چند گام برای برگزاری جلسات اثربخش

از نظر بسیاری از افراد، برگزاری یک جلسه موثر چیزی شبیه به فرود آمدن روی ماه است زیرا به نظر نمی‌رسد تمام تلاش‌های بی‌شماری که برای طراحی یک جلسه عالی انجام می‌شوند دقیقاً همانطورکه انتظار می‌رود به نتیجه برسند. خبر خوب این است که با کمی آموزش می‌توانید این موانع را رفع کنید.

در اولین قدم، مهم است که شما از تمایز میان برگزاری جلسه کارآمد و برگزاری جلسه موثر آگاه باشید. یک جلسه کارآمد بلافاصله شروع می‌شود، به دلیل مدیریت زمان مناسب در یک مسیر ثابت پیش می‌رود، شامل تعداد افراد کمتری است و معمولا به هدف در نظر گرفته شده می‌رسد. در مقابل، یک جلسه موثر گروهی از افراد متفکر و منتخب را برای هدفی خاص دور هم جمع می‌کند، زمینه‌ای برای بحث آزاد فراهم می‌کند و نتیجه‌ای ملموس در قالب لیستی از ایده‌های عالی برای پیگیری و درک مشترک از کار پیش رو ارائه می‌دهد.

بنابراین، اصول برگزاری جلسات اثربخش متفاوت است که در این مطلب به‌صورت گام‌به‌گام به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

با دستورالعمل صحیح برگزاری جلسات اثربخش بیشتر آشنا شوید

پیش از برگزاری جلسه اثربخش باید بدانید که یک جلسه موثر هدف مشخصی دارد، شرکت‌کنندگان را درگیر خود می‌کند، فضای امنی را برای تفکر واگرا فراهم می‌کند و نتایج واقعی و قابل اشتراک دارد. بنابراین اگر به‌عنوان یک مدیر به دنبال برگزاری جلسه خوب هستید، مراحل زیر را دنبال کنید.

۱- برای تیم خود قوانین مشخصی را وضع کنید

برای برخورداری از نتایج مستمر و موفقیت‌آمیز، در نظر گرفتن اولویت‌ها در زمینه چگونگی برگزاری جلسات اثربخش اهمیت دارد. در واقع با این کار، به تیم خود نشان می‌دهید که باید جلسه‌ای با کمترین اصطکاک برگزار و فقط روی موضوع مورد نظر تمرکز کنند. در نظر گرفتن و اعمال قوانینی در زمینه نحوه آماده‌سازی، زمان‌بندی، نوع رفتار در طول جلسه و اقدامات لازم پس از آن، مطمئنا باعث تقویت این اهداف می‌شود.

پیشنهاد می‌کنیم خودتان نیز به موقع وارد جلسه شوید و برای به اشتراک گذاشتن موارد به‌روزرسانی شده آماده باشید. طوری رفتار کنید که گفتگوهای متقابل باعث دور شدن از موضوع اصلی جلسه نشود. به جای انتقاد از اعضای تیم، مشکلات را هدف قرار دهید. حتما پس از پایان جلسه به فکر رسیدگی سریع به امور تصمیم‌گیری شده باشید.

۲- از قبل میزان اهمیت هر جلسه را در نظر بگیرید

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای بهبود کیفیت جلسات اثربخش این است که تشخیص دهید از برگزاری چه جلساتی می‌توانید به طور کامل اجتناب کنید. ممکن است دریابید که برخی از جلسات بدون جهت هستند و موضوعات آنها بهتر است برحسب نیاز و در قالب گروه‌های کوچک‌تر یا به‌صورت مجازی به کمک ایمیل و شبکه‌های اجتماعی مطرح شوند.

 

برگزاری جلسات اثربخش

 

۳- قبل از برگزاری جلسه، در مورد افراد شرکت‌کننده در آن تصمیم بگیرید

درک ضرورت وجود هر یک از اعضای تیم در جلسه مهم است و همین مسئله می‌تواند تعیین حضور افراد مختلف برای برگزاری جلسه موثر را دشوار کند. این مسئله معمولاً به معنای کم و زیاد کردن لیست دعوت فقط برای افرادی است که مورد نیاز هستند.

اصولا ذینفعان کسانی هستند که جلسه را تحت تأثیر می‌دهند و در زمینه به‌روزرسانی پروژه و برنامه‌ریزی‌های آینده‌نگر اطلاعات لازم را ارائه می‌دهند. در کنار آنها، اعضای تیم می‌توانند به درک عمیق‌تری از اهداف پروژه کمک کنند. حضور مشارکت‌کنندگان خارجی می‌تواند بینش ارزشمندی در زمینه تصمیم‌گیری‌های فراتر از اهداف فعلی شرکت ارائه دهد.

۴- دست به موشکافی بزنید

برای برگزاری جلسات موثر باید از قبل درک درستی از مخاطبان خود داشته باشید. اینکه نقاط قوت و ضعف آن‌ها چیست؟ نقش آن‌ها در ارائه اطلاعات و رسیدن به اهداف این جلسه تا چه حد است؟ مطمئنا به کمک درک درست خود از مخاطب، می‌توانید برقراری ارتباطات را تسهیل کنید. همچنین دانستن دامنه جلسه بسیار مهم است زیرا می‌تواند شما را قادر سازد تا مستقیماً به مناطقی بپردازید که برای مخاطبان شما قابل اجرا هستند.

پیش از برگزاری، حتما به نوع جلسه دقت کنید. اگر قرار است که یک جلسه یک به یک برگزار شود، سبک ارائه خود را طوری تنظیم کنید که بیشترین مکالمه را داشته باشید. اگر باید جلسه‌ای با وجود چندین نفر هدایت کنید، مطمئن شوید که از هدف اصلی دور نمی‌شوید و تمامی هداف برآورده می‌شوند. یادتان باشد که بسیاری از جلسات می‌توانند به یک میدان نبرد برای سخنرانی تبدیل شوند و در صورت عدم کنترل کافی، به راحتی از کنترل خارج شوند.

۵- یک دستور جلسه تنظیم کنید و به آن پایبند باشید

در قالب یک دستور جلسه به اعضای تیم زمینه، اهداف و انتظارات لازم را گوشزد کنید تا مطمئن شوید همه آماده برگزاری یک جلسه موفق هستند. ممکن است این ابهام در ذهن شما شکل بگیرد که ویژگی‌های یک دستور جلسه مناسب چیست؟ پیشنهاد می‌کنیم در این زمینه به نکات زیر توجه کنید:

  • یک عنوان کوتاه، واضح و عینی در نظر بگیرید. مطمئن شوید که مخاطب به محض مشاهده آن، هدف کلی را درک خواهد کرد.
  • متن دستور جلسه نباید به‌صورت یک مقاله باشد بلکه باید کاملا مختصر و با واضح‌ترین بیان اطلاعات لازم را به مخاطب ارائه دهد. بهتر است موارد مورد نظر خود را به‌صورت لیست ذکر کنید. فقط اطلاعات مربوط به خود جلسه را ارائه دهید. به گونه‌ای که افراد ناآشنا با پروژه نیز به راحتی متوجه آن شوند. تصور نکنید آنچه برای شما منطقی است، برای همه افراد نیز قابل درک است.
  • چند روز قبل از برگزاری جلسه اثربخش دستور کار را تهیه کنید و ارائه دهید.

۶- به منظور تقویت مشارکت اعضای تیم، از جلوه‌های بصری استفاده کنید

مطمئنا افزودن عناصر بصری به سخنرانی می‌تواند جلسه شما را متحول، جذاب و خاطره‌انگیزتر کند. به ‎همین ‎دلیل پیشنهاد می‌کنیم از ابزارهای بصری مثل نمایش اسلاید، فیلم، تصویر و نمودار برای بیان اهداف مورد نظر خود استفاده کنید. طبق تجربه، تاثیر این ایده برای برگزاری جلسات از راه دور و به کمک فناوری‌های مجازی چند برابر است.

 

چطور جلسات موثر برگزار کنیم

 

۷- اعضای تیم را به مشارکت در جلسه تشویق کنید

بهره‌گیری از دیدگاه‌ها و مهارت‌های منحصر‎به‌فرد تیم می‌تواند آن‌ها را به همکاری بیشتر با شما تشویق کند. به ‌همین‌ دلیل توصیه می‌کنیم به نکات زیر توجه کنید:

  • در قالب بحث و گفتگو عمل کنید. سازماندهی و رهبری مناسب بحث‌های مختلف می‌تواند جلسه را جذاب‌تر و زمینه ارائه راه‎‌حل‌های جدید و منحصربه‌فرد را فراهم کند. اختصاص بخشی از برنامه جلسه اصلی به برگزاری یک جلسه طوفان فکری، راهی عالی برای تشویق اعضای تیم به بحث کردن است. در جلسات بزرگ‌تر شاید بهتر باشد که به گروه‌های کوچک‌تر تقسیم شوید و در نهایت دوباره گرد هم آیید و ایده‌های اصلی خود را بحث کنید.
  • برای تنوع فکری بیشتر، تیم‌های چندرشته‌ای ایجاد کنید. گردآوری گروهی از افراد با زمینه‌های تحصیلی و کارکردهای شغلی مختلف می‌تواند حتی فضای تیمی قوی‌تری را برای مشارکت و همکاری ایجاد کند. هنگام گسترش دسترسی پروژه به تیم دیگر، حتماً سهم مورد انتظار از هر گروه را تعریف کنید و اطمینان حاصل کنید که همه گروه‌ها در سهم منحصربه‌فرد خود در پروژه همسو هستند. در ابتدای جلسه، همه طرف‌های درگیر را که ممکن است با یکدیگر آشنا نباشند به یکدیگر معرفی و نحوه همکاری آن‌ها را مشخص کنید.
  • مدام سوال بپرسید. گنجاندن سوال‌های مختلف در سخنرانی‌ها می‌تواند مخاطبان شما را وادار به درگیری فعال و مشارکت معنادار کند. اغلب موافقت یا مخالفت با مطرح کردن یک سوال، می‌تواند بحث را حتی بیشتر از قبل پیش ببرد.

۸- جلسه را قوی شروع کنید و حتی قوی‌تر آن را تمام کنید

نباید سطح انرژی شما در طول جلسه تغییر کنید. بدین شکل مخاطبان سریع‌تر هدف جلسه و اقدامات بعدی که باید پس از پایان جلسه انجام شوند را درک می‌کنند. ارائه نتیجه‌‏گیری را فراموش نکنید زیرا فرصتی است تا مخاطبان خود را در مورد اقدامات بعدی آگاه کنید.

سخن آخر

تبریک می‌گوییم، شما با یاد گرفتن این نکات دیگر نگرانی از بابت کیفیت جلسات کاری خود نخواهید داشت و در آینده برگزاری جلسات اثربخش به روشی تکرارپذیر و سازگار در انتظار شما است.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: