با توجه به پیشرفت مداوم کسب‌وکارها، روش مدیریت چابک می‌تواند چشم‌انداز موفقیت پروژه شما را تا حد زیادی افزایش دهد. رویکرد چابک به عنوان راهی برای تکمیل کارها در دنیای پیچیده و همیشه در حال تغییر، به سرعت در حال کسب محبوبیت است. رویکرد چابک در فرهنگ‌های سازگاری رشد می‌کند که اعضای تیم با سرعت تغییر ایجاد می‌کنند. در این راهنما، درباره مدیریت پروژه چابک، مولفه‌ها و اصول کلیدی آن و نحوه اجرای رویکرد چابک، نکات مفیدی خواهید آموخت.
مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile Project Management - APM)، یک رویکرد تکراری برای مدیریت پروژه است که روی تقسیم و تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف (Task) قابل کنترل و کوچک‌تر تمرکز دارد؛ پروژه‌هایی که با تکرارهای کوتاه در طول چرخه عمر پروژه تکمیل می‌شوند. Agile برای تمرکز بر بهبود مستمر در توسعه محصول یا خدمات، از چرخه‌های توسعه کوتاه به نام اسپرینت (Sprint) استفاده می‌کند.
تطبیق پذیری؛ یعنی توانایی تغییر دادن یا تغییر کردن، متناسب با شرایط جدید و توانایی انطباق سریع و کارآمد با تغییرات، یک مهارت حیاتی برای رهبران است. این موضوع برابر با هنر انعطاف‌پذیری تحت تأثیر تغییر سریع شرایط خارجی است. رهبر چابک بودن به معنای انعطاف‌پذیری، پاسخگویی در برابر تغییرات و تمایل به یادگیری و اتخاذ راه‌های جدید است که منجر به بقای موثر و موفقیت در فضای رقابتی تجارت مدرن می‌شود. افرادی که از نظر سازگاری و توانایی چابکی امتیاز بالایی کسب می‌کنند، می‌توانند با تغییر کردن مقابله مثبت‌تری داشته باشند و می‌توانند رویکرد خود را برای تغییر نیازها تطبیق داده و اولویت‌های خود را تغییر دهند.
مدیریت چابک همانطور که از نامش پیداست، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که برای تغییر سریع جهت و تمرکز پروژه، از تجهیزات بهتری برخوردار شوند. شرکت‌های نرم‌افزاری و آژانس‌های بازاریابی، بیش از هر کسب‌وکار دیگری از تمایل ذینفعان پروژه به تغییر پروژه، آگاه هستند. رویکرد چابک، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا کارهایی که انجام می‌دهند را دوباره ارزیابی کرده و تنظیم کنند تا مطمئن شوند با تغییر کار و چشم‌انداز مشتری، تمرکز تیم نیز تغییر می‌کند.
اگر در مدیریت پروژه چابک تازه‌کار باشید، ممکن است این روش در ابتدا برایتان یک سیستم پیچیده و دشوار برای مدیریت به نظر برسد. اما، چه متوجه آن شوید چه نشوید، در حال حاضر هم بسیاری از کارهایی را که به رویکرد چابک نیاز دارد، انجام می‌دهید. به این صورت که با وقوع چند تغییر سریع، به دنبال چرخه‌های توسعه کوتاه‌تر و عرضه محصولات کوچک‌تر و مکرر هستید.
رویکرد چابک در مدیریت پروژه که در ابتدا برای توسعه نرم‌افزار و تیم‌های کسب‌وکارهای IT ایجاد شده بود، اکنون توسط انواع دیگری از کسب‌وکارها نیز مورداستفاده قرار گرفته‌است. بازاریابان، دانشگاه‌ها، ارتش و حتی صنعت خودرو نیز به دنبال مدیریت پروژه با رویکرد چابک هستند تا بتوانند محصولاتی نوآورانه را در محیط‌های نامشخص ارائه دهند.
در دنیای نرم‌افزار، وقتی تصمیم به ساخت یا توسعه بیشتر یک فناوری موجود گرفته می‌شود، تعریف محصول نهایی دشوار است. Agile این ابهام را به دلیل انعطاف‌پذیری در تغییر جهت پروژه، هم‌زمان با حرکت روند کار به سمت آینده، امکان‌پذیر می‌سازد.
توجه کنید که هر تیمِ Agile منحصر‌به‌فرد است و درک اصول آن می‌تواند به شما کمک کند یک روش Agile که برای شما و تیمتان مناسب است را تنظیم کنید.
هر پروژه‌ای که به روش چابک مدیریت می‌شود دارای پنج جزء کلیدی است. این اجزاء در قسمت‌های مختلف پروژه بررسی و به‌کار گرفته می‌شوند که در ادامه با آنها آشنا می‌شوید:
به زبان ساده، داستان کاربر تعریف سطح بالایی از درخواست کار است که شامل اطلاعات کافی برای این است که تیم بتواند برآورد معقولی از تلاش مورد نیاز برای انجام درخواست، ارائه دهد. این توضیح کوتاه و ساده از دیدگاه کاربر نوشته شده است و بر تشریح خواسته‌های مشتری شما (اهدافشان) و دلیل آن متمرکز است.
Sprint در لغت به معنی «دوی سرعت» است؛ اما در مدیریت چابک، اسپرینت یک تکرار کوتاه از کار است که معمولاً بین یک تا سه هفته، در زمانی که تیم‌ها روی وظایف تعیین شده در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت کار می‌کنند، تکمیل می‌شود. ایده این است که هم‌زمان با پیش‌روی پروژه، این اسپرینت‌ها را به طور مداوم تکرار کنید تا محصول شما آماده شود. پس از اتمام هر اسپرینت، شما محصول را مرور می‌کنید تا ببینید چه چیزهایی کار می‌کنند و چه چیزهایی کار نمی‌کنند، تنظیمات مورد نیاز را انجام می‌دهید و دوباره یک اسپرینت دیگر را برای بهبود محصول یا خدمات خود شروع می‌کنید.
جلسات استندآپ روزانه که مدت آن معمولا زیر 10 دقیقه است و به آن «جلسات روزانه اسکرام» نیز می‌گویند، یک روش عالی برای اطمینان از این است که همه از تمام موضوعات مربوط به پروژه آگاه و در مسیر درستی هستند. این تعاملات روزمره به این دلیل با عنوان «استندآپ» شناخته می‌شوند که شرکت‌کنندگان باید در آن بایستند و کمک کنند که جلسات بصورت کوتاه و با پرداختن به موضوع هدف اصلی، برگزار شوند.
استفاده از یک تخته چابک به تیم شما کمک می‌کند که پیشرفت پروژه را دنبال کنند. این تخته می‌تواند یک تخته سفید ساده با یادداشت‌های روی آن باشد و یا عملکردی در نرم‌افزار مدیریت پروژه شما.
همانطور که درخواست‌های پروژه از طریق سیستم ورودی شما دریافت می‌شوند ، در موارد عقب مانده به داستان‌های برجسته تبدیل می‌شوند. در طول جلسات برنامه‌ریزی چابک، تیم شما امتیازات داستانی مربوط به هر کار را تخمین می‌زند. در طول برنامه‌ریزی اسپرینت‌ها، داستان‌های موجود در بک لاگ به درون اسپرینت منتقل می‌شوند تا در طول تکرار چرخه اسپرینت تکمیل شوند. مدیریت بک لاگ‌ها برای مدیران پروژه در یک محیط چابک نقش حیاتی دارد.
مدیریت پروژه چابک مزایای بی‌شماری را برای سازمان‌ها، تیم‌های پروژه و محصولات فراهم می‌کند. مزایای اصلی و چگونگی به حداکثر رساندن آنها به شرح زیر است:
متد‌های چابک دارای تضمینی برای اطمینان از بالاترین حد کیفیت محصولات را دارند که توسط عومل زیر ایجاد می‌شود:
تیم‌های پروژه چابک مشتریان را از طریق روش‌های زیر، راضی نگه می‌دارند:
عضویت در یک تیم خودگردان به اعضای آن اجازه می‌دهد که خلاق، نوآور و متخصص شناخته شوند. داشتن اسکرام مستر موانع را برطرف می‌کند و تیم توسعه را از تداخل خارجی محافظت می‌کند. کارکرد متقابل عملکردی به اعضای تیم توسعه این امکان را می‌دهد تا مهارت‌های جدید را بیاموزند و با آموزش به دیگران، رشد کنند.
تیم توسعه‌دهنده، مدیرمحصول و اسکرام مستر به طور روزانه با هم همکاری نزدیک دارند. جلسات اسکرام روزانه به تیم توسعه اجازه می‌دهد تا در مورد کارهای انجام شده، کارهای آینده و موانع بر سر راه، با یکدیگر مشورت و آنها را سازماندهی کنند. در طی بررسی‌های اسپرینت‌ها، تیم توسعه می‌تواند محصول را مستقیماً برای ذینفعان به نمایش بگذارد و در مورد آنها بحث کند.
به دلیل اندازه محدود تیم‌های توسعه (پنج تا نه نفر)، پروژه‌های چابک می‌توانند چندین تیم اسکرام را درون یک پروژه داشته باشند. خودمدیریتی و محدودیت اندازه به این معنی است که پروژه‌های چابک می‌توانند فرصت‌های منحصر به فردی برای سفارشی‌سازی ساختارهای تیمی و محیط کار فراهم کنند.
در پروژه‌های چابک، هر یک از اعضای تیم پروژه این فرصت را دارند که بدانند پروژه در هر زمان مشخص چگونه پیش می‌رود. جلسات روزانه اسکرام، مرور روزانه اسپرینت و نمودارهای پیشرفت پروژه، روش‌های مشخصی را برای دیدن میزان پیشرفت پروژه ارائه می‌دهند.
فرصت‌های فراوانی که برای بازرسی و سازگاری در طول پروژه‌های چابک وجود دارد، به همه اعضای تیم پروژه یعنی تیم توسعه‌دهنده، مدیر محصول، اسکرام مستر و ذینفعان، امکان کنترل و تولید محصولات بهتر را می‌دهد.
موارد ذکر شده اساسی‌ترین قسمت‌های مدیریت پروژه جابک هستند. وقتی که شما روش مدیریت تیم خود را به متد چابک منتقل می‌کنید، این فرایندها، نرم‌افزار و ابزارها، نقش‌ها و اصول رویکرد چابک، به شما کمک می‌کنند که طرز تفکر خود را تغییر داده و کاری مشترک را شروع کنید تا انعطاف پذیرتر باشد و با تغییراتی که ایجاد می‌شود، سازگار شوید. مدیریت چابک برای همه مناسب نیست، اما تیم‌هایی که به درستی از آن استفاده می‌کنند، مزایای زیادی از جمله روند کار ساده و نوآوری سریع را تجربه می‌کنند.
