مواردی که در جلسه مصاحبه باید اجرا شوند (راهنمای اجرای یک مصاحبه شغلی)

شرکت‌ها برای این که بتوانند بهترین نیروی انسانی را جذب کنند، باید نسبت به طراحی فرایند مصاحبه شغلی خود بیشترین انرژی و دقت را صرف کنند. در مقاله زیر بیشتر در این مورد بخوانید.

راهنمای مصاحبه می‌تواند ابزاری عالی برای مواجهه و ارزیابی داوطلبان شغلی باشد. جذب استعداد در کسب‌وکار، پشتوانه‌ای برای موفقیت تجاری است و نظر به اهمیت این موضوع، در این مقاله از تی‌نت می‌خواهیم یک الگوی هفت مرحله‌ای را در قالب راهنمای مصاحبه شغلی خدمتتان ارائه کنیم.

راهنمای مصاحبه شغلی چیست؟

راهنمای مصاحبه سندی است که سازمان را قادر می‌سازد تا برای شیوه مصاحبه‌اش با داوطلبان شغلی، نوعی ساختار هدفمند ایجاد کند.

 

راهنمای مصاحبه شغلی

 

چنین سندی به مصاحبه‌کنندگان کمک می‌کند تا بدانند چه سؤالاتی را با چه توالی و ترتیبی باید از متقاضی بپرسند و زمینه‌ای را فراهم می‌سازد تا همه متقاضیان، تجربه‌ای مشابه از مصاحبه شغلی سازمان داشته باشند. واضح است که محتوای این سند می‌تواند با توجه به عواملی مثل متد مصاحبه، نیازها و الزامات سازمان و همین‌طور پست‌هایی که سازمان قصد کارمندگزینی را برای آن‌ها دارد، متفاوت باشد.

مزایای استفاده از راهنمای مصاحبه

تدوین راهنمای مصاحبه شغلی در سازمان و استفاده از آن، سه مزیت ویژه دارد:

  • ایجاد یک فرایند ساختاریافته: وقتی همه مصاحبه‌کنندگان، مراحل مشابهی را در مصاحبه دنبال کنند، نوعی ساختار برای این کار ایجاد می‌شود. ایجاد چنین ساختاری به‌نوبه خود باعث می‌شود احتمال اینکه مصاحبه‌کننده، پرسیدن سؤال یا سؤالات مهمی را از داوطلب فراموش کند یا نکته مهم دیگری را از قلم بیندازد، به حداقل برسد.
  • همسانی تجربه متقاضیان: استفاده از راهنمای مصاحبه شغلی این اطمینان را ایجاد می‌کند که همه داوطلبان، تجربه یکسانی از فرایند مصاحبه خواهند داشت. البته فراموش نکنیم که مصاحبه‌کنندگان، شبیه به یکدیگر نیستند و همواره تفاوت‌های اساسی بین آن‌ها وجود دارد. اما حداقلش این است که این فرایند و سؤالاتی که در آن پرسیده می‌شود، برای همه یکسان خواهد بود و به کسی ظلم یا اجحاف نمی‌شود.
  • ارزیابی استاندارد: وقتی در فرایند مصاحبه شغلی با همه داوطلبان از روش مشابه و سؤالات ثابتی استفاده کنیم، می‌توانیم برای ارزیابی آن‌ها از سیستم امتیازدهی یکسان و استاندارد استفاده کنیم که این امر به‌نوبه خود، تأثیر عامل سوگیری (Bias) در ارزیابی مصاحبه‌کنندگان از متقاضیان را به حداقل می‌رساند.

مراحل تدوین راهنمای مصاحبه شغلی

همان‌طور که در ابتدا گفتیم هدف از انتشار این مطلب، ارائه‌ی یک راهنمای کاربردی و هفت مرحله‌ای برای مصاحبه شغلی است که در اینجا به تشریح هر یک از این مراحل می‌پردازیم:

۱- دعوت و توجیه

در گام اول باید اطمینان حاصل کنید که همه داوطلبانی که قصد شرکت در مصاحبه را دارند، دعوت‌نامه‌ی یکسانی دریافت کنند که اطلاعات مهم مربوط به حضور در جلسه مصاحبه را در اختیارشان قرار می‌دهد. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

  • با چند نفر مصاحبه می‌کنند؟
  • مدت‌زمان مصاحبه چقدر است؟
  • آیا لازم است قبل از حضور در مصاحبه کار خاصی انجام دهند؟
  • آیا باید سند یا مدرک خاصی را با خود به همراه داشته باشند؟

 

جذب نیروی انسانی

 

مثلاً می‌توانید از الگویی شبیه به قالب زیر استفاده کنید:

سلام آقای/خانم (نام متقاضی)

از شما بابت ارائه درخواست برای تصدی شغل .............. در شرکت .......... متشکریم. ما موارد درخواستتان را به‌دقت بررسی کردیم و خوشحالیم که شما را به این مصاحبه شغلی دعوت می‌کنیم.

مصاحبه شما به‌صورت ........ انجام خواهد شد و حدوداً ............ به طول خواهد انجامید. در این فرایند (نام مصاحبه‌کننده اول)، (عنوان شغلی)، (نام مصاحبه‌کننده دوم)، (عنوان شغلی) و ..... با شما مصاحبه خواهند کرد.

لطفاً به ما اطلاع دهید که در کدام‌یک از تاریخ‌های زیر، امکان حضور در جلسه مصاحبه شغلی را خواهید داشت:

تاریخ اول

تاریخ دوم

تاریخ سوم

.....

فراموش نکنید که اسناد و نمونه کارهایی را که برای این مصاحبه آماده کرده‌اید، همراه خود بیاورید.

باز هم از علاقه شما برای پیوستن به شرکت ...... سپاسگزاریم و بی‌صبرانه مشتاق ملاقات با شما هستیم.

با آرزوی موفقیت برای شما

نام

امضای ایمیل

واضح است که محتوای دقیق و لحن دعوت‌نامه‌ای که برای متقاضیان ارسال می‌کنید، ممکن است متفاوت باشد. اما این الگو، همه مواردی را که حتماً باید در دعوت‌نامه به آن‌ها اشاره کنید، پوشش می‌دهد.

۲- آماده‌سازی صحنه

قرار است کجا با داوطلبان مصاحبه کنید؟ چه کسی با نامزدها مصاحبه می‌کند؟ اگر بنا به برگزاری مصاحبه شغلی از طریق ویدئوکنفرانس باشد، بهترین مکان برای برقراری تماس کدام است؟ در این بخش نیز حالت ایده‌آل آن است که فضای مصاحبه برای همه متقاضیان، یکسان باشد. نوع برگزاری جلسه مصاحبه و الزامات احتمالی برای اجرای آن، حتماً باید در راهنمای مصاحبه‌ای که برای سازمان تدوین می‌کنید، گنجانده شود. اگر لازم است مصاحبه‌کنندگان نسخه‌ای از رزومه داوطلب یا نمونه کار از او را در طول مصاحبه داشته باشند، باید بتوانند از طریق مطالعه راهنمای مصاحبه شغلی، از این امور، آگاهی پیدا کنند.

۳- استقبال

مطمئناً مواردی در ارتباط با استقبال از متقاضیان وجود دارند که لازم است در راهنمای مصاحبه شغلی به آن‌ها اشاره کنید. این موارد می‌تواند شامل اطلاعاتی درباره شرکت، تاریخچه آن، پستی که داوطلب، متقاضی تصدی آن شده، شرح وظایف و مواردی ازاین‌دست باشد. افتتاحیه‌ی مصاحبه و همه الزامات مربوط به آن را حتماً در راهنمای مصاحبه شغلی بگنجانید.

۴- سؤالات

در یک مصاحبه شغلی ساختاریافته، باید از مجموعه سؤالات استاندارد استفاده شود. استفاده از این سؤالات، امکان اتخاذ یک روش مشابه در ثبت اطلاعات و استانداردسازی نمرات را برای مصاحبه‌کنندگان، مقدور می‌سازد تا آن‌ها بتوانند داده‌ها و اطلاعات دریافتی از متقاضیان را با دقت مقایسه نموده و به بهترین شکل ممکن، درباره انتخاب آن‌ها تصمیم‌گیری کنند.

 

سوالات مصاحبه شغلی

 

علاوه بر این، روش معمول دیگری نیز در مصاحبه‌های شغلی، مورد استفاده قرار می‌گیرد که به آن متد مصاحبه Star می‌گویند. این نام از کنار هم قرار گرفتن حروف اول چهار واژه‌ی Situation، Task، Action و Result ایجاد شده است که در اینجا به ترتیب، آن‌ها را توضیح می‌دهیم:

  • وضعیت: از مصاحبه‌شونده بخواهید که شرایطی را که در آن قرار داشته، وصف کند. این شرایط می‌تواند، نوعی چالش باشد.
  • وظیفه: از او بپرسید در آن شرایط، چه وظیفه‌ای داشته است؟
  • عملکرد: در مواجهه با آن شرایط، چه اقداماتی انجام داده است؟
  • نتیجه: نتیجه و دستاورد کارهایی که انجام داده، چه بوده است؟

متد مصاحبه STAR برای سنجش و ارزیابی شایستگی‌های کلیدی یک داوطلب، روشی بسیار مؤثر است. پرسیدن سؤالات یکسان از همه داوطلبان، این امکان را برایتان مقدور می‌کند تا به‌راحتی آن‌ها را با یکدیگر مقایسه کرده و ببینید هر یک از آن‌ها در این چهار حوزه کلیدی، چقدر شایستگی دارند؟

در راهنمای مصاحبه شغلی، حتماً باید آن دسته از پرسش‌هایی را که شایستگی‌ها و مهارت‌های کلیدی مورد نیاز سازمان را می‌سنجند، بگنجانید.

۵- سؤالات داوطلبان

راهنمای مصاحبه شغلی باید سؤالات داوطلبان را نیز شامل شود. معمولاً در آخر مصاحبه‌ها، مصاحبه‌کنندگان از داوطلبان می‌پرسند که آیا در ارتباط با شرکت، شغل، تیم‌های کاری و مواردی ازاین‌دست، سؤالی دارند یا نه؟ نوع سؤالات متقاضیان می‌تواند اطلاعات مفیدی را درباره علایق و انگیزه‌های اصلی‌شان برای کار در سازمان در اختیارتان قرار دهد.

۶- پایان مصاحبه

پس از پایان مصاحبه شغلی و قبل از خداحافظی با یک نامزد، چند کار مهم را باید انجام دهید. اول از همه بابت وقتی که صرف مصاحبه کرده، از او تشکر کنید. در وهله دوم، مراحل بعدی کار را برایش توضیح دهید. مثلاً اینکه چه زمانی متوجه خواهد به مرحله بعدی فرایند راه یافته یا نه و از چه طریقی از این موضوع آگاهی می‌یابد؟ (ایمیل، تلفن و ...). در مرحله بعد هم راهنمایی‌‌اش کنید که در صورت داشتن هر سؤال یا ابهام، با چه کسی می‌تواند تماس بگیرد و از چه طریقی با آن فرد ارتباط برقرار کند؟ اطمینان حاصل کنید که همه این موارد در راهنمای مصاحبه شغلی، گنجانده شود.

۷- امتیازدهی

حالا نوبت به امتیازدهی رسیده است. باید بررسی کنید و ببینید هر یک از متقاضیان در ارتباط با هر سؤال، چه عملکردی داشته‌اند؟

 

شرکت در مصاحبه شغلی

 

چنانچه در طول مصاحبه، امتیازدهی نکرده‌اید، باید بلافاصله بعد از پایان مصاحبه با هر داوطلب، این کار را انجام دهید تا ارزیابی‌تان تحت تأثیر خطاهای ادراکی احتمالی قرار نگیرد.

سخن آخر

تدوین راهنمای مصاحبه شغلی یک روش عالی برای حصول اطمینان از اتخاذ یک رویکرد استاندارد در جذب استعداد و نیروی کار است. چنین کاری علاوه بر ایجاد شرایط برابر برای همه داوطلبان، کار سنجش و ارزیابی آن‌ها را برای مصاحبه‌کنندگان به شکلی چشمگیر آسان می‌کند. در این مطلب تلاش کردیم با تشریح یک الگوی هفت مرحله‌ای، ساختاری منسجم و هدفمند را در این زمینه خدمتتان ارائه کنیم.

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: