اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، موضوعی است که برخی از شرکت‌ها در روش دورکاری از آن غافل مانده‌اند. دورکاری یا همان کار در خانه بالأخص با توجه به شیوع ناگهانی ویروس کرونا در اوایل سال 2020، ممکن است برای تعداد بیشتری از شرکت‌ها به یک الزام تبدیل شود. صاحب‌نظران اعتقاد دارند که این پدیده روی بهره‌وری شرکت‌ها، اثرات فاجعه باری داشته است. تغییر شرایط کاری، ناخوشایند و تهدیدآمیز به نظر می‌رسد اما راهکارهای ساده‌ای وجود دارند که به‌واسطه آن‌ها می‌توان، پیامدهای منفی دورکاری را تا حد قابل‌توجهی کاهش داد. درک اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، یکی از عواملی است که می‌تواند نقطه آغازی برای بهبود شرایط باشد.
با توجه به وضعیت پاندمی کرونا، به نظر می‌رسد که دورکاری نیروی انسانی، کماکان یک انتخاب اجباری برای بسیاری از شرکت‌ها باشد و این بدان معناست که عوامل مختلفی می‌توانند بهره‌وری را تحت تأثیر قرار دهند. به همین دلیل و برای پیشگیری از کاهش شدید این شاخص، مدیران و کارکنان باید ضمن درک اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، برای نظارت بر زمان کاری، از یک سازوکار پایشی استفاده کنند. موضوعی که محوریت اصلی بحث در این مقاله از تینت است.
اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، دو دلیل عمده دارد:
در ادامه به تشریح ارتباط هر یک از این دلایل با اهمیت ثبت ساعات کار در دورکاری می‌پردازیم:
دورکاری کارکنان، نباید عدالت و تناسب بین حجم کاری و جبران خدمات را به هم بزند. در بین اَشکال مختلف جبران خدمت کارکنان (ساعتی، حقوق ثابت، کمیسیون و پاداش)، پرداخت دستمزد برای کار ساعتی مستلزم ثبت زمان کاری کارکنان است.
وقتی کارکنان شرکت شما در شرایط دورکاری به‌صورت ساعتی فعالیت می‌کنند، محاسبه زمان فعالیتشان با توجه به اضافه‌کاری‌های احتمالی و زمان استراحت بین کار، می‌تواند بسیار سخت باشد. به‌این‌ترتیب پی بردن به اینکه هر فرد، چه کاری را برای چه مدت انجام داده به امری تقریباً غیرممکن تبدیل می‌شود. طبیعتاً حالت ایده‌آل این است که دریافتی هر فرد متناسب با زمانی باشد که صرف انجام کار می‌کند. اینجاست که ضرورت استفاده از یک نرم‌افزار ثبت ساعت کاری کارکنان، احساس می‌شود. با وجود چنین نرم‌افزاری می‌توانید:
دلیل دیگر اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، کمک به مدیریت اثربخش‌تر کارکنان است. وقتی قرار باشد کارکنان به‌صورت دورکاری فعالیت داشته باشند، ناهماهنگی‌های ایجادشده می‌توانند باعث بروز مسائل عدیده‌ی مدیریتی شوند و ثبت ساعات کاری تا حد زیادی از بروز این مسائل و پیامدهای آن‌ها، ممانعت به عمل می‌آورد.
خطاهای محاسبه زمان کار، از متداول‌ترین مسائل مدیریتی هستند که در بحث دورکاری کارکنان، موضوعیت پیدا می‌کنند و خود را در اَشکال مختلفی نشان می‌دهند که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
ارتکاب هر یک از خطاهای فوق می‌تواند به ضرر سازمان یا کارکنان تمام شود. توجه داشته باشید که موارد مذکور، مستقیماً از عدم مدیریت صحیح کارکنان دورکار ناشی می‌شوند. اهمیت ثبت ساعات کار در منزل از جنبه مدیریتی را می‌توان از سه جنبه بررسی کرد که در ادامه هر یک از آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
اهمیت ثبت ساعات کار در منزل با نحوه مدیریت مرخصی کارکنان، ارتباط زیادی دارد. دورکاری کارکنان، محاسبه مرخصی‌های استحقاقی آنان را به فرایند پیچیده‌ای تبدیل می کند و اگر سیستمی برای ثبت ساعات کاری آن‌ها وجود نداشته باشد، آنگاه مدیران نمی‌توانند بر اساس مبنای مشخصی، به کارکنانشان مرخصی دهند. گاهی کارکنان برای استفاده از مرخصی، باید واجد شرایط خاصی باشند که پُر کردن ساعات کاری مشخص در هفته یا ماه، نمونه‌هایی از این شرایط هستند. ثبت ساعات کاری به مدیران اجازه می‌دهد تا بتوانند وضعیت کارکنان را برای استفاده از مرخصی مورد بررسی قرار دهند.
سرقت زمانی یک اصطلاح است که از آن برای توصیف وضعیتی استفاده می‌کنیم که یک کارمند، به ازای ساعاتی که کاری انجام نداده، حقوق دریافت کند. سرقت زمانی می‌تواند خود را به اَشکال مختلفی نشان دهد:
یکی دیگر از دلایل اهمیت ثبت ساعات کار در منزل این است که می‌توان مسئله سرقت زمانی را حل‌وفصل کرد. با استفاده از سیستم ثبت ساعت کاری، می‌توانید الگوهای رفتاری کارکنان را در ساعات کاری بررسی کرده و با توجه به آنچه می‌بینید، نسبت به رفع موارد ابهام و رسیدگی به تخلفات احتمالی اقدام کنید.
بخش عمده‌ای از موفقیت‌های یک پروژه به رعایت ضرب‌الاجل‌های زمانی بستگی دارد و تحقق این امر، جز از طریق مدیریت صحیح نیروی کار امکان‌پذیر نیست.
حصول اطمینان از پیشرفت پروژه در مسیر از پیش تعیین‌شده و عدم تجاوز هزینه‌ها از ارقام پیش‌بینی‌شده، مستلزم برآورد زمانی درست از انجام پروژه است که این کار در شرایط دورکاری، پیچیدگی‌های به‌مراتب بیشتری پیدا می کند. همان‌طور که می‌دانیم، تیم‌های کاری پروژه‌ها را به بخش‌ها یا رویدادهای مستقلی می‌شکنند و از طریق تعیین ضرب‌الاجل در انجام وظایف مربوط به هر بخش، پروژه را در زمان مقرر به اتمام می‌رسانند. در اینجا اهمیت ثبت ساعات کار در منزل یک بار دیگر خودش را نشان می‌دهد.
با داشتن نرم‌افزاری برای ثبت ساعات کاری، می‌توانید از کیفیت برآوردهایتان آگاه شوید و بدانید کدام بخش یا بخش‌های پروژه، مطابق با انتظاراتتان پیش نمی‌روند؟ گاهی فقط یک روز تأخیر در انجام یکی از امور پروژه از سوی یکی از کارکنان، می‌تواند کل تیم را برای اتمام پروژه در ضرب‌الاجل زمانی تعیین‌شده، به دردسر بیندازد. استفاده از نرم‌افزار ردیابی زمان کار، بینش جامعی برایتان ایجاد می کند تا به‌محض رؤیت تأخیر یا مشکل در پیشرفت یکی از بخش‌های پروژه، قبل از آنکه همه چیز به هم بریزد، وارد عمل شده و انجام اقدامات اصلاحی لازم را در دستور کار قرار دهید. به‌قول‌معروف: علاج واقعه قبل از وقوع باید کرد!
یکی دیگر از دلایل اهمیت ثبت ساعات کار در منزل از جنبه مدیریتی، ایجاد بینش شفاف‌تر نسبت به فرایندهای کاری و سازمان‌دهی بهتر امور است. به‌این‌ترتیب متوجه می‌شوید هر فرد در کدام بخش، چه کاری انجام می‌دهد و این‌گونه درک بهتری از روند توزیع کار در بین کارکنان خواهید داشت. درنتیجه می‌توانید ترافیک کاری بعضی از بخش‌ها را کاهش دهید و انجام بخشی از وظایف را به افراد آزادتر محول کنید. این کار علاوه بر پیشگیری از بیکاری یا فعالیت بیش‌ازحد کارکنان، به هماهنگی و پیشرفت مراحل مختلف پروژه کمک شایان‌ذکری می کند.
همان‌طور که در ابتدا نیز اشاره کردیم، پدیده دورکاری، به روندی جدید و درعین‌حال مهم در فضای کسب‌وکار تبدیل شده که عدم توانایی در مدیریت صحیح آن، می‌تواند پیامدهای منفی زیادی برای مجموعه‌ها در پی داشته باشد. در این مطلب به اهمیت ثبت ساعات کار در منزل پرداختیم و مزایای استفاده از یک نرم‌افزار مناسب برای این منظور را برشمردیم.
فراموش نکنید که درک اهمیت ثبت ساعات کار در منزل، منشأ اتخاذ رویکردی مدبرانه در امر مدیریت کسب‌وکار است که می‌تواند تهدیدهای بالقوه‌ی دورکاری را به فرصت‌هایی طلایی تبدیل کند.
