اقدام‌هایی برای بهبود گردش اطلاعات در سازمان

بهبود گردش اطلاعات در سازمان نیازمند تمهیداتی است که بخشی در قالب‌های نرم‌افزی و سخت‌افزاری و بخشی دیگر در چارچوب فرهنگ سازمانی در نظر گرفته می‌شوند.

جهت بهبود گردش اطلاعات در سازمان باید ۲ دسته اقدامات را مد نظر قرار داد. اول تمهیداتی که پیش‌تر در مجامع علمی و مدیریتی مطرح شده‌ و طی پژوهش‌ها و آزمون‌های عملی به اثبات رسیده‌اند. دوم اقداماتی متناسب با سبک مدیریتی، فرآیندهای کاری و فرهنگ سازمانی مجموعه مورد نظر. به این ترتیب مورد دوم نیاز به دانش و بینش بیشتری دارد. همچنین نیاز است برای انجام اقدامات متناسب با نیازهای اطلاعاتی هر سازمان، شناخت جامعی از آن مجموعه وجود داشته باشد. طراحی کانال‌ها و ایستگاه‌های ارتباطی مناسب در یک سیستم گردش اطلاعات کارآمد و به هنگام بسیار اهمیت دارد.

 

بهبود گردش اطلاعات در سازمان

 

تصور کنید مسئولان شهری تصمیم بگیرند طی ساعاتی از شبانه‌روز به دلایلی چون ترافیک، تعمیرات و غیره یکی از خروجی‌های یک اتوبان شهری را مسدود کنند. اگر اطلاعات مربوط به ساعاتی که مسیر بسته است از کیلومترها قبل در قالب تابلوهای فیزیکی یا دیجیتالی به اطلاع رانندگان نرسد، یا تابلوهای اطلاع‌رسانی تنها چند متر پیش از خروجی مسدودشده نصب شوند این موضوع تا چه حد می‌تواند موجب سردرگمی رانندگان و اتلاف زمان آنها برای یافتن و استفاده از مسیر جایگزین شود. حتی ممکن است اطلاع‌رسانی دیرهنگام شرایط تصادف و حادثه را فراهم بیاورد. این تصادف در سازمان‌ها می‌تواند در قالب تعارض‌های ارتباطی رخنمون شود.

حال اگر اطلاع‌رسانی از روزها قبل صورت بگیرید اما اطلاعات از کانال مناسب اعلام نشوند نیز همین اتفاق می‌افتد. به عنوان مثال چنانچه تنها به رادیو برای اطلاع‌رسانی در این خصوص بسنده شود و تابلوهای نوشتاری در طول مسیر، رسانه‌های محلی تلویزیونی، مکتوب و اینترنتی این تصمیم مسئولان شهری را به اطلاع عموم نرسانند، باز هم نمی‌توان گردش اطلاعات در خصوص مسدودسازی را اقدامی موثر قلمداد کرد.

کانال‌های ارتباطی در سازمان

ارتباطات سازمانی از ۲ دسته کانال قوی و ضعیف انجام می‌شود. کانال‌های قوی عبارتند از تعامل و گفتگوی رودررو به علاوه ویدئو کنفرانس‌ها و جلسات آنلاین در قالب‌های ارتباطی مانند گوگل میت. اما از جمله کانال‌های ضعیف ارتباطی باید به پیام‌های صوتی و ویدئویی آماده در پیام‌رسان‌ها در کنار ایمیل، پست‌های شبکه‌های اجتماعی، کاتالوگ‌ها، بروشورها، وبلاگ‌ها و خبرنامه‌ها اشاره کرد.

معمولا حین برقراری ارتباط کلامی و شفاهی بالاترین سطح از گردش اطلاعات جاری می‌شود زیرا طرفین علاوه بر شنیدن صدای یکدیگر از نزدیک در قالب زبان بدن و میمیک صورت نیز با یکدیگر ارتباط می‌گیرند. اما به طور خاص در سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگی که چندین و چند شعبه در سراسر شهر، کشور یا حتی جهان دارند عملا در همه موارد نمی‌توان بر گردش اطلاعات در قالب ارتباطات Face to face تکیه کرد. بر همین اساس لازم است به صورت موازی هم توسعه درگاه‌های ارتباطات تکنولوژیک در قالب‌های قوی مانند جلسات ویدئویی و ویدئو کنفرانس‌ها را در دستور کار قرار داد و هم انعطاف لازم را در فرهنگ سازمانی در راستای پذیرش این درگاه‌های گردش اطلاعات ایجاد کرد.

در دنیای امروز که ابعاد شرکت‌ها به صورت افقی در حال انبساط است، دیگر نمی‌توان گردش ارتباطات را در قالب نامه‌ها و مکاتبات اداری صورت داد. زیرا عصر فعلی نیازمند سرعت بالا برای جابه‌جایی اطلاعات است. امروزه پیش از آنکه خبری در روزنامه‌های کاغذی و حتی شبکه‌های تلویزیونی انعکاس بیابد، در شبکه‌های اجتماعی منتشر و وایرال شده است. مکاتبات اداری و بخشنامه‌های کاغذی نیز درست همین مشکلات را دارند. از جمله اقدامات لازم در راستای به‌روزرسانی و تکمیل چرخه گردش اطلاعات در سازمان گام‌های زیر هستند:

گام نخست: تجهیز به فناوری روز

در دنیای امروز یکی از نخستین اقدامات برای بهبود گردش اطلاعات در سازمان، تجهیز آن به مدرن‌ترین شبکه‌های ارتباطی مبتنی بر تکنولوژی‌های شبکه و فناوری اطلاعات است.

گام دوم: آموزش منابع انسانی

در گام دوم باید همه منابع انسانی حتی در پایین‌ترین سطوح را ملزم به آموختن مهارت‌های استفاده از ابزارهای مدرن ارتباطات سازمانی و برای آنها دوره‌های ویژه برگزار کرد. حال این ابزارها می‌توانند بر بسترهای عمومی و رایگانی که گوگل یا شبکه‌های اجتماعی چون فیس‌بوک در اختیار کاربران جهانی قرار داده‌اند سوار باشند یا با صرف هزینه لازم به صورت اختصاصی برای سازمان طراحی شوند و امنیت اطلاعاتی بالاتری داشته باشند.

گام سوم: آزمایش چرخه فناورانه گردش اطلاعات

پس از تجهیز سازمان به بسترها و فناوری‌های مدرن ارتباطی، همچنین آموزش همه نیروهای سازمانی جهت استفاده صحیح از ابزارهای ارتباطات سازمانی باید دوره‌های آزمایشی را برای استفاده از این امکانات در نظر گرفت. طی این دوره ضرورت دارد کارکنان از سیستم‌ها بهره بگیرند و مشکلاتی که با آنها جهت گردش اطلاعات روبه‌رو هستند را به اطلاع مدیران بالاسری خود برسانند.

گام چهارم: تصحیح مسیر

پس از پایان دوره آزمایشی و بررسی دقیق باگ‌های سیستم ارتباطی مبتنی بر فناوری در سازمان می‌توان نمودار جریان داده فیزیکی سازمان را ترسیم کرد تا مدیران و تصمیم‌گیران به طور دقیق دریابند اطلاعات از چه کانال‌هایی وارد سازمان می‌شوند، چه فرآیندهایی را طی می‌کنند، میان چه بخش‌ها و شعبه‌هایی جابه‌جا می‌شوند و در نهایت خروج آنها از سازمان از کدام مسیرها صورت می‌گیرد. حال ضروری است باگ‌ها و مشکلات اجرایی گردش اطلاعات در سازمان به دقت روی نمودار مورد بررسی قرار بگیرند و نقشه راه جاری شدن اطلاعات بر اساس آنها تصحیح شود.

 

گردش اطلاعات در سازمان یعنی چه؟

 

گام پنجم: ورود به فاز اجرایی اصلی

در این مرحله باید وارد فاز اجرایی گردش اطلاعات مبتنی بر فناوری‌های مدرن مهندسی شد. ضروری است مدیران دایره اختیار و الزامات برقراری ارتباط و گردش اطلاعات در سازمان را برای هر پست سازمانی مشخص کرده باشند. به این ترتیب چرخه روتین گردش اطلاعات در سازمان شکل خواهد گرفت و همه بخش‌ها به هر اطلاعاتی نیازمند هستند، آن را به هنگام دریافت می‌کنند. یکی از اساسی‌ترین نیازهای اطلاعاتی دپارتمان‌ها و شعب دریافت به موقع اطلاعات است. در اغلب موارد ارزش اطلاعات سازمانی تاریخ انقضاء دارد.

گام ششم: دریافت بازخورد

پس از استقرار سیستم جامع گردش اطلاعات متناسب با نیازهای هر دپارتمان و شعب گوناگون، دریافت بازخورد از کارمندانی که به طور مستقیم و غیرمستقیم بخشی از چرخه هستند در جهت بهبود گردش اطلاعات در سازمان ضروری است. به بیان دیگر نباید سیستم را به حال خودش رها کرد و ضروری است به طور مرتب آن را اصلاح کرد و بهبود بخشید. همچنین سرعت رشد فناوری‌های ارتباطی آنقدر بالاست که در عمل شاید نیاز باشد هر سال بخشی از تجهیزات را به‌روزرسانی یا با نمونه‌های جدیدتر جایگزین کرد.

گام هفتم: ادامه مسیر یادگیری و بهبود

باید فرهنگ یادگیرندگی و حل مسئله را به طور کامل در میان همه کارکنان به خصوص حلقه‌ها و ایستگاه‌های اصلی گردش اطلاعات جا انداخت. کارکنان باید در کنار امور شغلی روزمره، همواره زمانی را به ارتقاء مهارت‌های ارتباطی و فنی در جهت همگام‌سازی با ابزارهای روز اختصاص بدهند. برای بهبود گردش اطلاعات در سازمان نباید کارکنان بخش‌های مختلف منتظر برگزاری دوره‌های آموزشی و اجبار از بالا جهت یادگیری یا رفع خطاهای ارتباطی در بخش خودشان باشند. بلکه طبق اصول یک سازمان یادگیرنده ضرورت دارد همه نیروها مشتاقانه و به صورت روتین مهارت‌های ارتباطی و اطلاعاتی خود را بهبود ببخشند و حتی پیشنهادهایشان را در راستای بهبود گردش اطلاعات در سازمان یا دست کم بخش خودشان به اطلاع تصمیم‌گیران و مدیران ارشد برسانند.

پیشنهاد نهایی

اطلاعات باید کاملا به موقع در اختیار نیروهایی که به آنها نیاز دارند یا باید از اطلاعات برای انجام وظایف خود استفاده کنند قرار بگیرد. نمی‌توانیم یک سیستم گردش اطلاعات ناقص در سازمان داشته باشیم و موارد مهم را در زمان درست و پیش از انجام وظایف به نیروهای سازمان اطلاع ندهیم اما وقتی خطایی اتفاق افتاد آنها را مقصر بدانیم و مورد بازخواست قرار بدهیم. طراحی یک چرخه دقیق گردش اطلاعات در سازمان از اولویت‌های اصلی دنیای امروز است.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: