چطور به‌عنوان یک مدیر رابطه آسیب‌دیده با کارمند خود را بهبود دهیم؟

بهبود رابطه با کارمند، مهارتی مهم است که همه مدیران باید واجد آن باشند. روابط حرفه‌ای مخدوش، مانع از شکل‌گیری تعامل و همکاری می‌شوند و برای سازمان پیامدهایی منفی ایجاد می‌کنند.

بهبود رابطه با کارمند برای مدیری که اخیراً با یکی از کارکنان دچار مشکل شده یک چالش سخت است. نزدیکی مجدد و تجدید رابطه مؤثر، زیرکی و درایت خاصی را می‌طلبد و متأسفانه همه مدیران نمی‌توانند آن‌طور که انتظار می‌رود، از عهده انجام این کارها برآیند. تضعیف اعتماد متقابل، تعامل منفی حین ارزیابی عملکرد، اختلافات شخصی و مواردی ازاین‌دست، همه و همه می‌توانند بازگشت به شرایط عادی را به کاری سخت تبدیل کنند. این مسائل ممکن است گاهی حتی در بهترین و بالنده‌ترین فرهنگ‌های سازمانی که مُشوق ارتباطات باز، راحتی و احساس امنیت در روابط بین اعضای سازمان با یکدیگر هستند، بروز یابند.

 

بهبود رابطه با کارمند

 

به‌هرتقدیر، بالاخره باید برای بهبود رابطه با کارمند، کاری کرد. روابط آسیب‌دیده در محیط کار، به نفع هیچ‌کس نیست و این درنهایت، کل سازمان است که از پیامدهای منفی آن متضرر می‌شود. همه شاخص‌های کلیدی عملکرد در وهله نخست به کیفیت ارتباط بستگی دارد و اگر ارتباط آن کیفیت لازم را نداشته باشد، آنگاه انتظار و توقع پیشرفت سازمان، چندان منطقی نیست.

مدیران شایسته از اهمیت برقراری ارتباط مؤثرِ فردی و حرفه‌ای با کارکنان آگاه هستند و به همین دلیل، اگر گاهی به هر دلیلی، مشکلی در روابط ایجاد شود، خیلی زود و البته به شکلی حساب‌شده برای بهبود رابطه با کارمند، دست‌به‌کار می‌شوند. اگر شما هم به‌عنوان یک مدیر، اخیراً با یکی از کارکنان به مشکل برخورده‌اید و درصدد ترمیم رابطه آسیب‌دیده با او هستید، پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

بپذیرید که مشکلی وجود دارد

اگر احساس می‌کنید که بین شما با یکی از کارمندان، مشکلی وجود دارد، احتمالاً همین‌طور است! هرچند نادیده گرفتن علائم هشداردهنده به این امید که مشکل خودبه‌خود حل شود، وسوسه‌انگیز به نظر می‌رسد، اما معمولاً چنین اتفاقی نمی‌افتد. درست مثل یک رابطه شخصی، اگر یک رابطه کاری نامطلوب را به حال خودش رها کنید و برای بهبود رابطه با کارمند، اقدامی نکنید، احتمالاً آن رابطه از "بد" به "بدتر" تغییر وضعیت می‌دهد.

شرط اول بهبود رابطه با کارمند، پذیرش مسئله است. فقط در این صورت است که می‌توانید گام‌های مؤثری برای حل مسئله بردارید. بعد از پذیرش، سؤالات زیادی هستند که باید سعی کنید به آن‌ها پاسخ دهید. علت اصلی مشکل چیست؟ شما چه مسئولیتی دارید؟ بروز این مسئله چه پیامدهایی داشته و اگر نتوانید به‌خوبی آن را حل‌وفصل کنید، چه اتفاقاتی رخ می‌دهند؟

پاسخ دادن به سؤالاتی از این دست، آسان نیست. این کار به مدیری نیاز دارد که بتواند یک قدم به عقب بازگردد و به‌واسطه خودآگاهی کافی، خطاهایش را بشناسد و بپذیرد. به‌عنوان‌مثال، برخی از مدیران به‌واسطه عملکرد ضعیف یک کارمند یا نواقص و کاستی‌های دیگری که در وی احساس می‌کنند، ناامید و آشفته می‌شوند اما قادر به انتقال و بروز این آشفتگی نیستند. متأسفانه این نارضایتی‌ها و مشکلاتی که در پی آن‌ها ایجاد می‌شوند، از بین نمی‌روند. این ناامیدی و آشفتگی استمرار می‌یابد و هر چقدر مدیر از کارمند ناراضی‌تر شود، روابط بین آن‌ها نیز بدتر شده و کارمند هم به‌مرور، حالت تدافعی به خود می‌گیرد. اگر مدیر از همان ابتدا، نارضایتی‌اش را به شکل درستی بروز می‌داد و به کارمند در اصلاح عملکردش کمک می‌کرد، مطمئناً ماجرا به اینجا نمی‌کشید؛ این‌طور نیست؟

توجه داشته باشید که هرچند بررسی ریشه‌های ایجاد مسئله، گامی مهم در بهبود رابطه با کارمند است اما اهمیت آن به پای پذیرش مسئله و اقدام برای حل آن نمی‌رسد.

ویژگی‌های یک رابطه سالم را بشناسید

دریافت گزارش‌های مستقیم، بخش مهمی از رابطه مدیر با کارکنان است. شما به‌عنوان یک مدیر باید توجه و مراقبتتان را از تیم نشان دهید و اعتماد و احترام اعضای تیم را جلب کنید. رابطه کاری سالم، لزوماً رابطه‌ای نیست که بعد از پایان ساعات کاری با کارمندان دیگر، قهوه بنوشید! رابطه سالم پلی است که شما را برای تحقق اهداف مشترک حرفه‌ای و سازمانی، به کارکنان دیگر متصل می‌کند و باعث شکل‌گیری همکاری و اعتماد می‌شود.

 

بهترین روش برای ارتباط با کارمندان

 

پاسخ به این سؤال که یک مدیر، چقدر می‌تواند بدون اینکه مشکلی پیش بیاید، به کارکنانش نزدیک شود، چندان آسان نیست. اما به‌عنوان یک قاعده کلی باید بدانیم که دوستی نزدیک، در اغلب موارد مشکلاتی را ایجاد می‌کند. غیرممکن است که بتوانید همه گزارش‌های دریافتی از کارکنانِ تابع را تأیید کنید و مواقعی هم پیش می‌آید که حرف باید حرف شما باشد. یک رابطه دوستی، مبتنی بر نیازهای برابر است و هرچند که انصاف، یکی از ویژگی‌های بارز مدیران و رهبران موفق محسوب می‌شود اما باید بپذیریم که به‌هرحال، در رابطه مدیر با کارکنان، نوعی نابرابری ماهوی (از نظر قدرت) وجود دارد. شما آن‌ها را مدیریت می‌کنید و آن‌ها در پایان هر روز برای هدایت نزد شما مراجعه می‌کنند تا بدانند چه کاری باید انجام دهند؟

احترام، اعتماد و بهره‌وری، سه ویژگی اصلی یک رابطه حرفه‌ای موفق هستند. مدیران نیاز به افرادی دارند که کارها را در زمان مقرر و به‌درستی انجام دهند و کارکنان نیز هدایتگری معتمد می‌خواهند تا بتوانند با اشتیاق و علاقه وظایفشان را انجام دهند. اگر روابط مدیر با یکی از اعضا، این‌گونه نباشد، مدیر باید هر چه زودتر برای بهبود رابطه با کارمند اقدام کند.

مکالمات چهره به چهره داشته باشید

برای بهبود رابطه با کارمند و پیشگیری از بروز مسائل، شما باید علاوه بر دریافت گزارش‌های مستقیم، زمان بیشتری را به مکالمه چهره به چهره با او اختصاص دهید. اهمیت این جلسات که می‌توانند هفتگی یا هر دو هفته یک‌بار باشند، هم برای شما و هم برای کارمند بسیار زیاد است. به‌این‌ترتیب، شما می‌توانید انتظارات و دغدغه‌هایتان را بهتر به کارکنان انتقال دهید و آن‌ها هم احساس می‌کنند که حرف‌هایشان شنیده شده و برای انجام‌وظیفه، از حمایت و پشتیبانی کافی برخوردار هستند.

وقتی رابطه بین یک مدیر و کارمند، شکرآب شود، این جلسات رنگ و بوی متفاوتی به خود می‌گیرند. طرفین اغلب با یکدیگر درگیر می‌شوند و به شکلی فزاینده نسبت به هم موضع تدافعی می‌گیرند. در چنین شرایطی، مسائل اصلی به حاشیه رانده شده یا برای پرهیز از درگیری‌های بیشتر، آن‌طور که لازم است به آن‌ها پرداخته نمی‌شود.

یکی از گام‌های مهم برای بهبود رابطه با کارمند این است که برای گفتگو درباره مسئله‌ای که باعث ایجاد مشکل شده، جلسه‌ای با او برگزار کنید. این جلسه می‌تواند یکی از همان جلسات منظم هفتگی یا یک جلسه کاملاً ویژه و خارج از برنامه باشد. این جلسات حتماً باید خصوصی باشند تا بتوانید آزادانه درباره موضوع گفتگو و مسئله را حل‌وفصل کنید. اگر جایی خطایی مرتکب شده‌اید، باید درصدد جبران آن برآیید و درعین‌حال، باید انتظاراتتان را به‌عنوان یک مدیر، به‌صراحت بیان کنید. شما باید با کارمندتان یک رابطه حرفه‌ای درست داشته باشید. رابطه‌ای که بر مبنای آن بتوانید به او اعتماد کنید و خیالتان از بابت انجام امور به بهترین شکل ممکن، راحت باشد. فراموش نکنید که جلسه بهبود رابطه با کارمند را نباید با یک اولتیماتوم خصمانه اشتباه بگیرید. آنچه باید به‌عنوان یک مدیر و مربی انجام دهید، تأکید بر اهداف مهم سازمان و انتظارات منطقی‌تان از کارکنان است.

 

روش ارتباط سالم با مدیر

 

گام‌های متقابل بردارید

این مهم‌ترین بخش از فرایند بهبود رابطه با کارمند است. شما مشکلات را شناسایی کرده‌اید، مسئولیت نقشتان را در رابطه پذیرفته‌اید و درباره انتظارات، اهداف و مراحل بعدی، با کارمندتان گفتگو کرده‌اید.

برای ترمیم رابطه هر دو طرف باید از ابتدا شروع کنند و به دیگری در راستای نشان دادن تعهد و تمایلشان برای ایجاد تغییر، فرصت متقابل دهند. گفتگوهای منظم را ادامه دهید و هر زمان که احساس کردید مشکلی هست، به جای اینکه بگذارید اوضاع بدتر شود، آن را بیان کنید و درنهایت، بیشتر از هر چیز دیگر، صبور باشید.

بهبود رابطه با کارمند، فرایندی یک‌شبه نیست. حین دریافت گزارش‌ها، گفتن اینکه هر کارمند چه کاری باید انجام دهد، به‌تنهایی کفایت نمی‌کند. اینکه صرفاً بگویید فلان کار را انجام بده و انتظار تغییر داشته باشید، منطقی به نظر نمی‌رسد. ترمیم رابطه به برقراری ارتباط عمیق‌تری نیاز دارد.

سخن آخر

در بحث بهبود رابطه با کارمند، به خاطر داشته باشید که هر قدر هم اوضاع خوب پیش برود، هرگز نمی‌توانید کارکنانتان را به انسان‌هایی که "نیستند"، تبدیل کنید و آن‌ها را تغییر دهید. شما می‌توانید به آن‌ها در مسیر کسب مهارت‌های جدید و بهبود عملکرد کمک کنید و مهارتشان را در حل مسائل ارتقا دهید اما درعین‌حال، باید واقع‌بین باشید. ترمیم رابطه با کارمند یک بحث و حل اساسی مشکلات ناشی از عدم انطباق افراد با پست‌های سازمانی‌شان، بحثی دیگر است.

مدیران آگاه، روابط آسیب‌دیده را به حال خودشان رها نمی‌کنند بلکه با رویکردی حرفه‌ای، برای بهبود رابطه با کارمند، پیش‌قدم می‌شوند.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: