ابزارهایی برای بهبود فعالیت تیم دورکار

ابزارهای دورکاری، همان حلقه‌ها‌‌ی واسطی هستند که اعضای آن دسته از تیم‌هایی را که بنا به ترجیح یا اجبار، باید دور از هم و به‌طور مشترک کار کنند، به یکدیگر پیوند می‌دهند.

فرقی نمی‌کند بحرانی مثل کرونا، شرکت یا کسب‌وکارتان را به پذیرش دورکاری مجبور کرده باشد یا به میل خودتان و برای بهره‌برداری از مزایای دورکاری، از آن استقبال کرده باشید. درهرصورت برای شکل‌گیری یک تعامل سازنده بین اعضای تیم‌های دورکار، به ابزار نیاز دارید. تیم‌های از راه دور با توجه به فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند، نیازهای حرفه‌ای متفاوتی دارند و همین نیازها، مبنای انتخاب ابزارهای دورکاری هستند.

آیا مهم‌ترین ابزارهای موردنیاز دورکاری را می‌شناسید؟ در این مطلب از تینت، 6 ابزار دورکاری عالی را به شما همراهان همیشگی‌مان معرفی می‌کنیم که با استفاده از آن‌ها می‌توانید، انسجام، کارایی و هم‌افزایی را به سه خصوصیت اصلی تیم‌های دورکارِ تحت سرپرستی‌تان تبدیل کنید.

 

ابزارهای دورکاری

 

۱- Time Doctor

یکی از بهترین و کارآمدترین ابزارهای دورکاری که با استفاده از آن می‌توانید بهره‌وری تیم‌های کاری را به شکل چشمگیری افزایش دهید، Time Doctor است. یک نرم‌افزار ردیابی و مدیریت زمان که به شما و اعضای تیم کمک می‌کند تا اتلاف وقت را به حداقل برسانید.

برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار Time Doctor عبارت‌اند از:

  • ایجاد وظایف اختصاصی برای هر یک از اعضای تیم و کنترل زمان آغاز، پایان و همین‌طور مدت‌زمان انجام هر وظیفه توسط آن‌ها
  • ایجاد یک سیستم حضوروغیاب برای اعضای تیم و کنترل زمان شروع و اتمام روز کاری از سوی آن‌ها
  • نظارت بر وبگردی اعضای تیم و ردیابی پیمایش احتمالی هر یک از اعضا در وب‌سایت‌های غیر کاری
  • مدیریت پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
  • ایجاد خلاصه گزارش از شرح وظایف و زمان انجام آن‌ها
  • تنظیم اعلان‌های یادآور برای حصول اطمینان از پیشرفت درست امور

استفاده از نرم‌افزار Time Doctor، تشکیل تیم‌های کاری منسجمی را مقدور می‌کند که می‌توانند در مدت‌زمان کمتر، کارهای بیشتری را انجام دهند.

۲- Slack

موفقیت تیم‌های دورکار در وهله نخست، به کیفیت ارتباط بین اعضای تیم بستگی دارد و نرم‌افزار Slack را می‌توان یکی از معروف‌ترین ابزارهای دورکاری دانست که امکان برقراری ارتباط بلادرنگ بین اعضای تیم را فراهم می‌سازد. Slack یک ابزار حیاتی برای آن دسته از تیم‌های دورکاری محسوب می‌شود که همواره به یک مسیر ارتباطی باز نیاز دارند.

با استفاده از نرم‌افزار Slack می‌توانید:

  • برای تیم‌های کاری مختلف، کانال‌های مجزایی ایجاد کنید تا از طریق دسته‌بندی آن‌ها، سازمان‌دهی و مدیریت هر تیم آسان‌تر شود
  • فایل‌ها و اسناد کاری را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید
  • برنامه‌های شخص ثالث را ادغام کنید
  • پیام‌های ردوبدل شده را بایگانی کرده و از طریق قابلیت جستجو به آن‌ها دسترسی پیدا کنید
  • با اعضای تیم، تماس صوتی و تصویری داشته باشید

با استفاده از نرم‌افزار Slack و به لطف ایجاد کانال‌های سازمان‌یافته‌ی ارتباطی، می‌توانید هماهنگی فوق‌العاده‌ای بین اعضای تیم ایجاد کنید.

 

نرم افزارهای دورکاری

 

۳- Google Drive

در فهرست بهترین ابزارهای دورکاری، نباید از سرویس کاربردی شرکت گوگل غافل بمانیم. سرویسی که در عین سادگی، امکانات ارزشمندی را در اختیار تیم‌های دورکار قرار می‌دهد. سادگی محیط گوگل درایو، این ابزار را بالأخص برای افراد مبتدی که تجربه زیادی در زمینه دورکاری یا مدیریت تیم‌های دورکار ندارند، به گزینه‌ای مناسب تبدیل می‌کند.

با استفاده از گوگل درایو می‌توانید اسناد مختلفی را در برنامه‌هایی مثل Word، Excel و حتی Powerpoint با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. به‌عنوان سرپرست یا مدیر تیم، امکان صدور مجوز دسترسی برای برخی از اعضای تیم به اسناد موردنظر و مشاهده و ویرایش آن‌ها برایتان فراهم است. علاوه بر این، اعضای تیم دورکار در گوگل درایو می‌توانند به‌صورت مشترک روی یک یا چند فایل کار کنند و ضمن اِعمال تغییراتِ بلادرنگ در فایل، نظراتشان را در قسمت‌های موردنیاز درج کرده و حتی در محیط برنامه با یکدیگر چت کنند.

اعضای تیم در گوگل درایو می‌توانند ضمن دریافت و ذخیره‌سازی اسناد، تصاویر و همین‌طور انواع فایل‌های صوتی و ویدئویی، وظایفشان را با توجه به چارچوب و سازمان‌دهی قبلی، به‌راحتی انجام داده و صرفاً از طریق لاگین کردن به ایمیل، در هر موقعیتی و با هر دستگاهی، به فایل‌های مشترک در محیط برنامه دسترسی داشته باشند.

امکان اسکن اسناد مهم و بارگذاری مستقیم آن‌ها در برنامه، یکی دیگر از قابلیت‌های عالی گوگل درایو است. هر یک از اعضای تیم در حالت آفلاین هم می‌توانند روی فایل‌های مشترک کار کنند و در صورت لزومِ دسترسی به نسخه‌های قدیمی‌تر فایل‌ها، این نسخه‌ها را مجدداً از محیط اشتراکی، دریافت کنند.

گوگل درایو، یک پلتفرم شگفت‌انگیز و بی‌تردید یکی از بهترین ابزارهای دورکاری محسوب می‌شود. بااین‌حال، تسلط کامل روی آن برای افرادی که به‌طور هم‌زمان از همه سرویس‌های این پلتفرم استفاده نمی‌کنند، شاید کمی زمان‌بر باشد. بنابراین اگر برای ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و مشاهده فایل‌ها و اسناد کاری، به محیط ساده‌تری نیاز دارید، می‌توانید از سرویس Dropbox استفاده کنید.

۴- Zoom

مدیریت تیم‌های دورکار، گاهی به برگزاری جلسات یا میتینگ‌های از راه دور نیاز دارد. نرم‌افزار Zoom یک انتخاب عالی برای برگزاری این جلسات است که مخصوصاً بعد از شیوع ویروس کرونا، به‌عنوان یکی از ابزارهای دورکاری، شهرت دوچندانی پیدا کرد. Zoom به‌عنوان یکی از قدرتمندترین نرم‌افزارهای وبینار، محدودیتِ فاصله جغرافیایی بین اعضای تیم‌های دورکار را تا حد زیادی رفع نموده و آن‌ها را برای حضور در یک جلسه مجازی، با کیفیت صدا و تصویر HD دور هم جمع می‌کند.

یکی از قابلیت‌های عالی ابزار Zoom این است که اعضای تیم می‌توانند صفحه‌نمایش گوشی یا کامپیوترشان را با دیگران به اشتراک بگذارند. بنابراین اگر می‌خواهید مثلاً روش کار کردن با یک نرم‌افزار را به یکی از اعضای تیم یاد دهید، Zoom یک انتخاب فوق‌العاده برای این منظور است.

۵- LastPass

در دنیای دیجیتال امروز، داشتن حساب‌های کاربری متعدد با رمزهای عبور متفاوت، نکته عجیبی نیست و مهم‌تر اینکه اکثر این حساب‌های کاربری، جزء لازمه‌های ضروری راه‌اندازی و مدیریت یک کسب‌وکار موفق هستند. بنابراین در پنجمین مورد از فهرست بهترین ابزارهای دورکاری به معرفی یک نرم‌افزار عالی برای مدیریت پسورد یعنی LastPass می‌پردازیم.

این نرم‌افزار ضمن محافظت از رمزهای عبور حساب‌های کاربری، امکان اشتراک‌گذاری این رمزها را با اعضای تیم دورکار فراهم می‌کند. در LAstPass می‌توانید برای حساب‌های کاربری مختلف، رمزهای عبور متفاوتی تعریف و ذخیره کنید. به هر عضو تیم، یک رمز اصلی برای ورود به سیستم تعلق می‌گیرد و هر جا که برای ورود به یک حساب کاربری خاص، نیازی به تایپ پسورد باشد، این کار به‌صورت خودکار انجام می‌شود.

مدیریت پسورد، یکی از نکات بسیار مهم برای آن دسته از مشاغل آنلاینی محسوب می‌شود که دارای نیروهای دورکار هستند. بااین‌حال، این ضرورت معمولاً آن‌قدر که لازم است، جدی گرفته نمی‌شود و جای خالی یک نرم‌افزار مدیریت پسورد در بین بسیاری از فهرست‌های مهم‌ترین ابزارهای دورکاری، توی ذوق می‌زند!

۶- Trello

یکی از ساده‌ترین و درعین‌حال بهترین ابزارهای دورکاری مخصوصاً برای مدیریت پروژه، نرم‌افزار Trello است. نرم‌افزاری که رایگان بودن استفاده از آن، جذابیت و متعاقباً میزان محبوبیتش را چند برابر می‌کند.

 

ابزارهای مورد نیاز دورکاری

 

Trello به‌عنوان یکی از کارآمدترین ابزارهای دورکاری، یک پلتفرم مشارکتی مبتنی بر ابر است که آپشن‌های مختلفی را در اختیار تیم‌های دورکار قرار می‌دهد. برخی از مهم‌ترین این آپشن‌ها عبارت‌اند از:

  • امکان جابه‌جایی تسک‌ها یا وظایف کاری با استفاده از قابلیت Drag and Drop
  • امکان تخصیص وظایف، تعیین ضرب‌الاجل زمانی و همین‌طور افزودن توضیحات
  • افزایش کارایی ابزار به‌واسطه امکان ادغام با برنامه‌های دیگر
  • همگام‌سازی پروژه‌ها در دیوایس‌های مختلف و امکان دسترسی آسان به آن‌ها
  • آپلود آسان انواع فایل از مکان‌های مختلف
  • دعوت از افراد جدید و اضافه کردن آن‌ها به تیم پروژه

Trello همه نیازهای اساسی تیم‌های دورکار درگیر در یک پروژه را به‌خوبی تأمین می‌کند. بااین‌حال ابزارهای دورکاری جامع‌تری نیز برای این منظور وجود دارند که در صورت نیاز می‌توانید استفاده از آن‌ها را نیز در دستور کار قرار دهید. در این خصوص می‌توانیم از برنامه‌هایی مثل Hootsuite و CoSchedule نام ببریم.

سخن آخر

ابزارهای دورکاری، بستری عملی را برای شکل‌گیری یک همکاری مؤثر بین اعضای تیم‌های راه دور فراهم نموده و صرفه‌جویی‌های چشمگیر مالی و زمانی را برای کسب‌وکارهای مختلف به ارمغان می‌آورند. بنابراین دسترسی به یک پکیج جمع‌وجور و درعین‌حال کارآمد که شامل بهترین نرم‌افزارهای دورکاری باشد، اهمیت زیادی دارد.

تیم‌های دورکار با توجه شرایط، نیازهای حرفه‌ای متفاوتی دارند و هر کدام از 6 نرم‌افزاری که در این مطلب به آن‌ها پرداختیم، می‌توانند در کنار هم، کلیه این نیازها را پوشش دهند. واضح است که تعداد ابزارهای دورکاری، بسیار بیشتر از این‌هاست که ما با توجه به محدودیت مجال، به ذکر چند مورد از بهترین این ابزارها بسنده کردیم.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: