چرا تفویض اختیار، مهارتی ضروری برای رهبران است؟

تفویض اختیار یا واگذاری کارها به دیگران، نوعی سبک رهبری است که در آن یک رهبر به افراد مختلف اختیار می‌دهد تا از نوعی استقلال کاری بهره ببرند. به‌کارگیری این روش مستلزم ارائه تصویر کلی پروژه به کارمند و سپس اعتماد به آنها برای ارائه نتایج توافق شده است. اگر شما یک رهبر هستید که نگران بهره وری، فشار، حجم کار و محیط کلی فضای کاری خود هستید، تفویض اختیار یک راه‌حل مفید برای تمام این موارد است.

رهبران خوب، هنر تفویض اختیار را به‌صورت ماهرانه‌ای فرا گرفته و اجرا می‌کنند. تفویض اختیار یک پدیده ساده است و به این معناست که یک مدیر یا رهبر یک پروژه بزرگ، کاری را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کرده و آن را بین افراد مختلف تقسیم می‌کند. مدیر که به عنوان ناظر بر این افراد عمل می‌کند، کنترل کلی پروژه را در اختیار دارد اما در عین حال، زیردستان او نیز از برخی اختیارات برخوردار هستند. این مهارت ساده‌ی تفویض اختیار، در صورتی که صحیح انجام شود، فواید بزرگی برای کسب‌وکار خواهد داشت که در ادامه‌ی مقاله به شرح این فواید و اهمیت تفویض اختیار می‌پردازیم.

 

اهمیت تفویض اختیار

 

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار (Delegation) یا واگذاری کارها به دیگران، نوعی سبک رهبری است که در آن یک رهبر به افراد مختلف اختیار می‌دهد تا از نوعی استقلال کاری بهره ببرند. رویکرد این استقلال به کارمندان، به این صورت است که وظایف سبک و بخش‌بندی‌شده را به عهده گرفته و رابطه‌ی نزدیکی با رهبر یا مدیر خود نیز داشته باشند. به‌کارگیری این روش مستلزم ارائه تصویر کلی پروژه به کارمند و سپس اعتماد به آنها برای ارائه نتایج توافق شده است.

رهبری به سبک تفویض اختیار، برای شخصی که اعتماد به‌نفس و هم توانایی اجرای آن را داشته باشد بسیار موثر عمل می‌کند. به طوری که حتی یک ورودی معمول (مثل ارائه پیشنهادات)  هم از سوی رهبر در اینجا می‌تواند تاثیر منفی روی کارمند گذاشته و برای او به عنوان عدم اعتماد از سوی رهبر تعبیر شود. این امر ممکن است منجر به پس‌رفت توانایی و انگیزه مربوط به وظیفه آنها شود.

چرا برخی از رهبران، از تفویض اختیار استفاده نمی‌کنند؟

مدیران و رهبران معمولاً تمایلی به تفویض اختیار ندارند زیرا بسیاری به گفته‌های قدیمی معتقدند که می‌گوید: «اگر می‌خواهید کاری درست انجام شود، باید خودتان این کار را انجام دهید». اگرچه این گفته ممکن است در موارد معدودی درست باشد، اما یک مولفه‌ی اصلی برای رهبری موثر، انجام کارها به کمک دیگران است و نه به تنهایی.

دلیل اصلی که اکثر مدیران تمایلی به واگذاری کارها به دیگران را ندارند، ترس از شکست خوردن به دلیل سپردن کارهای مهم به دست اشخاص دیگر است، اما دلایل دیگری نیز برای این موضوع وجود دارد. از جمله این که برخی از رهبران احساس می‌کنند که تفویض اختیار صحیح از انجام ساده‌ی کار توسط خودشان بیشتر طول می‌کشد و برخی دیگر حتی به توانایی خود در انتخاب فرد مناسب برای وظیفه موردنظر، اطمینان نداشته و یا شک دارند. با این حال، با درک مزایا و اهمیت تفویض اختیار، می توان بر این اعتراضات غلبه کرد.

دلایل اهمیت تفویض اختیار

سوال اصلی این است که اصلاً چرا باید پروژه‌های خود را با رویکرد تفویض اختیارپیش ببریم؟ اهمیت واگذاری کارها به افراد مختلف و تقسیم پروژه در چیست؟

 

اهمیت واگذاری کارها

 

در فهرست زیر تعدادی از دلایل اهمیت تفویض اختیار شرح داده شده است:

۱- صرفه‌جویی در زمان

اینکه تفویض اختیار چگونه در وقت صرفه‌جویی می‌کند کاملاً قابل توضیح است. اما نکته‌ی مهم این است که شما می‌توانید از این زمانِ صرفه‌جویی شده در بسیاری از کارهای مهم دیگر استفاده کنید. شما به عنوان یک رهبر یا مدیر همیشه به زمان بیشتری نیاز دارید و تفویض اختیار مهارتی برای برآورده کردن خواسته‌ی شماست.

 چیزهای زیادی می‌توانند در زمان شما صرفه‌جویی کنند، اما شما با تفویض اختیار، کنترل کافی را برای نظارت بر پروژه تفویض شده بدست می آورید. این به شما فرصتی می‌دهد تا اجازه دهید چندین پروژه به طور هم‌زمان ادامه یابند، بدون اینکه توجه شما نسبت به هرکدام از آنها کاهش یابد. با واگذاری کارها به افراد مختلف، می‌توانید به‌صورت هم‌زمان روی موضوعاتی کار کنید که از اهمیت بالاتری برخوردار هستند و قابل تفویض نیستند.

در طولانی مدت، ایده‌ی ساده‌ی تفویض اختیار به دلیل مدیریت زمان با کارآیی بیشتر، منافع اقتصادی زیادی را برای کسب‌وکارشما به ارمغان می‌آورد.

۲- به کارمندان قدرت می‌دهد

 تفاوت یک سازمان بسیار موفق با یک سازمان در حال تقلا کردن در اندازه‌ی آن کسب‌وکار یا میزان کارایی کارمندان آن نیست، بلکه در نحوه‌ی رفتار آن سازمان با کارمندان است. منظور از رفتار در این بخش، دادن مزایا به کارمندان و روابط خاص با آنها نیست، بلکه به توانمندسازی و قدرت بخشیدن به کارکنان اشاره دارد.

تصور کنید که یک کارمند فوق‌العاده نابغه در سازمان وجود دارد، اما از آنجا که او فردی نیست که بالاترین مقام را در محیط کار داشته باشد، اختیارات او محدود می‌شود. همیشه به او فرمان داده می‌شود که چه کاری را و چگونه انجام دهد. یک روز، مافوق او اجازه می‌دهد که کنترل پروژه را به‌دست بگیرد. به این صورت که مدیر او فقط انتظار خروجی نهایی را می‌کشد و بقیه‌ی کارها به عهده‌ی این کارمند است. این قدرت بخشیدن، مسئولیت را به دوش کارمند می‌اندازد و در نتیجه این فرد تلاش و بهره‌وری بیشتری نسبت به قبل، از خود نشان می‌دهد.

این نگرش توانمندسازی سازمان باعث می‌شود كه زیردستان احساس كنترل و اختیار و خودکفایی داشته باشند. هیچ سازمانی بدون این رویکرد نمی‌تواند موفق باشد.

۳- ارائه‌ی مهارت‌های بیشتر به همه‌ی کارمندان

یک مهارت را تصور کنید که فکر می‌کنید در آن خبره هستید. حال به گذشته نگاه کنید، آیا همیشه در این مهارت خبره بوده‌اید؟ البته که نه، شما برای تسلط بر این مهارت به تمرین، اشتباهات زیاد و سخت‌کوشی احتیاج داشتید. همین امر در مورد تمام کارمندان شما در محیط کار نیز اعمال می‌شود. بنابراین به محض واگذاری کارها، آنها این فرصت را خواهند داشت که به‌صورت عملی تمرین کنند.

وقتی درون سازمان خود شروع به تفویض اختیار می‌کنید، می‌توانید کارگاه‌های پشتیبانی و مهارت محور خود را نیز برای کارمندان شروع کنید. ماهیت تفویض اختیار به رهبران اجازه می‌دهد تا زیردستان خود را آموزش دهند و حتی رهبران هم می‌توانند از کارمندان خود بیاموزند.

 

اهمیت تفویض اختیار

 

۴- ترویج صداقت

هر مدیری دوست دارد کارمندان صادقی در سازمان خود داشته باشد. صداقت موضوعی بسیار حیاتی است، اما هرگز نمی‌توانید افراد را مجبور به داشتن صداقت کنید. برقراری ارتباط با دریافت بازخورد، انجام وظیفه، وقت‌شناس بودن، حفظ روابط خوب در داخل محل کار و هر چیز دیگری که برای یک محیط کار سالم لازم است، نیاز به صداقت کارکنان دارد.

اهمیت تفویض اختیار در این بخش این است که به هر فردی فضایی را می‌دهد تا با کمال میل صادق شود. فرآیند تفویض اختیار و انجام وظایف تفویض شده توسط زیردستان، بدون وجود صداقت و شفافیت کامل در کار، غیرممکن است.

تفویض اختیار باعث می‌شود که صداقت در محیط کار به یک عادت تبدیل شود و در نهایت، تک تک کارمندان سازمان شما این عادت را پیدا خواهند کرد.

۵- پیدایش ایده‌های بیشتر

این نکته با توانمندسازی کارکنان مرتبط است. وقتی زیردستان کنترل را به دست می‌گیرند، نسبت به مافوق خود متفاوت فکر می‌کنند. این طبیعت بشر است که دو شخص متفاوت هرگز اطلاعات یکسانی را به یک روش دقیقا یکسان درک نمی‌کنند. معنی این امر آن است که با واگذاری کارها به دیگران، هنگام انجام یک کار یکسان، مغزهای بیشتری در پروژه دخیل شده و در نتیجه ایده‌های بیشتری ظهور پیدا می‌کنند. بنابراین، علاوه بر آنچه رهبر برای پروژه پیشنهاد می‌کند، کارمندان نیز می‌توانند ایده‌های بیشتری بدهند.

۶- رهبری نیاز به برنامه‌ریزی دارد

رهبر بودن کار ساده‌ای نیست. راه‌های زیادی برای تبدیل شدن به یک رهبر خوب وجود دارد. اما یکی از حیاتی‌ترین وظایف رهبر، برنامه‌ریزی است.

برنامه ریزی و سازماندهی، یک عمل وقت‌گیر است. اما خوشبختانه با تفویض اختیار، زمان موردنیاز برای برنامه‌ریزی موثر را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. اساساً، تفویض اختیار به رهبران اجازه می‌دهد تا مهم‌ترین کارها را انجام دهند در حالی که بقیه‌ی اعضای تیم، وظایف تفویض‌شده را انجام می‌دهند.

 

مهارت نرم مدیریت

 

۷- ایجاد سازمانی از وظایف

موضوعی که همه‌ی ما می‌دانیم اما اغلب فراموش می‌کنیم این است که: «همه‌ی کارها برابر نیستند. برخی از آنها دارای اولویت بالاتری هستند، در حالی که برخی دیگر می‌توانند به تأخیر بیفتند. گاهی اوقات هم بعضی از کارها بعداً پیش می‌آیند اما باید قبل از هر کار دیگری انجام شوند.»

به همین دلیل است که رهبران باید برنامه‌ریزی کنند. اما حتی پس از تمام برنامه‌ریزی‌ها نیز ممکن است برخی کارهای فوری به‌صورت ناگهانی و غیرمنتظره پیش بیایند. در چنین شرایطی، بهترین راه برای رهبر، تفویض اختیار است. کارهایی که به تخصص صد درصدی رهبر نیاز ندارند، می‌توانند به کارمندان دیگر واگذار شوند. در نهایت، وظیفه تفویض شده به موقع تکمیل می‌شود و به همین ترتیب، هر کاری که رهبر فرصت انجام آن را نداشته باشد نیز می‌تواند به سرعت توسط دیگران انجام شود.

جمع‌بندی

با توجه به نکات گفته شده، در اهمیت تفویض اختیار رهبری تردیدی باقی نمانده است. اگر شما یک رهبر هستید که نگران بهره‌وری، فشار، حجم کار و محیط کلی فضای کاری خود هستید، تفویض اختیار یک راه‌حل مفید برای تمام این موارد است. بنابراین از اشتباهات معمول رهبران تازه‌کار اجتناب کنید و اجازه دهید تفویض اختیار برای سازمان شما معجزه کند!

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: