مدیریت زمان در جلسات یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران ارشد و اجرایی سازمان‌ها است. این امر به‌ویژه در هنگام برگزاری وبینارها و گردهم‌آیی‌های آنلاین اهمیت می‌یابد. انجام هماهنگی‌ها و برنامه‌ریزی‌های لازم برای بهره‌گیری بهینه از زمان جلسات امری پیچیده بوده و نیازمند دقت و تمرکز زیادی است. در این مطلب، تلاش خواهیم کرد توصیه‌هایی را برای بهترین استفاده از زمان جلسه با شما به‌اشتراک بگذاریم. پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید.
بهبود مدیریت زمان در جلسه از جمله فعالیت‌هایی است که بخش عمده‌ای از وقت، تمرکز و توان فکری مدیران ارشد سازمان‌ها را به خود اختصاص می‌دهد. به این ترتیب، آن‌ها از انجام سایر امور مهمی نظیر تهیه یک دستور جلسه مناسب و اثرگذار بازمانده و به‌سختی می‌توانند در زمینه ارتقا کیفی جلسات تمرکز کنند. به‌خاطر داشته باشید، ایجاد فضای بحث و تبادل نظر و فراهم آوردن شرایط لازم برای آگاهی از دیدگاه‌ها یا دستیابی به پاسخ‌های مورد نیاز از مهم‌ترین دلایل برگزاری جلسات است. بنابراین، چنین مواردی هرگز نباید نادیده انگاشته شود. برخی راه‌کارهای مدیریت زمان در جلسات عبارتند از:
تعیین اهداف برگزاری جلسه از مهم‌ترین عوامل موثر در بهینه‌سازی مدیریت زمان در جلسات است. با انجام این کار میتوانید زمان لازم یا تعداد جلسات مورد نیاز برای دستیابی به هدف را مشخص کنید. به این ترتیب، به شکل قابل توجهی در وقت خود صرفه‌جویی خواهید کرد. در عین حال، با بررسی اهداف ممکن است به این نتیجه برسید که نیازی به برگزاری جلسه نبوده و از طریق ارسال ایمیل یا برقراری تماس تلفنی هم میتوانید دیدگاه‌های خود را به‌اشتراک گذاشته و مقاصد خویش را عملی کنید.
تدوین دستور جلسه زمان‌بندی شده یکی از بهترین روش‌های پی‌گیری موارد و مسائلی است که می‌خواهید در طول دیدار خود به آن‌ها بپردازید. این کار از طریق اولویت‌بندی امور و عناوین، شناسایی مخاطبان، آشنایی کامل با موضوعات مورد بحث، تخمین دقیق مدت مورد نیاز برای تبادل اطلاعات و نقطه‌نظرها و انجام اقدامات لازم در این زمینه انجام‌پذیر است.
مدیریت زمان در جلسه از طریق تهیه جدول زمانی و رعایت کامل آن امکان‌پذیر است. طبیعتا، انجام این کار برعهده مدیر جلسه بوده و اطمینان از پرداختن به هر یک از موارد موجود در دستور جلسه، تبادل ایده‌ها و پرداختن به مباحث در نظر گرفته شده به نحوه برخورد و فعالیت او بستگی دارد.
بهینه‌سازی مدیریت زمان در جلسات تا حدود زیادی به تلاش شما برای به حداقل رساندن مزاحمت‌ها بستگی دارد. انجام این کار از روش‌های زیر امکان‌پذیر است:
مدیریت زمان در جلسه، نیازمند آن است که پیش از برگزاری آن با کلیه هم‌تیمی‌های خود تبادل نظر کنید. ممکن است اعضا گروه برای مشارکت در جلسه آمادگی نداشته باشند؛ شاید زیرساخت‌های لازم برای انجام این کار موجود نبوده یا مشکلاتی در این زمینه وجود داشته باشد؛ حتی ممکن است لازم نباشد همه شرکت‌کنندگان از آغاز تا پایان در این جلسه حاضر باشند. در این‌صورت، شما به‌عنوان مسئول برگزاری این رویداد باید برای رفع مشکلات یاد شده اقدام کنید.
برای بهینه‌سازی مدیریت زمان در جلسات، میتوانید پیش از شروع جلسه برخی اطلاعات را در قالب فایل، جزوه یا بروشور در اختیار شرکت‌کنندگان قرار دهید. از این جمله می‌توان به نمودارهای تکمیلی، گزارش‌ها و برخی توضیحات اشاره کرد. با انجام این کار به شکل قابل توجهی از اتلاف وقت جلوگیری خواهید کرد.
در حال حاضر، یادگیری روش‌های مدیریت جلسه در فضای آنلاین بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد؛ چراکه دنیای امروز اساسا یک جهان مجازی است که اغلب رویدادها، دیدارها، سمینارها و وبینارها در این بستر می‌گیرند. در عین حال، این روزها دورکاری بیش از هر زمان دیگری گسترش یافته و بسیاری از افراد در سراسر جهان از این طریق فعالیت‌های حرفه‌ای خود را انجام می‌دهند. مجموع موارد یاد شده گواهی بر اهمیت جلسات آنلاین و مدیریت زمان آن‌ها است.
بهینه‌سازی مدیریت زمان در جلسات آنلاین تنها از طریق آمادگی همه‌جانبه امکان‌پذیر است. برای این منظور، پیشنهاد می‌کنیم حتما از یک نرم‌افزار ویژه مدیریت زمان جلسه استفاده کنید. با انجام این کار به راحتی میتوانید دستور جلسه را تنظیم کنید. به‌خاطر داشته باشید، دستور جلسه باید حاوی کلیه نکات کلیدی ارزشمندی باشد که در طول ملاقات آنلاین قرار است به آن‌ها بپردازید.
همچنین، یک روز پیش از برگزاری جلسه لازم است دستور جلسه، اطلاعات ضروری و اسناد و مدارک مورد نیاز را با شرکت‌کنندگان به‌اشتراک بگذارید. راه‌اندازی یک جلسه آنلاین سازمانی کاری تیمی است که به مشارکت برخی از اعضا گروه نیازمند است. بنابراین، تعیین نقش و تقسیم مسئولیت هم از مهم‌ترین عواملی است که به آمادگی بیش‌تر کمک می‌کند.
مدیریت نامناسب با طرح مباحث خارج از موضوع، بی‌توجهی به زمان‌بندی، آگاهی نداشتن از گام‌ها و مراحل بعدی و برخی مشکلات دیگر همراه خواهد بود. کلیه موارد یاد شده با اتلاف وقت، سردرگمی شرکت‌کنندگان و عدم دستیابی به نتیجه‌ای عملی و قابل قبول همراه است.
در پایان جلسه، لازم است خلاصه‌ای از کلیه تصمیمات اتخاذ شده، وظایف محول شده و نکات مورد بحث را در اختیار شرکت‌کنندگان و افراد ذینفع قرار دهید. به این ترتیب، همه اعضا به‌ویژه کسانی که در جلسه حضور نداشته‌اند به‌سادگی می‌توانند از موارد طرح شده و نتیجه‌گیری‌های احتمالی آگاهی یابد. در اغلب مواقع، حضور ذینفعان در جلسات غیرضروری بوده و باعث ایجاد هرج‌ومرج می‌شود. با این حال، به‌اشتراک‌گذاری یادداشت‌های جلسه با آن‌ها ضرورت دارد. زیرا این افراد نقش مهمی در سازمان ایفا می‌کنند و لازم است اطلاعات‌شان درباره تصمیمات اتخاذ شده به‌روزرسانی شود.
با انتخاب ابزار و نرم‌افزارهای مناسب به‌راحتی میتوانید جلسات آنلاین را مدیریت کرده و از ایجاد هرگونه ناهماهنگی و اختلال جلوگیری کنید. استفاده از نرم‌افزارها و پلت‌فرم‌هایی نظیر Zoom یا GoogleMeet به شما این امکان را می‌دهد که بیش‌ترین بهره را از جلسات خود ببرید. برای این منظور، لازم است از هم‌تیمی‌هایی کمک بخواهید که در زمینه فناوری فعالیت کرده و دائما اطلاعات خود را به‌روزرسانی می‌کنند.
مدیریت زمان در جلسات کار چندان ساده‌ای نیست. برای انجام این کار لازم است کلیه موارد یاد شده را در نظر داشته و آن‌ها را رعایت کنید. در عین حال، گردآوری یک تیم مناسب، برقراری ارتباطی مطلوب و موثر با کلیه اعضا تیم، به‌اشتراک‌گذاری دیدگاه‌ها و نگرانی‌ها با این افراد و استفاده از نظرات آن‌ها هم به‌نوبه خود می‌تواند روند برگزاری و مدیریت جلسات را ساده‌تر کند. شبکه فناوری و نوآوری ایران (Iran Technology & Innovation Network) یا « تینت» با به‌اشتراک‌گذاری مطالب کاربردی تلاش می‌کند در جهت اطلاع‌رسانی و بهبود فضای کسب‌وکار گام بردارد.
