ضعیف عمل می‌کند، بخش منابع انسانی باید روند استخدام را مورد بازنگری قرار دهد. یا اگر اجرای استراتژی جدید کسب‌وکار، مستلزم برقراری روابط گسترده‌تر باشد اما فرهنگ غالب سازمان، از روابط باز پشتیبانی نکند، باید برای ایجاد تحول فرهنگی، دست‌به‌کار شد.
- پذیرش دیجیتال: می‌دانیم که سازمان‌ها رفته‌رفته به سوی دیجیتالی شدن حرکت می‌کنند و شیوع بیماری کرونا، به‌مثابه یک توفیق اجباری، این روند را تسریع کرده است. دیجیتالی شدن مستلزم آن است که کارکنان، با فناوری و روش‌های جدید کسب‌وکار آشنا شوند و آنچه بستر لازم را برای این منظور ایجاد می‌کند، پذیرش دیجیتال (Digital Adoption) است. بدون پذیرش دیجیتال و همین‌طور ارائه آموزش‌های اثربخش، کارکنان به دلیل فقدان مهارت لازم، در انجام وظایفشان با مشکل مواجه می‌شوند و همان‌طور که گفتیم، عدم آموزش، یکی از دلایل فرسودگی شغلی آن‌هاست. اگر تحول دیجیتال، منشأ ایجاد مسئله باشد، با تدوین استراتژی پذیرش دیجیتال می‌توانیم در کاهش فرسودگی شغلی کارکنان، موفق عمل کنیم.
-
تهیه طرح تحول سازمانی
پس از مرحله ارزیابی و تدوین استراتژی، در سومین گام از فرایند کاهش فرسودگی شغلی، نوبت به تهیه یک طرح تحول سازمانی می‌رسد. طرحی که به معنای حقیقی کلمه، کاربردی باشد و بتوان از آن به‌عنوان ابزاری مؤثر در پیاده‌سازی استراتژی‌ها بهره برد.
تحولاتی که در راستای کاهش فرسودگی شغلی ایجاد می‌شوند، می‌توانند کوچک یا بزرگ باشند اما صرف‌نظر از مقیاس این تحولات، برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق آن‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. یک طرح تحول سازمانی باید:
- مرحله‌به‌مرحله باشد. هر مرحله شامل مجموعه‌ای از شرح وظایف، اهداف و ضرب‌الاجل‌های واضح بوده که انجام موفقیت‌آمیز آن، پیش‌نیاز ورود به مراحل بعدی کار است.
- توسط تیم‌های تخصصی پیاده شود. یعنی تیم‌هایی که اعضای آن‌ها بر اساس نیازسنجی تعیین شده‌اند. به‌عنوان‌مثال، اگر قصد اجرای استراتژی پذیرش دیجیتال را در سطح سازمان داشته باشیم، تیم‌های اجرایی می‌توانند شامل پرسنل بخش فناوری اطلاعات، کارکنان منابع انسانی و مدیران سازمانی باشند.
- اهداف واضحی داشته باشد. اگر هدف طرح تحول، صرفاً در قالب عبارتی مثل کاهش فرسودگی شغلی تعریف شود، با یک هدف مبهم سروکار داریم. برای ارزیابی میزان تحقق هر هدف، باید برای آن شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعریف کنیم و از طریق سنجش این شاخص‌ها، ببینیم که هدفمان تا چه اندازه محقق شده است؟
- ایجاد سیستم پاسخگویی: برای هر عضو از تیم‌های توسعه باید مسئولیتی دقیق تعیین شود و هر عضو در قبال وظایفی که عهده‌دار انجام آن‌ها شده، پاسخگو باشد.
-
اجرا و بهینه‌سازی
هر چقدر مقیاس پروژه کاهش فرسودگی شغلی کارکنان بزرگ‌تر باشد، رسمیت و مستندسازی اجرای آن اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. برای اجرای بهتر پروژه، موارد زیر را مدنظر قرار دهید:
- اجرای آزمایشی: پروژه را در وهله نخست به‌صورت محدود و آزمایشی اجرا کنید.
- بهینه‌سازی روش: با استفاده از داده‌های حاصل از اجرای آزمایشی، روش پیاده‌سازی را اصلاح و بهینه‌سازی کنید.
- استمداد از قهرمانان تغییر: قهرمانان تغییر، همان افرادی هستند که از ایجاد تغییر در سازمان پشتیبانی می‌کنند و می‌توانند در زمینه رهبری، آموزش، هماهنگی و بسیج تیم‌ها، نقش مؤثری ایفا کنند.
- ارزیابی مداوم: پروژه را در فواصل زمانی مشخص به‌طور مستمر تحت ارزیابی قرار داده و با سنجش میزان پیشرفت، بهینه‌سازی‌های لازم را روی آن اِعمال کنید.
سخن آخر
شناسایی عوامل و اتخاذ رویکرد روشمند، دو اقدام حیاتی برای کاهش فرسودگی شغلی کارکنان هستند. با وجود اینکه مراقبت از احساسات مثبت و سلامت روانی نیروی انسانی در وهله نخست بر عهده سازمان‌هاست اما کارکنان نیز می‌توانند به سهم خودشان و از طریق انجام برخی اقدامات، در مقابله با فرسودگی شغلی موفق باشند.
در انتها فراموش نکنید که توجه مستمر به کارکنان، برقراری کانال‌های باز ارتباطی و دریافت مستمر بازخورد، سه مؤلفه اصلی هستند که به شما در شناسایی مسئله و یافتن بهترین راه‌های مقابله با فرسودگی شغلی کمک زیادی می‌کنند.
