چگونه یک فرایند همسوسازی (آنبوردینگ) اثربخش طراحی کنیم؟

آنبوردینگ چیست؟ یک فرایند آنبوردینگ موثر شامل مراحلی است که یک نیروی تازه کار به سازمان را در مسیر درست هماهنگ‌سازی با سایر اعضا قرار می‌دهد. در این پست بیشتر بخوانید

فرایند آنبوردینگ موثر، موضوعی است که در ارتباط با کارکنان جدید، اهمیت بسیار زیادی دارد. متخصصان منابع انسانی، اغلب برای یافتن بهترین نیروی کاری برای انتصاب در پست‌های خالی شرکت یا سازمان زمان زیادی را صرف می‌کنند. اما باید بدانیم که کار آن‌ها با استخدام افراد مدنظر به پایان نمی‌رسد. آن‌ها باید عضو تازه‌وارد و معمولاً مضطرب را به عضوی کارآمد از یک تیم کاری یکپارچه تبدیل کنند که این کار از طریق فرایند آنبوردینگ یا همسوسازی انجام می‌شود. فرایندی که اجرای اثربخش آن مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و اقدامات هوشمندانه است. آنبوردینگ درواقع پنجره‌ای رو به ارزش‌ها و باورهای حرفه‌ای یا سازمانی شماست و اقدامات شما در هر یک از مراحل فرایند آنبوردینگ به تشریح و شفاف‌سازی انتظارات سازمان از عضو جدید کمک می‌کند.

اهمیت فرایند همسوسازی اثربخش

 

آنبوردینگ چیست و چطور طراحی میشود؟

 

برای اجرای فرایند آنبوردینگ موثر باید نهایت تلاشتان را به کار بگیرید. درک و پذیرش درست انتظارات و سیاست‌های یک شرکت یا سازمان از سوی نیروهای جدید، به ارتقای نرخ حفظ یا نگهداری نیروی کار منجر می‌شود. بر اساس نظرسنجی انجام‌شده در آمریکای شمالی توسط Mercer در سال 2019، سازمان‌ها و شرکت‌ها، به‌طور میانگین نرخ از دست دادن 22 درصدی نیروی کار را تجربه می‌کنند. چنین عددی به‌وضوح، بالاست. مخصوصا وقتی بدانیم که یک شرکت برای جایگزینی یک نیروی کار، باید 1.5 تا دو برابر حقوق سالیانه هر کارمند هزینه کند! شش ماه اول، مهم‌ترین و بحرانی‌ترین زمان، بعد از استخدام یک نیروی کار جدید است زیرا نتایج تحقیقات نشان می‌دهند که 31 درصد از کارکنان تازه‌وارد، در همین بازه زمانی نسبت به ترک سازمان، راغب می‌شوند.

فرایند آنبوردینگ موثر به شما کمک می‌کند تا عضو تازه‌وارد، به‌عنوان بخشی از یک تیم کاری، احساس ارزش و اهمیت کند و همین احساس در او برای ماندن در شرکت یا سازمان، انگیزه و رغبت مضاعف ایجاد ‌کند.

از نیروی کار جدید، استقبال گرمی داشته باشید!

برخی سازمان‌ها، فرایند آنبوردینگ موثر و وضعیت‌سنجی را با یکدیگر اشتباه می‌گیرند؛ درحالی‌که این دو کاملا با یکدیگر فرق دارند! موقعیت‌سنجی درواقع یک رویداد است که یک ‌بار رخ می‌دهد و تمام می‌شود؛ درحالی‌که آنبوردینگ، یک فرایند است که حداقل برای سه ماه باید استمرار داشته باشد.

فعالیت‌های مربوط به وضعیت‌سنجی مثل تکمیل مدارک نیروی کار جدید یا بحث در مورد مزایا، فقط بخش کوچکی از فرایند آنبوردینگ موثر هستند. بسته به اندازه و همین‌طور نیاز شرکت، یک فرایند همسوسازی اثربخش باید علاوه بر موارد مذکور، مواردی مثل آموزش‌های شغلی، معرفی، سازگاری فرهنگی و اقدامات پیگیرانه را نیز شامل شود و برآیند همین اقدامات است که در عضو تازه‌وارد، احساس تعهد به کار را ایجاد می‌کند. برای آنکه فرایند آنبوردینگ، حداکثر اثربخشی را داشته باشد باید آن را قبل از نخستین روز کاریِ عضو تازه‌وارد آغاز کرد و تا ماه‌ها (حداقل 3 ماه) پس از ورود او به مجموعه این فرایند را ادامه داد. توجه داشته باشید که فشردگی و کوتاهی بیش‌ازحد فرایند آنبوردینگ باعث می‌شود کارمندان خیلی زود به‌واسطه تنش روانی بیش‌ازحد، احساس فشار و خستگی کنند.

 

چطور با نیروی تازه کار رفتار کنیم

 

  • در راستای تدوین یک برنامه سفارشی برای اجرای فرایند آنبوردینگ موثر، اقدامات زیادی وجود دارند که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
  • ارسال ایمیل خوش‌آمدگویی و تقدیم یک بسته‌ی استقبال به کارمند جدید قبل از شروع به کار او
  • شناسایی نیازهای کارمند جدید در حوزه فناوری
  • آماده‌سازی محیط کار کارمند جدید قبل از اولین روز کاری او
  • اعلام ورود عضو جدید به کل اعضای تیم
  • تصمیم‌گیری در این باره که چه کسی در اولین روز کاریِ عضو جدید از او استقبال کند
  • انتخاب همکار برای عضو تازه‌وارد
  • شناسایی مدارکی که باید تکمیل شوند
  • برنامه‌ریزی برای برگزاری جلسات و رویدادهای اولیه به مناسبت ورود عضو تازه‌وارد

کارکنان بخش منابع انسانی باید از داشتن بودجه، زمان و ابزار لازم برای خلق یک تجربه خوشایند از فرایند آنبوردینگ اطمینان حاصل کنند و در این راه می‌توانند از رهبران یا مدیران کسب‌وکار (شرکت) کمک بگیرند. آن‌ها باید در صورت نیاز، رهبران و مدیران را درباره اهمیت یک برنامه جامع آنبوردینگ آگاه و متقاعد کنند.

استمرار فرایند را حفظ کنید!

در فرایند آنبوردینگ، پس از موقعیت سنجی و آموزش، نوبت به انجام ارزیابی‌های گاه‌به‌گاه می‌رسد تا اطمینان حاصل کنیم که نیروی کار جدید طی اولین سال حضورش در شرکت یا سازمان، در مسیر رشد حرکت می‌کند. وقتی علاقه و توجهتان را نسبت به کارکنان به آن‌ها نشان دهید، آن‌ها نیز تعهد بیشتری در قبال کار از خود نشان می‌دهند. این تعهد بارها قوی‌تر از حالتی خواهد بود که آن‌ها را نادیده بگیرید یا پیش خود تصور کنید که حالشان خوب و همه چیز روبه‌راه است!

 

طراحی فرایند آنبوردینگ موثر

 

برقراری تماس‌های دوره‌ای با نیروی کار جدید، سوال پرسیدن از او درباره تجربیاتی که تا اینجا از کار کردن در شرکت داشته و حتی به خاطر سپردن نامش یا یک سلام و احوالپرسی گرم در برخوردهای تصادفی، می‌تواند در ارتقای سطح تعامل، علاقه و تعهد فرد نقش بسیار موثری داشته باشد که این نیز به‌نوبه خود احتمال جامعه‌پذیری و حفظ نیروی کاری جدید را به شکل معناداری افزایش می‌دهد.

بهبود فرایند آنبوردینگ

فرایند آنبوردینگ مانند هر برنامه‌ی جدید دیگری، جای زیادی برای پیشرفت و بهبود دارد. جالب است بدانید که با استناد به Gallup، فقط 12% از کارکنان اعتقاد دارند که شرکت آن‌ها، در اجرای فرایند همسوسازی اثربخش، موفق عمل می‌کند که این رقم، ضرورت بهبود مستمر در فرایند آنبوردینگ موثر را به موضوعی بسیار مهم تبدیل می‌کند.

پس از دریافت بازخوردهای کافی از کارکنان جدید، متناسب با این بازخوردها عمل کنید. وقتی کارکنان ببینند که بازخورد آن‌ها را واقعا لحاظ می‌کنید، آن‌ها نیز در به اشتراک‌گذاری نقطه نظرات و ارائه بازخوردها به شما، با اعتمادبه‌نفس بیشتری عمل می‌کنند و در فرایند آنبوردینگ، مشارکت فعالانه‌ای خواهند داشت. وقتی فرایند آنبوردینگ موثر با مشارکت همه طرفین ماجرا، انجام شود، بستر لازم برای اجرای اثربخش‌تر فرایندهایی مثل آموزش کارکنان فراهم شده و کارکنان، دوره‌ی گذار از یک عضو تازه‌وارد به یک عضو متعهد را آسان‌تر و سریع‎‌تر طی می‌کنند.

نکته مهمی که باید در اینجا به آن اشاره کنیم این است که بسیاری از مدیران به دلیل مشغله‌های کاری بیش‌ازحد، وقت یا انرژی زیادی ندارند تا همه مسئولیت‌های اجرای فرایند آنبوردینگ موثر را بر عهده بگیرند. وقتی یک برنامه رسمی برای اجرای فرایند همسوسازی اثربخش کارکنان جدید تدوین شود، کارکنان بخش مدیریت منابع انسانی می‌توانند در این مسیر به یاری مدیران شتافته و به آن‌ها کمک کنند تا روی حوزه‌های مهم‌تری مثل برقراری رابطه دوستانه با کارکنان جدید و ادغام هر چه بهتر آن‌ها در تیم متمرکز شوند.

سخن آخر

فرایند آنبوردینگ موثر، لازمه‌ی جامعه‌پذیری اعضای تازه‌وارد سازمان است که به آن‌ها کمک می‌کند تا ضمن سازگاری با فرهنگ سازمان، انتظاراتی را که از آن‌ها می‌رود، بهتر درک کنند. فقدان فرایند آنبوردینگ موثر در ارتباط با کارکنان تازه‌وارد، انطباق با ارزش‌های سازمان را برای آن‌ها بسیار سخت می‌کند و می‌تواند خیلی زود، نوعی احساس نارضایتی در کارکنان ایجاد کند.

این احساس نارضایتی، ظاهرا در بدترین حالت می‌تواند به ترک سازمان منجر شود اما گاهی ممکن است نیروی کار جدید، بنا به دلایل اقتصادی یا عدم وجود فرصت کاری بهتر، در سازمان باقی بماند اما آن تعهد لازم نسبت به کار، سازمان، اهداف و مأموریت‌های آن را از خود نشان ندهد.

با اجرای فرایند آنبوردینگ موثر، نیروی کار جدید خیلی زود خود را یکی از اعضای خودیِ سازمان خواهد دانست و با حصول اطمینان از ارزش و اهمیتی که سازمان برای او قائل است، در انجام وظایف محوله، نهایت تعهد و تلاشش را به کار می‌گیرد که این درنهایت به کارایی و اثربخشی هر چه بیشتر نیروی کار منجر می‌شود.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: