هر چه جمع‌ها کوچک‌تر و خودمانی‌تر باشند برقراری ارتباط موثر میان اعضای آن جمع آسان‌تر است اما وقتی اجتماع انسان‌ها بزرگتر می‌شود و از قضا آنها جهت برآورده ساختن یک هدف مشترک یا چندین هدف موازی گرد یکدیگر جمع می‌شوند، موانع برقراری ارتباط موثر بیشتر خودشان را به رخ خواهند کشید. شرایطی که در همه سازمان‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ برقرار است. بر همین اساس یک مدیر بدون تردید باید بتواند سخنور خوبی باشد، مهارت گوش دادن موثر را در وجودش تقویت کند و شرایطی را فراهم بیاورد که افراد حاضر در یک سازمان با فرهنگ‌ها و جهان‌بینی‌های متفاوت زیر پرچم فرهنگ سازمانی مشترک با یکدیگر تبادلات ارتباطی سالم و موفقی داشته باشند.
کاملا بر همگان روشن است که در این راه نیروهای سازمانی نیز باید مجهز به مهارت‌هایی از جمله شنیدن اثربخش و درک کامل پیام طرف مقابل باشند. تسلط به نشانه‌ها و تعابیر زبان بدن، بالا بردن قدرت تمرکز، به وجود آوردن ظرفیت کافی در وجود خود جهت درک تفاوت‌های فرهنگی و نژادی در کنار تلاش برای برجسته‌تر کردن شباهت‌ها را باید از جمله مهارت‌های مهم منابع انسانی یک سازمان امروزی و موفق دانست. برای اینکه همکاران بتوانند پیام‌هایی که روزانه بین خود در دنیای حقیقی و مجازی رد و بدل می‌کنند، همچنین پیام مد نظر مدیران را به شکل صحیح درک کنند پیش‌نیازهای بسیاری نیاز است. به طور خاص در جهان امروز ما که دورکاری، برون‌سپاری، همکاری با فریلنسرها و تشکیل تیم‌هایی متشکل از نیروهای درون و برون سازمانی رشد فزاینده‌ای را تجربه می‌کند، اگر منابع انسانی نتوانند تعامل مناسبی با همکاران حاضر و غایب خود در فضای فیزیکی کسب‌وکار برقرار کنند و موانع برقراری ارتباط موثر بشناسند یه قول معروف کلاه سازمان در میان رقبا پس معرکه است. ضرورت دارد مدیران در راهی گام بردارند که منابع انسانی خود بتوانند موانع برقراری ارتباط موثر را شناسایی و برطرف کنند و اقدامات لازم برای پیشگیری از تکرار آنها را مد نظر قرار بدهند.
در یک سازمان و کسب‌وکار کانال‌های ارتباطی مختلفی می‌توانند وجود داشته باشند که در قالب‌های رسمی و غیررسمی به فعالیت می‌پردازند. حال انواع پیام‌هایی که در بستر این کانال‌ها جاری می‌شوند می‌توانند تعابیر مختلف و متفاوتی در نظر نیروها داشته باشند. اما وقتی مانع‌زدایی از برقراری ارتباط موثر در فرهنگ سازمانی جایگاه ویژه‌ای داشته باشد و نیروهای سازمان در عین رضایت شغلی و افتخار به فعالیت در یک کسب‌وکار با برند کارفرمایی مشهور و قدرتمند به همکاران، مدیران و مراجعه‌کنندگان کاملا با دید مثبت بنگرند، باگ‌های کلامی و موانع ارتباطی به حداقل ممکن کاهش می‌یابند. هوشمندی منابع انسانی در برقراری هم‌دلی، گشاده‌رویی، پرهیز از قضاوت طرف مقابل با هر مقام و رده سازمانی یا جایگاه اجتماعی، شناخت انواع خطاهای شناختی و ادراکی و کوشش برای گرفتار نشدن در دام آنها می‌توانند به شکلی معجزه‌وار موانع برقراری ارتباط موثر در کسب‌وکارها را یکی پس از دیگری از سر راه بردارند. اما بر عکس وقتی مدیران و نیروهای سازمانی مهارت‌های ارتباطی خود را پرورش ندهند و در فضایی رشد نیافته مشغول به کار باشند، موانع برقرار ارتباط موثر تا جایی پر رنگ می‌شوند که حاشیه‌ها برمتن فعالیت سازمان غلبه می‌کنند و این یعنی آغاز افول یک کسب‌وکار.
در هر سازمان یا هر اجتماعی از انسان‌ها موانعی که می‌توانند مفهوم پیام گوینده یا انتشاردهنده پیام را ناقص، غلط یا حتی وارونه جلوه بدهند بلای جان سرعت در انجام امور و چابک بودن کسب‌وکارها به شمار می‌روند. اما مشهورترین و مهم‌ترین موانع برقراری ارتباط موثر در یک سازمان چه خطاهایی می‌توانند باشند؟
این خطا به دنیای درونی افراد بازمی‌گردد. از آنجایی که در سازمان‌های امروزی افراد مختلفی با ملیت، نژاد، فرهنگ و ایدئولوژی‌های متفاوت مجبور به تعامل و همکاری با یکدیگر هستند، خطای ادراکی یا شناختی را باید یکی از اصلی‌ترین موانع برقراری ارتباط موثر قلمداد کرد و در راه زدودن آن تلاش ویژه‌ای به کار گرفت. به هر حال هر انسانی از دریچه دید خودش به جهان اطراف نگاه می‌کند و دنیای آدم‌ها به شکل طبیعی با یکدیگر تفاوت اساسی دارد. حال این موضوع می‌تواند تعابیر مختلف از یک پیام یکسان را در میان افراد با فرهنگ‌های متفاوت مخصوصا در سازمان‌های بزرگ افزایش بدهد. بر همین اساس باید دست به دامن فرهنگ سازمانی شد و چسبی یافت که به کمک آن انسان‌های متفاوت را هم‌دل و هم‌راستا کرد. فرهنگ سازمانی قدرتمند و این هم‌دلی و همراهی می‌تواند دنیای منابع انسانی را به یکدیگر نزدیک کند و خطای شناختی را حین برقراری تعامل تا حد قابل توجهی کاهش بدهد.
گاه ممکن است لهجه، تفاوت در گویش و بیان متفاوت کلمات موجب برقراری ارتباطات کلامی ناقص میان افراد شود. به طور خاص در سازمان‌های بین‌المللی که انسان‌هایی از ملیت‌های گوناگون هم‌گام با یکدیگر اهداف مشترک را پیش می‌برند لهجه‌های متفاوت حین ادای کلمات انگلیسی قادرند گاه مفهوم یک پیام را تا 180 درجه تغییر بدهند. در این شرایط چه باید کرد؟ راه حل توصیه شده برای پرهیز از گرفتار شدن در دام باگ‌های کلامی و اثر زبان، توجه به زبان بدن است. اگر کارکنان یک سازمان بتوانند زبان بدن همکاران خود را در لحظه مشاهده و تفسیر کنند، نقص‌های ارتباط کلامی جبران خواهد شد و بسیاری از موانع برقراری ارتباط موثر از بین می‌روند.
یکی از موانع برقراری ارتباط موثر میان اعضای تیم‌ها و دپارتمان‌ها در یک سازمان را باید خطای پیش‌فرض دانست. همه ما انسان‌ها در ذهن‌مان پارادایم‌های کهنه‌ای داریم که به آسانی نمی‌توانیم از آنها دل بکنیم. همین موضوع باعث می‌شود به آسانی در دامی گرفتار شویم که شاید بخش اعظمی از پیام طرف مقابل را وارونه جلوه می‌دهد. پیش‌فرض‌های ذهنی، انتظارات و توقعات شخصی، قضاوت‌های احساسی و هیجانی، تعمیم ویژگی‌های ظاهری، جایگاه اجتماعی، مسائل نژادی و قومیتی و مواردی از این دست به مفهوم پیام می‌توانند جان کلام گوینده را به خاک و خون بکشند. در این مسیر کارکنان سازمان باید همواره بکوشند خود را با فرهنگ سازمانی هماهنگ کنند و ضمن توجه ویژه به فرهنگ یادگیری سازمانی و آموختن مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز خود دنیای کهنه ذهنی‌شان را نوسازی کنند. منظورمان از واژه کهنه صدالبته عقاید سنتی، خرافات و تعصبات نیست. مقصود دیدگاه‌های درست و غلط درونی هر شخص است که از کودکی تا جوانی و میان‌سالی در وجودش نهادینه شده‌اند.
موانع برقراری ارتباط موثر در مثال‌هایی که در ادامه مطرح می‌شوند به شدت برجسته خواهند شد. وقتی در یک محیط تمرکز کافی وجود نداشته باشد، فضا در هم و بر هم به نظر برسد، نظم بر چینش وسایل حاکم نباشد، صدای بلند موسیقی، صحبت بین افراد مختلف یا مشاجره‌های تلفنی فضا را آلوده کرده باشد و شخص گوینده یا شنونده دائم حین صحبت به تلفن خود نگاه کند، با دیگران سخن بگوید، به تماس‌هایش پاسخ بدهد و نگران ساعت باشد. پارازیت‌های ارتباطی و وجود تناقض بین رفتار و کلام گوینده یا شنونده نابودگر یک پیام و برقراری ارتباط موثر و سازنده در سازمان است. پس اگر به دنبال درک کامل پیام خود از سوی شنونده هستید یا نمی‌خواهید حتی یک درصد از پیام گوینده را از دست بدهید، از تبادل پیام در شرایط عدم تمرکز، کمبود وقت، خستگی و شلوغی محیط پرهیز کنید.
موانع برقراری ارتباط موثر می‌توانند درونی و بیرونی باشند. موانع درونی را با استفاده از ایجاد یک فرهنگ سازمانی قدرتمند و منابع بیرونی را با مهارت‌آموزی و موقعیت‌شناسی می‌توان تا حد زیادی از مسیر کنار زد.
