انعطاف برای حضور در محل کار چه مزایا و معایبی دارد؟

امروزه بسیاری از شرکت‌ها و استارتاپ‌ها در حال کوچ از فضای کاری کلاسیک به سمت فضای کاری منعطف هستند. البته انتخاب سبک کاری منعطف نیاز به تامل فراوان و بررسی‌های دقیق دارد. زیرا همانطور که مزایایی زیادی دارد، می‌تواند معایبی هم داشته باشد.

مزایای انعطاف حضور در محل کار را وقتی در برابر معایب انعطاف حضور در محل کار قرار می‌دهید، کفه ترازو به سمت مزایای آن سنگینی می‌کند. از جمله مزایای برنامه کاری منعطف می‌توان به افزایش بهره‌وری اشاره کرد. البته معایب برنامه کاری منعطف نیز باید مورد توجه کارفرمایان باشد.

برنامه کاری منعطف یعنی چه؟

اگر بخواهیم درباره انعطاف ساعت کاری طبق تعریف نسبتا قدیمی‌تر آن صحبت کنیم باید بگوییم منظور این نیست که در محیط کار هرج و مرج بر پا شود. بلکه برنامه کاری منعطف یعنی تعیین یک چارچوب زمانی با استفاده از بازه‌های تایم ورود و خروج. در این مدل از نیروها درخواست می‌شود به عنوان مثال 8 ساعت در محل کار حضور داشته باشند. حال می‌توانند ساعت 8 صبح در محیط سازمان حاضر شوند و راس 16 کارت خروج بزنند یا ساعت 10 صبح بیایند و 18 بروند. در واقع بازه حضور بین 8 تا 10 و خروج میان 16 تا 18 تعیین می‌شود. حال در این میان اگر کسی علاقه‌مند به اضافه‌کاری بود می‌تواند تا سقف مورد نظر سازمان زمان بیشتری بماند و کار کند.

اما طی دست کم یک دهه گذشته که فناوری ارتباطات تا پیشرفت‌های فراوانی داشته و جهان را در عمل به یک دهکده ارتباطی تبدیل کرده، مفهوم ساعت کاری شناور نیز متفاوت شده است. در عصر حاضر انعطاف حضور در محل کار می‌تواند حتی به معنای عدم حضور در محیط فیزیکی شرکت و دورکاری باشد. مخصوصا از زمانی که بیش از یک سال پیش پاندمی بیماری کووید-19 آغاز شد، مزایای انعطاف حضور در محل کار نیز بیشتر به نمایش درآمد.

مزایای برنامه کاری منعطف

از جمله مزایای برنامه کاری منعطف به سبک دورکاری با استفاده از ظرفیت‌هایی که فضای مجازی در اختیار کارکنان سازمان‌ها قرار داده، می‌توان به این موارد اشاره کرد:

 

مزایا و معایب محل کار منعطف

 

افزایش بهره‌وری نیروها، بالا بردن روحیه افراد با اعطای اختیار برقراری تعادل میان تایم مربوط به کار و امور روزمره زندگی شخصی، کاهش ترافیک و هزینه‌های اداره محیط فیزیکی شرکت‌ها، حذف یا کاستن از هزینه‌های مربوط به آمد و شد از سبد مخارج کارکنان و شرکت‌ها، افزایش تعداد ساعات در دسترس بودن کارمندان، صرفه‌جویی در زمان و استفاده بهینه از آن.

احساس عدم کنترل بر فعالیت کارکنان از سوی مدیران می‌تواند موجب شود آنها با تعلق خاطر بیشتری کار کنند و همین موضوع در نهایت به نفع کل مجموعه تمام خواهد شد. از مزایای دیگر برنامه کاری منعطف این است که در بسیاری از هزینه‌های جانبی سازمان‌های بزرگ مانند تهیه ناهار، مهد کودک برای نگهداری از فرزندان کارکنان، آب و برق مصرفی و ... صرفه‌جویی به عمل خواهد آمد. در یک محیط کار منعطف تعهد به کار تا حد قابل توجهی بالا می‌رود، میزان ترک کار کاهش می‌یابد، استعدادهای برتر تمایل بیشتری به همکاری با سازمان پیدا می‌کنند، سطح رفاه نیروها افزایش می‌یابد، به کمک فضای مجازی و در راستای برآورده ساختن نیازهای شغلی تعامل بیشتری میان کارکنان برقرار می‌شود و در نهایت کارکنان با دسترسی کمتر به مدیران می‌آموزند روی پای خودشان بایستند و برخی تصمیم‌ها را در لحظه بدون ارجاع به مدیر بالاسری و اتلاف زمان اتخاذ کنند. به این ترتیب سازمان چابک‌تر عمل خواهد کرد.

معایب برنامه کاری منعطف

معایب انعطاف حضور در محل کار نیز قابل اعتنا هستند و نمی‌توان به سادگی از کنار آنها گذشت. چه بسا سازمان‌هایی که بدون ایجاد آمادگی لازم در زیرساخت‌ها، فرهنگ سازمانی و روحیه کارکنان و مدیران خود به یک‌باره شیوه دورکاری را برگزیده‌اند ضررهای هنگفتی را متحمل شده‌اند. گاهی این ضررها شرایطی برگشت‌ناپذیر در سازمان پدید می‌آورند و اوضاع بحرانی ناشی از هرج و مرج در فعالیت نیروها ممکن است از کنترل خارج شود. پس قبل از اینکه بخواهید درباره اتخاذ شیوه ساعت کاری منعطف تصمیم بگیرید، ضروری است حتما همه جوانب و زیر ساخت‌های فرهنگی و فیزیکی مجموعه خود را بسنجید و همچنین انواع ساعت کاری منعطف را بشناسید. از جمله معایب برنامه کاری منعطف می‌توان به این موارد اشاره داشت:

 

مزایا و معایب محل کار منعطف

 

  • عدم تطابق برنامه کاری نیروها با یکدیگر و تحمیل فعالیت اضافه به مدیران و کارکنان جهت هماهنگی اعضای سازمان
  • از میان رفتن مرز میان محل کار و خانه تا جایی که ممکن است حتی نیمه‌های شب نیز کاری برای انجام دادن تا صبح به یک کارمند محول شود و اسباب نارضایتی برخی نیروها را فراهم بیاورد.
  • عدم تناسب برنامه کاری منعطف با روحیه آن دسته از افرادی که در محیط‌های اداری و چارچوب‌دار پیشرفت می‌کنند و با ماندن در خانه یا حضور کوتاه‌مدت در محیط کار کسل و پژمرده می‌شوند. موضوعی که برخلاف توقع موجب کاهش بهره‌وری این گروه از کارکنان می‌شود.
  • سوء‌ استفاده برخی افراد با ظرفیت فکری اندک از آزادی اعطا شده به آنها و کاهش میزان فعالیت مفید این دسته از افراد طی روز. حقیقت این است که برخی از نیروها برای اینکه بهره‌وری بالایی داشته باشند و فعالیت خود را به شکل صحیح انجام بدهند نیازمند نظارت مستقیم و مستمر هستند. این دسته از نیروها که ممکن است از قضا بسیار هم متخصص باشند، وقتی با چارچوب و ساختار نرم مواجه می‌شوند نمی‌توانند به درستی کار کنند و شاید حتی از زیر بار برخی مسئولیت‌هایشان شانه خالی کنند.
  • یکی دیگر از معایب برنامه کاری منعطف ناهماهنگی میان نیروهای حضوری و دورکار است. به هر حال نمی‌توان تمام شرکت را به طور کامل تعطیل کرد و نیروهای اصلی اداری در هر سازمان باید چراغ آن را روشن نگاه دارند. تقریبا اکثریت قریب به اتفاق کارکنان صفی ضرورت دارد در دفتر فیزیکی حاضر باشند. همین موضوع می‌تواند موجب شود نیروهای صفی احساس کنند عدالت در مورد آنها رعایت نشده است. این موضوع یک اتفاق بسیار خطرناک برای سلامت منابع انسانی سازمان محسوب می‌شود.
  • وقتی یک شرکت یا کسب‌وکار از مشتریان سفارش می‌گیرد و سیاست ساعت کاری شناور را برمی‌گزیند، ممکن است دچار مشکلاتی با درک اشتباه مشتریان از ساعت کاری شرکت بشود. تا جایی که برخی مشتریان طلب‌کارانه توقع داشته باشند نیروهای سازمان در هر ساعتی از شبانه روز پاسخگوی سئوالات و نیازهای آنها باشند.
  • کار در خانه نیز مشکلات خاص خودش را دارد و ممکن است موجب بروز تعارضاتی میان زوجین شود. وقتی کیفیت زندگی شخصی نیروهای سازمانی کاهش پیدا کند، از میزان بهره‌وری آنها نیز کاسته خواهد شد.

چه باید کرد؟

با وجود مزایا و معایب قابل تامل برای اتخاذ سیاست ساعت کاری منعطف و دورکاری در سازمان انتخاب یا عدم انتخاب این شیوه بسیار سخت است. بر همین اساس باید انواع ساعت کاری انعطاف‌پذیر را بشناسید و بر اساس مختصات و نیازهای سازمان خود یکی از این شیوه‌ها را برگزینید.

انواع شیوه‌های اجرای سیاست ساعات کاری منعطف در سازمان‌ها عبارتند از:

تقسیم کار بین 2 یا چند نیرو، انعطاف در زمان آغاز و پایان فعالیت روزانه، انعطاف در انتخاب دورکاری یا حضور فیزیکی، فعالیت فشرده طی چند روز در هفته و عدم فعالیت طی روزهای دیگر، کاستن از وظایف و ساعات کاری برخی از نیروها در ازای کاهش حقوق آنها (این مورد در بحران‌های اقتصادی جایگزین خوبی برای نگاه داشتن نیروها و عدم اخراج آنهاست.) و بازنشستگی پلکانی با کاهش مرحله به مرحله برنامه ساعات کاری کارمند تا بازنشستگی کامل او.

پیشنهاد نهایی

هیچ چیز مطلق نیست. هر تصمیمی که برای مدیریت شرکت بگیرید، مزایا و معایبی خواهد داشت. بنابراین اگر احساس می‌کنید مزایای استفاده از ساعت کاری منعطف برای سازمان شما بیشتر از معایب آن است، بکوشید با بهره‌مندی از مزایا، معایب را تا بالاترین حد ممکن مدیریت کنید. در صورت احساس نیاز به استفاده از مزایای انعطاف حضور در محل کار باید پیش از اجرایی کردن این تصمیم به خوبی بر فرهنگ سازمانی و روحیات کارکنان خود مسلط باشید تا در دام معایب انعطاف حضور در محل کار نیفتید.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: