در طول سال‌ها، همه ما ساعت‌های طولانی را در جلسات سپری کرده‌ایم. در بسیار از مواقع لازم نیست اینطور باشد. بهینه‌سازی جلسات خود یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای تأثیر مثبت بر تیم‌ها و حتی کل سازمان شما است. ما همیشه به دنبال راه‌هایی برای بهبود ارزش جلساتی هستیم که برگزار می‌کنیم. در این مقاله نکاتی را برای بهبود جلسات فردی برای شما بیان کرده‌ایم.
آیا به این دلیل است که شما همیشه این کار را انجام می‌دهید؟ آیا برگزاری این جلسه ضروری است؟ به یاد داشته باشید لغو شدن یک جلسه خیلی بهتر از جلسه‌ای است که وقت همه را افراد تیم شما را تلف کند. قبل از برگزاری جلسه فردی از خود سوال کنید که آیا واقعا برگزاری آن ضروری است یا خیر. هزینه جلسه را برحسب دستمزد یک ساعت نیروی انسانی در مقابل ارزش پیش‌بینی شده‌ای که بعد از برگزاری جلسه به مجموعه و تیم شما اضافه خواهد کرد، بسنجید.
برگزاری جلسات هزینه‌بر هستند و جلساتی که تعداد زیادی شرکت‌کننده دارند اغلب مثمر ثمر نیستند. قبل از برگزاری جلسه از خود بپرسید چرا هر کارمندی باید در جلسه حضور داشته باشد؟ یا نقش و حضور آن‌ها در جلسه مهم است؟
اگر حضور برخی از کارمندان در جلسه شما نقشی موثری به دنبال ندارد، یا اگر نقش آن‌ها توسط شخصی مناسب‌تر انجام می‌شود، بهتر است از دعوت آن‌ها به جلسه صرفنظر کنید. برای کسانی که می‌خواهند از موضوع جلسه با خبر شوند اما حضور آن‌ها ارزشی به بحث اضافه نمی‌کند، بهتر است صورت جلسه را ارسال کنید. به این ترتیب جلسه فردی موثر خواهد بود.
آیا در حال اطلاع‌رسانی، طوفان فکری، تصمیم‌گیری یا امور دیگری هستید؟ اگر در مورد نوع جلسه با افراد تیم خود شفاف باشید، افراد با آمادگی کامل در جلسه حضور پیدا می‌کنند. اجازه ندهید افراد جلسه را لغو کنند، نهایتا به درخواست تغییر زمان‌بندی که کارمندان اعلام می‌کنند توجه کنید، اما جلسات را تا جای ممکن لغو نکنید. یکی از بزرگترین اشتباهاتی که مدیران را از داشتن جلسات فردی موثر باز می‌دارد، لغو مکرر جلسات است. اگر مدتی طولانی جلسه فردی برگزار نکنید، رسیدن به یک روند خوب کاری دشوار خواهد شد.
دلایل بی‌شماری برای دیر شروع کردن جلسات وجود دارد، اما این اتفاق خیلی بد است. جلسات تاخیری در اوایل روز می‌تواند به یک اثر آبشاری منجر شود که بر برنامه همه افراد در طی روز تاثیر می‌گذارد. با شروع به موقع جلسات فردی به همکاران خود احترام بگذارید.
برقراری یک مکالمه عالی با مدیر خود در مورد چیزی که برای شما مهم است، احساس خوبی برای شما به دنبال خواهد داشت. گفتگوی سازنده با مدیر مانند یک دریچه کاهش فشار است و باعث می‌شود احساس آرامش کنید. متأسفانه، اگر پس از گذشت مدتی پیرامون موضوعی که باعث اذیت شما می‌شود صحبت کنید، احساس مطلوب کمتری خواهید داشت. پس لازم است در شرایط مناسب خواسته‌های خود را به گوش مدیرتان برسانید.
یادداشت‌برداری در جلسه فردی به بهبود روند کارتان کمک می‌کند. بنابراین سعی کنید موضوعات را فورا یادداشت کنید و برای عملی شدنشان برنامه‌ریزی کنید. به این ترتیب در جلسات بعدی موضوع‌های جدیدی برای گفت‌و‌گو با مدیر خود خواهید داشت.
همه جلسات به ساختاری مناسب نیاز دارند، بنابراین هدف و دستور کار را از قبل منتشر کنید، حتی اگر فقط چند نکته کلیدی وجود داشته باشد. پس تا جایی که امکان دارد از برگزاری جلسات فردی پیوسته خودداری کنید. بسیاری از افراد که در چندین جلسه متوالی شرکت می‌کنند بسیاری از صحبت‌هایی را که از چند جلسه اول متوجه شده‌اند را فراموش خواهند کرد و اهمیت موضوعات نزد آن‌ها کمرنگ‌تر خواهد شد.
به اشتراک گذاشتن اطلاعات کل تیم و فعال نگه داشتن همه افراد بسیار خوب است، اما تاثیر آن را بر بهره‌وری در نظر بگیرید. استفاده از ابزار مدیریت پروژه مشارکتی می‌تواند به کاهش حضور در جلسات نیز کمک کند. اگر شرکت‌کنندگان خود را به درستی انتخاب کنید همه افراد اطلاعات ارزشمندی از جلسه دریافت خواهند کرد و باعث می‌شود نه تنها زمان جلسه به خوبی سپری شود بلکه جالب نیز باشد. افراد تیم را به آزاداندیشی و آزادانه صحبت کردن تشویق کنید.
اطلاعات تکمیلی در مورد جلسه را زودتر آماده و منتشر کنید تا قبل از جلسه فردی توسط افراد شرکت‌کننده بررسی شود و آن‌ها با پیش زمینه مناسبی در جلسات حاضر شوند.
زمان شروع جلسه زمانی است که شما صحبت خود را آغاز می‌کنید، نه زمانی که افراد در جلسه حاضر می‌شوند. هنگامی که جلسه فردی را شروع کردید در ابتدا به مرور اهداف جلسه بپردازید. گاهی شما احتیاج دارید که فرد دیگری در جلسه باشد تا یادداشت‌برداری‌های لازم را انجام دهد و در نهایت صورتجلسه را در اختیار افرادی که در جلسه حضور نداشتند، قرار دهد.
هدف اصلی جلسه را هیچ‌گاه فراموش نکنید. اگر در حین برگزاری جلسه موضوعات فرعی مطرح شد بهتر است آن‌ها را یادداشت کنید و در زمان بهتری به بررسی آن‌ها اختصاص دهید. از تمرکز بر روی مباحثی که فقط برای یک فرد مهم است خودداری کنید. شما باید به بیان موضوعاتی بپردازید که برای همه مهم و ارزشمند باشد. توجه داشته باشید که جلسات محلی برای حل‌وفصل درگیری‌های شخصی نیست. مباحث چالشی بسیار مورد تایید است ولی به شرطی که به نفع سازمان باشد.
جلسه فردی خود را با بیان مجدد آنچه بر سر آن توافق شده و به دست آورده‌اید، به اتمام برسانید. تا همه افراد با نگرشی یکسان جلسه را ترک کنند. معمولا در اکثر جلسات فردی این نکته نادیده گرفته می‌شود، بنابراین حتما آن را در دستورکار خود قرار دهید. هر جا که فکر کردید، لازم است با بیان یک نکته مثبت جلسه را خاتمه بدهید. شما باید طوری جلسه را برنامه‌ریزی کنید که افراد برای رویارویی با چالش‌ها آماده باشند و با رویکرد و دیدگاهی جدید جلسه را ترک کنند.
یک جلسه طولانی می‌تواند بر سایر فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده تاثیر بگذارد. اگر جلسه به نتایج مطلوبی نرسید، سعی کنید جلسه دیگری را برنامه‌ریزی کنید. در غیر این صورت ممکن است برای رسیدن به نتیجه عجله کنید و نتوانید راهکارهای مفید با کارایی بالا را ارائه کنید.
این مطلب به نکات لازم و مفید در زمینه برگزاری جلسات فردی پرداختیم. با کمی دقت این نکات را می‌توانید در اکثر جلسات به کار ببرید. زیرا آن‌ها اصول بهترین عملکرد در جلسات را به شما نشان می‌دهند و راهنمای شما برای برگزاری جلسات فردی موثر خواهند بود. از همراهی شما ممنونیم.
