شناخت انواع تعاملات در محیط کار، راهی برای بهبود ارتباطات کار

تعاملات بین‌فردی در هر تیم یا سازمانی، در حکم یک چسب برای افراد تیم عمل می‌کند. هرچقدر کیفیت و کمیت تعاملات در محیط کار بهبود پیدا کند، ارتباطات بهتری شکل می‌گیرد که می‌تواند منجر به رشد و توسعه توانایی‌های فردی و همچنین رسیدن به اهداف سازمان شود. به همین دلیل دانستن اصول اولیه در این مورد بسیار اهمیت دارد.

تعاملات در محیط کار در نظر بسیاری از مدیران و کارمندان یک فرآیند ساده و خودجوش به نظر می‌رسد که همه مسئولیت آن بر عهده خود نیروهای سازمانی است. اما آیا واقعیت ارتباطات کاری این‌چنین است؟

تعاملات در محیط کار، تشابه‌ها و تناقض‌ها

تعاملات در محیط کار ارتباط تنگاتنگی با فرهنگ سازمانی و قدرت هر نهاد در تیم‌سازی دارد. انسان‌ها جمع اضداد هستند! یعنی چه؟ به این معنا که نمی‌توان رفتار و عکس‌العمل آنها را در همه موقعیت‌ها به‌صورت دقیق از پیش تعیین کرد. به همین دلیل ارتباطات خط‌کشی‌شده سازمانی، بدون چاشنی نیاز اصلی انسان‌ها، یعنی «زندگی اجتماعی» در عمل به شکست منتهی خواهد شد. درست است که آدم‌های متضاد و غیرقابل پیش‌بینی در یک محیط کاری، گاهی دچار کشمکش می‌شوند و جرقه می‌زنند، اما اگر یک فرهنگ سازمانی تیم‌محور و پویا در سازمان جاری و شناخت مدیر از انواع تعاملات در محیط کار کافی باشد، به‌سادگی می‌توان تناقض‌ها را مدیریت و حتی میان افرادی که از یکدیگر متنفر هستند، تعامل حرفه‌ای برقرار کرد.

مهارت تعامل مناسب در فضاهای شغلی نباید به تیم‌ها محدود شود، بلکه الزامی است فرهنگ تعامل در میان همه کارکنان به نیکی جا بیفتد. بسیار پیش آمده که در ساعات اوج شلوغی نیروهای همکار با یکدیگر وارد درگیری شوند و گاهی حتی صدای خود را برای یکدیگر بالا ببرند اما در پایان روز شاد و خندان از شرکت خارج شوند و ای بسا مسیر بازگشت تا خانه را نیز همراه هم طی کنند! در این نمونه نیروها به‌خوبی آموخته‌اند چگونه با یکدیگر در محیط کار تعامل داشته باشند و یک تعارض ساده را به کشمکش‌های طولانی و کودکانه بدل نکنند.

ارتباط میان منابع انسانی سازمان یک قابلیت خودآموخته است. همه انسان‌ها در ذات خود موجوداتی اجتماعی هستند و برقراری ارتباط ابتدابه‌ساکن فرآیند پیچیده‌ای نیست. کارکنان سازمان با یکدیگر سخن می‌گویند، از خودشان، خاطرات و توانمندی‌هایشان تعریف می‌کنند و گاهی با شوخ‌طبعی به سایر همکاران خود نزدیک‌تر می‌شوند. این نوع از برقراری ارتباط غریزی است و در وجود همه حتی خجالتی‌ترین و ساکت‌ترین انسان‌ها نیز یافت می‌شود. اما تعاملات در محیط کار موضوعی اکتسابی به حساب می‌آید و اگر بخواهیم به صراحت بگوییم یک مهارت است. حال برخی از کارکنان این مهارت را به‌سادگی در گذر زمان کسب می‌کنند و برخی نیاز دارند با قرار گرفتن در تیم‌های وظیفه‌محور، تعریف شفاف و روشن وظایف، ایجاد اعتماد متقابل، شناخت حدومرزهای دوستی، مثبت‌اندیشی، برخورداری از گوش شنوا همچنین آشنایی دقیق با فرهنگ و آداب جاری در هر سازمان بیاموزند به بسیاری از نیازهای کاری و اجتماعی‌شان با تعامل مناسب پاسخ بدهند.

 

تعاملات در محیط کار

 

گاهی نمی‌توان میان همه همکاران رابطه دوستانه و صمیمانه برقرار کرد و از این طریق تناقض‌ها و تعارض‌های احتمالی را به حداقل رساند. در این شرایط باید طبق فرهنگ سازمانی تعامل مناسب در هر موقعیت را به شکل دقیق در میان کارکنان جا انداخت. افراد باید نقاط تشابه و تضاد را میان خودشان و سایر همکاران تا حد قابل‌قبولی بشناشند و به یکدیگر احترام بگذارند. این احترام در سایه یک فرهنگ سازمانی عدالت‌محور به‌دست می‌آیند و بس. اگر فرد یا افرادی در سازمان احساس کنند به آنها اجحاف شده و فرد نالایقی بالاتر از آنها ایستاده، تعاملات در محیط کار قربانی می‌شوند.

در این شرایط سازمان و مدیران آن وظیفه دارند دلایل عدم تعامل مناسب را بین افراد بررسی کنند. اگر حق با کارمندی است که احساس می‌کند به او اجحاف شده، باید از این شخص به شکلی شایسته دلجویی شود و چنان‌چه او دچار یک خطای اداراکی شده، باید این‌بار مدیر مستقیمِ آن شخص با تعامل مناسب او را از اشتباه خارج کند. ضروری است صدای اعضای سازمان شنیده شود و از سوی دیگر مدیران، منابع انسانی را نامحرم ندانند و تاجایی‌که برایشان ممکن است از دلایل تصمیم‌های اتخاذ شده و تغییرات سازمانی سخن بگویند. یک مدیر و درمجموع فرهنگ جاری در هر سازمان نباید اجازه بدهد تعاملات در محیط کار از میان بروند و دادوستد ارتباطی چه در زمینه‌های کاری و چه به‌عنوان گروه همکاران، میان اعضایی که باید با یکدیگر در تعامل باشند به صفر برسد.

تعاملات در محیط کار چگونه شکل می‌گیرند

پیش‌تر گفتیم که برخی خودشان بهره‌مند از مهارت تعامل با دیگران متناسب با خلق‌وخو و روحیات خود و طرف مقابل هستند. اما از دیگر سو ممکن است بخشی از نیروهای سازمانی نتوانند به‌سادگی با دیگران تعامل کنند. این افراد دقیقا می‌توانند پاشنه آشیل فرآیند شکل‌گیری تعاملات در محیط کار باشند. حال برای توانمندسازی آنها دقیقا چه باید کرد؟ پاسخ هرگز نمی‌تواند برای همه سازمان‌ها یک فرمول خاص باشد. جهت وارد کردن این افراد به دایره تعاملات سازمانی، باید ابتکار و خلاقیت به خرج بدهید و روابط جاری در سازمان خود را به‌خوبی بشناسید. گاهی استفاده از فضای مجازی و تشکیل گروه‌های مختلف و عضو کردن منابع انسانی در آنها ایده خوبی است و گاه ممکن است برعکس استفاده از ابزارهای آنلاین، تعاملات در محیط کار را از قالب رودرو و اجتماعی به حالتی منفعل تغییر بدهد. اما تقریبا در همه محیط‌ها، ساختن گروه‌های غیررسمی حقیقی خارج از چارچوب‌های کاری می‌تواند معجزه کند. به‌عنوان مثال برگزاری مسابقات ورزشی و تیم‌سازی برای این رویدادها می‌تواند موجب شود تعاملات محیط کار نیز در ریل صحیح خود قرار بگیرند.

البته گاهی برخورداری از نیروهای خوش‌برخورد که در ذات‌شان تعامل نهفته است، برای مدیران ارشد در راستای بهبود ارتباطات کاری یک موهبت بزرگ خواهد بود. زیرا این افراد فرهنگ دوستی، قدردانی و صرف زمان برای همکاران را در سازمان جاری می‌کنند. بنابراین بد نیست برای شکل‌گیری تعاملات مناسب در فضای سازمان به‌صورت مستقیم یا غیرمستقیم از این افراد که معمولا کاریزماتیک نیز هستند، کمک گرفت. می‌توان موضوع را با آن شخص مطرح و از او درخواست کمک کرد. از سوی دیگر می‌شود این کمک را با عضو کردن فرد تعامل‌گر در چند تیم مختلف کاری به‌شکلی غیرمستقیم به پیش راند.

 

چطور در محیط کاری با دیگران تعامل داشته باشیم

 

منابع انسانی مهم‌ترین و ارزشمندترین دارایی هر سازمان به حساب می‌آیند. پس هزینه کردن برای توانمندسازی آنها درحقیقت یک سرمایه‌گذاری برای آینده و بهبود ارتباطات پیچیده جاری در سازمان است. اگر مدیر احساس کند بیشتر اعضای مجموعه تحت فرماندهی او نیازمند آموزش و توانمندسازی جهت برقراری تعاملات در محیط کار به شکلی سالم و سازنده هستند، می‌تواند کارگاه‌ها، دوره‌های مجازی و حضوری، حتی سمینارهایی را در این راستا ترتیب بدهد. البته فضای آموزشی به هیچ عنوان نباید در قالبی خشک و دستوری شکل بگیرد. از قضا کارگاه‌ها باید محیط‌هایی مفرح و آزاد باشند. مباحثی که در این آموزش‌ها دنبال می‌شوند نیز باید به‌دقت براساس نیازهای خاص سازمان و شناخت انواع تعاملات جاری در آن مجموعه انتخاب شوند. سخن گفتن از مشکلات سازمان و تعارضات جاری حتی با استفاده از مثال‌های عینی می‌تواند در یک فضای دوستانه و آموزشی به‌شدت گره‌گشا باشد و در نهایت به شناخت دقیق‌تر انواع تعاملات در یک سازمان برای مدیران و کارکنان بیانجامد. حتی با آموزش می‌توان مهارت‌های ارتباطی و اجتماعی کارکنان را نیز ارتقاء داد و رفتار سنجیده و متمرکز در محیط‌های شغلی را به آنها آموخت.

وقتی همه اختیارات و قدرت تصمیم‌گیری در هر نهادی متمرکز در اتاق یک مدیر باشد، توقع برقراری تعاملات در محیط کار بی‌جاست. برای بهبود روابط سازمانی باید به کارکنان اعتمادبه‌نفس داد و ثابت کرد خودسانسوری ممنوع است. باید نیروها باور داشته باشند که ایده غلط وجود ندارد و هرچه به ذهن‌شان می‌رسد در جای خود می‌تواند صحیح باشد و باید بیان شود. حتی بد نیست در این راستا جلسات طوفان فکری منظم برگزار کرد.

پیشنهاد نهایی

تعاملات در محیط کار اگر در بستر مناسبی شکل بگیرند، سازمان چابک و تیم‌سازی تسهیل می‌شود. به همین دلیل مدیران ارشد هر اندازه برای شناخت انواع تعاملات در سازمان خود از وقت و منابع سازمانی هزینه کنند، فواید آن را طی میان‌مدت با افزایش بهره‌وری مشاهده خواهند کرد.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: