متدولوژی مدیریت پروژه مسیری را پیش پای اعضای تیم پروژه قرار می‌دهد تا بتوانند با حداکثر بهره‌وری، پروژه‌ها را در زمان مقرر و با استفاده از منابعی که از ابتدا پیش‌بینی‌شده، انجام و تحویل دهند.
احتمالاً همه ما کمابیش با مفهوم متدولوژی مدیریت پروژه آشنا هستیم. مفهومی که می‌توانیم آن را در قالب "روشی برای تعیین استانداردها، تخصیص منابع، نظارت بر روند انجام امور و هدایت اعضای تیم در یک مسیر مشترک" تعریف کنیم. Project Management انواع مختلفی دارد و به شیوه‌های متنوعی اجرایی می‌شود که البته این تنوع، موضوع بحث فعلی ما نیست.
با محدودیت روزافزون منابع و همین‌طور پیچیدگی فزاینده امور، مدیریت پروژه هم روزبه‌روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. اما این اهمیت چه دلایلی دارد؟ تا انتها با ما همراه باشید تا این دلایل را بشناسید.
یکی از مهم‌ترین جنبه‌های اهمیت متدولوژی مدیریت پروژه، حصول اطمینان از درستی آن چیزی است که ارائه می‌شود. هر مشتری اهداف استراتژیکی دارد و پروژه‌هایی که ما برای مشتریان انجام می‌دهیم، آن‌ها را به اهدافشان نزدیک می‌کنند. وقتی مدیریت پروژه را به‌درستی انجام دهیم، از بابت هم‌راستایی اهداف استراتژیک پروژه با اهداف استراتژیک کسب‌وکار مطمئن خواهیم شد.
تردیدی نیست که به‌موازات پیشرفت پروژه‌ها این احتمال وجود دارد که با ریسک‌هایی مواجه شویم و با تبدیل این ریسک‌ها به یک مسئله بغرنج، گاهی ناچار می‌شویم تا استراتژی تجاری‌مان را تغییر دهیم. اما در چنین شرایطی نیز مدیریت پروژه ارزشش را نشان می‌دهد و کمک می‌کند که تغییر استراتژی و تجدید آرایش عناصر اجرای پروژه به‌درستی انجام شود و پروژه در مسیر اصلی باقی بماند. بسیاری از پروژه‌هایی که از مسیر اولیه خارج می‌شوند، معمولاً دیگر قادر به تأمین نیازهای تجاری و تحقق اهداف مشتری نیستند یا در بهترین حالت، این کار را با مخارج یا تأخیر بسیار زیاد انجام می‌دهند.
متدولوژی مدیریت پروژه، رهبری و هدایت پروژه‌ها را به کاری ساده و درعین‌حال مؤثر تبدیل می‌کند. یک تیم بدون مدیریت پروژه، شبیه به یک کشتی بدون سکان می‌ماند که هرچند حرکت می‌کند اما فاقد جهت و مقصد است و هیچ کنترلی روی آن وجود ندارد. مدیریت پروژه بستری مساعد را برای رهبری و همین‌طور ترسیم چشم‌انداز، انگیزش، رفع موانع، مربیگری و الهام‌بخشی فراهم می‌کند و اعضای تیم را قادر می‌سازد تا بهترین عملکردشان را ارائه دهند.
یکی از وظایف اساسی مدیران پروژه، تعیین مسئولیت‌های واضح برای هر یک از اعضای تیم است تا دیگر هیچ سردرگمی و ابهامی درباره مسئولیت‌ها وجود نداشته باشد و هر کس بداند دقیقاً چه کاری باید انجام دهد. مدیران پروژه پس از ترسیم مسیر، عملکرد اعضا را تحت نظارت قرار می‌دهند تا از پیشرفت پروژه در مسیر درست اطمینان حاصل کنند.
متدولوژی مدیریت پروژه این اطمینان را ایجاد می‌کند که برای اقداماتی که در مسیر تحقق اهداف استراتژیک باید انجام شوند، پلن و برنامه مناسبی وجود دارد.
زمانی که یک پروژه بدون نظارت یک مدیر به اعضای تیم محول شود، خواهیم دید که عملکرد تیم به‌واسطه فقدان دستورالعمل‌های مدوّن و فرایندهای روشمند، آن‌قدرها رضایت‌بخش نخواهد بود. در چنین شرایطی، تیم، تمرکز لازم را ندارد و ازآنجایی‌که هدف‌گذاری دقیقی صورت نمی‌گیرد، ابهام بر عملکرد کل تیم، سایه می‌گستراند و اعضا نمی‌دانند چه کارهایی را و به چه دلیل باید انجام دهند.
مدیران پروژه از طریق تجزیه یا شکستن یک پروژه به وظایف کوچک‌تر، برای هر وظیفه، هدف روشنی را تعیین می‌کنند تا اعضای تیم از چیستی و چرایی آنچه انجام می‌دهند، کاملاً مطلع باشند. به‌این‌ترتیب، تیم با تکمیل هر مرحله از پروژه، اهداف را یکی پس از دیگری محقق می‌کند و درنهایت، با همین رویکردِ مرحله‌به‌مرحله، کل پروژه را به پایان می‌رساند. در هر یک از این مراحل، تیم پروژه ممکن است با ریسک‌های مختلفی روبرو شود که در صورت فقدان متدولوژی مدیریت پروژه، نمی‌توان این ریسک‌ها را مدیریت کرد. در این صورت ممکن است انسجام عملکرد تیم خیلی زود از هم بپاشد و تمرکز مجدد بر اهداف پروژه به کاری سخت و حتی غیرممکن تبدیل شود.
یکی دیگر از دلایل اهمیت متدولوژی مدیریت پروژه، حصول اطمینان از تعیین انتظارات منطقی و واقع‌گرایانه است. مدیریت پروژه به ما در تخمین اینکه چه میزانی از چه کارهایی، تا چه زمانی انجام می‌شود، کمک زیادی می‌کند.
اگر مدیریت صحیحی بر پروژه اِعمال نشود، نمی‌توانیم برآورد خوب و قابل‌اطمینانی از بودجه و زمان لازم برای تکمیل آن داشته باشیم و اگر در برآورد این‌ها مرتکب خطا شویم، پروژه‌ها با تأخیر زمانی و همین‌طور مخارج بیشتری نسبت به آنچه انتظار می‌رفت، انجام می‌شوند.
مدیران پروژه از وقوع چنین حالات نامطلوبی ممانعت به عمل می‌آورند. آن‌ها می‌توانند در مورد موضوعاتی مثل تعیین ضرب‌الاجل‌های زمانیِ منطقی برای انجام مراحل مختلف یک پروژه با مشتریان، اعضای تیم و به‌طورکلی همه ذینفعان، مذاکره کنند. پذیرش فوریت‌های غیرمنطقی در انجام یک پروژه، حتی اگر مانع تحویل آن در زمان مقرر و با بودجه اولیه نشود، احتمالاً کیفیت انجام کار را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
متدولوژی مدیریت پروژه، کیفیت آنچه را که تیم انجام می‌دهد، تضمین می‌کند. اعضای یک تیم برای تکمیل هر چه سریع‌تر پروژه، معمولاً تحت فشار زیادی قرار می‌گیرند. اگر پروژه یک مدیر اختصاصی نداشته باشد، ممکن است اعضای تیم در ابتدا در انجام وظایف، جدیت کافی به خرج ندهند که همین سهل‌انگاری در ادامه می‌تواند باعث تنگ‌تر شدن پنجره زمانی و تعجیل در انجام امور شود. خروجی چنین فرایندی، قطعاً نمی‌تواند مطلوب باشد چون اساساً پروژه هیچ مدیری نداشته تا مسئولیت کیفیت آن را بر عهده بگیرد. تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه، مستلزم سنجش کیفیت خروجیِ هر یک از مراحل آن است.
متدولوژی مدیریت پروژه، حضور مدیر مؤثر در رأس کار را یک الزام می‌داند. مدیری که علاوه بر تکمیل پروژه در زمان معهود و با بودجه اولیه، کیفیت خروجی کار را نیز تضمین می‌کند.
مدیریت ریسک از دیگر دلایل مهم اتخاذ متدولوژی مدیریت پروژه است. این متدولوژی کمک می‌کند تا ریسک‌های پروژه، شناسایی شده و تیم در مواجهه با آن‌ها واکنش مناسبی از خود نشان دهد.
درک می‌کنیم که نادیده گرفتن ریسک‌ها، ایده جذاب‌تری در مقایسه با پیش‌بینی آن‌هاست. اینکه درباره ریسک‌های احتمالی با مشتری صحبت نکنید و امیدوار باشید که کار به بهترین شکل جلو برود، وسوسه‌انگیز است. اما داشتن یک فرایند قدرتمند برای شناسایی، مدیریت و کاهش ریسک مخصوصاً در پروژه‌های پیچیده، از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری می‌کند.
متدولوژی مدیریت پروژه بر تجزیه‌وتحلیل همه ریسک‌های احتمالی تأکید دارد. در اینجا احتمال وقوع ریسک‌ها، تعیین شده و در مرحله بعد برای مواجهه با هر ریسک، برنامه مشخصی تدوین می‌شود. نقش مدیر پروژه در مدیریت ریسک، از آن جهت اهمیت دارد که امور، همواره مطابق با برنامه‌ریزی‌های ما پیش نمی‌روند و در شرایط بحرانی، آنچه موفقیت پروژه را تضمین می‌کند، انعطاف‌پذیری و عملکرد تیم در برخورد با ریسک‌هاست.
متدولوژی مدیریت پروژه از جنبه‌های مختلفی حائز اهمیت است که در این مطلب به شش مورد از مهم‌ترین آن‌ها اشاره کردیم. این متدولوژی علاوه بر آنچه به عرضتان رسید، باعث ایجاد نظم در انجام امور می‌شود و ضمن ارائه بینشی همه‌جانبه بر روند کار، به اعضای تیم کمک می‌کند تا از موفقیت‌ها و همین‌طور شکست‌هایشان درس‌های آموزنده‌ای بگیرند و عملکردشان را به‌طور مستمر، بهبود دهند.
