راهنمای همسوسازی اعضای جدید تیم در شرایط دورکاری

دورکاری در قیاس با فعالیت حضوری متفاوت است. دورکاری پدیده جدیدی محسوب می‌شود و بسیاری از انسان‌ها با آن ارتباط برقرار نکرده‌اند. همین موضوع وقتی قرار باشد تیم‌های دورکار تشکیل بدهید کارتان را دشوار خواهد کرد.

چرا به دورکاری نیازمندیم؟

پاسخ ساده است: «چون زمین خیلی بزرگ است!» و انسان‌های توانمند همه در یک نقطه از آن جمع نشده‌اند. قدیم‌ترها که خبری از اینترنت نبود و شبکه جهانی ارتباطات تا این اندازه رشد نکرده بود، هر کشوری که می‌خواست در راه پیشرفت گام بردارد باید نیروهای خبره و موفق در عرصه بین‌المللی را به هر زوری که بود، حتی با صرف هزینه‌های میلیون دلاری به سرزمین خودش می‌کشاند تا هم پروژه مد نظر را راه بیندازد و هم نیروهای ماهر تربیت کند.

دروازه‌های شغلی جدید

اما حالا اوضاع متفاوت شده است. تقریبا 90 درصد کارها را می‌توان به کمک اینترنت انجام داد، حتی اعمال جراحی پیچیده مغز و قلب را! پیچیده‌ترین جراحی‌ها را نیز به کمک ربات‌ها، اینترنت و ترکیب پزشکان حاضر بالای سر بیمار و پزشک جراحی که ممکن است در یک قاره دیگر ساکن باشد، می‌توان به انجام رساند.

دورکاری دروازه‌های شغلی جدیدی پیش روی کارمندان ما می‌گشاید و موجب می‌شود بتوانند با نیروهای خبره و توانمند همکار شوند و به مرور از آنها درس‌های مهمی فرابگیرند. پیشرفت یک فرآیند برنامه‌ریزی شده است، نه یک شانس آسمانی. یکی از ابزارهای نیل به آن در جهانِ امروز، تشکیل تیم‌های چند وظیفه‌ای دورکار است. تصور کنید سازمان شما شعب متعددی در سراسر جهان دارد. بی‌تردید در این شرکت برخی شعبه‌ها قوی‌تر و برخی ضعیف‌تر هستند. در چنین اوضاع و احوالی برای انتقال توانمندی شعب قدیمی‌تر به شعبه‌های جدید چه باید کرد؟

پیش‌تر چاره کار برگزاری ورکشاپ‌هایی با حضور نیروهای خبره شعب قدیمی برای جدیدترها بود. اما امروز می‌توان یک فعالیت را توسط تیمی متشکل از افراد تازه‌وارد به سازمان، نیروهای قدیمی و زبده شرکتی، فریلنسرها و مشاوران خارج از سازمان که هر یک در گوشه‌ای از دنیا ساکن هستند به سرانجام رساند. اما در این بین یک مسئله ظریف و حساس خودنمایی می‌کند. باید شما به‌عنوان یک مدیر بتوانید اعضای تازه‌وارد و نیروهای پروژه‌ای را به شکل صحیح با سایر کارکنان خود همسو و هماهنگ کنید. اینجاست که هنر مدیریت منابع انسانی به کارتان می‌آید.

 

راهنمای همسوسازی اعضای جدید تیم در شرایط دورکاری

 

همه برای یکی، یکی برای همه

پیش از هر چیز باید این دیدگاه را در میان اعضای تیم جاری کنید که همه انگشتان یک دست هستند و برای نیل به هدف یا اهداف هر کدام نقشی منحصربه‌فرد دارند.

اجازه بدهید عضو جدید آرام آرام خودش را به اعضای تیم معرفی کند

نباید کسی تصور کند یک نیروی تازه‌وارد قرار است جای او را بگیرد یا عرصه را بر او تنگ کند. همچنین باید از تلاش برای معرفی بیش از اندازه شخص تازه‌وارد به سایر اعضا دست بردارید. زیرا در این شرایط همه تصور خواهند کرد شما به او به چشم دیگری می‌نگرید یا از شرایط کاری سایرین راضی نبوده‌اید که عضو جدیدی را به تیم افزوده‌اید. در حالی که ممکن است هیچ‌یک از این تصورات صحت نداشته باشند. اگر اجازه بدهید فرد تازه‌وارد خودش به اصطلاح با سایر اعضای تیم اخت بشود و در گروه‌ها و ارتباطات مجازی یا حضوری به سایرین نزدیک شود، نتیجه بسیار مناسب‌تر خواهد بود. اما مانور بیش از اندازه بر شخص تازه‌وارد می‌تواند دیگران را نسبت به او حساس کند و مانع از هم‌دلی و همسویی در تیم شود.

درباره افراد و توانمندی‌هایشان اغراق نکنید

البته برعکس این داستان نیز صدق می‌کند. وقتی یک عضو جدید وارد تیم موفق شما می‌شود، توصیف اغراق‌آمیز اعضای گروه می‌تواند فرد را نسبت به آنها حساس کند یا در او احساسی توأم با پوچی و بی‌تجربگی پدید بیاورد. همین احساس پوچی اعتماد به‌نفس آن شخص را نابود می‌کند و موجب می‌شود نتواند حتی یک‌دهم پتانسیل‌هایش را بروز دهد. بد نیست اگر امکان‌اش وجود دارد، همه یا بخشی از اعضای تیم را همراه با عضو جدید به یک مهمانی غیررسمی دعوت کنید یا از همه بخواهید در همایش‌های رسمی شرکت که طی هر سال شاید بیش از 2 بار برگزار هم نشود، حاضر شوند.

اگر می‌بینید عضو جدید در گروه‌های مختلف تیم در فضای مجازی با دیگران ارتباط نمی‌گیرد بد نیست تاپیک‌هایی که به نوعی به تخصص او مرتبط می‌شوند را در گروه‌ها مطرح کنید تا آن فرد در نهایت تحریک به ابراز وجود شود. همچنین بهتر است همیشه عضو جدید را با توانمندترین عضو تیم در برقراری تعامل و ارتباط سازنده با افراد مختلف آشنا کنید و از آن عضو قدیمی بخواهید اهداف اصلی و فرعی تیم به علاوه وظایف فرد تازه‌وارد را به بیانی دوستانه و متفاوت از آنچه شما پیش‌تر در قالب رسمی برای او شرح داده‌اید، در ذهن‌اش جا بیندازد.

 

راهنمای همسوسازی اعضای جدید تیم در شرایط دورکاری

 

عضو جدید را درگیر مسئولیت‌های تیمی کنید، نه فردی

اگر می‌خواهید عضو جدید تیم کاری شما خیلی زود با اهداف سازمان، تیم و پروژه در دست اقدام همسو و هماهنگ شود، هرگز نباید به او مسئولیت‌های تک‌نفره بدهید. آن شخص برای پیشبرد مسئولیت‌هایش باید روزانه با بیش از نیمی از اعضای تیم از طرق مختلف ارتباط بگیرد. همچنین سعی کنید جلسات دنیای مجازی را تا حد ممکن در قالب ارتباطات ویدئویی برگزار کنید. ارتباط رو در رو حتی از نوع مجازی نیز کارآمدتر از روابط نوشتاری و صوتی عمل می‌کند.

ارتباطات درون‌گروهی را به صورت افقی تعریف کنید

برای اینکه فرد جدید خیلی زود توسط دیگران پذیرفته شود، بهتر است نقش یک معلم یا والد را بازی نکنید، ارتباطات رسمی و رئیس و مرئوسی را از میان ببرید و همواره حتی در جلسات درباره کار صحبت نکنید. بد نیست از شخص تازه‌وارد یا اعضای دیگر گروه بخواهید سایر مهارت‌های خود را در جلسات آنلاین به نمایش بگذارند. به‌عنوان مثال اگر عضو جدید به موسیقی علاقه دارد برایتان دقایقی ساز بنوازد، یا چنانچه ورزش خاصی انجام می‌دهد و تجربه ویژه‌ای در زندگی‌اش داشته که مشتاق سخن گفتن درباره آن است، بگذارید در حاشیه جلسه درباره آن صحبت کند.

البته این موضوع نباید مختص فرد تازه‌وارد باشد. الزامی است که شما به‌عنوان یک مدیر روی روابط افقی کار کنید، نه عمودی. نباید حال و احوالپرسی‌هایتان از اعضای تیم تنها به چند مورد کلیشه‌ای خلاصه شود. بهتر است حتی به شکل شخصی با تک‌تک افراد ارتباط بگیرید و اگر مشکلی شخصی دارند تا حد توان به آنها در از میان بردن مشکل کمک کنید. برگزاری تولدهای آنلاین در قالب یک جلسه ویدئوییِ صمیمانه نیز می‌تواند یخ روابط را آب کند.

تیم‌های فرعی بسازید

تیم شما باید همیشه یک تیم باشد. مقصودمان چیست؟ منظور این است که بد نیست اعضای تیم را در قالب یک تیم ورزشی وارد مسابقات درون سازمانی یا منطقه‌ای بکنید. حتی می‌توانید هر روز صبح برنامه یک ورزش هدفمند صبحگاهی را به‌صورت آنلاین مد نظر قرار بدهید. اگر افراد دورکار در یک منطقه جغرافیایی باشند گزینه اول بسیار کارآمد است. اما اگر اعضا پراکنده هستند، مورد دوم را امتحان کنید. البته توجه داشته باشید که همه این موارد باید با توجه به روحیات اکثر افراد انتخاب شوند و هرگز نباید آنها را به‌صورت یک تکلیف خسته‌کننده درآورد. اگر اندکی شخصیت اعضای تیم‌تان را بشناسید، متوجه خواهید شد که چه اقداماتی بیشتر با روحیات افراد متناسب است.

پیشنهاد نهایی

برای همسوسازی افراد تازه‌وارد با سایر اعضای تیم، بهتر است پیام‌رسان‌ها یا ابزارهای مدیریت پروژه مانند ترلو را محور قرار ندهید. برگزاری جلسات منظم، صداقت با نیروها و مساعد جلوه ندادن شرایط در زمان وقوع بحران، به اشتراک‌گذاری اسناد مربوط به تیم برای همه اعضا و روشن و شفاف سخن گفتن درباره همه امور می‌تواند در زمانی کوتاه به همسوسازی اعضای تیم یاری برساند.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: