بازخورد موثر به کارکنان می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری نیروهای سازمان‌ها و کسب‌وکارها شود. چرا؟ زیرا وقتی به‌موقع و به شکل صحیح به منابع انسانی برای موفقیت‌هایشان بازخورد مثبت بدهیم موجب رشد آنها می‌شویم و برعکس فیدبک منفی برای اشتباهات آنها سبب حذف آن رفتارها خواهد شد. به همین دلیل بازخورد موثر به کارکنان از سوی رهبران سازمانی اهمیت بسیار زیادی دارد. اما بازخورد موثر چیست؟ نمونه بازخورد موثر چه ویژگی‌هایی دارد؟ در ادامه همراه ما بمانید.
پاسخ به این سئوال 2 بخش دارد. یک قسمت آن به ویژگی‌های عمومی بازخورد موثر به کارکنان مربوط می‌شود. اما بخش دوم حساس‌تر است و به خلاقیت رهبران سازمانی و شناخت آنها از روحیه کارکنان خود بازمی‌گردد. به بیان ساده‌تر یک مدیر برخوردار از مهارت رهبری تلاش می‌کند بازخوردهای خود را متناسب با ویژگی‌های شخصیتی کارکنان‌اش تنظیم کند. اما ویژگی‌های عمومی بازخورد موثر به کارکنان چه هستند؟
یک رهبر سازمانی توانمند به محض بروز اشتباه یا کسب موفقیت به کارکنان خود بازخورد نمی‌دهد. در مورد خطاها باید وقتی یک اشتباه در وجود کارکنان به شکل عادت درآمد بازخورد منفی داد. درخصوص موفقیت‌ها نیز داستان به همین شکل است. اگر می‌خواهید بازخوردتان موثر باشد باید مدتی پس از کسب موفقیت بازخورد موثر به کارکنان خود بدهید.
بازخورد موثر هرگز به حواشی نمی‌پردازد و یک‌راست می‌رود سر اصل مطلب. حتی نباید سایر موضوعات مرتبط با موضوع اصلی را نیز وارد بازخورد کرد. حتی ضروری است این بازخورد به صورت مستقیم بخش خاصی از کل پروژه را هدف قرار بدهد که مورد نظر مدیریت سازمان است. بازخوردهای پیچیده و بی‌معنی نتیجه برعکس می‌دهند و بیشتر موجب سردرگمی کارکنان می‌شوند.
یک بازخورد مثبت بی‌طرف است و قضاوت‌ها یا حتی خصومت‌های شخصی در آن جایی ندارند. مدیری که گذر از مدیریت به رهبری را انتخاب کرده باید عملکرد نیروهایش را نقد کند نه موجودیت آنها را.
بازخورد موثر به کارکنان موجب ایجاد یک تغییر مثبت در وجود آنها می‌شود. البته باید توجه داشت توصیه و پیشنهادی که همراه با بازخورد انتخاب می‌شود حتما باید در دایره توانایی‌ها و مهارت‌های شخص مورد نظر بگنجد. در غیر این صورت آن فیدبک به ریالی نمی‌ارزد.
برای بازخورد موثر به کارکنان باید به تک‌تک کلماتی که از دهانتان خارج می‌شود توجه کنید. همچنین مهندسی دقیق جملاتی که در یک بازخورد موثر به کار می‌روند ضروری است. در ادامه چند نمونه بازخورد خوب و بد را بررسی خواهیم کرد.
خوب و موثر: «راستی امروز توی جلسه چه اتفاقی افتاد؟ چرا با خانوم آلفا اون برخورد رو داشتی و ازش خواستی تو کارت دخالت نکنه چون تو متخصص این کاری؟ بالاخره می‌دونی که هم اون توی پروژه به تو احتیاج داره و هم تو به اون. اون حرف باعث شد تا آخر جلسه اصلا تو بحثا نباشه. به نظرت با این شرایط تو کار تیمی به مشکل نمی‌خوریم؟»
بد و بی‌اثر یک: «دیشب چه اتفاقی تو خونتون افتاده؟ چرا مشکلات شخصیتو میاری سر کار؟ به خانوم آلفای بیچاره چه ربطی داشت که دیشب تو خونه شما دعوا شده؟»
بد و بی‌اثر 2: «چرا یهو وسط جلسه با اون خانوم محترم اونجوری برخورد کردی؟ اگه کارتو دوست داری باید به اعصابت مسلط باشی.»
یک بازخورد منفی خوب می‌کوشد رفتار نامناسب قبلی کارمند را حذف کند. اما در مقابل بازخورد منفی بد لجاجت شخص را برانگیخته می‌کند. در مثال بالا بازخورد مثبت با ارائه دلایل منطقی سعی می‌کند به نیروی سازمانی یادآوری کند که عضوی از یک تیم است و در راستای اهداف سازمان باید اختلافات شخصی را برطرف و مدیریت کرد. اما نمونه بازخوردهای بد و بی‌اثر موجب می‌شوند احساس تعلق به سازمان در وجود فرد کاهش و دشمنی او با خانم آلفا افزایش پیدا کند. یک رهبر موفق با تقویت حس تعلق به سازمان انگیزه نیروهایش را افزایش می‌دهد.
خوب و موثر: «دیگه بهم ثابت شده رهبری تو ذات توئه. البته قبلا هم می‌دونستم خیلی خوب می‌تونی یه تیمو هدایت کنی. تو توی شرایط سخت این چند وقته خودتو نباختی و با مطالعه و یادگیری مشکلاتو حل کردی. نظرت درباره یه پست مدیریتی و رهبری تیممون چیه؟»
بد و بی‌اثر یک: «آفرین. بهت ترفیع می‌دم.»
بد و بی‌اثر 2: «عملکردت نشون میده مدیریتو دوست داری ولی توصیه می‌کنم به جای رهبری بقیه، کارای خودتو بهتر انجام بدی.»
بازخورد موثر به کارکنان باید موجب تقویت عملکرد مثبت آنها شود و نشان بدهد به طور دقیق کدام فعالیت‌شان مورد تحسین و تشویق قرار گرفته است. یک بازخورد کلی یا یادآوری اینکه حوزه وظایف یک کارمند کجاست و نباید از مرزهای آن عبور کند، خلاقیت را در وجود نیروهای مجموعه می‌کُشد و باعث می‌شود او از تکرار عملکرد مثبت خود منصرف شود. در مثال بالا بازخورد خوب و موثر علاوه بر ستایش ویژگی خاص مدنظر مدیر در وجود کارمند خود، دقیقا بر موضوعی متمرکز است که تحسین رهبر سازمان را برانگیخته. همچنین نظر کارمند درباره پیشنهاد یک پست جدید پرسیده می‌شود تا رابطه صمیمانه و مطابق با اصول رهبری باشد نه به شکل رئیس و مرئوسی. اما در بازخورد بد و بی‌اثر اول هیچ اشاره‌ای به دلیل تحسین نشده و از قضا این احساس به کارمند دست می‌دهد که با زحمات او سطحی برخورد شده است. بازخورد بد و بی‌اثر دوم نیز درست روحیه نوآوری و خلاقیت را در وجود کارمند نشانه می‌گیرد و آن را نابود می‌کند.
خوب و موثر: «چطوری این کارو کردی؟ مدیر مالی میگه تو فروش ما رو این ماه 10 درصد بیشتر کردی. اینجوری پیش بریم میتونیم شعبه‌های جدید تاسیس کنیم و حتما مدیر فروش یکی از اونا تو هستی.»
بد و بی‌اثر یک: «مدیر مالی میگه تو یه کارایی کرده که باعث شده این ماه 10 درصد بیشتر بفروشیم. پس ماه بعد ایشالا رو 20 درصد حساب کنیم دیگه؟»
بد و بی‌اثر 2: «خواستم ازت تشکر کنم که فروشمونو این ماه 10 درصد بیشتر کردی. البته تو تنها نبودی و واقعیت اینه هممون کنار هم این کارو کردیم. راستش نمیتونیم برات افزایش حقوق یا پاداش خاصی در نظر بگیریم. به هر حال ما همه یه تیم هستیم.»
بازخورد باید نکات مهم و آموزشی عملکرد مثبت کارمندان را از آنها بپرسد و در عین حال به خود آنها نشان بدهد که سازمان در آینده از خود فرد مورد نظر برای نهادینه کردن شیوه‌اش در فرآیندهای سازمانی و شغلی استفاده خواهد کرد. درست مانند آنچه در بازخورد مثبت و موثر یک عنوان شده. در مقابل هرگز نباید آنچه اتفاق افتاده را به عنوان یک وظیفه برای شخص تعریف کنید. همچنین درست است که تیم‌سازی برای رهبران سازمانی اهمیت زیادی دارد اما نباید موفقیتی که با خلاقیت فردی به دست آمده را همواره به پای همه تیم نوشت. موضوعاتی که در بازخوردهای بد و بی‌اثر یک و 2 مشاهده می‌شوند.
اگر می‌خواهید بازخورد موثر به کارکنان خود بدهید نباید گلایه‌وار صحبت کنید، چند بازخورد منفی را هم‌زمان به یک نفر نگویید و بازخورد مثبت را با ساندویچ کردن بین 2 فیدبک منفی بی‌اثر و نمایشی جلوه ندهید. از بازخورد دادن نترسید اما اگر در مورد انتخاب شیوه‌های درست رهبری و مدیریت کسب‌وکار یا سازمان خود دچار مشکل هستید روی خدمات سامانه تینت حساب کنید.
