روزانه هزاران جلسه کاری در سازمان‌ها و مشاغل مختلف در سرتاسر دنیا برگزار می‌شود، در واقع جلسات بخش ضروری در مشاغل هستند که بسیاری از تصمیمات تجاری مهم در آنجا گرفته می‌شوند. پس زمان آن رسیده است که از جلسات بد و وحشتناک خدافظی کنید و با کمک روش‌های زیر جلسات سازنده‌تر و مفیدتری را داشته باشید.
با توجه به اینکه جلسات روش بسیار قدرتمندی برای خلق ایده‌های جدید و مشارکت‌های مهم هستند؛ به همین دلیل باید نکات زیر را جهت برگزاری جلسات موثر در شرکت خود در نظر بگیرید.
آمادگی داشتن، اولین نکته‌ای است که باید برای برگزاری جلسات مفید رعایت کنید. عدم آمادگی را می‌توان بزرگترین دلیل شکست در جلسات کاری دانست. بنابراین، قبل از تهیه، تنظیم و ارسال دعوت‌نامه به چند سوال مهم فکر کنید.
اولا، آیا می‌دانید چرا جلسه تشکیل می‌دهید؟ ثانیا تصمیمات یا اقداماتی که می‌خواهید در جلسه خود اتخاذ کنید، چیست؟ تمامی موارد را بنویسید. ثالثا، آیا این جلسه اصلا ضروری است؟ یا ممکن است یک ایمیل، تماس تلفنی یا هر شکل دیگری از ارتباط، همین هدف را به نحو مؤثرتری انجام دهد؟
یادداشت‌هایی را در مورد موضوعاتی که می‌خواهید راجع به آنها صحبت کنید پیش از جلسه تهیه کنید. همچنین به یک خودکار و کاغذ نیاز دارید تا بتوانید هر چیزی مهمی را که عنوان می‌شود را بنویسید. بهتر است قبل از جلسه در صورت نیاز، اسنادی مانند داده‌ها و آمار، نمودارها و گزارش‌ها، طرح‌های تولید و فروش و غیره را آماده کنید و آنها را با شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید.
نوشتن یک دستور کار خوب برای برگزاری جلسات موثر لازم است. دستور جلسه باید شامل مواردی باشد که در وهله اول شایسته آن جلسه بوده و در قالب فهرستی از نکاتی باشد که باید در مورد آنها صحبت کنید.
می‌توانید زودتر دستور کار را برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید. ارسال زودهنگام آن مهم است. زیرا به افراد کمک می‌کند تا به اندازه کافی برای جلسه شما آمادگی کسب کنند. همچنین باعث می‌شود تا جلسه متمرکز باقی بماند و در مسیر درستی پیش برود.
گنجاندن اسامی همه افراد در دعوت‌نامه بسیار وسوسه‌انگیز است. اما انجام این کار باعث اتلاف وقت و انرژی دیگران می‌شود. اگر مطمئن نیستید که چه کسی را باید در جلسه شما شرکت دهید، با آنها تماس بگیرید یا یک ایمیل یا پیام ارسال کنید و از آنها بپرسید که آیا مایل هستند در جلسه شما شرکت کنند یا خیر.
در نظر بگیرید که چه کسانی از این جلسه سود خواهند برد و چه متخصصانی هستند که حضور آنها در آنجا مهم است و بر این اساس از شرکت‌کنندگان دعوت به عمل بیاورید.
هنگام برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات مفید خود بسیار مراقب باشید. در بسیاری از شرکت‌ها، زمان‌های خاصی از روز وجود دارند که برای برنامه‌ریزی جلسات تابو در نظر گرفته می‌شود. معمولا این زمان نیم ساعت اول روز، هنگام ناهار یا در آخرین ساعت روز است.
زیرا ممکن است یک یا تعدادی از شرکت‌کنندگان تاخیر داشته باشند یا زمانی که مجبور هستند جلسه را زود ترک کنند. بنابراین با خطر کمبود وقت روبرو خواهید شد. با این حال، این برنامه‌ریزی در هر سازمانی متفاوت است.
این کاملا قابل قبول است که در شروع جلسه برای یک یا دو لحظه به افراد اجازه دهید تا با هم صحبت کنند، اما همچنین باید دقت کنید که برای برگزاری جلسات موثر تا آنجا که ممکن است جلسه خود را به موقع شروع کنید و زودتر از زمان مقرر به پایان برسانید. برای کمک به بهبود نظم جلسه به دنبال روش‌هایی برای نحوه حضور شرکت‌کنندگان در زمان مناسب، توجه حواس آنها و شروع به موقع جلسه باشید.
به عنوان مثال، زمانی که همه شرکت‌کنندگان در اتاق هستند، بایستید و در اتاق جلسه را ببندید. همچنین می‌توانید از فردی که نزدیک به درب است بخواهید آن را ببندد. هر یک از این رویکردها به طور نامحسوس به شرکت‌کنندگان نشان می‌دهد که جلسه در شرف شروع شدن است.
آیا قرار است در طول جلسه از کامپیوتر استفاده کنید؟ یا فقط از چارت یا تخته سفید استفاده خواهید کرد؟ همچنین، اگر اطلاعات را به صورت بصری ارائه دهید، افراد بسیار راحت‌تر جذب آن می‌شوند. این به آن معنی است که استفاده از تصاویر، نمودارها و غیره همگی به انتقال نظر شما کمک می‌کنند. اما مراقب باشید که ارائه شما خیلی کسل‌کننده نباشد.
در هر جلسه‌ای، به ویژه آن‌هایی که افراد بیشتری دارد، یک روش ارزشمند برای کارآفرینان و رهبران کسبوکار این است که افرادی را که تمایل به سکوت دارند را وادار به صحبت کنند. اغلب کارمندانی که بیشتر بحث می‌کنند و در جلسه مشارکت دارند حرف آخر را می‌زنند. زیرا تنها کسانی هستند که دارای ایده و نظراتی هستند. با این حال، درخواست نظرات صادقانه از همه افراد، بحث‌های سازنده‌ای را ایجاد خواهد کرد.
گاهی اوقات، به خصوص در جلسات طوفان فکری بحث به راحتی از موضوع اصلی دور می‌شود. گاهی اوقات، این انحرافات می‌توانند ارزشمند باشند، اما اغلب مفید نیستند. در چنین مواقعی، مهم است که با درایت کامل خودتان، مکالمه را به سمت موضوع هدایت کنید. این نکته یکی از مهمترین موارد برای برگزاری جلسات مفید است.
درست مانند هر بخش دیگری از زندگی، خنده باعث می‌شود تجربیات مثبت‌تری را کسب کنید. استفاده از شوخ طبعی در جلسات تیم را به سمت مشارکت بیشتر تشویق می‌کند و مهارت‌های حل مسائل و مشکلات را بهبود می‌بخشد.
یکی دیگر از نکات مهمی که حتما باید هنگام برگزاری جلسات موثر به آن توجه کنید، هدایت و مراقب از زبان بدن است. چه میزبان هستید چه شرکت‌کننده، در هر صورت سعی کنید زبان بدن خود را به گونه‌ای هدایت کنید که شما را درگیر بحث نشان بدهد. این امر باعث می‌شود که دیگران به کلمات شما واکنش مثبت نشان دهند.
برخی از مواردی که باید در نظر بگیرید عبارت هستند از:
در پایان هر جلسه، از خود این سوالات را بپرسید تا به بهبود هرچه بهتر نظم جلسات شما کمک کند:
برای برگزاری جلسات موثر هم به هنر و هم به رعایت اصول و تکنیک‌ها نیازمند خواهید بود. مهم است که عملکرد جلسات خود را به طور منظم مرور کنید. از همراهی شما سپاسگزاریم.
