برون‌سپاری به روش صحیح: مواردی که باید در نظر بگیرید

شرکت‌های بزرگ و کوچک هر دو گاهی تحت شرایط خاص، نیاز به برون‌سپاری برخی از امور تجاری خود پیدا می‌کنند. کسب‌وکارها یا بخش زیادی از امور کاری خود را برون‌سپاری می‌کنند یا ترجیح می‌دهند که فقط تعداد معدودی از امور را انتخاب کنند تا بتوانند روی جنبه‌های اصلی کار متمرکز شوند. اما در هر دو صورت، باید برخی از عوامل اصلی را در نظر بگیرند تا بتوانند در نهایت تصمیم آگاهانه‌ای بگیرند.

شرکت‌های بزرگ و کوچک هر دو گاهی تحت شرایط خاص، نیاز به برون‌سپاری برخی از امور تجاری خود پیدا می‌کنند. همانطور که در مقالات قبل گفته شد، کسب‌وکارها یا بخش زیادی از امور کاری خود را برون‌سپاری می‌کنند (برون‌سپاری کلی) یا ترجیح می‌دهند که فقط تعداد معدودی از امور را برای برون‌سپاری انتخاب کنند (برون‌سپاری جزئی) تا بتوانند روی جنبه‌های اصلی کسب‌وکار متمرکز شوند. اما در هر دو صورت، باید برخی از عوامل اصلی را در نظر بگیرند تا بتوانند در نهایت تصمیم آگاهانه‌ای بگیرند. در این مقاله برخی از عواملی را که برای تصمیم‌گیری در مورد برون سپاری امور کسب‌وکار خود باید در نظر بگیرید، بررسی می‌کنیم.

نکات برون سپاری صحیح

نکاتی که قبل از اقدام به برون‌سپاری امور کاری خود باید در نظر بگیرید به شرح زیر هستند:

 

نکات برون سپاری

 

۱- پس‌انداز هزینه

هنگامی که بحث وضعیت اصلی تجارت است، برون‌سپاری امور باید باعث بهبود نتیجه‌ی نهایی کسب‌وکار شما از طریق کاهش هزینه‌های عملیاتی بشود. اگر این اتفاق در آینده‌ی نزدیک برای کسب‌وکارتان نیفتد، احتمالا بیشتر از اینکه بتوانید پس‌انداز کنید در نهایت هزینه خواهید کرد.

نیازی نیست که یک تحلیلگر خبره باشید تا بفهمید به کجا می‌روید. تنها چیزی که باید ببینید این است که آیا برون‌سپاری به شما کمک می‌کند که مقدار قابل توجهی از هزینه‌های خود را در امور مربوط به استخدام کارمند و تهیه‌ی تجهیزات کاهش داده و صرفه‌جویی کنید؟ در عین حال شما همچنین باید تعادل بین کیفیت و کمیت خدمات ارائه شده توسط کارمندان یا شرکت‌های برون‌سپاری را نیز حفظ کنید. به عنوان مثال، اگر حسابداری خود را برون‌سپاری می‌کنید، باید ببینید که انجام این عملکرد در مقایسه با عدم برون‌سپاری آن، منابع و هزینه‌های بیشتری را به خود اختصاص می‌دهد یا خیر.

۲- قیمت‌گذاری

یکی از متداول‌ترین دلایلی که توجه شرکت‌ها را به برون‌سپاری جلب می‌کند، برچسب‌های قیمت پایینی است که آژانس‌های برو‌ن‌سپاری روی خدمات خود می‌زنند. شما برای برون‌سپاری، چندین شرکت را خواهید دید که خدمات خود را با قیمتی رقابتی ارائه می‌دهند. با این حال، به جای اینکه به سراغ ارزان‌ترین شرکت برون‌سپاری بروید، تمام آنها را از جنبه‌های مختلف مقایسه کنید و بررسی کنید که هرکدام چه خدمات خاصی ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌های برون‌سپاری، پشتیبانی از مشتری را بدون پرداخت هزینه اضافی ارائه می‌دهند که به خودی خود، یک معامله‌ی بسیار خوب به نظر می‌آید. فقط به خاطر داشته باشید که گرچه قیمت خدمات آژانس‌های برون‌سپاری یک فاکتور مهم است، اما نباید «تنها» عامل کمک‌کننده به شما در انتخاب آن باشد.

 

 

۳- تخصص و فناوری

فناوری و تخصص شرکت برون‌سپاری، دو مورد از فاکتورهای ضروری هستند که هنگام انتخاب شرکت مناسب باید درنظر بگیرید. بنابراین از شرکت برون‌سپاری مورد نظر در مورد ابزارها و فناوری‌هایی که قرار است برای پروژه شما استفاده کنند، سوال کنید و اینکه چقدر توانایی انجام همه نیازهای برون‌سپاری شما را دارند؟ در مورد تخصص چطور؟ آیا آنها برای انجام وظایف خود به خوبی آموزش دیده‌اند؟ آیا از سیستم‌های به‌روز استفاده می‌کنند و می‌تواند دقیق‌ترین عملکردهای برون‌سپاری را مدیریت کند؟

پاسخ به سوالاتی از این قبیل، شما را برای انتخاب شرکت برون‌سپاری مناسب که بهترین منابع و فناوری به روز شده برای مدیریت یکپارچه عملکردهای تجاری شما را دارد، راهنمایی می‌کند.

۴- توانایی رعایت ددلاین‌ها

تحویل به موقع پروژه‌های برون‌سپاری شده نیز به اندازه‌ی هزینه‌ها مهم است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت نتواند ددلاین‌های تعیین‌شده را به موقع به پایان برساند، می‌تواند منجر به تنگناها و مشکلات اساسی در پروژه شود.

شما باید اطمینان حاصل کنید که فروشنده‌ی خدمات برون‌سپاری، به کیفیت و به موقع بودن وعده داده شده‌ی خود پایبند است. یکی از راه‌های انجام این کار این است که پیش از پیش از درخواست خود، تمام نیازمندی‌ها و ددلاین‌های کاری خود را برای فروشنده تعیین کنید. اگر متوجه شدید که فروشنده اقدامات کنترل کیفی کمی دارد یا در صورت عدم تحویل در مهلت مقرر، برنامه‌ی پشتیبانی ندارد، بهتر است در وهله اول اصلا از آنها خدمات نگیرید.

۵- نظارت حداقل شما

وقتی یک فروشنده برون‌سپاری استخدام می‌کنید تا بر اساس نیازهای شغلی شما کار کند، بدیهی است که آنها از ابتدا به همه امور رسیدگی خواهند کرد. دیگر جایی برای کارهای اشتباه و نامناسب وجود ندارد و آنها باید بتوانند نتایج مطلوبی را ارائه دهند.

انتخاب یک فروشنده مسئول که وظیفه‌ی اجرای پروژه‌ها را بر عهده خواهد داشت، امری ضروری است که فقط بر آنها نظارت حداقلی داشته باشید و اجازه دهید که باقی کارها را خودشان انجام دهند. این به شما فرصت بیشتری می‌دهد تا بر عملکردهای اصلی کسب‌و‌کار خود تمرکز کنید.

 

برون‌سپاری به روش صحیح: مواردی که باید در نظر بگیرید

 

۶- بدهی‌های خود را محدود کنید

بیشتر اوقات، محدوده‌های عملکردی خاصی وجود دارد که می‌تواند باعث ایجاد تعهدات برای یک کسب‌وکار شود. این باعث صرف وقت و هزینه‌ای می‌شود که می‌تواند در جای دیگری صرف شود. بنابراین می‌توانید کارهای خاصی را زیرکانه برون‌سپاری کنید تا بدهی‌های خود را تا حدودی کاهش دهید.

۷- قابل اعتماد بودن

قبل از اینکه تصمیم نهایی خود را جهت انتخاب شرکت برون‌سپاری موردنظر بگیرید، از سایت و شبکه‌های اجتماعی آن بازدید کنید. جدا از این، درباره‌ی شرکت، زیرساخت‌ها، اقدامات ایمنی و تیمی که در آنجا کار می‌کنند نیز تحقیق کرده و اطلاعات بیشتری کسب کنید. این به شما کمک می‌کند تا میزان قابل اعتماد بودن ارائه‌دهندگان خدمات را ارزیابی کنید. همچنین می‌توانید از مشتریان سابق این فروشنده نیز پرس وجو و سوال کنید. این موضوع ما را به نقطه بعدی نکات برون سپاری می‌رساند.

۸- چه کسی تیم را هدایت می‌کند

شما نمی‌توانید کورکورانه به تیم برون‌سپاری ایمان داشته باشید، حتی اگر با استخدام آنها به میزان قابل توجهی پس‌انداز کنید. بنابراین تمام جنبه‌های تیم برون‌سپاری را بررسی کنید، از جمله اعضای تیمی که روی پروژه‌ها کار می‌کنند و کسانی که تیم را هدایت می‌کنند. فهمیدن این واقعیت‌ها در مرحله ابتدایی برون‌سپاری، شما را از بروز مشکلات احتمالی بعدی در امان نگاه می‌دارد. علاوه بر اینها، وقتی بدانید که کار شما در دستان افراد توانایی است، در آرامش خواهید بود.

۹- توافق نامه سطح خدمات آژانس برون‌سپاری

توافق نامه‌ی سطح خدمات یکی از مهم‌ترین اسنادی است که باید در مورد مشارکت‌های برون‌سپاری درنظر بگیرید. بنابراین هنگام نوشتن قرارداد با شرکت موردنظر برای برون‌سپاری، مطمئن شوید که تک تک جزئیات مورد توافق طرفین به وضوح نوشته شده است. این به شما کمک می‌کند تا از هر نوع سردرگمی یا ابهامی به خصوص در مورد کیفیت خدماتی که دریافت خواهید کرد، جلوگیری کنید. همچنین منطقی است که برای مدیریت امور برون‌سپاری خود، وکیلی استخدام کنید تا در نهایت به مشکلات قانونی برخورد نکنید.

۱۰- ارتباطات

برقرای ارتباطات تحت هر شرایط و همکاری‌ای، یک نکته‌ی کلیدی است. فروشندگان باید بتوانند نیازهای شما را برآورده کنند و بدون اینکه شما در انتظار قرار دهند، بسیار سریع به شما پاسخ دهند. بنابراین، مهارت‌های ارتباطی آژانس برون‌سپاری باید برای شما واضح و مشخص باشد. این به شما اطمینان می‌دهد که آنها به طور واضح نیازهای شما را درک کرده‌اند و می‌توانند هر مسئله‌ای را که ممکن است پیش بیاید، برطرف کنند.

مواردی که برای برون‌سپاری باید به خاطر بسپارید

 

نحوه صحیح برونسپاری

 

  • برای اینکه متوجه شوید که آژانس برون‌سپاری مورد نظرتان، خدمات موثر را در زمان واقعی ارائه می‌دهد، بهترین کار این است که وقتی برای اولین بار می‌خواهید خدمات یک آژانس برون‌سپاری را دریافت کنید، با یک پروژه کوچک شروع کنید که به شما امکان می‌دهد سبک کاری را که آن آژانس دنبال می‌کند و توانایی نیروی کار آن برای انجام وظیفه در چارچوب زمانی مورد نظر را دریابید.
  • نکته بعدی که باید به خاطر بسپارید این است که خدمات شرکت برون‌سپاری باید با ابزارها و فناوری‌های اخیری که در این زمینه این خدمات پیاده‌سازی شده‌اند، منطبق باشد.
  • به هر حال، شما هیچ‌وقت نمی‌خواهید هنگام تلاش برای دریافت خدمات مقرون به صرفه از شریک برون‌سپاری خود، از رقبای کاری خود عقب بمانید.
  • بررسی مزایای برون‌سپاری به شما کمک اندکی می‌کند اما بیشتر از آن شما باید تلاش جدی کنید تا مفهوم برون‌سپاری را درک کرده و بررسی کنید که آیا تجارت شما می‌تواند از این خدمات بهره‌مند شود یا خیر.
  • شما می‌توانید با شرکت برون‌سپاری ارتباط برقرار کرده و برای حداقل چند ماه اول، زمان کافی برای برگزاری جلسات کاری بگذارید.
  • این مهم است که شرکت برون‌سپاری بداند شما از میزان خدمات و سطح کیفی که یک شرکت معتبر به مشتریان خود ارائه می‌دهد، آگاه هستید و از آنها نیز انتظار دارید که بهترین نتیجه را به شما ارائه دهند.
  • توجه کنید که فسخ قرارداد در ابتدای پروژه می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما شود اما اگر بعداً بفهمید که ارائه‌دهنده خدمات، کیفیت کاری را که به نفع تجارت شما بود تحویل نداده است، باعث بروز مشکلات بیشتری می‌شود.

کلام آخر

موارد ذکر شده برخی از عوامل مالی و غیرمالی است که در کمک به شما در تصمیم‌گیری برای آژانس برون‌سپاری نقش مهمی ایفا می‌کنند. پس تمام نکات گفته شده را در هنگام اقدام به برون‌سپاری امور کسب‌وکار خود درنظر گرفته و سپس تصمیم نهایی خود را بگیرید.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: