توسعه مهارت‌های ارتباطی، یکی از رموز موفقیت رهبران برجسته در همه عرصه‌ها بالأخص در زمینه توسعه فردی است. وقتی چنین مهارتی داشته باشید، ضمن آنکه می‌توانید دیگران را بهتر درک کنید، روی آن‌ها اثرگذاری بیشتری هم خواهید داشت و وقتی یک شبکه ارتباطی کارآمد در کل مجموعه ایجاد شود، همه چیز بهتر پیش می‌رود.
در این مطلب از تینت، شما همراهان ارجمند را با ۱۳ نکته یا پیشنهاد طلایی درباره توسعه مهارت‌های ارتباطی در روابط بین‌فردی یا سخنرانی آشنا می‌کنیم.
نتایج یک تحقیق نشان داد که ارتباط غیرکلامی، 55% از ادراک افراد از مخاطبانشان را شکل می‌دهد. این بدان معناست که بخش غالبی از آنچه می‌گویید، نه از طریق واژه‌ها بلکه از طریق نشانه‌های فیزیکی انتقال می‌یابد. پس یکی از الزامات توسعه مهارت‌های ارتباطی آن است که از وضعیت و زبان بدن مناسب استفاده کنید. مثلاً از خم شدن، دست‌به‌سینه ماندن و مواردی ازاین‌دست، بپرهیزید. در عوض، مواردی مثل برقراری تماس چشمی درست را در دستور کار قرار داده و در صورت نیاز از حرکات متناسب دست و سر استفاده کنید.
جالب است بدانید استیو جابز، قانونی را در شرکت Apple وضع کرد که بر مبنای آن، استفاده از اسلایدهای پاورپوینت در ارائه‌ها و کنفرانس‌ها ممنوع می‌شد و شریل سندبرگ، مدیر ارشد عملیات فیس‌بوک نیز همین کار را انجام داد. آن‌ها به‌درستی دریافتند که استفاده از پاورپوینت می‌تواند مانع از برقراری ارتباط مؤثر شود.
تا زمانی که واقعاً نیازی نیست، از ابزارهای بصری و گرافیکی استفاده نکنید. به‌جای این کار، تلاش کنید با استفاده از کلمات و داستان‌سرایی‌های جذاب و همین‌طور نشانه‌های غیرکلامی، بهترین ارتباط ممکن را با مخاطب یا مخاطبانتان برقرار سازید.
بازخورد، مؤلفه‌ای کلیدی در توسعه مهارت‌های ارتباطی مدیران و رهبران است. همانند اکثر مهارت‌های دیگر رهبری، در اینجا نیز دریافت بازخورد سازنده از همکاران، اعضای تیم و سایر مدیران به شما در برقراری ارتباط بهتر کمک زیادی می‌کند. با دریافت بازخورد مستمر می‌توانید زمینه‌هایی برای بهبود کیفیت ارتباطتان پیدا کنید که در صورت عدم دریافت بازخورد، قطعاً متوجه آن‌ها نمی‌شدید.
صرف‌نظر از میزان جذابیت گوینده، سخنانش و فن بیانی که دارد، دامنه و ظرفیت توجه همه مخاطبان، محدود است. بنابراین برای توسعه مهارت‌های ارتباطی، باید روابط را از حالت یک‌طرفه خارج ساخته و آن را به نوعی گفتگوی تعاملی تبدیل کنید. مثلاً می‌توانید در طول گفتگو از مخاطب سؤال بپرسید یا تشویقش کنید که نظراتش را در مورد ابعاد مختلف موضوع با شما در میان بگذارد.
هدف اساسی از برقراری ارتباط با افراد و توسعه مهارت‌های ارتباطی، انتقال درست یک یا چند پیام کلیدی به آن‌هاست. بنابراین برای اطمینان از اینکه مخاطب، پیام کلیدی مدنظرتان را درک کرده، روی این نکات در شروع و انتهای بحث تأکید کنید. اگر هم در حال سخنرانی عمومی برای یک جمع هستید، می‌توانید برگه‌ای را در اختیار حُضار قرار دهید که حاوی نکات و پیام‌های کلیدی بحث باشد.
اصطلاح PIP از کنار هم قرار دادن حروف اول سه واژه‌ی Purpose (هدف)، Importance (اهمیت) و Preview (پیش‌نمایش) به وجود آمده است. در این روش سخنران ابتدا هدف از ارائه را بیان می‌کند و از طریق مرور پیامدها و نتایج احتمالی، مخاطبان را از دلیل اهمیت جلسه و حرف‌هایی که می‌زند، آگاه می‌سازد. در ادامه، سخنران، پیش‌نمایشی از موضوعاتی را که قرار است درباره آن‌ها صحبت کند، ارائه می‌دهد. چنین رویکردی، یک روش مؤثر در ایجاد هیجان در مخاطبان است و به آن‌ها کمک می‌کند تا روی پیام و نکات اساسی بحث، تمرکز بهتری داشته باشند.
برقراری ارتباط مؤثر، زمان و انرژی زیادی می‌طلبد. در مواردی که ممکن است لازم باشد دقیقاً همان ارائه را تکرار کنید، می‌توانید به ضبط کردن ارائه‌تان و Share کردن آن برای دفعات بعد فکر کنید. پلتفرم‌هایی مثل Zoom و Wistia امکان ضبط آسان اجرا برای سخنرانان و ارائه‌دهندگان را فراهم می‌سازد. ضمن اینکه می‌توانید با استفاده از آن‌ها، ویدئوهای ضبط‌شده را طوری ویرایش کنید که مفیدتر و جذاب‌تر شوند.
جالب‌تر اینکه چنین ابزارهایی، معیارهایی را در اختیار فرد قرار می‌دهند تا بتواند به میزان درگیری مخاطبان با بحث پی ببرد. البته توجه داشته باشید که این کار را فقط در ارتباط با نوع خاصی از ارتباطات می‌توان انجام داد. مثلاً اگر در شرکتی کار می‌کنید که کارکنانش به‌طور پیوسته به مجموعه‌ای از آموزش‌های منظم احتیاج دارند، ضبط کردن ارائه‌های آموزشی، می‌تواند به توسعه مهارت‌های ارتباطی، کمک زیادی کند.
زمان‌بندی یکی از مهم‌ترین عناصر در توسعه مهارت‌های ارتباطی است. شما باید ارائه‌تان را طوری زمان‌بندی کنید که قادر به بیان همه نکات کلیدی مدنظرتان باشید و وقت کم نیاورید. البته اهمیت زمان‌بندی به همین یک مورد خلاصه نمی‌شود. اینکه بدانید در چه زمانی باید سراغ موضوع جدید بروید یا در چه زمانی، یک نکته یا پیام را مجدداً تکرار کنید، همه و همه مستلزم یک زمان‌بندی درست هستند. فراموش نکنید که مکث‌های آگاهانه هم نقش مهمی در کیفیت ارائه‌تان ایفا می‌کند و به همین دلیل، باید در مورد زمان ایجاد این وقفه‌های هوشمندانه نیز ایده و برنامه مناسبی داشته باشید.
سخنرانان خوب، در بداهه گویی هم مهارت خوبی دارند. شاید بعضی از آن‌ها، سرفصل‌های گفته‌هایشان را روی یک برگه کوچک یادداشت کنند، اما مطمئناً برای تشریح هر سرفصل، هیچ متنی را به‌صورت کلمه به کلمه حفظ نمی‌کنند. چنین روشی درعین‌حال که باعث می‌شود هیچ سرفصل مهمی از قلم نیفتد، انعطاف‌پذیری لازم را برای سخنران در بیان حرف‌هایش و همین‌طور پاسخ به سؤالات احتمالی مخاطبان، ایجاد می‌کند.
مدیران و رهبران تجاری برای توسعه مهارت‌های ارتباطی، باید تسلط خوبی روی سخنوری فی‌البداهه داشته باشند. البته این مهارت، به تمرین زیادی نیاز دارد اما ضمن فراهم کردن زمینه لازم برای ارتباط طبیعی‌تر، به تعامل بیشتر مخاطبان با آنچه می‌گویید، کمک شایان‌ذکری می‌کند.
برای برقراری ارتباط مؤثر و همین‌طور توسعه مهارت‌های ارتباطی، شاید هیچ چیز مهم‌تر از شناخت مخاطبان نباشد. هر مخاطب، یک شنونده‌ی منحصربه‌فرد است که با دیگران متفاوت بوده و ترجیحات و هنجارهای فرهنگی مختلفی دارد که باید حین ارتباط با او به آن‌ها توجه نشان دهید.
نتایج یک پژوهش نشان می‌دهد که وقتی موضوعی را به شیوه‌ای خلاقانه برای مخاطبان، تشریح می‌کنید، آن‌ها اطلاعات دریافتی را بهتر به خاطر می‌سپارند. راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. استفاده از چاشنی طنز یا تعجب، ایده‌های خوبی هستند که می‌توانید در توسعه مهارت‌های ارتباطی به آن‌ها فکر کنید. به‌طور خلاصه، سعی کنید تا می‌توانید، کلیشه‌ای نباشید!
برقراری ارتباط خونگرم و سرشار از خنده با دیگران در نگاه اول، شاید ایده وسوسه‌انگیزی باشد. چنین رویکردی می‌تواند به دوست‌یابی و برقراری ارتباط صمیمی با همکاران در محیط کار کمک زیادی کند. اما فراموش نکنید که بهترین ارتباط حرفه‌ای، نوعی از ارتباط است که بتوانید از طریق آن، احترام کسب کنید. هرچند که استفاده از یک یا دو شوخی در طول گفتگو می‌تواند مفید باشد اما از اینکه بحث را با چاشنی شوخی و خنده به انتها برسانید، بپرهیزید.
شما دو گوش و یک زبان دارید! بنابراین بیش از آنکه حرف بزنید، به سخنان طرف مقابل گوش دهید. یکی از مهم‌ترین لازمه‌های توسعه مهارت‌های ارتباطی آن است که بتوانید خوب گوش دهید.
وقتی مهارت گوش سپردن فعال را بلد باشید، آنگاه می‌توانید به معنای حقیقی کلمه، سخنان مخاطب و احساسات نهفته در پس آن‌ها را درک کنید و واکنشی سنجیده نسبت به آن‌ها از خود نشان دهید.
برقراری ارتباط، یکی از مؤثرترین و مهم‌ترین مهارت‌های نرم رهبران و مدیران تجاری محسوب می‌شود. فراموش نکنید که برای توسعه مهارت‌های ارتباطی، در کنار واژه‌ها، از قدرت نشانه‌ها و حرکات غیرکلامی غافل نشوید و با استفاده از روش‌های بدیع و خلاقانه، اطمینان حاصل کنید که می‌توانید مخاطب را با گفته‌هایتان همراه سازید.
