جلسات گروهی، فرصتی برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، بحث و گفتگو در زمینه چالش‌ها، حل مشکلات، تصمیم‌گیری و تعریف برنامه‌های عملیاتی هستند و لازم است مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها مهارت مدیریت جلسات گروهی را داشته باشند.
اگر مدیران مهارت کافی برای اجرای جلسات گروهی را نداشته باشند، موجب اختلال در روند برگزاری جلسات گروهی می‌شوند. اگر سازمان شما یک مدیر آموزش‌دیده و باتجربه داشته باشد، فرایند تصمیم‌گیری برای همه افراد آسان‌تر و مفیدتر خواهد شد. در این مقاله پیرامون مهارت‌های لازم برای مدیریت و برگزاری جلسات گروهی خواهید خواند.
قبل از جلسه دلایل برگزاری آن را بررسی کرده و از شرکت‌کنندگان بخواهید که در مورد مشکلات گروه و تغییرات لازم با شما صحبت کنند. همه افراد گروه را در جریان موضوع قرار دهید و فضا را برای مشارکت گروهی آماده کنید. بعد از مشخص شدن اهداف جلسه، افراد شرکت‌کننده را انتخاب کرده و از تکنیک‌های تسهیل‌کننده برای دستیابی به موفقیت استفاده کنید. قبل از شروع جلسات گروهی، یک لیست از موضوعات مورد بحث تهیه کرده و در اختیار افراد قرار دهید؛ به این صورت همه می‌توانند پیش از ورود به جلسه آن را مطالعه کنند و نظرات مفیدتری ارائه دهند.
یکی از تکنیک‌های مدیریت جلسات گروهی، نوشتن نام افراد حاضر در جلسه است؛ این کار موجب آشنایی بیشتر آنها با یکدیگر و بالا رفتن تعامل، تمرکز و توجه افراد می‌شود.
در زمان برگزاری جلسات گروهی، قوانین جلسه را به همه بگویید. این قوانین شامل احترام به عقاید دیگران، نحوه پاسخگویی به سؤالات، چشم‌پوشی از رتبه و مقام و مشارکت در بحث می‌شود. در وهله اول شما به‌عنوان مدیر باید از قوانین پیروی کنید تا دیگر اعضای گروه نیز به آنها احترام بگذارند. رعایت کردن قوانین جلسات گروهی موجب می‌شود افراد ارتباط نزدیک‌تری با هم برقرار کرده و همه بدون توجه به جایگاه شغلی‌شان در بحث شرکت کنند.
برای مدیریت جلسات گروهی، بهتر است به افراد نقش‌هایی را واگذار کنید؛ به‌عنوان مثال وظیفه تهیه صورت جلسه، یادداشت‌برداری و کنترل زمان را به افراد مختلف بسپارید. توصیه می‌شود که در جلسات مختلف، نقش‌ها را به افراد گوناگون واگذار کنید تا همه بتوانند در این زمینه مشارکت داشته باشند.
گوش دادن فعال موجب می‌شود که اطلاعات و شناخت بیشتری از افراد کسب کنید؛ همچنین درک مقابل از موقعیت‌های یکدیگر پیدا کنید. یکی از نکات مهم در مکالمات مؤثر این است که افراد احساس کنند حرف‌هایشان شنیده و تأیید می‌شود. مدیریت جلسات گروهی باید از طریق تماس چشمی، زبان بدن، بیان کردن خلاصه صحبت افراد به دیگران و در آخر تأیید حرف‌های سخنران نشان دهد که متوجه مسائل شده است.
هنگام برگزاری جلسات گروهی، حتما به طرح سؤال اهمیت دهید؛ این کار موجب می‌شود تا با دیدگاه‌های مختلف آشنا شوید و نقاط اشتراک و اختلاف را شناسایی کنید. مدیریت جلسات گروهی می‌تواند در زمینه روش‌های دستیابی به هدف، تغییرات لازم و فواید رسیدن به هدف از گروه سؤال بپرسد و نظر تک‌تک افراد را جویا شود.
مدیریت جلسات گروهی باید به همه افراد فرصت اظهار نظر بدهد؛ همچنین در زمان برگزاری جلسات گروهی با بررسی دقیق، افراد کم‌حرف و ساکت را شناسایی کرده و نظر آنها را نیز بپرسید.
یکی از نکات مهم در مدیریت جلسات گروهی، سازمان‌دهی موضوعات است؛ اگر در طول جلسه چندین موضوع مورد بحث قرار گرفت، شما باید آنها را یادداشت کرده و از شرکت‌کنندگان بخواهید که مباحث مهم‌تر را در اولویت قرار دهند. چنانچه مباحث پیشنهادی در یک جلسه قابل پیگیری نباشند، باید رسیدگی به آنها را به جلسات بعدی محول کنید.
یکی از محورهای اصلی مدیریت جلسات گروهی، نظارت بر میزان کار گروهی است. در طول جلسه مدیر باید مطمئن شود که همه افراد در یافتن راه‌حل مناسب مشارکت داشته‌اند. در صورتی‌که احساس کردید در بین افراد گروه، همکاری لازم وجود ندارد یا پیگیری مسائل برای آنها دشوار است، باید تکنیک‌های تسهیل‌کننده را برای انجام برنامه پیاده کنید.
مدیریت ضعیف، فشارهای اجتماعی و فقدان مهارت گاهی موجب می‌شود که فرایند طوفان فکری بی‌اثر شود. در واقع طوفان فکری، تکنیک خلاقیت فردی یا گروهی است که به افراد فرصت اظهار نظر و بیان ایده‌هایشان را می‌دهد؛ مدیریت جلسات گروهی می‌تواند با جمع‌بندی نظرات، در جهت دستیابی به هدف گام بردارد. هنگام برگزاری جلسات گروهی باید مکالمه‌های رقابتی افراد را مدیریت کرده و درگیری‌های به‌وجود آمده را حل‌وفصل کنید، در ضمن به همه شرکت‌کنندگان فرصت صحبت بدهید و از انتقاد و محدود کردن ایده‌ها بپرهیزید.
هنگام برگزاری جلسات گروهی، افراد نظرات گوناگونی ارائه می‌دهند؛ مدیریت جلسه باید با بی‌طرفی کامل نظرات موافق و مخالف را گوش دهد و از آنها برای دستیابی به هدف استفاده کند. فراموش نکنید که گاهی افراد منتقد بهترین ایده‌ها را بیان می‌کنند، پس تعصب را کنار بگذارید و فقط رشد سازمان و گروه را مدنظر قرار دهید.
مدیریت جلسات گروهی باید مباحث مختلف را هدایت کند. اگر در طول برگزاری جلسات گروهی، افراد مدام از موضوعی به موضوع دیگر بروند، هرگز به نتیجه نمی‌رسید و همه دچار سردرگمی خواهند شد؛ بنابراین یکی از وظایف مدیر جلسه جهت‌دهی به مباحث و جلوگیری از پراکنده‌گویی است.
در جلسات گروهی، همیشه بین افراد اختلاف نظر پیش می‌آید. برای مدیریت جلسات گروهی باید از مهارت‌های تسهیلگری برای از بین تعارضات استفاده کنید؛ مدیریت بحث‌ها و شناسایی زمینه‌های اختلاف نظر، می‌تواند برای افراد فضایی ایجاد کند که نظرات خود را بیان کرده و دیگران نیز به آنها گوش دهند.
یکی از مهم‌ترین نکات در برگزاری جلسات، تعیین وقت استراحت است. اگر احساس کردید افراد خسته شده‌اند یا بحث در مورد موضوعی خاص به درازا کشیده است، زمانی را به استراحت اختصاص دهید. یک وقفه کوتاه موجب می‌شود ایده‌های بهتری به ذهن افراد خطور کند.
یک مدیر باید از روی لحن و زبان بدن افراد گروه، منظور آنها را متوجه بشود؛ این امر موجب برقراری تعامل بیشتر افراد می‌شود. حتما در حین برگزاری جلسات گروهی به تک‌تک افراد توجه داشته باشید، با این روش می‌توانید میزان صراحت و تعهد آنها را ارزیابی کنید.
قبل از برگزاری جلسات گروهی، به چیدمان محیط توجه کنید. محل قرار گرفتن صندلی‌ها، وسایل سمعی و بصری و وسایل روی میز باید بیشترین مشارکت را در بین افراد ایجاد کند. معمولا اتاق جلسات به صورت نیم‌دایره یا دایره چیده می‌شود تا افراد بتوانند به‌راحتی با هم ارتباط برقرار کنند.
هدایت مباحث و جمع‌بندی، یکی از نکات مهم در مدیریت جلسات گروهی است. بعد از اینکه همه افراد فرصت مشارکت در بحث و بیان ایده‌های خود را یافتند، در انتها باید یک جمع‌بندی صورت بگیرد. جمع‌بندی به معنی موافقت با نظرات همه افراد نیست، بلکه اتخاذ بهترین تصمیم برای دستیابی به هدف است.
در انتهای جلسات، اطمینان حاصل کنید که نکته مبهمی باقی نمانده و همه تصمیمات و وظایف با جزئیات مستند شده‌اند. بهتر است در انتهای جلسه، ده دقیقه برای پرسش و پاسخ اختصاص دهید.
برای برگزاری جلسات گروهی و افزایش اثربخشی آنها حتما مهارت‌های تسهیلگری از قبیل مشارکت گروهی، جمع‌آوری مستندات، گوش دادن فعال، سؤال پرسیدن، حل تعارض‌ها و برقراری ارتباط کلامی را مدنظر داشته باشید.
در طول جلسه به همه افراد امکان صحبت و اظهار نظر بدهید و نظرات مخالف را کاملا بی‌طرفانه گوش دهید. نتیجه‌گیری و جمع‌بندی یکی از نکات مهم در مدیریت جلسات گروهی است؛ بعد از اتمام جلسه اطمینان حاصل کنید که نکته مبهمی باقی نمانده و همه افراد در جریان وظایف و تصمیمات قرار گرفته‌اند.
