شناخت عوامل استرس شغلی، از شروط اساسی ایجاد یک محیط کاری سالم است. همه ما درک روشنی از معنای واژه استرس داریم و از پیامدهای ناخوشایند استرس منفی بر کارکنان آگاه هستیم. استرس منفی در وهله اول، رفتار و عملکرد کارکنان را متأثر می‌کند و در مرحله بعد، به‌تدریج تأثیرش را بر کل سازمان نشان می‌دهد.
مدیران و رهبران سازمانی باید به نقش استرس در محیط کار توجه ویژه‌ای داشته باشند و پیوسته برای کاهش سطح استرس منفی، تلاش کنند. اما چطور می‌توان استرس کارکنان را کاهش داد؟ برای این کار قبل از هر چیز باید عوامل استرس شغلی را بشناسیم. در این مطلب از تینت ضمن معرفی 7 مورد از مهم‌ترین عوامل استرس در محیط کار، راهکارهایی را برای کاهش استرس ناشی از این عوامل بیان می‌کنیم.
از بین عوامل استرس شغلی، اضافه‌کاری یکی از مهم‌ترین آن‌هاست. با وجود اینکه اضافه‌کاریِ مقطعی می‌تواند از حیث تسریع انجام امور، کسب نتایج بهتر و البته دریافت حقوق و دستمزد بالاتر، مطلوب یا بعضاً لازم باشد، اما اضافه‌کاری مداوم ممکن است باعث ایجاد احساس خستگی و فرسودگی شده و زمینه‌ای را برای بروز استرس فراهم کند.
استفاده از نرم‌افزارهای ردیابی زمان، ایده‌ای خوب برای کنترل زمان کاری کارکنان است تا این اطمینان حاصل شود که هیچ‌یک از اعضای تیم، بیشتر از تایم مشخصی کار نمی‌کنند. پرهیز از اضافه‌کاری بیش‌ازحد، نه‌تنها سطح استرس را کاهش می‌دهد بلکه ضمن بهبود روحیه کارکنان، اغلب به انجام بهتر و سریع‌تر یک پروژه می‌انجامد.
آنچه معمولاً کارکنان را به اضافه‌کاری وا‌می‌دارد، ضرب‌الاجل‌های زمانی غیرمنطقی برای انجام و تکمیل پروژه‌هاست. ضرب‌الاجل‌های زمانی به‌عنوان یکی دیگر از عوامل استرس شغلی، باعث می‌شوند که کارکنان دائماً نگران بازخواست مدیران باشند و به‌واسطه اضافه‌کاری، خود را در معرض استرس ویرانگر قرار دهند. در چنین شرایطی حتی اگر هم کار در مهلت زمانی مقرر به پایان برسد، معمولاً فاقد استاندارد و کیفیت لازم است.
با استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت زمان، می‌توانید متوجه شوید که انجام یک وظیفه یا پروژه به‌طور متوسط چقدر زمان می‌برد؟ وقتی این را بدانید دیگر به پذیرش ضرب‌الاجل‌های غیرمنطقی تن نمی‌دهید و کارکنان می‌توانند با فراغ خاطر و بهترین کیفیت ممکن، کار را در یک بازه زمانی معقول و منطقی به پایان برسانند.
ایده‌آل‌گرایی را هم باید در فهرست عوامل استرس شغلی بگنجانیم. اکثر افراد حین کار کردن تمایل دارند در بهترین حالت خودشان باشند و با حداکثر کیفیت و بهره‌وری کار کنند. این ترجیح، اتفاقاً خیلی هم خوب است اما گاهی فرد را تحت‌فشار قرار می‌دهد. کارمندی که احساس کند در یک روز خاص، آن‌قدر که بایدوشاید، عملکرد مؤثری ندارد، نمی‌تواند انتظاری را که از خودش دارد، برآورد کند. وقتی فرد به سطح عملکرد بهینه‌اش نرسد، ممکن است به قابلیت‌هایش شک کند و دائماً بابت استانداردهای انجام کار نگران باشد و همین تردید و نگرانی، در او استرس ایجاد کند.
برای کاهش اثرات این دسته از عوامل استرس شغلی لازم است به کارکنان یادآور شوید که آن‌ها انسان هستند و محال است بتوانند مثل یک ربات، همواره در سطح بهینه عمل کنند. به آن‌ها تأکید کنید که گاهی هم استراحت کنند و اگر احساس می‌کنند به تجدیدقوای فکری نیاز دارند، با ایجاد یک وقفه موقتی، روی پروژه‌های آسان‌تر متمرکز شوند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت مشتریان، یک راهکار عالی دیگر برای کاهش استرس کارکنان است. تعامل با مشتریان، از نظر ذهنی و روانی می‌تواند کاری بسیار خسته‌کننده باشد و وقتی چنین فشاری از دوش کارکنان برداشته شود، احتمال بروز استرس در آن‌ها نیز تا حد زیادی کاهش می‌یابد.
بی‌تردید یکی از اصلی‌ترین عوامل استرس شغلی، محیط کار است. یک محیط کاری استرس‌زا، برای کارکنان به معنای واقعی کلمه، فرقی با جهنم ندارد. در چنین محیطی، ضرب‌الاجل‌های زمانی روزانه، دائماً کارکنان را تحت‌فشار قرار می‌دهند و به نظر می‌رسد هیچ راه فراری هم نیست! از آن بدتر اینکه گاهی کارکنان حتی در خانه هم از امور پرفشار شغلی در امان نیستند و گاهی با یک تماس یا ایمیل اضطراری، آرامشی که حق مسلمشان است، از آن‌ها سلب می‌شود.
حتی اگر ماهیت شغل طوری باشد که محیط کار را به یکی از عوامل استرس شغلی تبدیل کند، باز هم برای کاهش استرس کارکنان راهکارهایی وجود دارد. استفاده از گیاهان و خلق فضای سبز در دفاتر کاری، ایده‌ای ساده و درعین‌حال بسیار مؤثر است. قدم زدن در فضای آزاد در تایم استراحت کاری نیز می‌تواند به آرامش و تجدیدقوای ذهنی کمک زیادی کند. تقسیم روز یا پروژه کاری به چند بلوک زمانی هم یک راهکار خوب دیگر است که به کارکنان اجازه می‌دهد مدیریت بهتری روی امور داشته باشند.
بسیاری از عوامل استرس شغلی، خودشان به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم از ارتباط ضعیف نشئت می‌گیرند. متأسفانه در اغلب موارد، افرادی در تیم‌های کاری حضور دارند که به‌طور ذاتی، فاقد مهارت لازم در برقراری ارتباط هستند. زمانی که این افراد در مناصب مدیریتی باشند یا مجبور باشید مستقیماً با آن‌ها کار کنید، اوضاع بدتر می‌شود! ارتباط ضعیف می‌تواند باعث ایجاد ابهام در اهداف و مراحل انجام یک پروژه شود و بعضاً یک تیم را به گمراهی بکشاند. در چنین شرایطی، همه چیز به هم می‌ریزد و بخش زیادی از زحمات تیم هدر می‌رود و واضح است که تنش‌های روانی و دوباره‌کاری‌ها، استرس زیادی را به کارکنان تحمیل می‌کنند.
برای حل این مسئله، باید به‌طور مستمر با کارکنان، ارتباط شفاف و مؤثر برقرار کنید و مطمئن شوید کل تیم از وظایف و اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه درک درستی دارد. درنهایت اگر هم دیدید یکی از اعضای تیم، ظرفیت ارتباطی بسیار پایینی دارد و تلاش‌های همه‌جانبه نیز تغییری در ماجرا ایجاد نمی‌کنند، می‌توانید وظایفی را به او بسپارید که حداقلِ تأثیر را بر کار سایر اعضای تیم دارند.
ترس از اخراج شدن را می‌توان یکی از ویرانگرترین عوامل استرس شغلی دانست. چنین ترسی در اغلب مواقع، به ایجاد یک حلقه بازخورد منفی منجر می‌شود که در آن میزان استرس بالای کارکنان، عملکرد آن‌ها را به‌طور مستمر ضعیف می‌کند و این عملکرد ضعیف به‌نوبه خود، سطح استرس را بالاتر می‌برد و این چرخه همین‌طور ادامه دارد.
ساده‌ترین روش جلوگیری از بروز این نوع استرس، دادن این اطمینان خاطر به کارکنان است که هرگز اخراج نمی‌شوند و سازمان تحت هر شرایطی از آن‌ها پشتیبانی می‌کند و حتی اگر ضعیف‌ترین عملکرد ممکن را داشته باشند، باز هم این حمایت و پشتیبانی را از دست نخواهند داد.
از بین عوامل استرس شغلی، تعارض یکی از متداول‌ترین آن‌هاست که مدیریت آن از مدیریت ترس از اخراج شدن هم سخت‌تر است. تعارض می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد که برخی از آن‌ها بسیار ساده و برخی دیگر پیچیده‌تر هستند. تا زمانی که مسئله تعارض در محیط کار حل نشود، کارکنانی که درگیر آن هستند از ابتدا تا انتهای تایم کاری، در معرض استرس قرار می‌گیرند و استمرار این وضعیت، می‌تواند همه چیز را خراب کند.
تعامل مؤثر و رفع موانع ارتباطی، بهترین راهکار مدیریت تعارض است. مدیران باید در فواصل زمانی معین با کارکنان، جلسات رودررو داشته باشند و با دریافت بازخورد از آن‌ها، مسائل بالقوه‌ای را که مستعد تبدیل شدن به تعارض هستند، شناسایی کنند. این پیش‌دستی در مدیریت تعارض، کلید حل‌وفصل مؤثر آن است.
هفت مورد از عوامل استرس شغلی را که در این مطلب شناختیم، منحصراً به محیط کار مربوط می‌شوند. بااین‌حال، استرس می‌تواند عوامل و منابع دیگری هم داشته باشد؛ منابعی که هرچند ارتباطی با شغل و محل کار ندارند اما خواه‌ناخواه روی زندگی شغلی افراد تأثیر می‌گذارند.
برای کاهش تأثیر عوامل استرس شغلی، معمولاً باید منابع ایجاد آن را از بین برد اما زمانی که منبع استرس به‌عنوان‌مثال، مشکلات خانوادگی باشد، احتمالاً مدیران کار زیادی نمی‌توانند انجام دهند. بااین‌حال در چنین شرایطی، مهارت انسانی مدیران اهمیت زیادی پیدا می‌کند. آن‌ها می‌توانند از طریق ادراک، همدلی و همین‌طور اتخاذ سیاست‌های ویژه در ارتباط با کارکنان خاص، عبور از بحران و مدیریت استرس را برای آن‌ها آسان کنند.
