سازمان‌ها نمی‌توانند جهت برخی تحقیقات بازار و فنی به صورت موازی برای بخش‌های مختلف خود هزینه کنند و ضروری است با به راه انداختن جریان اطلاعات، تجربیات و دستاوردهای بخش‌های گوناگون را به اشتراک بگذارند. این موضوع در جهان امروز که فناوری اطلاعات بیش از پیش بر فرآیندهای مدیریتی و صنعتی سلطه یافته ساده‌تر از گذشته امکان‌پذیر است. سازمان یا هر مجموعه بزرگ و کوچکی که اطلاعات به دست آمده از فرآیندهای مختلف را ثبت و ضبط نکرده و در اختیار سایر واحدها قرار نمی‌دهد، محکوم به تحمل هزینه‌های سنگین دوباره و چندباره است. همین هزینه‌ها نیز قادرند در نهایت اسباب کاهش بهره‌وری و حتی شکست یک مجموعه را فراهم بیاورند.
همچنین چنانچه جریان اطلاعات مخصوصا در سازمان‌های بزرگ به‌هنگام نباشد، این موضوع می‌تواند آسیب‌های جبران‌ناپذیری به بدنه آن مجموعه وارد بیاورد. ضروری است گردش اطلاعات به شکل کامل منظم و سامان‌یافته از طریق سیستم‌های اطلاعات مدیریت، اتوماسیون و انواع ابزارهای به روز میان بخش‌ها و شعب سازمان صورت بگیرد. در دنیایی که برندها و شرکت‌های بزرگ دائم بر تعداد شعب و نمایندگی‌های خود در سراسر جهان می‌افزایند، به‌روز نگاه داشتن این شاخه‌ها از نظر اطلاعاتی حتی با وجود انواع سیستم‌های یک‌پارچه مدیریتی هنر بزرگی محسوب می‌شود. بر این اساس بهره گرفتن از نمودار جریان داده می‌تواند سودمند باشد. اما پرسش اینجاست که خود نمودار جریان داده چیست؟
معمولا تحت شرایطی از نمودار جریان داده استفاده می‌شود که نیاز باشد مسیر گردش اطلاعات را در یک فرآیند یا سیستم سازمانی ترسیم کنیم. وقتی نمودار جریان داده را به شکل صحیح ترسیم و بررسی کنیم می‌توانیم دریابیم عامل ناکارآمدی در سیستم ما کجاست. اما پیش از هر چیز باید بدانیم نیازمند کدام نوع از نمودارهای جریان داده هستیم، نمودار جریان داده منطقی یا فیزیکی.
در نمودار جریان داده منطقی به دنبال این خواهیم بود که حین گردش اطلاعات چه اتفاقی در حال رخ دادن است. قصد داریم متوجه شویم فرآیندهای عمومی جاری چه هستند؟ چه اطلاعاتی در سیستم جا به جا می‌شود و این داده‌ها به دست چه کسانی می‌رسند. مدیران حین تهیه این نمودار می‌کوشند آنچه به تصویر کشیده می‌شود کاملا ساده و همه‌فهم باشد و بیشتر بر فرآیندهای تجاری تاکید صورت می‌گیرد تا پروسه‌های فنی.
اما وقتی نیازمند ترسیم نمودار جریان داده فیزیکی هستیم که بخواهیم چگونگی جریان اطلاعات را مورد بررسی قرار بدهیم. این نوع نمودار جریان داده با مشخص کردن جزئیاتی نظیر نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، پرونده‌ها، افراد درگیر در سیستم گردش اطلاعات و مواردی از این دست نیازها و کمبودهای یک سیستم را به نیکی نمایش می‌دهد.
البته همیشه شرایط به این صورت نیست که اطلاعات مورد نیاز با استفاده از یکی از این 2 نمودار به دست بیایند. گاهی ممکن است لازم باشد هر دو نمودار ترسیم شوند یا حتی 2 نمودار اطلاعات مشابهی در اختیار شما قرار بدهند.
نمودارهای جریان داده سطوح مختلفی دارند که از صفر آغاز می‌شود و گاهی تا سطح 3 پیش می‌رود. درست مانند اینکه از طریق گوگل مپ در حال تماشای یک ناحیه شهری باشید و با هر بار زوم کردن نقشه به جزئیات بیشتر و دقیق‌تری دست بیابید. حال ممکن است گاه تنها نیاز داشته باشید مسیرهای اصلی یک شهر را بررسی کنید و گاه نیازمند مشاهده کوچه‌های فرعی یا حتی خانه‌ها باشید.
اهمیت جریان اطلاعات در سازمان آنقدر بالا هست که کوشش برای دستیابی به یک نقشه نسبتا دقیق از فرآیندهای گردش اطلاعات در سیستم اقدامی مثبت و ارزنده به حساب بیاید. نمودارهای جریان داده با 4 عنصر اصلی کار می‌کنند. این عناصر عبارتند از: فرآیند، ذخیره داده‌ها، شخص یا نهاد خارجی و جریان اطلاعات در سیستم. حال برای اینکه بتوانیم به یک نمودار جریان داده دست پیدا کنیم ضروری است ابتدا ورودی و خروجی‌های اصلی اطلاعات را در سیستم شناسایی کنیم. در مرحله بعد نیز باید نمودار سطح صفر را بسازیم و آن را به سطوح یک، 2 و 2+ ارتقاء بدهیم.
در مرحله بعدی بررسی دقیق نمودار ضرورت دارد. زیرا لازم است دریابیم آیا همه ایستگاه‌ها و گره‌های گردش اطلاعات در سازمان را به طور کامل درج کرده‌ایم یا نه. در نهایت وقتی از نظر خودمان نمودار کامل شد، باید آن را به تایید همکاران یا حتی رؤسای خود نیز برسانیم. اگر احساس کردید نمودار از نگاه همکارانتان گنگ و مبهم است باید در آن تجدید نظر کنید. معمولا در هر سیستم، فرآیند گردش اطلاعات به این صورت است که داده‌ها از یک شخص یا نهاد وارد سیستم و پس از طی فرآیندهایی به‌سوی یک شخص یا نهاد خارجی فرستاده می‌شوند.
در پاسخ به این پرسش باید بگوییم بسیاری از سازمان‌ها علاقه دارند گردش اطلاعات را در فضای خود محبوس کنند اما در دنیای امروز که به درستی آن را عصر ارتباطات نامیده‌اند، چنین اقدامی در عمل ناشدنی است. حتی توصیه می‌شود شرکت‌های مختلف در راستای کاهش هزینه‌ها و کاستن از میزان آزمون و خطاها، جریان اطلاعات را به نحوی صحیح در میان خود برقرار کنند. برخی مجموعه‌ها نیز با انعقاد قراردادها یا پدید آوردن اتحادها سعی در بهره گرفتن از سیستم‌های اطلاعاتی و تجربیات مدیریتی یا فنی دیگر نهادها دارند. کمی پیش‌تر این گونه تصور می‌شد که یک سازمان، شرکت یا حتی استارتاپ کوچک هرگز نمی‌تواند یک جریان اطلاعاتی را در سطح جامعه هدایت کند، اما امروز با رشد همه‌جانبه شبکه‌های اجتماعی و مسیرهای ارتباطی میان افراد مختلف جامعه جریان سازی اطلاعاتی تنها در ید بنگاه‌های رسانه‌ای نیست. حتی در برخی موارد اشخاص می‌توانند آغازگر مسیرهایی در جریان اطلاعاتی جاری جامعه باشند که سیاست‌گذاری بزرگ‌ترین سازمان‌ها و شرکت‌ها را تحت تاثیر خود قرار می‌دهد.
اهمیت گردش اطلاعات به شکل صحیح را می‌توان به سادگی در متن جامعه مشاهده کرد. زیرا جریان‌های اطلاعاتی اگر در مسیر درست هدایت نشوند می‌توانند فاجعه بیافرینند. به همین ترتیب مدیران یک شرکت یا سازمان با هر ابعادی باید به اهمیت جریان اطلاعات واقف باشند و با بررسی منظم نمودار جریان داده در مجموعه خود، از سلامت سیستم اطلاعاتی سازمان اطمینان حاصل کنند. بخش‌ها و اجزاء هر مجموعه وظیفه دارند اطلاعات را درست و به موقع در اختیار سایر بخش‌ها، مخصوصا قسمت‌هایی که به طور مستقیم با فرآیند مورد نظر درگیر هستند قرار بدهند. البته گردش سیستماتیک اطلاعات و داده‌ها در سازمان تحت نظارت بخش‌های ذیربط مطمئن‌تر عمل خواهد کرد.
اهمیت جریان اطلاعات در سازمان از آنجایی دوچندان می‌شود که عدم توجه به اهمیت گردش اطلاعات می‌تواند موجب شود توان پاسخگویی، انگیزه، توانمندی در حل مسئله و قدرت تصمیم‌گیری کارکنان سازمان کاهش بیابد و از سوی دیگر مشکلاتی که سازمان به آنها گرفتار است، به شکل صحیح تشخیص داده نشوند. اما در مقابل گردش و جریان آزاد اطلاعات علاوه بر کاستن از میزان آزمون و خطاهای مدیریتی و فنی، سازمان را چابک‌تر و قدرتمندتر به پیش می‌راند. استفاده درست از گردش اطلاعات در هر نهاد می‌تواند موجب شود هزینه‌های تحقیق و توسعه تا حد قابل توجهی کاهش بیابند و همچنین از پدید آمدن فساد و رانت در سطوح مختلف سازمان جلوگیری شود.
