راهنمای مصاحبه می‌تواند ابزاری عالی برای مواجهه و ارزیابی داوطلبان شغلی باشد. جذب استعداد در کسب‌وکار، پشتوانه‌ای برای موفقیت تجاری است و نظر به اهمیت این موضوع، در این مقاله از تی‌نت می‌خواهیم یک الگوی هفت مرحله‌ای را در قالب راهنمای مصاحبه شغلی خدمتتان ارائه کنیم.
راهنمای مصاحبه سندی است که سازمان را قادر می‌سازد تا برای شیوه مصاحبه‌اش با داوطلبان شغلی، نوعی ساختار هدفمند ایجاد کند.
چنین سندی به مصاحبه‌کنندگان کمک می‌کند تا بدانند چه سؤالاتی را با چه توالی و ترتیبی باید از متقاضی بپرسند و زمینه‌ای را فراهم می‌سازد تا همه متقاضیان، تجربه‌ای مشابه از مصاحبه شغلی سازمان داشته باشند. واضح است که محتوای این سند می‌تواند با توجه به عواملی مثل متد مصاحبه، نیازها و الزامات سازمان و همین‌طور پست‌هایی که سازمان قصد کارمندگزینی را برای آن‌ها دارد، متفاوت باشد.
تدوین راهنمای مصاحبه شغلی در سازمان و استفاده از آن، سه مزیت ویژه دارد:
همان‌طور که در ابتدا گفتیم هدف از انتشار این مطلب، ارائه‌ی یک راهنمای کاربردی و هفت مرحله‌ای برای مصاحبه شغلی است که در اینجا به تشریح هر یک از این مراحل می‌پردازیم:
در گام اول باید اطمینان حاصل کنید که همه داوطلبانی که قصد شرکت در مصاحبه را دارند، دعوت‌نامه‌ی یکسانی دریافت کنند که اطلاعات مهم مربوط به حضور در جلسه مصاحبه را در اختیارشان قرار می‌دهد. این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
مثلاً می‌توانید از الگویی شبیه به قالب زیر استفاده کنید:
سلام آقای/خانم (نام متقاضی)
از شما بابت ارائه درخواست برای تصدی شغل .............. در شرکت .......... متشکریم. ما موارد درخواستتان را به‌دقت بررسی کردیم و خوشحالیم که شما را به این مصاحبه شغلی دعوت می‌کنیم.
مصاحبه شما به‌صورت ........ انجام خواهد شد و حدوداً ............ به طول خواهد انجامید. در این فرایند (نام مصاحبه‌کننده اول)، (عنوان شغلی)، (نام مصاحبه‌کننده دوم)، (عنوان شغلی) و ..... با شما مصاحبه خواهند کرد.
لطفاً به ما اطلاع دهید که در کدام‌یک از تاریخ‌های زیر، امکان حضور در جلسه مصاحبه شغلی را خواهید داشت:
تاریخ اول
تاریخ دوم
تاریخ سوم
.....
فراموش نکنید که اسناد و نمونه کارهایی را که برای این مصاحبه آماده کرده‌اید، همراه خود بیاورید.
باز هم از علاقه شما برای پیوستن به شرکت ...... سپاسگزاریم و بی‌صبرانه مشتاق ملاقات با شما هستیم.
با آرزوی موفقیت برای شما
نام
امضای ایمیل
واضح است که محتوای دقیق و لحن دعوت‌نامه‌ای که برای متقاضیان ارسال می‌کنید، ممکن است متفاوت باشد. اما این الگو، همه مواردی را که حتماً باید در دعوت‌نامه به آن‌ها اشاره کنید، پوشش می‌دهد.
قرار است کجا با داوطلبان مصاحبه کنید؟ چه کسی با نامزدها مصاحبه می‌کند؟ اگر بنا به برگزاری مصاحبه شغلی از طریق ویدئوکنفرانس باشد، بهترین مکان برای برقراری تماس کدام است؟ در این بخش نیز حالت ایده‌آل آن است که فضای مصاحبه برای همه متقاضیان، یکسان باشد. نوع برگزاری جلسه مصاحبه و الزامات احتمالی برای اجرای آن، حتماً باید در راهنمای مصاحبه‌ای که برای سازمان تدوین می‌کنید، گنجانده شود. اگر لازم است مصاحبه‌کنندگان نسخه‌ای از رزومه داوطلب یا نمونه کار از او را در طول مصاحبه داشته باشند، باید بتوانند از طریق مطالعه راهنمای مصاحبه شغلی، از این امور، آگاهی پیدا کنند.
مطمئناً مواردی در ارتباط با استقبال از متقاضیان وجود دارند که لازم است در راهنمای مصاحبه شغلی به آن‌ها اشاره کنید. این موارد می‌تواند شامل اطلاعاتی درباره شرکت، تاریخچه آن، پستی که داوطلب، متقاضی تصدی آن شده، شرح وظایف و مواردی ازاین‌دست باشد. افتتاحیه‌ی مصاحبه و همه الزامات مربوط به آن را حتماً در راهنمای مصاحبه شغلی بگنجانید.
در یک مصاحبه شغلی ساختاریافته، باید از مجموعه سؤالات استاندارد استفاده شود. استفاده از این سؤالات، امکان اتخاذ یک روش مشابه در ثبت اطلاعات و استانداردسازی نمرات را برای مصاحبه‌کنندگان، مقدور می‌سازد تا آن‌ها بتوانند داده‌ها و اطلاعات دریافتی از متقاضیان را با دقت مقایسه نموده و به بهترین شکل ممکن، درباره انتخاب آن‌ها تصمیم‌گیری کنند.
علاوه بر این، روش معمول دیگری نیز در مصاحبه‌های شغلی، مورد استفاده قرار می‌گیرد که به آن متد مصاحبه Star می‌گویند. این نام از کنار هم قرار گرفتن حروف اول چهار واژه‌ی Situation، Task، Action و Result ایجاد شده است که در اینجا به ترتیب، آن‌ها را توضیح می‌دهیم:
متد مصاحبه STAR برای سنجش و ارزیابی شایستگی‌های کلیدی یک داوطلب، روشی بسیار مؤثر است. پرسیدن سؤالات یکسان از همه داوطلبان، این امکان را برایتان مقدور می‌کند تا به‌راحتی آن‌ها را با یکدیگر مقایسه کرده و ببینید هر یک از آن‌ها در این چهار حوزه کلیدی، چقدر شایستگی دارند؟
در راهنمای مصاحبه شغلی، حتماً باید آن دسته از پرسش‌هایی را که شایستگی‌ها و مهارت‌های کلیدی مورد نیاز سازمان را می‌سنجند، بگنجانید.
راهنمای مصاحبه شغلی باید سؤالات داوطلبان را نیز شامل شود. معمولاً در آخر مصاحبه‌ها، مصاحبه‌کنندگان از داوطلبان می‌پرسند که آیا در ارتباط با شرکت، شغل، تیم‌های کاری و مواردی ازاین‌دست، سؤالی دارند یا نه؟ نوع سؤالات متقاضیان می‌تواند اطلاعات مفیدی را درباره علایق و انگیزه‌های اصلی‌شان برای کار در سازمان در اختیارتان قرار دهد.
پس از پایان مصاحبه شغلی و قبل از خداحافظی با یک نامزد، چند کار مهم را باید انجام دهید. اول از همه بابت وقتی که صرف مصاحبه کرده، از او تشکر کنید. در وهله دوم، مراحل بعدی کار را برایش توضیح دهید. مثلاً اینکه چه زمانی متوجه خواهد به مرحله بعدی فرایند راه یافته یا نه و از چه طریقی از این موضوع آگاهی می‌یابد؟ (ایمیل، تلفن و ...). در مرحله بعد هم راهنمایی‌‌اش کنید که در صورت داشتن هر سؤال یا ابهام، با چه کسی می‌تواند تماس بگیرد و از چه طریقی با آن فرد ارتباط برقرار کند؟ اطمینان حاصل کنید که همه این موارد در راهنمای مصاحبه شغلی، گنجانده شود.
حالا نوبت به امتیازدهی رسیده است. باید بررسی کنید و ببینید هر یک از متقاضیان در ارتباط با هر سؤال، چه عملکردی داشته‌اند؟
چنانچه در طول مصاحبه، امتیازدهی نکرده‌اید، باید بلافاصله بعد از پایان مصاحبه با هر داوطلب، این کار را انجام دهید تا ارزیابی‌تان تحت تأثیر خطاهای ادراکی احتمالی قرار نگیرد.
تدوین راهنمای مصاحبه شغلی یک روش عالی برای حصول اطمینان از اتخاذ یک رویکرد استاندارد در جذب استعداد و نیروی کار است. چنین کاری علاوه بر ایجاد شرایط برابر برای همه داوطلبان، کار سنجش و ارزیابی آن‌ها را برای مصاحبه‌کنندگان به شکلی چشمگیر آسان می‌کند. در این مطلب تلاش کردیم با تشریح یک الگوی هفت مرحله‌ای، ساختاری منسجم و هدفمند را در این زمینه خدمتتان ارائه کنیم.
