یادگیری اصول تفویض اختیار به طور موثر، کلیدی برای قدرتمند ساختن خود و چند برابر کردن ارزشتان برای سازمان شماست. تفویض اختیار به شما امکان می‌دهد از کاری که می‌توانید شخصا انجام دهید به سمت آنچه می‌توانید مدیریت کنید، حرکت کنید. همانطور که در مقاله‌ی قبل گفته شد، «تفویض اختیار» به معنای واگذاری مسئولیت انجام کاری مانند پروژه، به فرد دیگری است. تفویض وظایف معمول و زمان‌بر به کارمندان سطح پایین یا پیمانکاران، روشی متداول در میان کارآفرینان، صاحبان مشاغل و مدیران کارآمد است؛ زیرا به آنها اجازه می‌دهد که روی کارهای تأثیرگذارتر که نیاز به توجه کامل آنها دارند، تمرکز کنند.
تفویض اختیار یکی از مهم‌ترین و موثرترین مهارت‌های مدیریتی است. بدون توانایی تفویض اختیار، ارتقا به سمت‌های بالاتر مدیریتی برای شما غیرممکن است. یادگیری اصول تفویض اختیار نه تنها به معنای به حداکثر رساندن بهره‌وری و ارزش خودِ شما، بلکه به معنای به حداکثر رساندن بهره‌وری کارکنان شما نیز هست. وظیفه شما به عنوان مدیر این است که بیشترین بازده را از سرمایه‌گذاری سازمان در افراد به‌دست آورید.
امروزه یک فرد متوسط با 50 درصد ظرفیت خود کار میکند. با داشتن مهارت مدیریت و تفویض موثر، می‌توانید از ظرفیت 50 درصدی استفاده نشده برای افزایش بهره‌وری پرسنل خود استفاده کنید. وظیفه شما به عنوان مدیر، توسعه‌ی افراد است. تفویض اختیار وسیله‌ای است که شما با آن بهترین نسخه‌ی افراد را از آنها می‌سازید.
به‌طور کلی برای یادگیری اصول تفویض اختیار باید سه مرحله‌ی اصلی را طی کنید:
۱- اولین قدم در یادگیری اصول واگذاری کارها، تفکر درباره‌ی کار است؛ دقیقاً تصمیم بگیرید که چه کاری باید انجام شود و چه نتیجه‌ای از آن می‌خواهید؟
۲- گام دوم در تفویض اختیار تعیین استانداردهای عملکرد است؛ چگونه تعیین می‌کنید که آیا کاری به درستی انجام شده است یا خیر؟
۳- مرحله سوم تعیین زمانبندی و مهلت انجام کار است.
در اینجا چند نکته برای کمک به شما در امر تفویض اختیار موثر وجود دارد تا تیم شما حجم کار را تقسیم کند و باعث پیشرفتی شود که به نفع همه‌ی اعضای تیم و سازمان است:
بخشی از معنی یک رهبر خوب، درک نقاط قوت، ضعف و ترجیحات کارمندان است. اگر لازم است کاری را که برای انجام آن نیاز به همکاری زیادی دارد واگذار کنید، نباید آن را به شخصی که کار در تنهایی را بسیار زیاد ترجیح می‌دهد، واگذار کنید؛ بلکه آن را به کسی که همکاری و کار تیمی را ترجیح می‌دهد، بسپارید.
اگر بررسی دقیق توصیه شده در بخش بالا را انجام داده باشید، ممکن است فهرستی از کارهایی که می‌خواهید به کارمندان واگذار کنید را داشته باشید. ممکن است بخواهید با تیم خود بنشینید، فهرست را مرور کنید و به افراد اجازه دهید که خودشان وظایفی را که بیشترین علاقه را به آن دارند، انتخاب کنند. اجازه واختیار دادن به افراد برای انتخاب وظایفی که به آنها محول شده است، روش دیگری برای اعتماد سازی و ایجاد تعامل در تیم شما است.
اگر به‌طور عجیبی، وظیفه‌ای را به شخصی غیرمجاز واگذار می‌کنید، به او توضیح دهید که چرا آن مسئولیت را به او واگذار کرده‌اید. هنگامی که افرادی را انجام فرآیند تفویض اختیار انتخاب می‌کنید، به آنها بگویید که دلیل خاص شما برای انتخاب او جهت انجام کار چه بوده است و چگونه امیدوارید که این امر به رشد آنها کمک کند. به آنها کمک کنید هر وظیفه تفویض شده را فرصتی برای پذیرش مسئولیت‌های بیشتر یا رشد مهارت‌های جدید ببینند.
هر رهبر خوبی اطلاعات اساسی و مهم را بدون مدیریت خرد، به کارمندان خود ارائه می‌دهد. بهتر است که به جای متدها، نتایج را تفویض کنید. به عنوان مثال به جای این که بگویید: «این سرنخ‌ها را دنبال کنید»، بگویید: «این همان کاری است که ما انجام می‌دهیم، آنچه در پی آن هستیم، در اینجاست. من می‌خواهم که شما به فروش محصولات برسید.»
اهداف یا نقاط عطفی را که امیدوارید به آن دست یابید، به کارمندان بگویید و اجازه دهید آنها به روش خود با این مشکل مقابله کنند. به دنبال کمال یا مدیریت خرد نباشید. ممکن است شخص دیگری کاری را متفاوت از شما را انجام دهد، اما این موضوع تا زمانی که به نتیجه مورد نظر خود برسید، اشکالی ندارد.
شما باید مطمئن شوید که فردی که وظیفه شغلی یا پروژه‌ای را بر عهده دارد، ابزارها و منابع لازم برای موفقیت را در اختیار خود دارد. یک قانون آموزش خوب این است که بگویید: «من انجام می‌دهم، ما انجام می‌دهیم، پس شما انجام بدهید» (یعنی من را تماشا کنید که این کار را انجام می‌دهم، پس بیایید با هم این کار را انجام دهیم، حالا شما سعی کنید که خودتان این کار را انجام دهید).
مطمئن شوید که هنگام واگذاری وظایف به افراد، هر فرد ابزارها و مهارت‌هایی است که برای انجام این کار به آنها نیاز دارد را در اختیار دارد، یا راهی برای کار با آنها در اختیار او قرار می‌دهید. به عنوان مثال، اگر از کسی می‌خواهید برای انجام یک کار از ابزاری خاص که قبلاً هرگز استفاده نکرده است، استفاده کند، مطمئن شوید که ابتدا آموزش یا برنامه‌ای برای آشنایی وی با این ابزار وجود دارد.
شما نیز احتمالاً در شرایطی بوده‌اید که وظیفه‌ای برای شما تعیین شده است اما احساس قدرت و اختیار کافی برای تصمیم‌گیری درمورد آن را ندارید. در نتیجه کار شما متوقف می‌شود و در نهایت باید درخواست کمک کنید و این کار هم از کارمند و هم از مدیر زمان بیشتری می‌گیرد.
مدیرانی كه مسئولیت انجام کاری را به افراد واگذار می‌كنند اما قدرت و اختیار کافی برای پذیرفتن این مسئولیت را به آنها نمی‌دهند، سرانجام متوجه می‌شوند كه به جای دریافت گزارش از سوی زیردستان خود، باید مشغول دادنِ گزارش به آنها باشند!
بنابراین هنگام تفویض اختیار، محیط و فرهنگی را درون سازمان خود پرورش دهید که در آن افراد احساس کنند: اختیار تصمیم‌گیری دارند، می‌توانند سوال کنند و اقدامات لازم را برای تکمیل کارها انجام دهند.
هیچ چیز بدتر از مدیری نیست که چیزی را به کارمند خود واگذار کند و سپس وقتی مشکلی پیش آمد، کارمند را مقصر بداند؛ پس شما نباید چنین مدیری باشید. کارهایی را که به کارمندانتان واگذار کرده‌اید پس از اتمام کار بررسی کنید، مطمئن شوید که آنها این کار را به درستی انجام داده‌اند و هر گونه بازخورد لازم برای بهبود کار را هنگام انجام کار، به آنها بدهید.
وقتی کسی یک کار یا پروژه‌ای را که به او سپرده‌اید به اتمام می‌رساند، قدردانی واقعی خود را به او نشان دهید و به کارهای خاصی که به درستی انجام داده است، اشاره کنید. وقتی به کارهای خاص درست انجام شده توسط افراد اشاره می‌کنید، در واقع به آنها نقشه‌ی راهی می‌دهید که برای موفقیت‌شان باید ادامه دهند.
این ساده‌ترین قدمی است که شما می‌توانید بردارید، اما برای بسیاری از افراد سخت‌ترین مرحله برای یادگیری است. این کار باعث ایجاد وفاداری بین شما و کارمندانتان خواهد شد، رضایت واقعی برای کار انجام شده را ایجاد میکند و پایه‌ای برای آموزش و بررسی عملکرد کارکنان می‌شود.
اکنون که دقیقاً می‌دانید منظور از اصول تفویض اختیار و تکنیک‌های واگذاری موثر کارها چیست، در موقعیتی عالی قرار دارید که وظایف خود را ساده کرده و بهره‌وری را در تیم خود تقویت کنید.
تفویض اختیار به معنای اعطای استقلال و اختیار به شخص دیگری برای انجام کارهاست، بنابراین حجم کار شما را به عنوان مدیر پروژه کاهش می‌دهد و تیمی کاملاً مناسب و مفید را ایجاد میکند.
اگر به خوبی تفویض اختیار کنید، می‌توانید اعتماد و تعهد کارمندان را نسبت به خود افزایش دهید، بهره‌وری را بهبود دهید و مطمئن شوید که افراد، وظایف متناسب با توانایی‌های خود را انجام می‌دهند.
مهارت‌های و اصول تفویض اختیار ممکن است پیچیده یا ترسناک به نظر برسد، اما با گذشت زمان بسیار آسان‌تر می‌شود. پس این کار را با تفویض چند تصمیم کوچک به اعضای تیم خود طی یکی دو هفته آینده، شروع کنید.
