ارائه بازخورد به کارکنان چه اهمیتی دارد؟

وجود یک فرهنگ غنی از بازخورد در یک شرکت، جایی‎که افراد به راحتی از همکاران و مدیران خود بازخورد دریافت می‎کنند، واقعاً می‎تواند روند کار را متحول کند. آیا به‎عنوان یک کارمند، آخرین باری که شخصی در محل کار در مورد عملکرد شما بازخورد داد را به خاطر می‌آورید؟ اگر مجبور هستید بیش از چند ثانیه در مورد آن فکر کنید، احتمالاً مدتها قبل بوده است. البته جای تعجب نیست زیرا طبق مطالعات صورت‌گرفته، در اغلب شرکت‎ها فقط یکبار در سال آن هم در طی بررسی‎ها یا ارزیابی‎های سالانه بازخوردهای لازم ارائه می‌شوند.

به‌عنوان یک مدیر باید بدانید که اگرچه دریافت بازخورد برای کارکنان دلهره‌آور است اما اگر می‎خواهید تیمی باانگیزه و با عملکرد بالا داشته باشید باید به‎صورت منظم انواع بازخوردهای خود را ارائه دهید.

در مورد انواع بازخوردها بیشتر بدانید

از انواع بازخوردهای سازنده می‎توان به بازخورد منفی، بازخورد مثبت، بازخورد منفی پیش‎نگر و بازخورد مثبت پیش‎نگر اشاره کرد که معمولا هرکدام با هدف مشخصی ارائه می‎شوند. در ادامه به جزئیات آن‌ها خواهیم پرداخت.

بازخورد منفی

بازخورد منفی به نوعی شبیه انتقاد است. البته می‎توان آن را به گونه‌ای ارائه داد که برای شخص مقابل مخرب نباشد. اساس این نوع بازخورد تمرکز بر روی اصلاح موارد اشتباهی است که مطابق با استانداردهای شرکت نیستند و احتمالا در گذشته رخ داده‎اند. شما باید با ارائه بازخورد این موارد را ارزیابی کنید تا از تکرار آن‌ها در آینده جلوگیری شود.

بازخورد مثبت

بازخورد مثبت معمولا با هدف ستایش یک رفتار خوب یا انجام وظایف خاص ارائه می‎شود. این نوع بازخورد باید در صورت لزوم و متناسب با ارائه بازخوردهای منفی مطرح شود. بدین شکل، بیش‎ازحد مورد استفاده قرار نمی‎گیرد و کارمندان مجبور نیستند بار بازخوردهای منفی را به تنهایی به دوش بکشند.

بازخورد منفی پیش‏نگر

اساس ارائه این نوع بازخورد بر این نکته متمرکز است که چه رفتارها یا کارهایی باید در آینده متوقف شوند. بنابراین به کارمندان کمک می‎کند تا زمان صرف شده برای انجام کارهایی که به نتیجه نمی‏رسند را به حداقل برسانند.

بازخورد مثبت پیش‎نگر

این نوع بازخورد با هدف تحریک ادامه روند خاصی توسط کارمندان ارائه می‎شود. به این ترتیب کارمندان شما می‎توانند فواید وظایف موثری را که انجام می‎دهند بیشتر درک کنند و احتمال پیشروی آن‎ها به همین شکل در آینده نیز بیشتر خواهد بود.

مزایای ارائه انواع بازخورد به کارمندان

ارائه بازخورد سازنده یکی از مهمترین مسائلی است که یک مدیر می‎تواند برای کارمندان خود در نظر بگیرد. اصولا وجود بازخورد نه تنها برای رسیدن به موفقیت و بهبود عملکرد کارکنان ضروری است بلکه برای موفقیت سازمان یا شرکت نیز مهم است. اگر نسبت به این موضوع کنجکاو هستید، در ادامه به دلایل اهمیت ارائه بازخورد در سازمان اشاره خواهیم کرد.

1. ارائه بازخورد به تحریک و تقویت رشد شرکت و کارکنان کمک می‎کند

ارائه بازخورد به افراد فرصتی می‎دهد تا با نگاهی متفاوت به خود نگاه کنند. کمک می‎کند تا متوجه شوند که دیگران چگونه آن‎ها را می‏بینند و تأثیر سبک رفتاری و شیوه کار آن‎ها بر دیگر افراد حاضر در تیم تا چه حد است. این امر به ویژه برای رهبران اهمیت بیشتری دارد زیرا به آن‌ها در زمینه تشخیص روش‎هایی برای جلب اعتماد بیشتر و بهبود عملکرد کارکنان کمک می‏کند. اکثر کارمندان به احتمال زیاد از کیفیت عملکرد خود آگاهی ندارند، مگر اینکه مدیران درباره عملکردشان به آن‎ها بازخورد دهند. اگر کارمندان بخواهند بدانند که عملکرد آن‌ها مطابق با استانداردهای سازمان است یا خیر یا بخواهند از استانداردهای سازمانی فراتر روند، نیاز به دریافت بازخورد دارند. اینجاست که اهمیت ارائه بازخورد در سازمان بیشتر حس می‎شود!

معمولا بیشتر افراد به طور طبیعی می‎خواهند در کار خود موفق شوند و در نتیجه اغلب پذیرای بازخورد سازنده هستند. طبق نتایج مطالعه معتبری که اخیرا انجام شد، 72٪ از افراد احساس می‎كنند كه اگر مدیران آن‌ها بازخورد مناسبی ارائه دهند، عملكرد آن‌ها بهتر می‎شود. در واقع، همان نظرسنجی نشان داد که 57٪ از افراد بازخورد سازنده را به تمجید و ستایش بی‎دلیل کاملاً ترجیح می‎دهند. مطمئن باشید که ارائه بازخوردهای منظم، از کارمند شما یک همکار بهتر نیز خواهد ساخت.

2. کارمندان را هدفمند می‌کند

به‎عنوان یک انسان، اکثر ما احساس می‏کنیم کاری که می‎کنیم ارزشمند است و می‎دانیم عضوی از تیم گسترده‎تری هستیم که همه در جهت اهداف یکسان کار می‏کنند. در واقع همین احساس است که ما را هدفمند کرده و به کارهای ما معنا بخشیده است. تجربه نشان داده است که ارائه انواع بازخوردهای سازنده می‎تواند این احساس را تقویت کند و کمک کند تا کارکنان احساس ارزشمندی بیشتری کنند. حتی ارائه بازخورد منفی می‎تواند افراد را ترغیب کند که از این به بعد بهتر عمل کنند.

3. به تقویت مشارکت کارمندان کمک زیادی می‎کند

نتایج یک تحقیق نشان داده است که از هر 10 کارمند، وقتی بازخورد کمی دریافت می‎کنند یا هیچ بازخوردی دریافت نمی‎کنند، 4 نفر به طور فعال از چرخه مشارکت خارج می‎شوند. اگرچه دریافت بازخورد منظم برای کارمندان اهمیت ویژه‎ای دارد اما هنوز هم 43٪ از کارمندان بسیار متعهد حداقل هفته‎ای یکبار بازخورد دریافت می‎کنند. جالب است بدانید که امروزه بسیاری از کارمندان جوان معتقدند با وجود بازخوردها می‎توانند کسب تجربه کنند، به طور مداوم یاد بگیرند و بهتر عمل کنند.

4. به بهبود روابط کاری کمک می‎کند

بسیاری از مدیران معتقدند که اهمیت ارائه بازخورد به کارکنان به این دلیل است که کانال‌های ارتباطی بین کارمندان را گسترش می‎دهد. این امر می‎تواند به طور ویژه در صورت بروز اختلاف و تنش بین همکاران بسیار مفید باشد. ارائه بازخورد منظم می‎تواند از وقوع درگیری‎ها نیز جلوگیری کند. مسائل كوچك را می‎توان قبل از اینكه فرصتی برای تبدیل شدن به مسائل بزرگتر پیدا كنند، حل و فصل کرد.

5. منجر به بهبود اعتماد به نفس کارمندان می‎شود

مطالعات نشان داده‎اند، کارکنانی که به طور منظم بازخورد سازنده دریافت می‎کنند اعتماد به نفس آن‎ها در مورد موقعیت شغلی و وظایفشان افزایش می‎یابد.

6. به تقویت و بهبود رهبری کمک می‎کند

مدیرانی که بازخورد ارائه می‎دهند، کنترل بیشتری بر نتایج پیشرفت کارکنان خود خواهند داشت و در این شرایط کارکنان نیز احساس حمایت بیشتری می‎کنند. این مسئله باعث صرفه‎جویی در وقت و هزینه شرکت نیز می‎شود. بنابراین رهبران با در نظر گرفتن اهمیت ارائه بازخورد به کارکنان، خودشان نیز منفعت می‎برند.

سخن آخر

به طور کلی با توجه به نکات ذکر شده، شما به‎عنوان یک مدیر نباید اهمیت ارائه بازخورد به کارکنان خود را نادیده بگیرید. مطمئنا با وجود انواع بازخوردها کارمندان دقیقاً می‎فهمند که به چه نحو بهتری باید کارشان انجام شود و در چه زمانی وظایف خاصی باید انجام دهند. این مسئله استرس کلی کارمندان را کاهش می‎دهد. البته کارمندان نیز باید نسبت به این مسئله حساس باشند و مدام اهمیت ارائه بازخورد در سازمان را به مقامات بالادستی خود گوشزد کنند. بدین شکل نه تنها عملکرد آن‌ها بهتر خواهد شد بلکه محل کار برای آن‌ها به نوعی موسسه آموزشی تبدیل خواهد شد.