این ایام با توجه به شرایطی که بر اثر ویروس کرونا در جهان ایجاد شده ، چالشی برای مدیران کسب‌وکارها به خصوص در بخش منابع انسانی به وجود آمده است. این در حالی است که بسیاری از شرکت‌ها برای اولین بار سیاست‌های دورکاری را اجرا می‌کنند. بر اساس تحقیقات اخیر، تقریباً سه چهارم (71 درصد) کارفرمایان با انجام دورکاری کارمندان، موافق و سازگار نیستند و انجام کارها به این طریق را دشوار می‌دانند. بنابراین برای مدیریت صحیح کارکنان دورکار در چنین شرایطی، باید نکات و توصیه‌های خاصی را در نظر داشته باشید که در این مقاله به آنها می‌پردازیم.
اگر اولین بار باشد که مدیران، مسئولیت مدیریت کارکنان دورکار را بر عهده می‌گیرند، مسیریابی و اطمینان از تولید، مشارکت و پیشرفت کارمندان، ترسناک به نظر خواهد رسید. چرا که برخی از مدیران معتقدند که با تبدیل ارتباط حضوری به ارتباط از راه دور، امکان تعامل موثر با یکدیگر وجود ندارد.
مدیران باید آگاه باشند که دورکاری ممکن است در اعضای تیم، احساس انزوا ایجاد کند. خصوصا اگر عادت داشته باشید که هر روز همکاران یا مشتریان خود را ببینید، احساس انزوا می‌تواند به سرعت اثرات مخرب خود را روی شما نشان دهد. دورکاری همچنین می‌تواند بر تمرکز، احساس تیم و خلاقیت آنها نیز تأثیر بگذارد. این موضوع چیزی نیست که غالباً در مورد آن صحبت شود، اما اگر بخواهیم به تیم‌های خود کمک کنیم که سالم، شاد و در نهایت مولد باشند، باید به طور دقیق به شناخت و مدیریت محیطی با استرس بالا پرداخت که شرایط دورکاری می‌تواند این محیط برای بسیاری از افراد ایجاد کند.
نکات و توصیه‌هایی که می‌توانید برای مدیریت کارکنان خود حین دورکاری در نظر بگیرید، به شرح زیر هستند:
ارائه رهنمودها، تعیین مرزها و مرور اصول اولیه از مهم‌ترین اقداماتی هستند که باید در هنگام اجرای عملیات دورکاری انجام دهید. در دسترس باشید و در مورد اولویت‌ها، نقاط عطف، اهداف عملکردی و موارد دیگر پروژه‌ها شفافیت ایجاد کنید. چگونگی و زمان در دسترس بودن هر یک از اعضای تیم را مشخص کنید و مطمئن شوید که در صورت لزوم می‌توانید با آنها تماس داشته باشید. مانند زمان کار حضوری، مديران بايد کارمندان را از تغييرات مربوط به سیاست و موفقيت‌های شركت آگاه ساخته و نكاتي براي كار در منزل به آنها ارائه دهند.
مدیران همچنین باید قوانین رفتاری خاصی را در مورد ساعات کاری کارمندان، وضع کنند. مانند ایجاد انتظاراتی در مورد پاسخگویی به ایمیل‌ها بعد از ساعت کاری. این به كارمندان كمك می‌كند تا تعادلی سالم بین کار و زندگی خود داشته باشند و فشار کاری زیادی با دورکاری حس نکنند.
وقتی نوبت به کار با تیم‌های از راه دور می‌رسد، نکته‌ی اصلی این است که با ارائه‌ی ساعات کاری منعطف، ثبات کاری سازمان خود را حفظ کنید. داشتن یک برنامه‌ی مشخص امری ضروری است، اما علاوه بر آن شما باید در صورت لزوم به تنظیم استراتژی‌های خاص نیز بپردازید. تا زمانی که کارمندان شما کار خود را به درستی و با کیفیت بالا به پایان برسانند، این که تصمیم بگیرند در کدام یک از شیفت‌های صبح یا عصر دورکاری کنند، دیگر نباید برایتان اهمیتی داشته باشد.
بسیار مهم است که مطمئن شوید کارمندان شما تمام ابزارهای لازم جهت دورکاری را در اختیار داشته باشند. از جمله دسترسی به لپ‌تاپ یا کامپیوتر، اینترنت مناسب، نرم‌افزارهای خاص و سایر ابزارهایی که برای کار در منزل به آن نیاز دارند. و اگر هر یک از کارمندان، قادر به دسترسی و تهیه‌ی ابزارهای مورد نیاز نباشند، شما باید امکانات لازم را در اختیارشان قرار دهید.
آنچه در محل کار نتیجه‌بخش است، ممکن است از راه دور نتیجه ندهد. پس به جای برگزاری جلسات طولانی، جلسات کوتاه مجازی داشته باشید. این تفکر را برای جلسات مربوط به منابع تیمی، زمان‌بندی و برنامه‌ریزی عملی اعمال کنید.
از کارمندان خود بخواهید یک برنامه کاری به همراه وظایفی که باید در یک زمان مشخص انجام دهند، به شما ارائه دهند. این کار باعث از بین بردن نگرانی‌های شما می‌شود و به تیم شما ساختار لازم برای انجام نقش خود را می‌دهد. به یاد داشته باشید، فقط به دلیل اینکه نمی‌توانید ببینید که آنها در اتاق خود در منزل کار می‌کنند، به این معنی نیست که کار شما انجام نمی‌شود. پس به این روند اعتماد داشته باشید.
ارتباط مدیران با كارمندان هنگام دورکاری بسیار مهم است، زیرا این امر کارمندان را از مهلت مقرر، منابع موجود، چالش‌های مربوط به كار و انتظارات مدیران از جمله برنامه‌های کاری، مطلع می‌کند.
همچنین در نظر بگیرید که کدام ابزار ارتباطی متناسب با فرهنگ تیم شماست (ایمیل، پیامک، تماس تلفنی، تماس ویدئویی، یک کانال اینترانت). تعادل مناسب برای ارتباط با کارکنان از طریق هریک از این ابزارها را برقرار کنید. فراوانی ارتباط شما با هر کارمند می‌تواند نسبت به کارمندان دیگر متفاوت باشد.
بهترین روش این است كه از كارمندان بپرسید كه هنگام دورکاری، چگونه می‌خواهند مدیریت شوند. گرچه مهم است که مدیران معیارهایی را که برای سازمان مهم است، دنبال کنند و آنها را به کارمندان خود اطلاع دهند، اما نظارت بیش از حد روی کارمندان می‌تواند نشانه‌های عدم اعتماد به آنها را نشان دهد. توجه کنید که اگر کارمندان شما به طور واضح ارتباط برقرار می‌کنند و اهداف و مهلت‌های تعیین شده برای وظایف خود را رعایت می‌کنند، دیگر جایی برای نگرانی و عدم اعتماد شما به آنها وجود نخواهد داشت.
موفق‌ترین مدیران شنونده‌های خوبی هستند، با اعتماد و احترام ارتباط برقرار می‌كنند و حجم و پیشرفت کار کارمندان را بدون مدیریت خرد بررسی می‌كنند.
نظرسنجی‌ها ابزاری هستند که اغلب از آنها کم استفاده می‌شود. اما برای بررسی عمیق‌تر احساسات کارکنان، شنوای نظرات آنها بود. برای مثال «شاخص خالص ترویج‌کنندگان» یا NPS (Net Promoter Score) مختص به کارمندان، شاخصی است که نشان می‌دهد یک کارمند چقدر ممکن است سازمان خود را به سایر جویندگان کار معرفی کند.
همانطور که پیش‌تر به آن اشاره کردیم، بسیاری از کارمندان در شرایط دورکاری، احساس انزوا و گمراهی می‌کنند. به همین دلیل ایجاد ارتباط موثر با کارمندان بسیار مهم است.
پیشنهاد مناسب در این زمینه می‌تواند این موارد باشد: بازخورد مثبت به اشتراک بگذارید، یک کانال ارتباطی سرگرم‌کننده ایجاد کنید و لحظاتی را به صحبت درباره‌ی امور غیرکاری اختصاص دهید و به‌طور کلی هر آنچه که به حفظ احساس عادی بودن شرایط و همبستگی بین افراد کمک می‌کند و به همه یادآوری می‌کند که در این شرایط تنها نیستند، پیشنهادات مناسبی برای برقراری ارتباط موثر با کارکنان است.
توجه کنید که مدیران خوب، همواره خود را در دسترس اعضای تیم قرار می‌دهند. آنها آنقدر در ارتباط خود با کارمندان پیش می‌روند تا سیاستی مبتنی بر ارتباط آزادانه و صمیمیت برای کارمندان دورکار ایجاد کنند و خود را در هر زمان و از طریق چندین ابزار در دسترس قرار می‌دهند.
ارائه یک سند مشترک (از طریق ابزارهای ارتباطی و اداری مثل sheets، docs، trello و ...) که با تمام اعضای تیم به اشتراک گذاشته می‌شود و فعالیت‌های کاری آنان را دنبال می‌کند، یکی از راه‌های اطلاع مدیران از عملکرد تیم‌هایشان است.
همچنین با کارکنان خود به عنوان یک تیم توافق کنید که برای ارتباط مجازی و همکاری اعضا با یکدیگر، از قوانین و روش‌های مشخصی استفاده کنید. از جمله تعیین این که سرعت پاسخگویی به پیام‌های همکاران چگونه باشد. برای مثال اگر به‌طور عمیق روی یک کار تمرکز کرده باشید و یکی از همکاران با شما تماس بگیرد، آیا اشکالی ندارد که با یک پیام کوتاه با عنوان «بعدا با شما تماس می‌گیرم» به او پاسخ دهید؟
یکی از آداب مدیریت در محل کار این است که شما نباید در حالی كه کارمندان در حال کار کردن هستند، بالای سر آنها رفته و کارشان را زیر نظر بگیرید. بنابراین در زمان دورکاری نیز نباید این كار را انجام دهید. بررسی‌ها و چک کردن‌های منظم کارمندان، به مدیران کمک می‌کند تا از مدیریت خرد خودداری کنند و این در حالی است که آنها را قادر می‌سازد رضایت و اعتماد کارمندان را نسبت به خود حفظ کرده و فرصتی برای دریافت بازخورد مناسب از آنها داشته باشند.
اگر آنها به طور واضح با شما ارتباط برقرار می‌کنند و اهداف و مهلت‌های تعیین‌شده مربوط به وظایف خود را رعایت می‌کنند، نباید جای نگرانی برای شما وجود داشته باشد و تنها کافیست که به آنها اعتماد کرده و مطمئن باشید که کارمندان شما کارهای خود را به طور موثر انجام می‌دهند.
مدیران در حین شرایط دورکاری نیز باید به دنبال فرصت‌هایی برای جشن گرفتن همان نقاط عطف کاری باشند که در دفتر کار و به‌صورت حضوری جشن گرفته می‌شد. زیرا انرژی و انگیزه‌ی کارکنان شما برای کنار آمدن با این شرایط و انجام موثر کارهای خود، افزایش می‌یابد.
