هشت توصیه برای بهبود تعاملات در محیط کار

سازمان، نهادی اجتماعی است که موفقیت آن در دستیابی به اهدافش، همکاری مؤثر بین کارکنان و هم‌افزایی تلاش‌های آن‌ها را می‌طلبد و بهبود تعامل کارکنان، در شکل‌گیری این همکاری نقش مهمی دارد.

سازمان‌های موفق، پیوسته در راستای بهبود تعامل کارکنان و ایجاد کانال‌های ارتباطی مؤثر بین آن‌ها تلاش می‌کنند. سازمانی که اهمیت ارتباط مؤثر در محیط کار را درک نکند و در آن تعامل خوبی بین کارکنان وجود نداشته باشد، با یک محیط مُرده فرق چندانی ندارد.

تعامل، ضمن افزایش میزان مشارکت افراد در امور، بهره‌وری آن‌ها را بهبود بخشیده و زمینه‌ای مناسب برای بروز خلاقیت و نوآوری فراهم می‌کند. آیا در جستجوی راهکارهایی برای بهبود تعامل کارکنان در مجموعه‌تان هستید؟ تینت 8 راهکار مؤثر را در این زمینه به شما پیشنهاد می‌کند.

 

بهبود تعامل همکاران

 

۱- برای تسهیل ارتباط از فناوری استفاده کنید

فرقی نمی‌کند که اعضای تیم در کنار یکدیگر یا دور از هم باشند. داشتن ابزار ارتباطی مناسب برای بهبود تعامل کارکنان، در هر حالتی باید بخشی از استراتژی مدیریتی شما باشد که به تیم سازی نیز کمک می‌کند.

یک پلتفرم مناسب، بستری کارآمد برای ارتباط داخلی بین اعضای سازمان ایجاد می‌کند تا آن‌ها بتوانند ضمن به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و نظراتشان، به‌طور مستمر در جریان وظایف، پروژه‌ها و سایر امور کاری قرار بگیرند. با پررنگ‌تر شدن هر چه بیشتر روند دورکاری در سازمان‌های مختلف، داشتن کانال‌های ارتباطی دیجیتال، بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است.

بسیاری از سازمان‌های کوچک، ایمیل را به‌عنوان یک راه ارتباطی برای تعامل با کارکنانشان انتخاب می‌کنند. اما واقعیت این است که گزینه‌های به‌مراتب بهتری در مقایسه با ایمیل وجود دارند. ایجاد یک گروه اختصاصی در یکی از پیام‌رسان‌های معروف می‌تواند ایده خوبی باشد. اغلب این برنامه‌ها، برقراری تماس ویدئویی را نیز امکان‌پذیر می‌کنند که می‌توانید از این قابلیت، برای برگزاری جلسات کاری از راه دور به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.

۲- یک محیط کاری باز ایجاد کنید

حتی استفاده از بهترین ابزارهای ارتباطی نیز به‌تنهایی نمی‌توانند به بهبود تعامل کارکنان کمک کنند. گاهی مشکل تعامل در وهله اول از جَوِ حاکم بر مجموعه ناشی می‌شود. برای اینکه استفاده از ابزارها مثمر ثمر باشد، ابتدا باید فرهنگ سازمان از تعامل و ارتباط به معنای واقعی، پشتیبانی کند.

وقتی شما یک محیط باز برای برقراری ارتباط ایجاد می‌کنید، اعضای سازمان، دیگر از بیان دغدغه‌ها و انتقاداتشان نمی‌هراسند و برای قبول مسئولیت، جرئت و جسارت بیشتری پیدا می‌کنند. آن‌ها می‌توانند آنچه را از نظرشان درست نیست آزادانه مطرح کنند و حتی ایده‌هایی خارج از چارچوب کلی سازمان ارائه دهند. حاکمیت چنین فرهنگی بر سازمان علاوه بر موارد مذکور، به حفظ کارکنان و کاهش میزان ترک شغل نیز کمک می‌کند. بهبود تعامل کارکنان و ایجاد فضای باز ارتباطی، شرط بروز ابتکار، اثربخشی و چابکی در یک مجموعه هستند.

این مدیران و رهبران سازمان هستند که نقش اصلی را در ایجاد فضای باز و بهبود روابط در محیط کار ایفا می‌کنند. روش‌های زیر به تحقق این مهم یاری می‌رسانند:

  • به‌طور مستمر با کارکنان جلسه بگذارید.
  • در ابتدای هر جلسه با کارکنان، تأکید کنید که هیچ ایده‌ی بد یا سؤال نادرستی وجود ندارد و همه می‌توانند هر آنچه را در ذهنشان است، بیان کنند.
  • ضمن ارائه بازخورد به کارکنان، آن‌ها را مدام تشویق کنید که به شما بازخورد دهند. درباره اعضای جدید، این کار را در همان مرحله همسوسازی (آنبوردینگ) انجام دهید.
  • جلسات طوفان فکری برگزار کنید و پذیرای ایده‌های نامتعارف باشید.
  • مسیرهای مختلفی برای دریافت بازخوردهای شفاهی و کتبی از کارکنان تعریف کنید و از ایجاد کانال‌هایی برای ارائه بازخورد به‌صورت ناشناس، غافل نشوید.

 

بهبود روابط در محیط کار

 

۳- شرح دقیق و درستی از وظایف و دستورالعمل‌ها ارائه دهید

انجام نادرست، کُند یا ناقص یک کار، علاوه بر اینکه اغلب ناامیدکننده است، می‌تواند یک پروژه را نیز با تأخیر روبرو کند. در چنین مواقعی، نباید فقط انجام‌دهنده کار را مقصر بدانیم بلکه تخصیص‌دهنده آن کار یا وظیفه نیز به همان اندازه مقصر است.

یکی از نکات مهم ارتباطی در راستای بهبود تعامل کارکنان، ارائه توضیحات کامل، دقیق و درست درباره کارها و وظایف محوله به آن‌هاست. همه کارکنان باید درباره وظایفشان به‌خوبی توجیه شوند و بدانند که چه کاری را کِی و چطور باید انجام دهند؟ علاوه بر این توصیه می‌شود به کارکنان توضیح دهید که آنچه انجام می‌دهند، چطور به کل مجموعه در دستیابی به اهدافش کمک می‌کند؟

۴- موفقیت‌ها و رویدادهای مهم را جشن بگیرید

جشن گرفتن موفقیت‌ها و رویدادهای مهم نقش مؤثری در بهبود تعامل کارکنان در سطح فردی و تیمی دارد. وقتی به کارکنان می‌گویید که کارشان را در یک پروژه خاص به‌خوبی انجام داده‌اند، ضمن تقویت رفتار مثبت، روحیه آن‌ها را نیز ارتقا می‌دهید. اما وقتی دستاوردهای یک تیم یا کل سازمان را  جشن می‌گیرید، درواقع اهداف مشترک را تقویت می‌کنید.

۵- روش‌های مختلف را در برگزاری جلسات امتحان کنید

افراد با یکدیگر تفاوت دارند و در این گزاره هیچ شکی نیست. مدیران برای موفقیت سازمان در جستجوی جذب افرادی با مهارت‌ها و استعدادهای مختلف هستند اما باید بدانند که این تفاوت، درباره سبک‌های ارتباطی نیز صدق می‌کند. برخی کارکنان صرفاً در جلسات رودررو و خصوصی قادر به پردازش اطلاعات هستند درحالی‌که برخی دیگر، در قالب جلسات تیمی و روش‌هایی مثل طوفان فکری، بهتر می‌توانند ارتباط برقرار کنند. بنابراین برای بهبود تعامل کارکنان باید سبک‌های ارتباطی مختلف آن‌ها را در نظر بگیرید.

یک راهکار خوب برای پشتیبانی از همه سبک‌های ارتباطی این است که علاوه بر برگزاری جلسات عمومی که افراد زیادی در آن شرکت می‌کنند، برگزاری جلسات کوچک‌تر و حتی خصوصی را نیز در دستور کار قرار دهید.

۶- روابط اجتماعی را تشویق کنید

یکی از مؤثرترین روش‌های بهبود تعامل کارکنان این است که آن‌ها را به برقراری روابط اجتماعی با همکارانشان تشویق کنید. البته بعضی رهبران و مدیران ممکن است کارکنان سربه‌زیری را ترجیح دهند که صرفاً روی کاری که انجام می‌دهند، متمرکز هستند. اما باید بدانید که اگر فرصت برقراری روابط روزانه‌ی دوستانه و غیر کاری کارکنان با دیگران را از آن‌ها سلب کنید، محیط کار برایشان خیلی زود خسته‌کننده شده و این امر، کاهش رضایت شغلی و به دنبال آن اُفت بهره‌وری را در پی خواهد داشت. وقفه‌های کاری روزانه یا وعده‌های صبحانه و ناهار، فرصت خوبی برای اعضای سازمان است تا روابط محکم‌تری با یکدیگر برقرار کنند.

۷- در جلسات از جاذبه‌های بصری استفاده کنید

جلسات کاری یکی از بسترهای مهم برای شکل‌گیری و بهبود تعامل کارکنان هستند. بااین‌حال، جلسات طولانی بالأخص جلساتی که قرار است در آن‌ها یک نفر متکلم وحده باشد، شاید خیلی زود برای کارکنان به یک گردهمایی خسته‌کننده تبدیل شوند. استفاده از جاذبه‌های بصری در چنین جلساتی، یک راهکار ساده و درعین‌حال مؤثر است که علاوه بر حفظ توجه کارکنان و جلوگیری از خستگی زودهنگام آن‌ها، به انتقال درست مباحث مطرح‌شده کمک زیادی می‌کند.

 

مهارتهای ارتباطی در محیط کار

 

۸- در دام ارتباط بیش‌ازحد گرفتار نشوید!

بهبود تعامل کارکنان، نباید باعث شود که از آن سوی بام بیفتید! برای تعامل و ارتباط هم باید حدومرزی تعیین کنید. ارتباط بیش‌ازحد، بالأخص خارج از ساعات کاری، ممکن است پیامدهای ناخوشایندی داشته باشد. بنابراین سعی کنید این ارتباط را خصوصاً در ساعات غیر کاری، به حداقل برسانید. هر قدر فراغت کارکنان از امور کاری در خانه بیشتر باشد، روز بعد با انرژی و نشاط بیشتری در محل کار حاضر می‌شوند. ایجاد توازن منطقی بین زندگی و کار، یکی از مؤلفه‌های کلیدی در بهبود تعامل کارکنان است.

سخن آخر

بهبود تعامل کارکنان، کلید موفقیت یک سازمان است که مستقیماً روی رضایت شغلی و میزان بهره‌وری نیروی انسانی تأثیر می‌گذارد. هر خطا یا سوءبرداشت در محیط کار، به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم به کیفیت تعامل و ارتباط در سطح سازمان مربوط می‌شود و به همین دلیل، مدیران و رهبران باید ضمن اتخاذ راهکارهای مناسب، بکوشند تا فرهنگی برای سازمان ایجاد کنند که از عنصر تعامل به بهترین شکل ممکن پشتیبانی کند.  

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: