نکاتی برای تسریع کارها با کمک مدیریت چابک

مدیریت کارها به روش چابک باعث می‌شود که شما بتوانید محصول باکیفیت‌ و مطمئن‌تری به مشتری ارائه دهید و کارها نیز با سرعت بیشتری انجام شوند. یک کسب‌وکار با رویکرد چابک می‌تواند برای استفاده از فرصت‌های مختلف، به سرعت حرکت کند. در اقتصاد امروز، که رقابت شدید است و چشم‌اندازهای تجاری سریع تغییر می‌کنند، چابکی بسیار ضروری است و اگر به جای تمرکزِ صِرف بر روی تولید طولانی مدت محصولات، بر روی چابک بودن تمرکز کنید، باعث رشد دائمی کسب و کارتان خواهید شد.

همانطور که در مقاله قبل به آن اشاره شد، مدیریت چابک یک شیوه‌ی مدیریتی است که بر مبنای «تغییر» بنا شده است. به این معنا که مدیریت پروژه چابک بر اساس یک برنامه‌ی ثابت و از پیش تعیین‌شده عمل نمی‌کند و طی تغییراتی که در طول پروژه پیش می‌آید، خود را سازگار و هماهنگ می‌کند. در این روش، زمان مشخصی برای تحویل محصول درنظر گرفته نمی‌شود و در عوض به محض تکمیل شدن بخشی از آن منتشر می‌شود. مدیریت کارها به روش چابک باعث می‌شود که شما بتوانید محصول باکیفیت‌ و مطمئن‌تری به مشتری ارائه دهید و کارها نیز با سرعت بیشتری انجام شوند. در این مقاله به ذکر نکاتی برای مدیریت پروژه چابک که باعث تسریع انجام کارها می‌شود، می‌پردازیم.

 

تسریع کارها با مدیریت پروژه چابک

 

مروری بر مفهوم مدیریت پروژه چابک

به‌طور کلی برای مدیریت پروژه‌ها دو روش وجود دارد: روش آبشاری و روش چابک یا اجایل. در مدیریت پروژه آبشاری، همه چیز از قبل برای مدتی طولانی و مشخص برنامه‌ریزی شده است و انجام پروژه، بدون این که در روند پیش‌روی آن تغییر خاصی ایجاد شود، پیش می‌رود. اما در مدیریت کارها به روش چابک (Agile Project Management)، برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدتی به‌نام اسپرینت (Sprint) انجام می‌شود و هر مرحله‌ی بعدی از کار، پس از تکمیل مرحله یا اسپرینت قبلی به انجام می‌رسد. نکته‌ی مهم در مدیریت چابک این است که برنامه‌های تیم بر روی یک تخته یا کاغذهای چسب‌دار و یا در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه نوشته می‌شود و در طول زمان می‌توان با توجه به شرایط مختلف، تغییراتی در آن اعمال کرد.

همچنین در مدیریت پروژه چابک، تمام اعضای یک تیم با یکدیگر همکاری دارند و بنابراین همگی در پیروزی یا شکست پروژه نقش دارند. اما در مدیریت به روش آبشاری، این مسئولیت فقط به عهده‌ی مدیر پروژه است. از جمله شرایطی که مدیریت کارها به روش چابک دارد، ارتباط و تعامل مداوم با مشتری است؛ بنابراین به مشتری فرصت استفاده و تایید محصول داده می‌شود و روند کلی پروژه بر اساس بازخورد و نظراتی که طی هر مرحله از مشتری گرفته می‌شود، جلو می‌رود. بنابراین مسیر رسیدن پروژه به موفقیت کوتاه‌تر، احتمال شکست پروژه کمتر و کارها با سرعت بیشتری انجام می‌شوند.

نکاتی برای تسریع کارها با مدیریت پروژه چابک

یک کسب‌وکار چابک می‌تواند برای استفاده از فرصت‌های مختلف، به سرعت حرکت و تغییر کند. در اقتصاد امروز، که رقابت شدید است و چشم‌اندازهای تجاری سریع دگرگون می‌شوند، چابکی به طور فزاینده‌ای ضروری است. اگر به جای تمرکزِ صِرف بر روی تولید طولانی‌مدت محصولات، بر روی چابک بودن تمرکز کنید، باعث رشد دائمی کسب‌وکارتان خواهید شد. مدیریت کارها به روش چابک همچنین می‌تواند به یک کسب‌وکار در مقابله با خطرات پیش‌بینی‌نشده مانند مقررات جدید در صنعت یا یک محصول قوی با قیمت پایین‌تر از کسب‌وکارهای رقیب، به شما کمک کند.

از بسیاری جهات، مدیریت چابک برای یک تجارت مانند تناسب‌اندام و انعطاف‌پذیری برای یک شخص است. همانطور که سلامتی به فرد اجازه می‌دهد تا با بیماری و استرس مبارزه کند، چابکی نیز به کسب‌وکار اجازه می‌دهد تا با تغییر بازارها، شدت رقابت، ترجیحات و نیازهای مشتری، بهتر برخورد کند.

کسب وکارها برای مدیریت کارها به روش چابک می‌توانند این هشت مرحله را دنبال کنند:

مرحله 1: تمرکز (Focus)

توانمندی‌های اصلی شرکت خود را تعیین کنید؛ این توانمندی‌ها مواردی هستند که کسب‌وکار شما به بهترین وجه ممکن انجام می‌دهد، که مشتریان شما بیشترین ارزش را برای آن قائل هستند و در حالت ایده‌آل، رقبا نمی‌توانند به راحتی از آنها نسخه‌برداری کنند. دانستن این توانمندی یا تخصص‌ها از طرق مختلف می‌تواند به شما کمک کند. به عنوان مثال، شما ممکن است تعیین کنید که توانمندی اصلی شرکت شما تخصص در تولید نوع خاصی از موتور است. سپس می‌توانید تصمیم بگیرید که این تخصص را به عنوان عاملی برای توسعه آن نوع موتور جهت تولید محصولات متنوع در صنایع مختلف استفاده کنید.

اما توانمندی‌های اصلی یک کسب‌وکار نه تنها می‌توانند شامل تولید محصولات خاص باشد، بلکه همچنین می‌توانند شامل دانش فنی یا تخصصی، نوع فرآیند تولید، روابط خوب با مشتریان و تأمین‌کنندگان، شبکه توزیع گسترده یا حتی یک تیم مستحکم از کارمندان باشند.

مرحله 2: ارتباط (Relevance)

در مرحله بعدی، بازار محصولات یا خدماتی را که از توانمندی‌های اصلی شما نشأت می‌گیرد را تعیین کنید. از خود بپرسید که این کسب‌وکار برای پاسخ به نیاز چه مشتریانی بنا شده است؟ چگونه می‌توانید از این ویژگی و تخصص متمایز خود درآمد کسب کنید؟

تحقیقات بازار در این مرحله یک روش کلیدی است. همچنین استخدام یک مشاور خارج از کسب‌وکار، برای ارزیابی سیستماتیک فرصت‌های موجود در بازارهای دور و نزدیک، مفید بوده و به شما کمک کند.

 

مدیریت چابک

 

مرحله 3: تطبیق‌پذیری (Versatility)

پس از تصمیم‌گیری در مورد بازار هدف، وقت آن است که ارزیابی کنید چگونه می‌توانید خدمات خود را به بهترین شکل به آن ارائه دهید.

اگر شرکت شما برای تولید ارزش، اساساً به سرمایه‌گذاری آن در تجهیزات نیاز دارد، برای سودآوری این سرمایه‌گذاری به تعیین ظرفیت خاصی برای تجهیزات نیاز خواهید داشت. بنابراین برنامه‌ریزی برای تجهیزات موردنیاز، در این مرحله نقش مهمی دارد.

از طرف دیگر، اگر ارزش تولیدی شما اساساً مبتنی بر دانش یا تجربه باشد، انطباق با تغییرات بازار آسان‌تر خواهد بود. در این حالت، شما باید از تجهیزات خود برای استفاده‌ی هرچه بیشتر از دانش شرکت استفاده کنید.

مرحله 4: عملیات ناب (Lean operations)

 عملیات ناب روشی است که هدف آن، کاهش ضایعات (فعالیت‌هایی که ارزش افزوده ندارند) در کسب‌وکار شماست. عملیات ناب به شما امکان می‌دهد محصول و خدمات خود را در اسرع وقت و بدون از بین بردن کیفیت یا افزایش هزینه، ارائه دهید و در واقع حتی ممکن است هزینه را کاهش هم بدهند. برای تقویت عملیات ناب، باید تمام فرآیندهایی را که در نهایت برای مشتری شما ارزشی ایجاد نمی‌کنند، حذف یا ساده‌سازی کنید. از خود بپرسید: برای کارآیی و تاثیرگذاری عملیات شرکت به چه مواردی نیاز است؟ کدام فعالیت‌ها، ارزش افزوده دارند و کدام یک نه؟

توجه کنید که تولید به روش چابک، حالتی تکامل‌یافته از تولید با عملیات ناب است.

مرحله 5: تعهد و کار گروهی (Commitment and teamwork)

شرکت خود را با کارمندانی پر کنید که استعدادها و نگرش درستی دارند. آنها را از محتوا و هدف شرکت آگاه کنید. به آنها فرصت شرکت در یک چالش مشترک را بدهید. به عنوان یک هماهنگ‌کننده و تسهیل‌کننده‌ی کارها، عمل کنید. مراقب کسانی باشید که مراقب شرکت هستند. فرهنگ تعهد و کار گروهی را تشویق و اجرا کنید.

مرحله 6: بهبود مستمر (Continuous improvement)

موضوعِ «بالا بردن عملکرد شرکت و موفقیت آن در انجام کارها» را به یک اولویت برای تمام اعضای شرکت، تبدیل کنید. تعهد به فرآیند بهبود مستمر به معنای تمرکز مداوم بر بهبود بهره‌وری، سودآوری و کیفیت بوده و روندی است که هرگز متوقف نمی‌شود.

مرحله 7: سادگی (Simplicity)

مسئولیت افراد تیم را تا حد ممکن سبک کنید. از خود بپرسید: چه اطلاعاتی، چرا و چه زمانی  واقعاً مورد نیاز است؟

با تعیین صریح نقش‌ها و مسئولیت‌ها می‌توانید از تنگناهای تصمیم‌گیری، جلوگیری کنید. پاسخگویی شفاف، امری ضروری است. تعیین کنید که چه کسی مسئولیت تصمیم‌گیری‌ها را بر عهده دارد، چه کسی اطلاعات ورودی را در احتیار دارد، چه کسی تصمیمات را اجرا می‌کند و چه کسی آنها را پیگیری می‌کند.

مرحله 8: نگهبانی (Vigilance)

نگهبانی و هوشیاری به معنی نظارت دقیق بر روند و تغییرات موجود در فضای کسب‌وکار شرکت است. داده‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکردتان (KPI) را در دستان خود داشته باشید تا به سرعت متوجه پیشرفت‌های کسب و کارتان بشوید.

هوش رقابتی به معنای فرآیند نگهداری اطلاعات به روز در مورد رقبا است. اتخاذ یک رویکرد متمرکز برای جمع‌آوری این اطلاعات، موضوعی مهم است. تعیین کنید که به دلایل استراتژیک، به چه نوع اطلاعاتی نیاز دارید و سپس مسئولیت‌های واضحی را برای جمع‌آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل آنها، به افراد تیم خود واگذار کنید.

اطلاعاتی در مورد صنعت کسب‌وکار خود جمع‌آوری کنید که می‌تواند به شما در بهبود رویکرد استراتژیک و فرآیندهای خاص شما کمک کند. حتماً ارزیابی کنید که این استراتژی‌ها تا چه اندازه برای تجارت خاص شما کاربرد دارند. این نکته را درنظر بگیرید که آنچه برای یک کسب‌وکار مفید است، ممکن است برای کسب‌وکار دیگری که دارای جهت استراتژیک، مدل تجاری یا ترکیب نیروی کار متفاوتی باشد، مفید نباشد.

جمع‌بندی

 

تسریع کارها با مدیریت چابک

 

مدیریت کارها به روش چابک می‌تواند برای هر مدیر پروژه‌ای ترسناک باشد. با یک بار اجرای روش چابک در مدیریت پروژه، ممکن است احساس کنید که کنترل پروژه خود را از دست داده‌اید، اما این واقعیت ندارد. در حقیقت روش‌های چابک، مدیران پروژه بهتری پروزش می‌دهند؛ زیرا این ایمان را به آنها می‌دهد که می‌توانند به اعضای تیم خود، اعتماد کنند.

چارچوب‌های مدیریت چابک، مدیران پروژه را به رهبرانی با بصیرت و دارای قدرت پیش‌بینی، تبدیل می‌کند و در نتیجه، محصولات با کیفیت‌تر و بهتری در نهایت تولید می‌شوند.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: