ایجاد و بهینه‌سازی فرهنگ سازمانی تیم دورکار به تقویت روابط کارکنان با یکدیگر و با سازمان مربوطه کمک می‌کند. انجام این کار نیازمند مطالعه، تفکر و ارزیابی عملکرد کارکنان و نحوه برقراری ارتباط آن‌ها با یکدیگر است. در این مطلب، قصد داریم شما را با روش‌های مدیریت تیم دورکار آشنا کرده و نکاتی کاربردی را در زمینه ایجاد فرهنگ سازمانی ویژه دورکاری با شما به‌اشتراک بگذاریم.
فرهنگ سازمانی تیم دورکار مجموعه‌ای از ارزش‌ها، رفتارها، شیوه‌های کاری و باورهایی است که کارکنان یک تیم دورکار به‌تدریج نمایان کرده و از آن‌ها برای تحقق اهداف جمعی بهره می‌جویند. هر تیمی دارای فرهنگ منحصر به‌فردی است. این فرهنگ کلیه تعاملات و رویکردهای تیم مورد نظر را پایه‌ریزی می‌کند. به خاطر داشته باشید، فرهنگ یک مجموعه در اصل، بازتابی از ارزش‌های مشترک و روش‌هایی است که برمبنای اقدامات جمعی و فردی شکل می‌گیرند.
فارغ از حضوری یا دورکار بودن تیم‌ها، فرهنگ سازمانی بر نحوه درک کارکنان از محیط کار و برداشت مشتریان از سازمان شما تاثیرگذار است. این امر به شکل قابل توجهی در تعیین میزان موفقیت کسب‌وکارتان اثرگذار خواهد بود. با توجه به این‌که تیم‌های دورکار از هسته مرکزی سازمان فاصله دارند، ایجاد و بهینه‌سازی فرهنگ سازمانی در این گروه‌ها با چالش‌های جدی‌تری همراه است. مدیریت تیم دورکار به بهترین شکل ممکن، عملکرد یک سازمان در قبال آن و تعهد به ارزش‌های تعریف شده از مهم‌ترین عواملی است که حس وفاداری کارکنان را افزایش داده و به رشد پتانسیل‌های آن‌ها کمک می‌کند.
برخورداری از فرهنگ تیمی قوی به معنای هم‌سو بودن اعضا تیم و عملکرد آن‌ها بر اساس اهداف و ارزش‌های مشترک و اتخاد بهترین رفتار و شیوه‌های همکاری است. در چنین فضایی، اعضا گروه همواره احساس می‌کنند ارزشمند هستند. این افراد برای بهبود امور و انجام وظایف تعریف شده با نهایت توان خود تلاش خواهند کرد. در واقع، فرهنگ سازمانی تیم دورکار باید به‌گونه‌ای باشد که یکایک افراد درباره کلیه اهداف مجموعه توجیه شده و نقش خود را در دستیابی به این اهداف درک کنند. برخی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک فرهنگ تیمی عالی عبارتند از:
مدیریت تیم دورکار به مراتب دشوارتر از نظارت و جهت‌دهی کارکنانی است که در سازمان حضور دارند. در شرایط حضوری، فرهنگ سازمانی از طریق فعالیت‌های تیمی، مشارکت و همکاری و سایر تجربیات مشترک به‌طور طبیعی تکامل می‌یابد. در چنین فضایی، اعضا تیم روزانه مدتی نسبتا طولانی را در کنار هم سپری می‌کنند. این امر در آشنایی با اهداف مشترک و افزایش احساس تعلق خاطر آن‌ها به مجموعه و به یکدیگر تاثیرگذار است. این در حالی است که ایجاد فرهنگ سازمانی تیم دورکار نیازمند تفکری دقیق‌تر و تلاشی مضاعف است. مراحل ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب برای تیم‌های دورکار عبارتند از:
فرهنگ دورکاری باید بر اعتماد و احترام متقابل مبتنی باشد. در یک تیم دورکار همه افراد باید بتوانند دیدگاه‌ها و نظرات خود را ابراز کرده و به‌واسطه بیان ایده‌های خود احساس شرمساری و طردشدگی را تجربه نکنند. برای این منظور، لازم است مدیریت تیم دورکار با فروتنی، اشتیاق و خطاپذیری با همکاران دورکار خود برخورد کند. مدیران این گروه‌ها باید افرادی فعال بوده و حس مشارکت و همکاری را در کارکنان تقویت کنند. در عین حال، لازم است روش‌های ارائه بازخورد موثر به افراد تیم آموزش داده شود. در این میان، برگزاری منظم جلسات از مهم‌ترین روش‌هایی است که به تبادل دیدگاه‌ها، ارائه نظرات انتقادی و جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک می‌کند.
حمایت و پشتیبانی از کارکنان تازه‌وارد از مهم‌ترین اقداماتی است که در طولانی‌مدت مدیریت تیم دورکار را ساده‌تر کرده و به ایجاد فرهنگ سازمانی مناسب کمک می‌کند. انجام این کار از طریق اختصاص بازه زمانی مناسب برای آنبوردینگ، به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات مورد نیاز برای آشنایی با پروژه‌ها و اهداف، ارائه برنامه‌ای روشن، تعیین وظایف به شفاف‌ترین شیوه ممکن و در اختیار گذاشتن منابع مورد نیاز امکان‌پذیر خواهد بود.
آشنایی با چشم‌اندازهای سازمانی و درک اهداف تیمی از مهم‌ترین عواملی است که به ایجاد فرهنگ سازمانی تیم دورکار به بهترین نحو ممکن کمک می‌کند. برای این منظور، لازم است اهداف و نقش هر یک از کارکنان را به‌وضوح تشریح کرده و اهمیت مشارکت و ارزش فعالیت‌های هر یک از آن‌ها را یادآوری کنید.
دورکاری برای افراد مختلف می‌تواند با معانی گوناگونی همراه باشد. برای بهبود مدیریت تیم دورکار، لازم است خط‌مشی سازمانی را برای افراد به‌وضوح بیان کرده و تعداد ساعات مورد نیاز برای آنلاین بودن، لزوم یا عدم لزوم مراجعه منظم آن‌ها به سازمان و سایر موارد مهم را کاملا مشخص کنید.
توانایی اولویت‌بندی امور و وظایف براساس اهمیت و زمان تحویل پروژه از مهم‌ترین ویژگی‌های تیم‌های دورکاری است که از فرهنگ سازمانی مناسبی برخوردار هستند. برای این منظور، لازم است مدیران طی جلسات منظمی اولویت‌ها را برای کارکنان مشخص کرده و به زمان‌بندی امور کمک کنند.
احتمال بروز خطا و سوءتفاهم در تیم دورکار به مراتب بیش‌تر از تیم‌هایی است که در سازمان حضور دارند. بنابراین، ارائه و دریافت بازخورد لازمه بهبود عملکرد این قبیل گروه‌ها است. برای این منظور، لازم است مدیران از کارمندان دورکار خود بخواهند طی جلسات منظم یا به‌صورت خصوصی کلیه انتقادات و مشکلات خود را با آن‌ها در میان بگذارند. در مقابل، لازم است این مشکلات با دقت تمام شنیده شده و مورد بحث و گفت‌وگو قرار گیرند. انجام این کار به افزایش حس اعتماد میان کارکنان و مجموعه کمک خواهد کرد.
بالا نگه‌داشتن سطح مشارکت کارکنان از راه دور نیازمند وجود فرهنگ سازمانی مناسب است. برای این منظور، لازم است با استفاده از روش‌های خلاقانه به افزایش صمیمیت میان اعضا تیم و مجموعه کمک کنید. برای مثال، در ساعات غیر کاری می‌توانید تصاویر حیوانات خانگی خود را به‌اشتراک گذاشته و تجربیات خود را در این زمینه بیان کنید. از طرف دیگر، ایجاد فضای بحث و تبادل نظر درباره موضوعات شاد و سرگرم‌کننده نیز از دیگر روش‌هایی است که احساس تعلق خاطر و وفاداری به تیم را افزایش داده و به بالا بردن سطح مشارکت کارکنان دورکار کمک می‌کند.
بهینه‌سازی فرهنگ سازمانی تیم دورکار فرآیندی نیست که در فاصله یک چشم بر هم‌زدن انجام گیرد. این اتفاقی است که در بازه زمانی نسبتا طولانی و با پی‌گیری و پشتکار فراوان روی می‌دهد. با این حال، نهایتا کار کردن در فضایی امن و مطمئن و در کنار افرادی که برای احساسات، افکار و عقاید همکاران خود ارزش قائل باشند بسیار دل‌پذیر و مطلوب خواهد بود. شبکه فناوری و نوآوری ایران (Iran Technology & Innovation Network)، ایران تینت، با ارائه مطالب مفید تلاش می‌کند در بهبود فرهنگ سازمانی نقش موثری را ایفا کند.
