بهبود تعاملات سازمانی با شیوه‌های مختلف ارتباطی

بهبود تعامل کارکنان و به طور کلی بهبود تعاملات در محیط کار وابسته به انواع شیوه‌های ارتباطی است. اما پیش از هر چیز انتخاب روش با توجه به اهداف مختلف اهمیت دارد.

برای بهبود تعاملات در محیط کار ضروری است نقش یک رهبر را بازی کنید نه فقط مدیری که دستور می‌دهد و ریاست می‌کند. به طور کلی حکومت کردن بر نیروها سال‌ها، بلکه دهه‌هاست منسوخ شده و هم‌دلی و همراهی با نیروها جای آن را گرفته است. وقتی رهبر یک سازمان دائم در حال رفع موانع سر راه فعالیت نیروهای خود باشد، شخصیت و هویت مستقل آنها را درک کند و فضایی دوستانه و سالم در سازمان پدید بیاورد، خود به خود بهبود تعامل کارکنان اتفاق می‌افتد. اما واقعیت این است که انسان‌ها با یکدیگر تفاوت‌های عمده دارند و حتی می‌توان گفت هر شخص برای خودش موجودی منحصر به فرد است. به همین علت برای بهبود تعاملات سازمانی به شکل رضایت‌بخش باید هدف‌گذاری کرد و شیوه‌های مختلف ارتباطی را به کار گرفت.

قالب‌های کهنه را کنار بگذارید

شاید باورش کمی سخت باشد اما در بسیاری از موارد پاورپوینت‌ها و استفاده از نمودارها دیگر در دسته قالب‌های کهنه به شمار می‌روند. آنچه موجب جذب نیروهای سازمانی و علاقه‌مندی آنها به فرآیندهای درونی سازمان و کسب‌وکار می‌شود، بیش از ابزارهای بصری داستان‌گویی و برقراری ارتباطات کلامی است. حتی اگر در حال برگزاری جلسه با استفاده از پلتفرم‌های آنلاین هستید، باید ارتباطات صمیمانه کلامی را در اولویت قرار بدهید. بیشتر آدم‌های دنیا وقتی به یکدیگر می‌رسند، پس از سلام و احوالپرسی می‌پرسند: «چه خبر؟» و این به معنای دقیق‌تر درخواست از طرف مقابل برای بیان قصه‌های روزمره زندگی است. شاید حتی کسی نداند با بیان این جمله سئوالی به دنبال چیست اما در ناخودآگاه هر شخص نیاز به قصه‌ گفتن و شنیدن نهفته است. بر همین اساس اگر از ارتباطات کلامی صمیمانه و قصه‌گویی در بیان آنچه در سازمان می‌گذرد استفاده کنید، گام موثری برای بهبود تعامل کارکنان برداشته‌اید. باید هدف‌تان را از برگزاری جلسات تعیین کنید: «تنها برگزاری جلسه مهم است یا تعامل با همه اعضای تیم؟»

 

راهکارهای بهبود تعامل کارکنان

 

صحبت‌های تکرارشونده را ضبط کنید و به اشتراک بگذارید

وقتی بخشی از صحبت‌های شما در جلسات مختلف دائم تکرار شوند دیگر برای کارکنان اثربخشی نخواهند داشت و از قضا این تکرار موجب می‌شود مشارکت نیروها و اعضای تیم در بحث‌ها کاهش بیابد. اما از سوی دیگر شاید از نظر شما آن بخش از صحبت‌ها کاملا هدفمند هستند و نمی‌توانند حذف شوند. برای حل این مشکل و بهبود تعامل کارکنان در چنین جلساتی توصیه می‌شود با استفاده از ابزارهای آنلاین مانندWistia  و  Zoom آنچه ارائه می‌شود را به صورت ویدئویی ضبط کنید و برای دفعات بعد با نیروها به اشتراک بگذارید. با ابزارهای فوق می‌توانید این ویدئوها را تدوین نیز بکنید. علاوه بر اینها بخش‌هایی از ویدئوهای مذکور قابلیت به اشتراک‌گذاری در شبکه‌های اجتماعی سازمان را خواهند داشت. انتشار این ویدئوها موجب می‌شود تعامل بهتری با کاربران و سایر اعضای شرکت برقرار شود. حین استخدام نیروهای جدید نیز می‌توانید این ویدئوها یا لینک آنها در وب‌سایت و حساب‌های شبکه‌های اجتماعی سازمان را در اختیار مصاحبه‌شوندگان قرار بدهید و تعامل را از همان آغاز آشنایی استارت بزنید. پس باید از همان ابتدا با توجه به هدفی که از بیان آن صحبت‌ها دارید، نکات مورد نظر خود را گردآوری کنید.

قابلیت سخنرانی بدون آمادگی قبلی را وجود خود پرورش بدهید

منظور از سخنرانی نصیحت، توصیه و شعار نیست. به هیچ وجه! بلکه مقصود از واژه سخنرانی در این بخش بیان شیوا و تاثیرگذار راهکارهایی است که حین بروز یک مشکل یا آغاز یک پروژه کارکنان به آنها نیاز دارند. وقتی در لحظه و بدون هماهنگی قبلی بتوانید در عین صمیمیت، محکم و انگیزه‌بخش با کارکنان سازمان خود صحبت کنید؛ گام بزرگی در راستای بهبود تعامل کارکنان برداشته‌اید. زیرا به این ترتیب منابع انسانی و به طور خاص اعضای تیمی که به طور مستقیم با موضوع صحبت‌های شما درگیر هستند اشتیاق بیشتری به فعالیت و جلو بردن پروژه پیدا می‌کنند. در این شرایط آنها ناخودآگاه می‌کوشند سطح تعامل خود را افزایش بدهند. بهبود تعاملات محیط کار یکی از موضوعات ضروری برای پیشرفت در پروژه‌هاست و اعضای یک تیم وقتی در حال حرکت رو به جلو هستند چه بخواهند، چه نخواهند باید تعامل خود را با دیگران بهبود ببخشند. مهم انگیزه اولیه‌ای است که توسط رهبران اثربخش ایجاد می‌شود.

 

چطور تعاملات با کارمندان در سازمان را بهبود بخشیم؟

 

بیشتر بشنوید، کمتر سخن بگویید و جو صمیمانه را با لودگی اشتباه نگیرید

رهبر یک سازمان برای بهبود تعامل با کارکنان باید علاوه بر برگزاری جلسات مختلف در قالب‌های آنلاین و حضوری، به صورت مستقیم نیز با کارکنان و اعضای تیم خود ارتباط بگیرد. اما این ارتباط هرگز نباید حالت دستوری داشته باشد و برای دیکته اصول ذهنی مدیر به کارمند مورد استفاده قرار بگیرد. بلکه در این ارتباط مستقیم مدیر و رهبر وظیفه دارد بیش از آنکه سخن بگوید، شنونده باشد. بهبود تعامل کارکنان برای رهبری که گوش شنوا برای کارمندانش دارد دائم در حال اتفاق افتادن است. حتی در جلسات نیز توصیه می‌شود مدیران و رهبران گزیده و اثربخش سخن بگویند و بیشتر سعی کنند با مخاطب قرار دادن نیروها آنها را به تعامل وادارند. اما یک اشتباه بزرگ از سوی برخی مدیران استفاده بیش از اندازه از شوخی و برقراری جو شاد در سازمان است. شادی و خنده هیچ مانعی ندارد اما از حد که بگذرد به لودگی می‌رسد و سبب می‌شود رهبر توسط نیروها جدی گرفته نشود و حتی سطح تعامل صحیح کارکنان پایین بیاید. زیرا آنها در عوض درگیر شدن با امور شغلی در پی تکرار جو شادی هستند که با شوخی‌های بیش از حد به وجود آمده است. بهبود تعاملات در محیط کار همیشه در سایه احترام متقابل به وجود می‌آید نه فضای دوستانه غیر قابل کنترل.

فضای بازخورد صادقانه را در سازمان ایجاد و از ارتباط زیاد اجتناب کنید

همواره باید بکوشید فضایی پدید بیاورید که کارکنان سازمان شما احساس کنند به این مجموعه تعلق دارند و عضوی از یک خانواده بزرگ هستند. باید به همه نیروها شخصیت و نقش موثر بدهید و از آنها بازخورد بگیرید. اگر فضایی به دور از حکومت و سخت‌گیری در مجموعه خود پدید بیاورید راه را برای دریافت بازخورد صادقانه هموار کرده‌اید. نباید در یک سازمان امروزی جو آنقدر ناسالم باشد که رقابت‌های منفی شکل بگیرند و اعضای یک تیم برای بیان نظرات خود با لکنت زبان مواجه بشوند. در چنین فضایی بهبود تعامل کارکنان با یکدیگر و مدیران بالاسری خود شبیه یک شوخی تلخ است. همچنین توجه داشته باشید که ارتباط بیش از اندازه با کارکنان در چارچوب جلسات پیاپی به علاوه تماس‌های فیزیکی، آنلاین و تلفنی مداوم در طول روز و هفته برخلاف تصور موجب کاهش تعامل و درک کارمندان از فضای ذهنی شما می‌شود. هرگز خود را در دام ارتباطات بیش از اندازه گرفتار نکنید. حتی در گروه‌های آنلاین وقتی بحثی میان کارکنان جریان دارد به فیدبک‌های خلاصه اکتفا کنید و اجازه بدهید همه حرف‌هایشان را آزادانه بزنند. دست‌کم همین فضا می‌تواند تمرینی برای بهبود تعامل کارکنان باشد. جلسات طوفان فکری را نیز بیش از حد تکرار نکنید، زیرا تکرار بی‌منطق برخلاف هدف اصلی این جلسات خلاقیت کارکنان را کاهش می‌دهد و آرام‌ آرام به امری تکلف‌آور و کسل‌کننده تبدیل می‌شود.

پیشنهاد نهایی

برای بهبود تعامل کارکنان با یکدیگر و مدیران و رهبران سازمانی باید راه‌های مختلف ارتباط حضوری، آنلاین، تلفنی، کلامی و غیرکلامی را بیازمایید تا اثربخش‌ترین‌ها را برای مجموعه خود بیابید. حین برقراری ارتباط با اعضای تیم خود بکوشید علاوه بر ارتباطات کلامی از ارتباط غیرکلامی و زبان بدن نیز استفاده کنید. در مجموع بهبود تعامل کارکنان در عین سادگی یک فرآیند ظریف و پیچیده است که هرگز نمی‌توان آن را بدون هدف‌گذاری انجام داد.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: