انتخاب مناسب‌ترین تکنیک مدیریت زمان یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کارآفرینان است. در واقع، انجام این کار برای همه اقشار و گروه‌ها ضرورت دارد. زمان‌بندی نامناسب از اصلی‌ترین عواملی است که دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت و طولانی‌مدت را دچار اختلال می‌کند. به خاطر داشته باشید، زمان ارزشمندترین و در عین حال، محدودترین کالایی است که در دسترس همگان قرار داشته و در اغلب موارد، از دست رفتن آن جبران‌ناپذیر خواهد بود.
بهتر است بدانید، اغلب انسان‌ها و حتی موفق‌ترین افراد هم با مشکلات مربوط به مدیریت زمان دست به گریبان بوده و برای بهبود آن تلاش می‌کنند. در واقع، این مبارزه‌ای بی‌پایان است! در این جا، قصد داریم اصلی‌ترین راهکارهای مدیریت زمان برای کارآفرینان را با شما به اشتراک بگذاریم.
بهترین تکنیک مدیریت زمان و روش‌های کاربردی برای استفاده بهینه از وقت به اختصار عبارتند از:
سحرخیزی بهترین و موثرترین تکنیک مدیریت زمان است. با این کار، بازده شما به شکل قابل توجهی افزایش یافته و روند انجام کار به صورت تصاعدی بهبود خواهد یافت. زود بیدار شدن، در بالا بردن تمرکز و اجتناب از عوامل موثر در حواس‌پرتی هم تاثیرگذار است.
به لطف پیشرفت فناوری، امروزه ابزارهای بسیار زیادی وجود دارند که می‌توانند به تعیین استراتژی مدیریت زمان برای کارآفرینان کمک کنند. از این جمله، می‌توان به اپلیکیشن‌های مناسب برای برنامه‌ریزی، تقویم آنلاین و بسیاری موارد دیگر اشاره کرد. استفاده از این قبیل ابزارها به شما کمک می‌کند زمان خود را به شکل موثرتری تقسیم‌بندی کرده و پروژه‌ها و جلسات خود را سازمان‌دهی کنید. با این حال، استفاده بیش از اندازه از فناوری به خودی خود می‌تواند از عوامل موثر در اتلاف وقت بوده و باعث حواس‌پرتی می‌شود. بنابراین، بهتر است در به‌کارگیری این ابزارها و استفاده از فناوری زیاده‌روی نکنید.
تفویض اختیار یکی از موثرترین عواملی است که به‌کارگیری تکنیک مدیریت زمان را امکان‌پذیر می‌کند. اغلب کارآفرینان با حجم بسیار زیادی از وظایف گوناگون احاطه شده‌اند. طبیعتا، هیچ فردی نمی‌تواند همه امور را به تنهایی انجام دهد. بنابراین، لازم است بخش قابل توجهی از کارهای روزانه و تکراری را به کارکنان خود محول کنید. به این ترتیب، می‌توانید بخش عمده‌ای از وقت و تمرکز خود را برای سازمان‌دهی یا اجرای امور ضروری‌تر اختصاص دهید.
در گذشته‌ای نه چندان دور، همه کارها به صورت دستی و به شیوه‌های سنتی انجام می‌شد. به لطف پیشرفت فناوری، امروزه نرم‌افزارها، ابزارها و اپلیکیشن‌های متنوعی وجود دارند که می‌توانند به اتوماسیون فرآیندها کمک کنند. بهره‌گیری از ابزارهای موجود، صرفه‌جویی در وقت و جلوگیری از اتلاف انرژی را امکان‌پذیر خواهد کرد.
اصل پارتو (Pareto) که اغلب با عنوان قانون 20/80 شناخته می‌شود یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان برای کارآفرینان است. این قانون تصریح می‌کند که تنها 20 درصد از فعالیت‌های شما در دستیابی به 80 درصد از نتایج دلخواه تاثیرگذار خواهند بود.
بنابراین، به جای تلف کردن وقت و تمرکز بر 80 درصد باقی‌مانده فعالیت‌ها لازم است تمام تمرکز و انرژی خود را برای انجام کارهایی صرف کنید که ارزشمندتر و مهم‌تر تلقی می‌شوند. این امر به شکل قابل توجهی در افزایش بهره‌وری موثر بوده و از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری خواهد کرد.
برنامه روزانه اغلب کارآفرینان سرشار از وظایف و امور ریز و درشتی است که همچون گردبادی سهمگین کلیه دقایق و ساعات ارزشمند زندگی آن‌ها را می‌بلعند. توجه هم‌زمان به کلیه امور مذکور، علاوه بر کاهش تمرکز و کیفیت کار در پایین‌آوردن بازده و افزایش استرس نیز تاثیرگذار خواهد بود. بنابراین، لازم است وظایف خود را برحسب ارزش و اهمیت اولویت‌بندی کرده و به طور مجزا به آن‌ها رسیدگی کنید.
تعاملات اجتماعی و توانایی برقراری ارتباط با اقشار مختلف از مهم‌ترین ویژگی‌های یک کارآفرین موفق به حساب می‌آید. با این حال، این امر در مواردی می‌تواند به حواس‌پرتی، بر هم زدن تمرکز و کاهش بازدهی منجر شود. بنابراین، افراد پرمشغله‌ای مانند صاحبان کسب‌وکار باید از توانایی فاصله‌گیری اجتماعی برخوردار بوده و در صورت لزوم، بتوانند خود را به شکلی هدفمند منزوی کنند. برای انجام این کار، لازم است در ساعاتی که به تمرکز بیش‌تری نیاز دارید، در اتاق کار خود را بسته و در صورت لزوم، علامت یا هشداری پشت آن نصب کنید. به علاوه، بهتر است تلفن خود را خاموش کرده و از منشی خود بخواهید تا اطلاع ثانوی، هیچ‌یک از تماس‌ها را به شما انتقال ندهد. برای اجتناب از سروصدای محیط، بهتر است از هدفون استفاده کنید. مجموع این فعالیت‌ها به شما کمک خواهد کرد تا با انرژی و تمرکز بیش‌تری به اولویت‌ها پرداخته و بازدهی خود را افزایش دهید.
تغذیه مناسب یکی از اصلی‌ترین عناصری است که به تعیین استراتژی مدیریت زمان برای کارآفرینان کمک می‌کند. به جرات می‌توان گفت، مغز انسان مهم‌ترین عضوی است که با عملکرد صحیح خود می‌تواند در افزایش و بهبود کارایی تاثیرگذار باشد. مصرف مواد غذایی با کیفیت در بالا بردن توانایی ذهن و بهبود عملکرد مغز موثر است. علاوه بر این، غذا خوردن در ساعات تعیین شده و طبق یک برنامه منظم به افزایش هوشیاری و تمرکز کمک می‌کند. همچنین، اجتناب از مصرف بی‌رویه نوشیدنی‌های حاوی کافئین و شیرینی‌جات و جایگزین کردن آن‌ها با خوراکی‌های طبیعی و سرشار از ویتامین از مهم‌ترین اقداماتی است که بهبود کارایی مغز را به دنبال خواهد داشت.
استراحت کافی بهترین تکنیک مدیریت زمان و یکی از موثرترین روش‌های مراقبت از بدن و تقویت ذهن است. کافی نبودن یا بی‌کیفیت بودن خواب شبانه، عوارضی نظیر کاهش تمرکز و اختلال در تصمیم‌گیری را به دنبال خواهد داشت. براساس مطالعات، مغز شما در هنگام خواب نیز مشکلات و مسائل روزانه را تجزیه و تحلیل می‌کند. بنابراین، استراحت کافی به طور خودکار می‌تواند به حل مسائل و یافتن راهکارهای مناسب کمک کند. به خاطر داشته باشید، این به معنای افزایش قابل توجه زمان خواب نبوده و بیش از هر چیز به تلاش برای بالا بردن کیفیت خواب اشاره می‌کند.
انعطاف‌پذیری یکی از مهم‌ترین عناصری است که به تعیین استراتژی مدیریت زمان برای کارآفرینان و افزایش بازدهی آن‌ها کمک می‌کند. طبیعتا، برنامه‌ریزی دقیق و مشخص کردن یک روتین روزانه به شکل قابل توجهی در مدیریت زمان تاثیرگذار خواهد بود. با این حال، برخی اوقات، اتفاقات، شرایط و عوامل غیر قابل پیش‌بینی روال تعیین شده را برهم می‌زنند. این امر موجب بالا رفتن سطح استرس شده و برنامه‌ریزی فرد را دچار اختلال می‌کند. این جا است که انعطاف‌پذیری اهمیت می‌یابد. در چنین شرایطی، لازم است آرامش خود را حفظ کرده و با برنامه‌ریزی دوباره امور، روند انجام کارها را سازمان‌دهی کنید.
با توجه به آن چه گفته شد، انتخاب مناسب‌ترین تکنیک مدیریت زمان به عوامل گوناگونی نظیر شرایط کاری، روتین زندگی و شخصیت فرد بستگی دارد. به منظور تعیین بهترین استراتژی مدیریت زمان برای کارآفرینان پیشنهاد می‌کنیم گزینه‌های یاد شده را به دقت مطالعه کرده و روشی را برگزینید که بیش از سایرین درباره شما صدق می‌کند. در عین حال، با بررسی رویکردهای اتخاذ شده توسط افراد موفق می‌توانید به بهبود عملکرد، کنترل استرس و افزایش بازده خود کمک کنید.
