در اولین قدم، مهم است که شما از تمایز میان برگزاری جلسه کارآمد و برگزاری جلسه موثر آگاه باشید. یک جلسه کارآمد بلافاصله شروع می‌شود، به دلیل مدیریت زمان مناسب در یک مسیر ثابت پیش می‌رود، شامل تعداد افراد کمتری است و معمولا به هدف در نظر گرفته شده می‌رسد. در مقابل، یک جلسه موثر گروهی از افراد متفکر و منتخب را برای هدفی خاص دور هم جمع می‌کند، زمینه‌ای برای بحث آزاد فراهم می‌کند و نتیجه‌ای ملموس در قالب لیستی از ایده‌های عالی برای پیگیری و درک مشترک از کار پیش رو ارائه می‌دهد.
بنابراین، اصول برگزاری جلسات اثربخش متفاوت است که در این مطلب به‌صورت گام‌به‌گام به آنها اشاره خواهیم کرد.
پیش از برگزاری جلسه اثربخش باید بدانید که یک جلسه موثر هدف مشخصی دارد، شرکت‌کنندگان را درگیر خود می‌کند، فضای امنی را برای تفکر واگرا فراهم می‌کند و نتایج واقعی و قابل اشتراک دارد. بنابراین اگر به‌عنوان یک مدیر به دنبال برگزاری جلسه خوب هستید، مراحل زیر را دنبال کنید.
برای برخورداری از نتایج مستمر و موفقیت‌آمیز، در نظر گرفتن اولویت‌ها در زمینه چگونگی برگزاری جلسات اثربخش اهمیت دارد. در واقع با این کار، به تیم خود نشان می‌دهید که باید جلسه‌ای با کمترین اصطکاک برگزار و فقط روی موضوع مورد نظر تمرکز کنند. در نظر گرفتن و اعمال قوانینی در زمینه نحوه آماده‌سازی، زمان‌بندی، نوع رفتار در طول جلسه و اقدامات لازم پس از آن، مطمئنا باعث تقویت این اهداف می‌شود.
پیشنهاد می‌کنیم خودتان نیز به موقع وارد جلسه شوید و برای به اشتراک گذاشتن موارد به‌روزرسانی شده آماده باشید. طوری رفتار کنید که گفتگوهای متقابل باعث دور شدن از موضوع اصلی جلسه نشود. به جای انتقاد از اعضای تیم، مشکلات را هدف قرار دهید. حتما پس از پایان جلسه به فکر رسیدگی سریع به امور تصمیم‌گیری شده باشید.
یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای بهبود کیفیت جلسات اثربخش این است که تشخیص دهید از برگزاری چه جلساتی می‌توانید به طور کامل اجتناب کنید. ممکن است دریابید که برخی از جلسات بدون جهت هستند و موضوعات آنها بهتر است برحسب نیاز و در قالب گروه‌های کوچک‌تر یا به‌صورت مجازی به کمک ایمیل و شبکه‌های اجتماعی مطرح شوند.
درک ضرورت وجود هر یک از اعضای تیم در جلسه مهم است و همین مسئله می‌تواند تعیین حضور افراد مختلف برای برگزاری جلسه موثر را دشوار کند. این مسئله معمولاً به معنای کم و زیاد کردن لیست دعوت فقط برای افرادی است که مورد نیاز هستند.
اصولا ذینفعان کسانی هستند که جلسه را تحت تأثیر می‌دهند و در زمینه به‌روزرسانی پروژه و برنامه‌ریزی‌های آینده‌نگر اطلاعات لازم را ارائه می‌دهند. در کنار آنها، اعضای تیم می‌توانند به درک عمیق‌تری از اهداف پروژه کمک کنند. حضور مشارکت‌کنندگان خارجی می‌تواند بینش ارزشمندی در زمینه تصمیم‌گیری‌های فراتر از اهداف فعلی شرکت ارائه دهد.
برای برگزاری جلسات موثر باید از قبل درک درستی از مخاطبان خود داشته باشید. اینکه نقاط قوت و ضعف آنها چیست؟ نقش آنها در ارائه اطلاعات و رسیدن به اهداف این جلسه تا چه حد است؟ مطمئنا به کمک درک درست خود از مخاطب، می‌توانید برقراری ارتباطات را تسهیل کنید. همچنین دانستن دامنه جلسه بسیار مهم است زیرا می‌تواند شما را قادر سازد تا مستقیماً به مناطقی بپردازید که برای مخاطبان شما قابل اجرا هستند.
پیش از برگزاری، حتما به نوع جلسه دقت کنید. اگر قرار است که یک جلسه یک به یک برگزار شود، سبک ارائه خود را طوری تنظیم کنید که بیشترین مکالمه را داشته باشید. اگر باید جلسه‌ای با وجود چندین نفر هدایت کنید، مطمئن شوید که از هدف اصلی دور نمی‌شوید و تمامی هداف برآورده می‌شوند. یادتان باشد که بسیاری از جلسات می‌توانند به یک میدان نبرد برای سخنرانی تبدیل شوند و در صورت عدم کنترل کافی، به راحتی از کنترل خارج شوند.
در قالب یک دستور جلسه به اعضای تیم زمینه، اهداف و انتظارات لازم را گوشزد کنید تا مطمئن شوید همه آماده برگزاری یک جلسه موفق هستند. ممکن است این ابهام در ذهن شما شکل بگیرد که ویژگی‌های یک دستور جلسه مناسب چیست؟ پیشنهاد می‌کنیم در این زمینه به نکات زیر توجه کنید:
مطمئنا افزودن عناصر بصری به سخنرانی می‌تواند جلسه شما را متحول، جذاب و خاطره‌انگیزتر کند. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم از ابزارهای بصری مثل نمایش اسلاید، فیلم، تصویر و نمودار برای بیان اهداف مورد نظر خود استفاده کنید. طبق تجربه، تاثیر این ایده برای برگزاری جلسات از راه دور و به کمک فناوری‌های مجازی چند برابر است.
بهره‌گیری از دیدگاه‌ها و مهارت‌های منحصربه‌فرد تیم می‌تواند آنها را به همکاری بیشتر با شما تشویق کند. به همین دلیل توصیه می‌کنیم به نکات زیر توجه کنید:
نباید سطح انرژی شما در طول جلسه تغییر کنید. بدین شکل مخاطبان سریع‌تر هدف جلسه و اقدامات بعدی که باید پس از پایان جلسه انجام شوند را درک می‌کنند. ارائه نتیجهگیری را فراموش نکنید زیرا فرصتی است تا مخاطبان خود را در مورد اقدامات بعدی آگاه کنید.
تبریک می‌گوییم، شما با یاد گرفتن این نکات دیگر نگرانی از بابت کیفیت جلسات کاری خود نخواهید داشت و در آینده برگزاری جلسات اثربخش به روشی تکرارپذیر و سازگار در انتظار شما است.
