اقدام‌هایی ساده برای مدیریت کارهای روزانه

فرقی ندارد کارمند باشید یا رییس، شغل ثابت داشته باشید یا فریلنسر باشید، حضوری کار کنید یا ریموت. در هر شرایطی که باشید اگر نتوانید از پس مدیریت کارهای روزانه‌تان برآیید، نتایج مخرب آن را در شغل و حرفه خود خواهید دید.

مدیریت کارهای روزانه برای کسانی که طی روز وقت کم می‌آورند و آرزو دارند کاش شبانه‌روز بیشتر از 24 ساعت بود، یک اقدام بسیار مهم محسوب می‌شود. مدیریت کارها ساده‌تر از تصور است تنها باید به آن عادت کنید.

برای مدیریت کارهای روزانه از کجا شروع کنیم؟

مدیریت کارها آنقدر سخت نیست که کسی بخواهد دائم آن را عقب بیندازد. تصور نکنید قرار است یک لیست بلندبالا از کارهای طاقت‌فرسا برای خودتان تهیه کنید. به هیچ عنوان! از قضا توصیه می‌شود برنامه‌ریزی برای مدیریت کارهای روزانه را از گام‌های ساده استارت بزنید.

با خودتان تعارف نداشته باشید

برای اینکه بتوانید مدیریت کارهای روزانه را به بهترین نحو ممکن به سرانجام برسانید باید تعارف با خودتان را کنار بگذارید. اگر یک فریلنسر هستید و هم‌زمان چندین پروژه در دست دارید، با تدوین یک برنامه ریاضتی هرگز از پس همه کارها برنمی‌آیید. باید برنامه‌ای بریزید که خودتان با آن احساس راحتی می‌کنید. به این ترتیب امور روزانه و شغلی خود را ساده‌تر از آنچه قادر به تصورش هستید انجام خواهید داد. پس ساعت‌های کاریتان را به بازه‌های زمانی مشخصی در شبانه‌روز اختصاص بدهید که خودتان می‌دانید بیشترین بهره‌وری را دارید. در مقابل کارهای ساده و اموری که مربوط به زندگی روزانه‌تان هستند را برای تایم‌هایی زمان‌بندی کنید که انرژی کمتری دارید. البته سخت می‌شود آدمی را پیدا کرد که همه روزهایش شبیه به هم باشد. حتی فریلنسرها نیز روزهایی دارند که باید عمده وقت خود را خارج از خانه یا دفترشان بگذرانند. پس باید زمان‌بندی فعالیت‌های روزهای مختلف هفته را به طور حدودی بدانید و بر آن اساس برای مدیریت کارهای روزانه برنامه بریزید.

علایق‌تان را کنار نگذارید

برای مدیریت کارهای روزانه حتما لازم نیست آنقدر خود را غرق پروژه‌ها و امور شخصی روزمره کنید که علاقه‌مندی‌هایتان به باد فراموشی سپرده شوند. ضرورت دارد در برنامه روزانه حتما زمانی را برای رسیدگی به علاقه‌مندی‌هایتان کنار بگذارید. برای مثال اگر اهل ورزش هستید ساعت مناسبی برای رفتن به باشگاه یا ورزش در خانه تعریف کنید. اگر دوست دارید یک سریال خاص را تماشا کنید، کتاب و مجله بخوانید، در شبکه‌های اجتماعی گشت بزنید یا به دیدار دوستان خود بروید، این فعالیت‌ها را نیز به شکلی متعادل در برنامه‌تان بگنجانید. این موضوع برای فریلنسرهایی که سر خود را با پروژه‌های مختلف شلوغ کرده‌اند اهمیت بیش‌تری دارد. زیرا اگر خود را غرق کار زیاد و امور روتین روزمره کنید، طی میان‌مدت دچار فرسودگی ذهنی خواهید شد. آسیبی که می‌تواند کارایی شما را طی برهه‌ای حتی تا صفر کاهش بدهد. البته منظورمان از علایق عادت‌های آسیب‌رسان نیست اما به هر حال گاهی همین عادت‌ها را نیز نمی‌توان در واقعیت کنار گذاشت و باید برای آنها زمان مشخصی را در برنامه‌ریزی روزانه لحاظ کرد. از جمله این عادت‌ها می‌توان به استعمال دخانیات اشاره کرد.

 

مدیریت کارهای روزانه

 

برای مدیریت کارهای روزانه از شب قبل برنامه‌ریزی کنید

توصیه می‌شود یک چارچوب کلی به عنوان برنامه پشتیبان برای خودتان داشته باشید، اما همیشه مدیریت کارهای روزانه خود را شب پیش از آن انجام بدهید. زیرا با این کار برنامه‌تان بیشترین انعطاف ممکن را خواهد داشت و با رویدادهای روز هماهنگ‌تر است. مدیریت کارها نمی‌تواند کاملا روتین و مکانیکی باشد و لازم است برای آن سطح بالایی از انعطاف‌پذیری را در نظر بگیرید. البته لازم نیست از همان ابتدا به دنبال یک برنامه ایده‌آل باشید. می‌توانید با برنامه‌های سبک و منعطف استارت بزنید و به مرور آن را بهبود ببخشید.

از وقت‌های تلف‌شده استفاده کنید

اگر فعالیت شما به صورت حضوری است حتما باید زمانی که برای رفت‌وآمد صرف می‌کنید را به طور دقیق محاسبه کنید و در برنامه‌ریزی روزانه خود بگنجانید. چنانچه به صورت خوداشتغال در منزل کار می‌کنید نیز بدون تردید زمان‌های زیادی در طول روز دارید که بی‌جهت تلف می‌شوند. به عنوان مثال اگر همیشه 15 تا 30 دقیقه بعد از تایم مد نظرتان از خواب برمی‌خیزید مدیریت کارهای روزانه‌تان را به شکلی سامان بدهید که روزانه 5 دقیقه از این زمان بکاهید و به تدریج به تایم مناسب برسید. همچنین برای حمام رفتن و رسیدگی به بهداشت خود تایم‌بندی منظم داشته باشید و زمانی که در حال دوش گرفتن هستید اجازه ندهید حساب زمان از دست‌تان در برود. در جهان امروز اگر کسی خود را به طور کامل از دنیای مجازی و شبکه‌های اجتماعی جدا کند، باید به او مدال افتخار داد. زیرا در عمل این موضوع برای 90 درصد انسان‌های قرن بیست‌ویکمی نشدنی است، اما می‌توان آن را به سادگی مدیریت کرد. بکوشید تایمی که برای گشت‌وگذار در سوشال مدیا صرف می‌کنید را به حداقل ممکن کاهش بدهید و همان زمان کوتاه را نیز مطابق با نیازمندی‌های اطلاعاتی خود بهینه کنید. همچنین برای صرف غذا یک برنامه منظم داشته باشید و در آن تایم کار و سایر امور را کنار بگذارید.

هدف‌گذاری کنید

برای مدیریت کارهای روزانه لازم است اهداف کوتاه، میان و بلند مدت داشته باشید. همچنین باید این اهداف را به صورت تدریجی در برنامه‌تان لحاظ کنید و طی بازه‌های زمانی منظم میزان دستیابی به آنها را مورد بررسی قرار بدهید. البته به هیچ عنوان قصد نداریم بگوییم هدف‌های خیلی بزرگ برای خودتان در نظر بگیرید. از قدیم گفته‌اند: «سنگ بزرگ، علامت نزدن است.» پیشنهاد می‌کنیم سطح انتظارات خود و دیگران از مهارت‌ها و توانی که دارید را به صورت منطقی تنظیم و مدیریت کنید. بد نیست حتی این انتظارات را روی کاغذ بیاورید. با خودتان مهربان باشید و بیش از اندازه برای مدیریت کارهای روزانه سخت نگیرید. شما هرگز نمی‌توانید در مدت‌زمان کوتاه به همه هدف‌هایتان برسید. پس صبور باشید، دائم خود را ارزیابی کنید و برای بهبود فعالیت‌هایتان برنامه بریزید.

 

کارهای روزانه را چطور مدیریت کنم؟

 

شبانه‌روز را به بازه‌های زمانی کوتاه تقسیم کنید

بد نیست برای خودتان یک واحد زمانی روزانه داشته باشید. مهم نیست چند دقیقه باشد، مهم این است که شما طی آن تایم کارایی بالایی از خودتان ارائه بدهید. به عنوان مثال می‌توانید ساعاتی که طی شبانه‌روز بیدار هستید را به بازه‌های نیم‌ساعته تقسیم کنید و برای هر کاری در برنامه خود تعدادی از این واحدها را اختصاص بدهید. بنویسید تهیه بخش تعیین‌شده از فلان پروژه 5 واحد، رفت‌وآمد 3 واحد، حمام نیم واحد و ... از شما زمان خواهد گرفت. با این کار از نظر روانی احساس بهتری خواهید داشت و سنگینی و پیچیدگی کارها را در نظر خود می‌شکنید.

وظایف را در برنامه‌تان اولویت‌بندی کنید

حین برنامه‌ریزی بکوشید وظایف ضروری را فارغ از زمان انجام آنها در اولویت قرار بدهید. وقتی برنامه را از سخت و الزام‌آور به آسان بچینید در پایان روز حس بهتری دارید و هنگامی که انرژی‌تان رو به اتمام است کارهای ساده‌تری برای انجام خواهید داشت. البته زمان لازم برای استراحت و تفریح را نیز حتما لحاظ کنید.

برای برنامه‌ریزی ابزار داشته باشید

چه فریلنسر هستید، چه یک کارمند و چه یک مغازه را اداره می‌کنید یا مدیر یک سازمان هستید باید برای مدیریت کارهای روزانه ابزار داشته باشید. البته اصراری به استفاده از خیل اپلیکیشن‌ها و پلتفرم‌های طراحی شده برای این موضوع نیست. می‌توانید دفاتر مخصوص برنامه‌ریزی را از فروشگاه‌های لوازم‌التحریر تهیه کنید یا حتی اگر چندان علاقه ندارید در چارچوب از پیش تعیین‌شده بگنجید خودتان یک دفتر یا سررسید را به برنامه‌ریزی اختصاص بدهید. نوع ابزاری که مورد استفاده قرار می‌دهید اهمیت ندارد، مهم این است که با آن ابزار احساس راحتی داشته باشید.

پایان روز

وقتی روز خود را به اتمام رساندید زمان کوتاهی را برای مرور برنامه آن روز و میزان دستیابی به اهداف خود اختصاص بدهید. پیشنهاد نمی‌کنیم اگر به هدف‌هایتان نرسیده بودید خودتان را طی روزهای بعد تنبیه کنید اما به شدت توصیه می‌شود اگر به عمده هدف‌هایتان دست پیدا کرده‌اید برای خودتان جایزه در نظر بگیرید. مرور برنامه روزانه یک مزیت دیگر هم دارد. این کار باعث می‌شود برای روز بعد نواقص برنامه قبلی را اصلاح کنید.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: