مدیریت تغییر که تحت عنوان Change Management یا CM نیز شناخته می‌شود فرآیندی است که طی آن سازمان تغییر و تحولات جدی و عمیقی را در راستای بهبود عملکرد خود تجربه خواهد کرد. اما آیا اجرای چنین روندی به‌سادگی امکان‌پذیر است؟
طی یک پروژه مدیریت تغییر، قرار است با ابتکار عمل‌های جدید همه روندها و فرآیندها، نقش‌های شغلی، کاربران و نوع فناوری متحول شوند. به همین علت مدیریت تغییر و تحول به یک شیوه چندبعدی با پیچیدگی‌های خاص تعبیر می‌شود. در حقیقت انسان همیشه در برابر تغییر و خروج از الگوهایی که به آنها خو گرفته از خود مقاومت نشان می‌دهد. البته سطح این مقاومت در میان افراد با شخصیت‌ها و توانمندی‌های روحی و رفتاری مختلف متفاوت است. برخی خیلی سریع‌تر از آن‌چه تصورش را بکنید با تغییر خو می‌گیرند و عده‌ای دیگر به‌سختی با آن کنار می‌آیند. اما وقتی مدیران یک سازمان، شرکت، نهاد تجاری یا هر مجموعه دیگری تصمیم به استارت یک پروژه در چارچوب مدیریت تغییر می‌گیرند، باید ساز و کارها و استراتژی‌هایی را مدنظر قرار بدهند که براساس آنها بتوان حتی سخت‌ترین اعضای سازمان را نیز با فرآیند تحول و انتقال همراه کرد.
مدیریت تغییر 3 سطح دارد. فردی، سازمانی و شرکتی. مواردی که از اشخاص آغاز شده، در سطح سازمانی گروه‌ها، تیم‌ها و دسته‌ای از افراد را در برمی‌گیرد و در رده شرکتی به رهبری مجموعه و همگام‌سازی همه امور جاری آن با محیط متغیر خارجی مربوط می‌شود. حال اگر منابع انسانی یک سازمان در هر رده‌ای نتوانند به شکل صحیح و مناسب خود را با موج تغییر وفق بدهند، همه نقشه‌ها و ابتکار عمل‌ها، نقش بر آب خواهند شد.
انسان‌ها برخلاف نرم‌افزارها و ربات‌ها موجوداتی غیرقابل پیش‌بینی هستند. همین موضوع بر دشواری‌های مدیریت تغییر و تحول می‌افزاید و آن را به فرآیندی زمان‌بر تبدیل می‌کند. همچنین مدیریت تحول هرگز یک پروژه با نتیجه قطعی نیست. سنجش میزان تغییرات نیز به دلیل ناهمگونی میزان انطباق افراد با تحولات، دشواری‌های زیادی دارد. گاهی درست در زمانی‌که مدیران احساس می‌کنند تغییرات مدنظر آنها در سطح شرکت جاری شده و دست‌کم افراد کلیدی کاملا به آن مسلط شده‌اند، ممکن است برخی از کارمندان علم مخالفت بردارند یا عده‌ای دیگر از روی عادت نیمی از فرآیندها را طبق قوانین سابق انجام بدهند. مجموع این دلایل موجب می‌شود مدیریت تغییر و تحول در یک شرکت نیاز به صبر و حوصله همچنین استراتژی و برنامه‌ریزی دقیق و منسجم داشته باشد.
برای این‌که بتوان یک پروژه مدیریت تغییر را با موفقیت از «الف» تا «ی» پیش برد، باید فرآیندها و مدل‌هایی از پیش تعریف شده را گام به گام اجرایی کرد. به‌صورت کلی و به‌اختصار می‌توان چارچوب این اقدامات را این‌گونه تعریف کرد:
۱- در ابتدا باید ضرورت تغییر را به تک‌تک کارکنان، دست‌کم نیروهای کلیدی نشان داد. برای این موضوع نیز مدیری که قصد دارد یک سازمان را متحول کند، باید درک کاملی از وضعیت فعلی شرکت داشته باشد. بیان واقعیت‌های موجود، بررسی و تجزیه و تحلیل محیط داخلی و خارجی، معرفی فرصت‌های احتمالی در صورت اعمال تغییرات و خلاصه هر موردی که به درک اهمیت و الزام به تغییر از سوی کارمندان و مدیران رده‌های مختلف کمک کند، در این مرحله می‌تواند راهگشا باشد. درخصوص ترسیم آینده سازمان لازم به ذکر است که باید برای منابع انسانی دستاوردهای حداقلی و حداکثری را نیز همراه با چشم‌انداز و برنامه‌های کلان در صورت دستیابی به اهداف بیان کرد. نباید کسی احساس کند تغییر قرار است به‌صورت فی‌البداهه و یک‌باره صورت بگیرد.
۲- پس از درک تغییر باید از مشارکت خود کارکنان و مدیران برای اجرایی کردن تغییرات بهره گرفت. به هر حال وقتی تیم‌های منسجمی با حضور منابع انسانی سازمان تشکیل شود و آنها خودشان را بخشی از فرآیند مدیریت تغییر ببینند، پیشبرد اهداف بسیار ساده خواهد شد.
۳- برای مدیریت تغییر باید یک نقطه استراتژیک فراتر از همه اسناد موجود تدوین کرد. اما بسیار مهم است که برای طراحی چنین راهبردی حتما از نظر افراد فعال در سازمان استفاده شود. به‌طور کلی حتی در بالاترین رده‌های تغییر نیز باید شرایطی ایجاد کرد که حس مشارکت میان همه اعضای سازمان در پایین‌ترین بخش‌ها نیز برانگیخته شود. با این فرمول ساده می‌توان سخت‌ترین انسان‌ها را هم با مدیریت تغییر و تحول همراه کرد.
۴- از این مرحله تقریبا سختی‌های مدیریت تغییر خودشان را نشان خواهند داد. باید در این شرایط تلاش کرد دیدگاه همه افراد نسبت به تغییر فرآیندها هم‌سو با یکدیگر شود. کار بسیار سختی است اما به هیچ عنوان غیرممکن نیست. اگر تصور می‌کنید نشدنی است، می‌توانید از مشاوره مدیران موفق در زمینه تحول سازمانی استفاده کنید.
۵- وقتی پروژه مدیریت تغییر استارت بخورد، ممکن است مسیرهای سنگلاخی در برابر برخی مدیران اجرایی و کارکنان کلیدی نمایان شوند. این‌جاست که یک مدیر به تنهایی نمی‌تواند درباره همه شرایط تصمیم بگیرد. پس چاره کار چیست؟ در این مرحله باید با مشورت و جویا شدن نظرات افراد مختلف موانع سر راه مدیریت تغییر شناسایی شوند. اما پس از شناسایی موانع ضروری است به افراد کلیدی قدرت و منابع کافی، حتی در مواردی بیش از موارد پیش‌بینی شده برای منصب آنها، اعطا شود تا بتوانند در موارد مرتبط با فعالیت‌هایشان تصمیم‌های درست و در زمان مناسب اتخاذ کنند. البته در صورت نیاز می‌توانید به‌صورت‌های مختلف و با استفاده از استادان و مشاوران موفق دوره‌های آموزشی فردی یا گروهی را نیز برای افراد درگیر با موانع در نظر بگیرید و توانمندسازی کارکنان در برابر چالش‌های مدیریت تغییر را در دستور کار قرار بدهید. این‌گونه بسیاری از اقدامات سرعت می‌گیرند و کارکنان با بروز کوچک‌ترین مشکل در مسیر تغییر دست به دامن مدیر یا مدیران ارشد نمی‌شوند. همچنین در راه موفقیت هر چه بیشتر مدیریت تغییر در این مرحله شایسته است کوچک‌ترین موفقیت‌های افراد را در کل سازمان برجسته کرد. موضوعی که می‌تواند به‌صورت تصاعدی میل به موفقیت در اجرای برنامه‌های تغییر را در میان کارکنان شرکت تقویت کند.
۶- همیشه و در همه جا نمی‌توان نرمش نشان داد و با منابع انسانی همراه شد. گاهی ممکن است نیاز باشد در راه پذیرش و اجرای تغییر، اجبار و دستور را نیز چاشنی مدیریت تغییر کرد تا موفقیت‌های مورد نظر حاصل شوند.
یک پروژه مدیریت تغییر موفق با هدف نهایی انطباق همه کارکنان با تغییرات سیستمی، فرآیندی، کاری و سازمانی در راستای اصلاح مسیر حرکت مجموعه صورت می‌گیرد. این تغییر جهت درصورتی‌که به شکل صحیح اجرایی شود می‌تواند مزایای بسیاری به همراه داشته باشد. به عنوان مثال پس از موفقیت اعمال تغییرات در روندهای مدیریتی با استفاده از مدیریت تغییر، می‌توان به چابکی و قابلیت پاسخگویی سریع‌تر، تغییر با کم‌ترین هزینه و بیشترین بهره‌وری، عدم اختلال در امور روزمره، توانمندسازی کارکنان، تخصصی‌تر شدن نگاه افراد مختلف به فرآیندهای سازمان و بسیاری از موفقیت‌های دیگر دست یافت. مواردی که اگر تغییر را به‌صورت یک‌باره و بدون برنامه در یک سازمان انجام دهیم، نه‌تنها محقق نخواهند شد بلکه ممکن است هر کدام به یک چالش در راه حفظ وضع موجود تبدیل شوند.
با کمال تاسف باید گفت، تضمینی در این مورد وجود ندارد. برای موفقیت مدیریت تغییر باید حتما صبور باشید، برخی مشکلات را در لحظه حل کنید و بعضی دیگر را به دست زمان بسپارید. البته تصمیم‌گیری در شرایط مختلف، حین مدیریت تغییر و تحول در شرکت بسیار اهمیت دارد. به همین علت باید درباره همه موانع پیشِ رو و چالش‌ها پیش‌تر نظرسنجی و چاره‌اندیشی کرد تا در زمان ضرورت بتوان بهترین تصمیم‌ها را گرفت. مدیریت تغییر فرآیند سخت و زمان‌بری است که برای اجرایی کردن‌اش نیاز است همه افراد کفش آهنی بپوشند.
