بسیاری از شرکتها یا سازمانها، اهمیت آنبوردینگ یا همان فرایند همسوسازی کارکنان تازهوارد را دستکم میگیرند. متأسفانه باید گفت که طبق نتایج پژوهشهایی که در این زمینه انجام شده، 22% از شرکتها فاقد برنامه رسمی برای آنبوردینگ هستند و 49% از آنها هم دارای فرایندی هستند که چندان منسجم و حسابشده نبوده و با جدیت اجرا نمیشود.
شرکتهایی که اهمیت آنبوردینگ را درک نکردهاند، احتمالاً یک حقیقت بزرگ را نمیدانند. اینکه کارکنان جدید، بدون وجود یک برنامه جدی و منسجم برای همسوسازی، بهرهوری کمتری در کار از خود نشان میدهند. آنها در بدو ورود به محیط کار جدید، استرس زیادی را تحمل میکنند و چنانچه برای جامعهپذیری آنها برنامهای وجود نداشته باشد، خیلی زود احساس انزوا خواهند کرد و چنین میپندارند که جزئی از سازمان نیستند. برآیند چنین افکار و احساساتی میتواند فرد را متقاعد کند که بهتر است خیلی زود از مجموعه جدا شود و در جستجوی شغل دیگری باشد.
بدون درک اهمیت آنبوردینگ و عدم وجود برنامه همسوسازی برای جامعهپذیری کارکنان جدید، شرکتها از نظر اقتصادی هم زیانهای سنگینی متحمل میشوند. درواقع بخش عمدهای از هزینههای سالانه بسیاری از شرکتها، بهواسطه از دست دادن نیروی کار ایجاد میشود. اینکه شرکت زمان، انرژی و پول زیادی را صرف آموزش نیروی کار کند و آنگاه آن نیرو را بهسادگی از دست بدهد، صرفنظر از زیان اقتصادی، یک تراژدی غمانگیز است. در این شرایط شرکت نهتنها یک سرمایه ارزشمند را از دست داده، بلکه حالا باید در جستجوی یک جایگزین مجدد برای نیروی کار ازدسترفته باشد و امیدوار باشد که سناریوی قبل، برای کارمند جدید، دوباره تکرار نشود!
درصد ناکامی شرکتها در حفظ نیروی کار جدیدشان و جذب استعدادها، به معنای واقعی کلمه، طعنهآمیز است! تا زمانی که اهمیت آنبوردینگ، آنطور که بایدوشاید جدی گرفته نشود و شرکتها طرح ویژهای در ارتباط با همسوسازی کارکنان جدید نداشته باشند، وضع به همین منوال پیش خواهد رفت. فرایند آنبوردینگ علاوه بر مزایای زیادی که برای کارکنان جدید دارد، سطح مشارکت مؤثر و فعالانه کارکنان فعلی شرکت را هم افزایش میدهد تا اینگونه، کل مجموعه، از وجود چنین سازوکاری، منتفع شود. به همین دلیل باید ضمن آشنایی با شیوه طراحی فرایند آنبوردینگ مؤثر، نسبت به اجرای آن اهتمام ورزید.
قبل از ادامه بحث درباره اهمیت آنبوردینگ، بهتر است ابتدا درک درستی از این واژه داشته باشیم. آنبوردینگ، همان فرایند ادغام کارکنان جدید در یک شرکت یا سازمان است. وقتی یک کارمند، بهتازگی عضو یک مجموعه میشود، انجام وظایف رسمی، تنها چالشی نیست که باید از عهده مواجهه با آن برآید. هر سازمان در کنار رَویههای رسمی و قانونی، دارای فرهنگی منحصربهفرد است که این فرهنگ، انتظارات خاصی را در ارتباط با اعضای آن سازمان ایجاد میکند. علاوه بر این، در هر مجموعه کاری، علاوه بر گروههای رسمی، گروههای غیررسمی نیز حضور دارند که میتوانند رفتار و عملکرد هر عضو مجموعه را بهشدت تحت تأثیر قرار دهند. منظور از گروههای غیررسمی، گروه یا گروههایی از کارکنان فعلی سازمان هستند که نه بهواسطه مسائل کاری، بلکه به دلایلی مثل اشتراک یا شباهت علایق، دیدگاهها و فرهنگها به یکدیگر نزدیک شدهاند.
برای آنکه کارمند جدید از حضور در شرکت احساس رضایت داشته باشد، باید علاوه بر اِشراف عملیاتی بر وظایف رسمی، از تعامل با فرهنگ و گروههای غیررسمی سازمان نیز احساس رضایت کند. در غیر این صورت همین عوامل میتوانند حتی در شرایطی که همه چیز از نظر کاری خوب پیش میروند، کارمند جدید را از حضور در محیط کار، دلسرد و مأیوس کنند. آنچه این تعامل همهجانبه را بین کارمند جدید و عناصر مختلف محیط کار ایجاد میکند، درک اهمیت آنبوردینگ و اجرای درست آن است. این فرایند باید حداقل 3 ماه ادامه پیدا کند تا کارمند جدید به بازدهی کاری مورد انتظار برسد و در ارتباط با موضوعاتی مثل فرهنگ سازمان، به عضوی باتجربه و آگاه تبدیل شود.
اهمیت آنبوردینگ، دلایل زیادی دارد که در اینجا به چهار مورد از مهمترین آنها اشاره میکنیم:
منظور از میزان یا نرخ ترک خدمت، تعداد کارکنانی است که سازمان را ترک میکنند و سازمان باید برای آنها به دنبال جایگزین باشد. جالب است بدانید که بر اساس نتایج چند پژوهش، حدود 33% از کارکنان جدید طی 6 ماه اول کاری و 22% از آنها طی 45 روز اول، تصمیم به ترک شرکت و یافتن یک شغل دیگر میگیرند. توجه داشته باشید که برای کامل شدن تراژدی، لازم نیست این کارکنان، حتماً تصمیمشان را عملی کنند! همینکه آنها احساس کنند که شغل جدید، نمیتواند از جنبههای مهم، رضایتشان را تأمین کند، برای زیان یک شرکت یا سازمان کافی خواهد بود. چون همانطور که گفتیم کارمند ناراضی، بیگانه یا مضطرب، هرگز نمیتواند بهرهوری واقعیاش را در کار نشان دهد و همین امر، نوعی هزینه سنگین و درعینحال پنهان، برای شرکت ایجاد میکند.
جلوگیری از بروز چنین حالات ناخوشایندی، یکی از مهمترین دلایل اهمیت آنبوردینگ است. نتایج برخی پژوهشهای دیگر نشان داده که چنانچه کارکنان نسبت به شرکت، احساس تعهد کنند، آنگاه تمایلشان به ترک خدمت، 87% کاهش خواهد یافت! حالا سؤال اینجاست که چطور میتوان چنین تعهدی را در کارکنان ایجاد کرد؟ در پاسخ باید گفت که این تعهد تا حد زیادی، بهواسطه فرایند آنبوردینگ مؤثر ایجاد میشود. این فرایند، سازمان را به کارمند و کارمند را به سازمان معرفی و نزدیک میکند و زمینه مساعد برای تعامل و انطباق کارمند با ارزشهای سازمان را فراهم میآورد. در این صورت، بسیار بعید است که کارمند جدید، به ترک شغل فکر کند و در جستجوی کار دیگری باشد.
یکی دیگر از دلایل اهمیت آنبوردینگ این است که بهواسطه اجرای این فرایند، کارکنان جدید خیلی زودتر میتوانند عملکردشان را با سایر اعضا، انطباق دهند و از این طریق، سریعتر از حالت معمول به سطوح بالای بهرهوری میرسند. نتایج تحقیقات حاکی از آن هستند که بدون فرایند آنبوردینگ، بین 8 تا 12 ماه زمان میبرد تا کارکنان جدید به سطح بهرهوری کامل برسند که این بهرهوری ناقص میتواند معادل با 1 تا 2.5 درصد از کل درآمد سالانه، به یک شرکت ضرر بزند.
یکی دیگر از جنبههای اهمیت آنبوردینگ آن است که شرکتها میتوانند بهواسطه این سازوکار، بهرهوری نیروی کار جدید را تا 54% افزایش دهند. توجه داشته باشید که بهترین فرایندهای آنبوردینگ، معمولاً طولانیترین آنها هستند. در اجرای همسوسازی نباید، شتاب به خرج داد. این فرایند، همان جایی است که باید به بهترین شکل ممکن، از قاعدهی معروف آهستگی و پیوستگی، تبعیت کنیم.
بخشی از اهمیت آنبوردینگ، ریشه در بحث آموزش و ضرورت آن دارد. آموزش، دانش و آگاهی لازم را برای موفقیت و پیشرفت فرد در کارش، به او یاد میدهد. کارکنان از طریق آموزش یاد میگیرند که چگونه باید انتظارات شرکت را از جنبههای مختلف، برآورده سازند؟ وقتی فرد نداند چه انتظاراتی از او میرود، چطور میتواند در یک منصب شغلی، عملکرد خوبی داشته باشد؟
کارکنان جدید باید بهخوبی آموزش ببینند و در این خصوص نیز توجیه شوند که نقش شغلی آنها، کدام تکه از پازل شرکت است و موفقیت او در کارش، چه ارزشی برای کل مجموعه دارد؟ بهاینترتیب، فرد احساس اثربخشی و اهمیت خواهد کرد و همین احساس، انگیزه مضاعفی برایش ایجاد میکند تا برای سازگاری بهتر با محیط کار جدید، بیشتر تلاش کند. این سازگاری نیز بهنوبه خود، انگیزه کارمند را افزایش داده و اینگونه احتمال ترک شرکت به حداقل میرسد.
از دیگر دلایل اهمیت آنبوردینگ، نقش سازنده آن در کاهش احساس استرس یا اضطراب عضو تازهوارد است. همه ما میدانیم که شروع یک شغل جدید، میتواند کم یا زیاد، استرسزا باشد. اما شرکت میتواند از طریق فرایند آنبوردینگ و ارائه اطلاعات دقیقی که فرد برای ایفای درست نقشش به آنها نیاز دارد، این استرس را تا حد بسیار زیادی کاهش دهد.
فرایند همسوسازی اثربخش کمک میکند تا کارکنان، خوشحالتر باشند. این سازوکار باعث میشود تا آنها بتوانند یکدیگر را بشناسند و روشهای برقراری ارتباط مؤثر با یکدیگر را یاد بگیرند. بهاینترتیب، ضمن تسهیل برقراری رابطهی مثبت بین اعضای سازمان، نوعی حس دوستی و همدلی در آنها ایجاد میشود که میتواند در موفقیت شرکت، نقش بسیار تعیینکنندهای داشته باشد.
موفقیت یک کارمند جدید در مجموعه تا حد بسیار زیادی به کیفیت درک اهمیت آنبوردینگ و اجرای اثربخش این فرایند بستگی دارد. همسوسازی، کارمند و مجموعه را به یکدیگر نزدیک میکند تا بتوانند به پشتوانه یک درک متقابل، به اهداف اساسیشان دست پیدا کنند. آنچه در این مطلب از تینت خدمتتان ارائه شد، تلاشی در راستای تبیین اهمیت آنبوردینگ و ضرورت توجه ویژه شرکتها و سازمانها به اجرای صبورانه و اصولی این فرایند بود.
