بودجه‌بندی تیم دورکار، وظیفه‌ای ساده اما حساس است. همه ما می‌دانیم که کار کردن با یک تیم از راه دور، چالش منحصربه‌فردی محسوب می‌شود که الزامات خاصی را می‌طلبد. بااین‌حال بسیاری از مشاغل کوچک به این نتیجه رسیده‌اند که با توجه به بودجه محدودی که در اختیار دارند، دورکاری، بهترین گزینه روی میز برای آن‌هاست. چنین رویکردی به‌شرط رعایت قواعد، می‌تواند با موفقیت همراه باشد. اما چه قواعدی؟ ادامه این مطلب از تینت را بخوانید تا به‌اتفاق هم 6 قانون مهم درباره بودجه‌بندی تیم دورکار را مرور کنیم.
یکی از باورهای نادرستی که بعضی مدیران دارند این است که کار با یک تیم دورکار، به معنای داشتن زمان آزاد بیشتر است؛ اما معمولاً این‌طور نیست! وقتی اعضای تیم کاری شما در مکان‌های مختلفی مستقر هستند، تجمیع آن‌ها برای کارهای مهمی مثل طوفان فکری برای یافتن ایده یا مطرح کردن یک موضوع مهم به کار سخت‌تری تبدیل می‌شود.
بودجه‌بندی تیم دورکار، بی‌تردید یکی از مهم‌ترین موضوعاتی محسوب می‌شود که باید در تبیین و تشریح جنبه‌های مختلف آن، بسیار حساب‌شده عمل کنید. قبل از هر چیز، باید برای گفتگو درباره بودجه‌بندی، یک زمان اختصاصی و کاملاً مجزا در نظر بگیرید. مطمئن شوید که بحث درباره این موضوع با موضوعات دیگر، قاطی نشود. مثلاً این‌طور نباشد که یک اعلامیه کلی درباره موضوع دیگری صادر کنید و سپس در بخشی از آن به موضوع بودجه‌بندی پروژه بپردازید.
جمع کردن اعضای تیم ضمن ارتقای کیفیت ارتباط، نه‌تنها از بروز سوء‌برداشت‌ها جلوگیری می‌کند، بلکه حس اعتماد و همبستگی را نیز در سطح تیم جاری می‌سازد. علاوه بر این، بحث درباره موضوع بودجه‌بندی تیم دورکار با حضور اعضای تیم، باعث می‌شود تا برآورد درست‌تری از هزینه‌ها داشته باشید و به‌این‌ترتیب، دیگر به‌واسطه اختلاف بین هزینه‌های واقعی و آنچه در ذهن خودتان متصور بودید، غافلگیر نشوید!
اینکه با برگزاری یک کنفرانس ویدئویی، کارکنان را به‌طور شفاف در جریان امور بودجه‌بندی تیم دورکار قرار دهید، مهم است اما به‌تنهایی کفایت نمی‌کند؛ شما باید برای دریافت داده‌ها و جمع‌آوری نظرات و ایده‌ها از همه اعضای تیم نیز اهمیت قائل شوید. چنین کاری کمکتان می‌تواند تا بتوانید موضوع بودجه‌بندی را از زوایای مختلف مورد بررسی قرار داده و بینش بهتری درباره مسئله پیدا کنید. این تأکید بر ارتباطات، در بسیاری از مباحث تجاری دیگر مثل مدیریت چابک نیز جایگاه بسیار شاخصی دارد.
کنفرانس‌های ویدئویی، بی‌تردید بهترین گزینه برای جمع کردن اعضا به‌منظور صحبت کردن درباره موضوع بودجه‌بندی تیم دورکار است. اگر کیفیت کنفرانس ویدئویی به دلیل اتصال ضعیف، نامناسب بود، می‌توانید استفاده از تماس‌های صوتی گروهی را امتحان کنید. یادتان باشد که برای گفتگو درباره موضوع از چت‌های متنی گروهی استفاده نکنید. چنین کاری علاوه بر اینکه از نظر امنیتی، نادرست است معمولاً به بروز هرج‌ومرج و بی‌نظمی منجر می‌شود. ضمن اینکه مدیریت جلسه از این طریق نیز بسیار سخت و بعضاً محال است!
داشتن یک برنامه یا طرح، مهم‌ترین جنبه‌ی بودجه‌بندی تیم دورکار و اساساً هر شکلی از بودجه‌بندی است. تدوین یک طرح جامع، این اطمینان را برایتان ایجاد می‌کند که دقیقاً می‌دانید در حال انجام چه کاری هستید و با در نظر داشتن یک هدف مشخص به موضوعاتی مثل هزینه و سود می‌پردازید. تعیین محدودیت‌های هزینه‌ایِ خاص در اجرای پروژه، مزیت دیگر داشتن یک طرح بودجه‌بندی است. محدودیت‌هایی که شما را ملزم می‌کنند تا مخارجتان از سقف مشخصی بالاتر نرود و ریال به ریال هزینه‌هایتان در پروژه، حساب‌شده باشد.
نوشتن طرح بودجه‌بندی تیم دورکار را می‌توانید خودتان انجام دهید یا آن را به فرد دیگری بسپارید که در این حوزه مهارت کافی دارد. بااین‌حال اگر می‌خواهید این وظیفه مهم را به فرد دیگری محول کنید، باید مطمئن باشید که اطلاعات پروژه را به‌طور کامل در اختیارش قرار دهید تا آن فرد، ایده روشن و ذهنیت جامعی درباره آنچه می‌خواهید، داشته باشد. پیشنهاد می‌کنیم حتی‌الامکان خودتان این کار را انجام دهید.
داشتن اعتمادبه‌نفس در تدوین بودجه‌بندی تیم دورکار یک ویژگی بسیار خوب است اما این اعتمادبه‌نفس نباید مانع از به چالش کشیدن تصمیماتتان و غفلت از توجه به مسئله‌ی "عدم اطمینان‌ها" شود. بنابراین همواره تصمیماتتان را به چالش کشیده و گاهی هم به درستی آن‌ها شک کنید! چنین رویکردی باعث می‌شود که با در نظر گرفتن همه عوامل مهم و دخیل، تصمیماتتان درباره بودجه‌بندی تیم دورکار، عینی‌تر و منطقی‌تر باشند و از مبادرت به اقدام‌های ناگهانی و بدون فکر پرهیز کنید.
برای بودجه‌بندی تیم دورکار، بالأخص اگر در آغاز مسیر هستید، تا می‌توانید از تصمیم‌گیری بر مبنای حدس و گمان پرهیز کنید. معمولاً در همه حوزه‌های تصمیم‌گیری درباره این موضوع، آمارها و اطلاعات مفیدی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
فرض کنید می‌خواهید قسمتی از بودجه کسب‌وکارتان را به بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید. در چنین موقعیتی، به جای اینکه حدس بزنید که چقدر پول برای این کار کنار بگذارید، ابتدا به بررسی آمار و اطلاعات کسب‌وکارهای مشابه در این زمینه بپردازید و سعی کنید از آن به‌عنوان یک الگو در تخصیص بودجه بهره بگیرید. البته فراموش نکنید که معمولاً همیشه راهی برای کاهش هزینه‌ها وجود دارد. مثلاً همین ایده بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی، از آن دست موضوعاتی است که با یک مدیریت صحیح و اثربخش، می‌توان حتی به‌صورت رایگان هم آن را عملی کرد.
تأیید هزینه‌ها قبل از صدور مجوز پرداخت، یکی از فرایندهای حوصله سر بر در شرکت‌های سنتی است که پیدایش و فراگیری پدیده دورکاری، ضرورت تجدیدنظر در آن را بیش از قبل آشکار می‌کند. فراموش نکنید که کارایی زمانی، از مزایایی محسوب می‌شود که در صورت مدیریت درست تیم‌های دورکار، می‌توان از آن بهره‌مند شد و استمرار روندهای سنتی و وقت‌گیر، نباید در مسیر بهره‌مندی از این مزیت، مانع ایجاد کند.
واقعیت این است که مبلغ بخش زیادی از خریدهای اعضای تیم، کمتر از آن است که به تأیید مدیران نیاز داشته باشد. به همین دلیل، شما می‌توانید از طریق صدور تأییدیه‌های خودکار یا با دادن اختیار کافی به کارکنان برای هزینه کردن در چنین مواردی، باعث افزایش سرعت انجام امور شوید. این‌گونه خودتان نیز بی‌جهت زمانتان را برای پرداختن به مسائل جزئی و کم‌اهمیت هدر نمی‌دهید.
البته توجه داشته باشید که کمک به تسریع انجام کارها نباید با مسامحه نسبت به نظارت بر جریان امور اشتباه گرفته شود. ازاین‌رو باید ضمن ارائه آزادی عمل کافی به اعضای تیم در هزینه کردن، سیستمی برای ثبت دقیق اقلام هزینه‌ای داشته باشید. یادتان که نرفته؟! شما باید از ریال به ریال هزینه‌هایی که صرف پروژه می‌شوند، اطلاع داشته باشید.
اگر تا امروز برای بودجه‌بندی تیم دورکار، ایده‌ای نداشتید یا نمی‌دانستید چطور باید چنین کاری را انجام دهید، حالا با رعایت 6 قاعده ساده اما مهمی که خدمتتان عرض کردیم، می‌توانید به‌خوبی از عهده این انجام کار برآیید. در انتها یادآوری مجدد این نکته خالی از لطف نیست که همواره تصمیماتتان را مورد بازبینی قرار داده و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در آن‌ها اِعمال کنید.
