برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، سنگ بنای موفقیت تیم‌های کاری در شرکت‌ها و سازمان‌هاست. ارتباط در محیط کار صرفاً به این معنا نیست که به‌خوبی با دیگران کار کنید بلکه این مفهوم به ایجاد روابط، به حداقل رساندن خطاها و مهم‌تر از همه، انجام کار با حداکثر بهره‌وری مربوط می‌شود.
تشویق عادات ارتباطی خوب در سراسر شرکت، به‌عنوان یکی از مهم‌ترین اقدامات رهبران شناخته می‌شود. اعداد دروغ نمی‌گویند! نتایج یک نظرسنجی از 400 شرکت، کاهش بهره‌وری 37 میلیارد دلاری آن‌ها در هر سال را به‌واسطه موانع ارتباطی نشان می‌دهد و همین یک نمونه، به‌تنهایی می‌تواند گویای اهمیت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار باشد.
برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار می‌تواند فعالیت‌های تیمی را تقویت کند و باعث شکل‌گیری همکاری بهتری در سطح شرکت یا سازمان شود و این امر، تقریباً برای هر صنعتی، صدق می‌کند.
حفظ ارتباط مؤثر، هم‌رأیی و اتفاق‌نظر بین مدیریت و تیم‌های کاری را تضمین می‌کند. این بدان معناست که کارمندان، با اعتمادبه‌نفس و اطمینان کار می‌کنند و مدیران نیز از اینکه اعضای تیم کارشان را به‌درستی انجام می‌دهند، خاطرجمع هستند.
جنبه مهم دیگری از اهمیت ارتباط مؤثر، استفاده از " معانی مشترک" است. این عبارت به اطلاعاتی اشاره می‌کند که از طریق کلمات و اصطلاحات خاص، بین کارکنان ردوبدل می‌شود و همه کارکنان، درک و برداشت مشابهی از آن‌ها دارند. این امر بالأخص در ارتباط با واژگان خاص هر صنعت، اهمیت زیادی دارد.
گاهی ممکن است یکی از اعضای تیم کاری، تعبیر نادرستی از پیام یا اطلاعات دریافتی از جانب عضو دیگر داشته باشد درحالی‌که گمان می‌رود، آن را به‌درستی درک کرده است. در اینجا حالتی رخ می‌دهد که شما بدون حصول اطمینان از ادراک درست پیامتان، خطاب به همکارتان می‌گویید: فکر می‌کردم متوجه منظورم شده باشی! اینجاست که اهمیت "تقویت سیگنال" به‌عنوان یکی دیگر از ابعاد برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، خودش را نشان می‌دهد. برداشت‌های نادرست اغلب زمانی پیش می‌آیند که برای انتقال پیام از کانال ارتباطی صحیح و مناسبی استفاده نشود. مثلاً به جای برقراری تماس تلفنی، از یک پیام متنی کوتاه و مبهم برای ارتباط استفاده شود. فراموش نکنید که این برداشت‌های نادرست، نه‌فقط هزینه زا، بلکه گاهی می‌توانند به معنای واقعی کلمه، مهلک باشند. تقویت سیگنال، سازوکاری است که احتمال خطاهای ادراکی در سطح تیم را به شکل چشمگیری کاهش می‌دهد.
تصور کنید که مدیر یک پروژه عمرانی هستید و ناگفته پیداست که در چنین شرایطی، برقراری ارتباط مؤثر برای برآورده شدن اهداف تجاری و تکمیل به‌موقع پروژه، یک الزام انکارناپذیر است. بااین‌حال، موضوع ایمنی، محوریت اصلی بحث ارتباط در این نوع پروژه‌هاست.
همان‌طور که می‌دانیم به‌طور منظم، قوانین ایمنی و بهداشتی جدیدی وضع می‌شوند و ازاین‌رو، شما باید از به‌روز ماندن تیم پروژه و آگاهی آن‌ها از قوانین جدید اطمینان حاصل کنید. کوتاهی، سهل‌انگاری یا عدم توانایی برقراری ارتباط مؤثر در این شرایط می‌تواند سلامتی کارکنان را تهدید کند. علاوه بر این، برقراری چنین ارتباطی، مستلزم آن است که شما با نهادهای قانون‌گذار نیز رابطه مناسبی داشته باشید.
از دیگر دلایل اهمیت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد. ارتباط مؤثر:
این را بدانید که ارتباط ضعیف، حتی اگر به بروز رویدادهای مهلک و فاجعه‌بار منجر نشود می‌تواند مانع پیشرفت امور شده و در کارکنان، احساس بی‌انگیزگی ایجاد کند.
برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار هم برای کارکنان و هم برای کل مجموعه، مزایای ارزشمندی دارد که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:
وقتی به‌عنوان یک رهبر، ارتباط خوبی با اعضای تیم داشته باشید، می‌توانید بهره‌وری را افزایش دهید. ارتباط مؤثر با اعضای تیم، شما را از مهارت‌ها و نقاط ضعف و قوت هر یک از آن‌ها مطلع می‌کند و به‌این‌ترتیب می‌توانید هر وظیفه را با در نظر داشتن این عوامل، به عضوی محول کنید که بهتر از همه، از عهده انجامش برمی‌آید.
از سوی دیگر، برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، نیاز به پرسش و پاسخ‌های اضافی و غیرضروری را به حداقل می‌رساند و این‌گونه از طریق صرفه‌جویی زمانی، بهره‌وری بهبود می‌یابد.
مهارت‌های ارتباطی عالی، یکی از نشانه‌های تیم‌های کاری قدرتمند است. آنچه در وهله اول، موفقیت یک تیم کاری را رقم می‌زند، کیفیت همکاری بین اعضای آن تیم است و وقتی ارتباط خوبی بین آن‌ها وجود داشته باشد، تمایل به همکاری در انجام وظایف بیشتر می‌شود.
وجود حلقه ارتباطی قدرتمند بین اعضای تیم، آن‌ها را خشنود ساخته و ضمن بهبود مشارکت، احساس رضایت بیشتری از انجام کار برایشان ایجاد می‌کند.
برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، تحویل پروژه‌های کاری در موعد مقرر را تسهیل می‌کند. ارتباط سازنده می‌تواند سرعت کار را افزایش و میزان خطا را کاهش دهد. وقتی پروژه را با سرعت بیشتر و کیفیت بهتر ارائه دهید، آنگاه می‌توانید پروژه‌های بیشتری بگیرید و این‌گونه، کسب‌وکارتان به‌تدریج و با آهنگ سریع‌تری رشد و پیشرفت می‌کند.
یکی دیگر از مزایای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، کاهش تعارض است. اگر ایده‌های کارکنان به‌درستی درک نشود یا یکی از اعضای تیم، نتواند منظور عضو دیگر را به‌خوبی درک کند، جَوِ نامناسبی بر محیط کار حاکم خواهد شد. این عوامل باعث شکل‌گیری احساساتی مثل خشم و کم‌ارزشی در اعضای تیم می‌شود که این به‌نوبه خود می‌تواند به تعارض و درگیری بینجامد. رهبران باهوش، برای اقدام مؤثر، منتظر بروز یک مشکل نمی‌مانند بلکه تلاش می‌کنند تا با رویکردی پیشگیرانه، از بروز مشکل جلوگیری کنند.
با تعیین دستورالعمل‌های شفاف درباره نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر، احتمال بروز این درگیری‌ها و تعارضات بسیار کم می‌شود. وقتی دستورالعمل و خطی‌مشی دقیقی وضع کنید، کارکنان از مجاری و کانال‌های مشخص و استاندارد با یکدیگر ارتباط برقرار می‌سازند و تعدد روش‌های ارتباطی، دیگر باعث بروز خطاهای ادراکی نخواهد شد. البته فرمول مشترکی برای تدوین چنین دستورالعمل‌هایی وجود ندارد اما در این میان، بعضی راهکارها می‌توانند در هر شرایطی، مفید واقع شوند. مثلاً می‌توانید کارکنان را تشویق کنید که برای برقراری ارتباط با یکدیگر، به جای فرستادن ایمیل، از تماس تصویری استفاده کنند.
مهارت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار، برای همه رهبران و مدیران تجاری، لازمه‌ای حیاتی است که باید در راستای تقویت این مهارت در خودشان، تا می‌توانند بکوشند.
برای بهبود فرایندهای ارتباطی، روش‌های مختلفی وجود دارد که برگزاری جلسات خصوصی، کنفرانس‌های ویدئویی و ارسال ایمیل از آن جمله‌اند. در این بین، استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل نرم‌افزارهای مبتنی بر فضای ابری را که موجب تسهیل همکاری بین اعضای تیم می‌شوند، فراموش نکنید. این نرم‌افزارها بالأخص در شرایط دورکاری، بسیار مفید هستند و می‌توانند تأثیر قابل‌توجهی بر خروجی کار داشته باشند.
