سوال‌هایی که پیش از تفویض اختیار باید از خود بپرسید!

آشنایی با اصول تفویض اختیار به رهبران و مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند مسئولیت‌های خود را با سایر کارکنان به اشتراک بگذارند. این امر، به شکل قابل توجهی به صرفه‌جویی در وقت و انرژی مدیران کمک کرده و در پیشرفت و ارتقاء مهارت‌های نیروی کار با استعداد موثر است.

آشنایی با اصول تفویض اختیار در محیط‌های کاری پرتکاپو، سریع و چند منظوره کنونی امری ضروری است. مطالعات اخیر Gallup در زمینه قابلیت تفویض اختیار رهبران و تاثیر آن در سازمان‌ها نشان می‌دهد، مدیرانی که از توان بالا در زمینه واگذاری اختیار برخوردارند به مراتب بیش از سایرین موجب رشد و گسترش سازمان خود خواهند بود.

با این حال، لازم است توجه داشته باشید، آشنایی با اصول تفویض اختیار تنها برای مدیران سطح بالا مفید نخواهد بود. این امر، علاوه بر تاثیر مستقیم بر میزان کارایی و بهره‌وری می‌تواند استعدادها و نقاط قوت کارکنان را به شکل قابل توجهی تقویت کرده و عامل موثری در افزایش تحرک سازمانی باشد.

 

اصول تفویض اختیار

 

چقدر با اصول تفویض اختیار آشنایی دارید؟

برای آن که از میزان آشنایی خود با اصول تفویض اختیار اطمینان یابید، بهتر است پیش از هرگونه اقدامی به سوالات زیر پاسخ دهید:

۱- آیا حاضرید کنترل کارها را به سایرین واگذار کنید؟

۲- آیا با استعدادهای ویژه کارکنان خود آشنایی داشته و می‌دانید هر یک از آن‌ها در چه زمینه‌ای می‌توانند بهتر از سایرین عمل کنند؟

۳- آیا واقعا به رشد حرفه‌ای کارمندان خود اهمیت می‌دهید؟

۴- آیا با ترجیحات کارکنان خود آشنایی دارید؟

۵- آیا می‌دانید تفویض چه اختیاراتی به کدام یک از کارکنان می‌تواند زمینه رشد و پیشرفت آن‌ها را فراهم کند؟

۶- آیا اطلاعات و ابزار لازم برای انجام وظایف را تهیه و جمع‌آوری کرده و در اختیار هر یک از کارکنان قرار می‌دهید؟

۷- آیا انتظارات خود را به طور مداوم و به روشنی مشخص کرده و فرصت تحقق بخشیدن به آن‌ها را برای کارمندان خود فراهم می‌کنید؟

۸- آیا در زمینه عهده‌دار شدن وظایف جدید و استقلال رای و تصمیم‌گیری به کارکنان خود اطمینان دارید؟

۹- آیا به طور منظم بر روند کار نظارت کرده و در پایان پروژه بازخوردهای سازنده‌ای را به کارکنان ارائه می‌دهید؟

۱۰- آیا با شناسایی و قدردانی از کارکنان سخت‌کوش، در جهت ایجاد و توسعه فضای احترام متقابل گام برمی‌دارید؟

توجه داشته باشید، لازم است پاسخ‌های خود را به صادقانه‌ترین روش ممکن ارائه دهید. پس از انجام این کار، امتیاز به‌دست آمده را بررسی کنید. اگر امتیاز پایینی کسب کرده‌اید، لازم نیست نگران باشید! اطمینان داشته باشید، شما تنها نیستید! اغلب رهبران و مدیران سازمانی با اصول تفویض اختیار آشنایی چندانی ندارند. مشکل اصلی این است که کارمندان شما هم به این امر واقف هستند. در اصل، 78 درصد از کارمندانی که در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ فعالیت می‌کنند بر این باورند که امور روزمره مدیران رده بالا به شکل کاملا موثرتری می‌تواند در سطوح پایین‌تر انجام شود.

 

تفویض اختیار چیست؟

 

تفویض اختیار به چه منظوری انجام می‌گیرد؟

براساس مطالعات انجام شده توسط Gallup، اغلب مدیران و رهبران سازمانی از موضوع تفویض اختیار برداشت نادرستی دارند. منظور این است که این روند باید به عنوان فرصتی برای کارکنان با استعداد در نظر گرفته شده و به قصد توسعه فعالیت‌ها و بهبود عملکرد کلی سازمان انجام گیرد.

مجموع عوامل یاد شده در بهبود مهارت‌ها و توانایی‌های فردی، بالا بردن اعتماد به‌نفس کارکنان، توسعه فعالیت‌ها، صرفه‌جویی در وقت و نهایتا در پیشرفت استراتژیک و دستیابی به نتایج بهتر تاثیرگذار خواهد بود. با توجه به آن چه گفته شد، لازم است به خاطر داشته باشید:

  • تفویض اختیار برمبنای ذهنیت شخصی برای به حداکثر رساندن زمان مفید و قابل استفاده مدیران انجام می‌گیرد. به این ترتیب، رهبران سازمانی می‌توانند در حوزه‌های تخصصی‌تری فعالیت کرده و سود بیش‌تری را برای شرکت ایجاد کنند.
  • تفویض اختیار برمبنای ذهنیت توسعه به منظور ایجاد فضای پیشرفت و افزایش مهارت‌ها و توانایی‌های کل تیم انجام گرفته و در نهایت به پیشبرد اهداف سازمانی کمک می‌کند.

به‌کارگیری اصول تفویض اختیار در جهت دستیابی به اهداف سازمان

به‌کارگیری اصول تفویض اختیار به مدیران و رهبران سازمان‌ها کمک می‌کند وظایف خود را با سایر کارمندان تقسیم کنند. این امر، نه تنها فرصت رشد و پیشرفت را در اختیار کارکنان قرار می‌دهد؛ بلکه احتمال دستیابی به اهداف را در کوتاه‌ترین زمان ممکن افزایش می‌دهد. طبیعتا، هیچ فردی نمی‌تواند کلیه وظایف سازمانی را به تنهایی انجام دهد. مدیران هم از این قاعده مستثنا نیستند. بنابراین، تقسیم کار و تفویض اختیار به آن‌ها کمک می‌کند از مهارت‌ها و توانایی‌های افراد به شیوه کارآمدتری بهره جویند.

پیش از تفویض اختیار به سوالات زیر پاسخ دهید!

اکنون، زمان آن رسیده که وظایف خود را با کارکنان تقسیم کرده و با توجه به مهارت‌های آن‌ها، برخی اختیارات را به آن‌ها تفویض کنید. برای اطمینان بیش‌تر لازم است ابتدا به سوالات زیر پاسخ دهید:

۱- هدف و وظیفه اصلی شما در این سازمان چیست؟

بررسی اهداف و وظایف اصلی به شما کمک می‌کند روند کار و میزان موفقیت خود را ارزیابی کنید. آیا پیوسته و به بهترین شکل ممکن در جهت تحقق اهداف از پیش تعیین شده گام برمی‌دارید؟ یا بخش قابل توجهی از زمان ارزشمند خود را برای انجام مسئولیت‌هایی صرف می‌کنید که ارتباط چندانی با فلسفه وجودی شما در سازمان ندارند؟ اکنون، زمان آن است که بین مسئولیت‌های اصلی و امور فرعی تمایز قائل شده و انجام موارد اخیر را به سایرین واگذار کنید.

 

اصول مدیریت و رهبری تیم

 

۲- چه کارهایی را نباید انجام بدهید؟

پس از بررسی سوال نخست، احتمالا فهرستی از وظایف و مسئولیت‌های اصلی خود را فراهم کرده‌اید. بنابراین، اکنون زمان آن است که فعالیت‌های غیر ضروری و فرعی را به دیگران واگذار کنید. برای این منظور، لازم است به برخی پرسش‌های ثانویه پاسخ دهید:

  • سایرین چه کارهایی را به خوبی شما یا حتی بهتر از شما انجام می‌‌هند؟
  • کدام کارها را می‌توان به افراد کم‌تجربه‌تر واگذار کرد؟
  • کدام کارها به مسئولیت‌های پیشین شما مربوط بوده و در شرایط فعلی به شرح وظایف کنونی شما ارتباطی ندارند؟

۳- از انجام چه کارهایی واهمه دارید؟ انجام چه اموری را به تعویق می‌اندازید؟

در روند معمول امور سازمانی، کارهایی نظیر برنامه‌ریزی برای رویدادها، ارائه گزارش و بسیاری موارد دیگر وجود دارند که احتمالا علاقه چندانی به انجام آن‌ها ندارید. اگر واقعا از این قبیل امور واهمه دارید، بهتر است انجام آن‌ها را به دیگران واگذار کنید.

در مواردی، ممکن است این امور مستقیما به مسئولیت‌های اصلی شما ارتباط داشته باشند. با این حال، احتمالا تمامی انرژی شما را به خود اختصاص داده و سایر فعالیت‌های شما را مختل می‌کنند. طبیعی است که انرژی و زمان شما از مهم‌ترین منابعی هستند که باید برای انجام امور استراتژیک صرف شوند. به همین دلیل، لازم است هر چه زودتر از اتلاف این منابع ارزشمند جلوگیری کرده و هر چه سریع‌تر، مسئولیت‌های وقت‌گیر را به سایر کارمندان واگذار کنید.

سخن آخر

آشنایی با اصول تفویض اختیار، فهرست‌بندی امور ضروری و مطابق با اهداف و مسئولیت‌های سازمانی شما را امکان‌پذیر می‌کند. با واگذار کردن کارهای وقت‌گیر و غیر مرتبط، به راحتی می‌توانید میزان اتلاف انرژی خود را به حداقل کاهش دهید. انجام این کار، دستیابی هر چه سریع‌تر به اهداف سازمانی را ممکن می‌کند. در عین حال، تفویض اختیار به کارکنان مستعد از بهترین روش‌هایی است که به پرورش قابلیت‌های بالقوه آن‌ها کمک می‌کند. برای این منظور، بهتر است همین حالا دست به‌کار شده و با دقت هر چه تمام‌تر مسئولیت‌های خود را با بهترین نیروهای سازمانی تقسیم کنید.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: