چطور با بیشترین بهره‌وری کارها را به دیگران واگذار کنیم؟

افزایش بهره وری در تفویض اختیار تنها از طریق انتخاب وظایف مناسب برای واگذاری، شناسایی افراد ماهر و توانمند، به‌کارگیری روش‌های استراتژیک، تعیین زمان‌بندی و نظارت بر روند انجام امور و نتایج احتمالی امکان‌پذیر خواهد بود.

افزایش بهره وری در تفویض اختیار یکی از مهم‌ترین اهدافی است که باید به آن توجه داشت. واگذار کردن بخشی از کارها به سایر اعضاء تیم می‌تواند در پیشرفت آن‌ها تاثیر گذار باشد. در عین حال، انجام این کار به سبک‌تر شدن مسئولیت‌های مدیران نیز کمک کرده و تا حدود زیادی در کاهش استرس و بالا بردن بازده آن‌ها موثر خواهد بود. در واقع، تفویض اختیار از مهم‌ترین اصولی است که به بهبود نتایج و افزایش کارآیی کل تیم کمک می‌کند.

 

افزایش بهره وری در تفویض اختیار

 

افزایش بهره وری در تفویض اختیار به چه معناست؟

افزایش بهره وری در تفویض اختیار به معنای تلاش کم‌تر و دستیابی به نتایج بهتر است. این روزها، بسیاری از سازمان‌ها تلاش می‌کنند بازده خود را به حداکثر برسانند. با این حال گاهی اوقات، این امر موجب نادیده گرفتن خروجی و بی‌توجهی به نتایج می‌شود. بهینه‌سازی نتایج مستلزم استفاده از منابع مناسب و تمرکز بر بازگشت سرمایه است. طبیعتا، صرف منابع ارزشمند برای انجام فعالیت‌های کم ارزش از اصلی‌ترین عوامل افزایش هزینه و کاهش سود به حساب می‌آید. بنابراین، به منظور افزایش بهره وری و تفویض اختیار به بهترین شکل ممکن، لازم است ابتدا امور ارزشمند و کم ارزش را از یکدیگر تفکیک کنید.

تعیین وظایف ارزشمند، کلید افزایش بهره وری در تفویض اختیار

افزایش بهره وری در تفویض اختیار تا حدود زیادی به تعیین وظایف ارزشمند و تفکیک آن‌ها از سایر امور بستگی دارد. موارد زیر از مهم‌ترین ویژگی‌های وظایف باارزش به حساب می‌آیند:

  • دارای اهداف بلند مدت
  • سودآوری و درآمدزایی
  • موثر در کاهش هزینه
  • موثر در رشد و توسعه

چه وظایفی را می‌توان کم ارزش دانست؟

بسیاری از مدیران بخش قابل توجهی از زمان خود را به انجام امور کم ارزش و در عین حال، ضروری اختصاص می‌دهند. همان طور که پیش‌تر هم گفته شد، وظایف یاد شده از جهت میزان سودآوری و به‌کارگیری منابع از ارزش بالایی برخوردار نیستند. با این حال، اموری ضروری تلقی شده و پیش‌نیاز انجام سایر کارها به حساب می‌آیند. بدیهی است، تعیین این قبیل مسئولیت‌ها و واگذار کردن آن‌ها به سایر اعضاء گروه به شکل قابل توجهی در جلوگیری از اتلاف وقت مدیران موثر خواهد بود. در مجموع، مسئولیت‌های تکراری، روزمره و وقت‌گیر در گروه وظایف ضروری و در عین حال، کم ارزش دسته‌بندی می‌شوند. از این جمله، می‌توان موارد زیر را برشمرد:

  • بررسی ایمیل‌ها و پاسخ‌گویی به آن‌ها
  • پاسخ‌گویی به همه پرسش‌ها و تماس‌ها
  • برنامه‌ریزی برای جلسات و سمینارها
  • حضور در گردهم‌آیی‌ها و جلسات روتین
  • کلیه امور اداری

روش‌های افزایش بهره وری در تفویض اختیار

افزایش بهره وری در تفویض اختیار از روش‌های زیر امکان‌پذیر است:

  • شناسایی قابلیت‌های اعضاء تیم و اعتماد به توانایی‌های آن‌ها
  • آموزش افراد گروه
  • شناسایی منابع
  • تفویض اختیار براساس کاهش هزینه
  • بهبود ارتباطات و ارتقاء روحیه تیمی
  • کاهش زمان انجام کار
  • افزایش رضایت شغلی
  • بهینه‌سازی نتایج
  • بهبود تصمیم‌گیری

 

تفویض اختیار

 

چرا برخی مدیران از تفویض اختیار طفره می‌روند؟

تفویض اختیار در افزایش بهره‌وری تاثیرگذار است. با این حال، بسیاری از مدیران از انجام این کار طفره می‌روند. دلایل این امر را به اختصار می‌توان چنین برشمرد:

  • لزوم سرمایه‌گذاری برای توسعه توانایی‌های تیمی
  • لزوم صرف زمان قابل توجهی برای تشریح وظایف
  • تمایل به مدیریت خُرد
  • عدم تمایل برای استخدام افراد متخصص و گسترش تیم
  • عدم توانایی در تصمیم‌گیری
  • بی‌اعتمادی به مهارت‌های افراد گروه

افزایش بهره وری در تفویض اختیار به چه عواملی بستگی دارد؟

مهم‌ترین عوامل موثر در این امر عبارتند از:

زمان تفویض اختیار

زمان از مهم‌ترین عوامل موثر برای افزایش بهره وری و تفویض اختیار به حساب می‌آید. منظور این است که واگذاری مسئولیت‌ها باید از زمان‌بندی مناسبی برخوردار باشد. در عین حال، لازم است مدیران برای مدتی هم که شده وقت صرف کرده و از این روند پشتیبانی کنند. پشتیبانی از این امر به معنای ارائه آموزش کافی به کارکنان، نظارت بر روند اجرای امور و پذیرفتن ریسک احتمال بروز خطا و انجام نشدن به موقع پروژه است.

ویژگی‌های فردی اعضاء تیم

ویژگی‌های فردی اعضاء تیم از مهم‌ترین عواملی است که بر افزایش بهره وری در تفویض اختیار تاثیر می‌گذارد. از این جمله، می‌توان به تجربه، مهارت، دانش، اعتماد به‌نفس و دقت افراد اشاره کرد. بنابراین، لازم است مسئولیت‌هایی را به اعضاء تیم واگذار کنید که با تخصص و مهارت‌های آن‌ها مطابقت داشته و با پارامترهای شخصیتی آن‌ها سازگار باشند.

تعیین استراتژی

تعیین استراتژی نیز به افزایش بهره وری در تفویض اختیار کمک خواهد کرد. برای این منظور، لازم است موارد زیر را در نظر داشته باشید:

  • اولویت‌بندی امور
  • تفکیک کارهایی که انجام آن‌ها در حوزه اختیارات و صلاحیت مدیران است.
  • اولویت‌بندی افراد تیم براساس تخصص، دانش و مهارت‌ها
  • واگذاری هر یک از مسئولیت‌ها به مناسب‌ترین فرد
  • تعیین بازه زمانی مناسب برای انجام کار

آگاهی از موقعیت

آگاهی از موقعیت یکی از مهم‌ترین عواملی است که افزایش بهره وری در تفویض اختیار را امکان‌پذیر می‌کند. این امر به مدیران کمک می‌کند تا شرایط را ارزیابی کرده و واگذاری مسئولیت‌ها را در بهترین زمان و به مناسب‌ترین شکل ممکن انجام دهند. به خاطر داشته باشید، حجم بسیار زیاد کارهای تکراری و روزانه علاوه بر اتلاف وقت، مشکلاتی نظیر بالا بردن سطح استرس را به همراه خواهد داشت. این موضوع، به خودی خود در کاهش سرعت اجرای پروژه موثر بوده و بخش عمده‌ای از توان و انرژی شما را هدر خواهد داد. شناسایی چنین موقعیت‌هایی روند تفویض اختیار را ساده‌تر خواهد کرد.

استفاده از فناوری‌های روز

استفاده از فناوری‌های روز و اتوماسیون امور از مهم‌ترین عواملی است که افزایش بهره‌وری را امکان‌پذیر می‌کند. به‌کارگیری جدیدترین و کارآمدترین نرم‌افزارهای مدیریتی، استفاده از ابزارهای مناسب برای خودکارسازی فرآیندهای مربوط به گردش کار، برنامه‌ریزی و غیره به شکل قابل توجهی در جلوگیری از اتلاف وقت، ساده‌سازی روند انجام کار، کنترل امور و تفویض اختیار تاثیرگذار خواهد بود.

 

چه وظایفی را میتوان تفویض کرد؟

 

عوامل موثر در موفقیت تفویض اختیار و افزایش بهره‌وری

با توجه به آن چه گفته شد، عواملی نظیر انتخاب وظایف مناسب،  شناسایی افراد مناسب،  به‌کارگیری روش‌های استراتژیک، تعیین زمان‌بندی و نظارت بر روند انجام امور و نتایج احتمالی به شکل قابل توجهی در موفقیت پروژه و افزایش بهره‌وری موثر خواهد بود.

سخن آخر

در این مطلب، تلاش کردیم شما را با روش‌های افزایش بهره وری در تفویض اختیار آشنا کنیم. ممکن است از نظر شما واگذاری مسئولیت‌ها امری دشوار، زمان‌بر و پیچیده به نظر برسد. احتمالا، در کوتاه‌مدت همین طور خواهد بود. با این حال، به خاطر د‌اشته باشید موفقیت طولانی‌مدت کسب‌وکار شما به ارتقاء بازدهی از طریق تفویض اختیار بستگی دارد. در اصل، انجام این کار را به نوعی می‌توان سرمایه‌گذاری برای دستیابی به گام‌های بعدی و توفیق‌های آتی دانست. بنابراین، بهتر است تردیدها را کنار گذاشته و با در نظر گرفتن کلیه مراحل و روش‌ها از همین امروز، بخشی از وظایف خود را به مناسب‌ترین افراد تیم واگذار کنید.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: