برنامه‌ریزی برای تیم دورکار، وظیفه‌ای خطیر است که با وجود تلاش زیادی که بسیاری از مدیران در انجام هر چه بهتر آن نشان می‌دهند، نتایج دلخواه را کسب نمی‌کنند. خبر خوب این است که فناوری، همان‌طور که امکان دورکاری را برای کارکنان سازمان فراهم نموده، برای مدیریت تیم دورکار نیز امکانات مناسبی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد.
هرچند که روش برنامه‌ریزی برای تیم دورکار، اهمیت زیادی دارد اما استراتژی و بینشی که یک مدیر برای برنامه‌ریزی باید از آن استفاده کند، به‌مراتب مهم‌تر است. در ادامه قصد داریم 8 راهکار کاربردی را برای تسهیل امر برنامه‌ریزی کارکنان دورکار به شما عزیزان معرفی کنیم.
شناخت اعضای تیم اساسی‌ترین پیش‌نیاز در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار است. آن‌قدر اساسی که شاید از خودتان بپرسید مگر یک مدیر می‌تواند اعضای تیمش را نشناسد؟! در پاسخ باید به این واقعیت اذعان کنیم که متأسفانه بسیاری از مدیران در زمینه شناخت اعضای تیم ضعیف عمل می‌کنند و برخی دیگر این مرحله را به‌کلی نادیده می‌گیرند. تمام نگرانی چنین مدیرانی به این خلاصه می‌شود که تعداد نفرات کافی برای پوشش شیفت‌های کاری در اختیار داشته باشند!
شناخت کافی از کارکنان، امکان ادغام و تطبیق مهارت‌ها، نقاط ضعف و قوت و همین‌طور تیپ‌های شخصیتی را در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار و ایجاد شیفت‌های کاری مناسب فراهم می‌کند. بنابراین برای سهولت کار، فهرستی از اسامی کارکنان تهیه کنید که حاوی اطلاعات زیر باشد:
با ایجاد چنین فهرستی می‌توانید هنگام برنامه‌ریزی برای تیم دورکار به آن مراجعه کرده و افراد درست را برای موقعیت‌های درست انتخاب کنید. این فهرست را به‌موازات کسب اطلاعات بیشتر از کارکنان، به‌طور پیوسته به‌روزرسانی کنید تا تصویر واضح‌تری از اعضای تیمتان داشته باشید.
همه مدیران در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار باید بهترین کارمندانشان را بشناسند و بدانند چه کسانی در تیم از نظر کارایی، شخصیت، تجربه و نحوه عملکرد، سرآمد هستند. شما باید شیفت‌های کاری را حول محوریت بهترین اعضای تیم ایجاد کنید. وقتی چنین کاری انجام می‌دهید، خیالتان راحت است که هر شیفت کاری، یک مرکز ثقل دارد که سایر کارکنان می‌توانند به آن اتکا کنند. یک کارمند خوب و باتجربه می‌تواند کیفیت کاری شیفت را به‌سرعت ارتقا دهد. در این شرایط سایر کارکنانی هم که تجربه کمتری دارند، از آن عضو باتجربه نکات زیادی می‌آموزند و به‌این‌ترتیب، کیفیت کاری آن‌ها نیز بهبود می‌یابد. تلفیق بهترین و باتجربه‌ترین کارکنان با اعضای جدیدتر، راهی عالی برای ایجاد ثبات در شیفت‌ها و برقراری توازن کیفی میان آن‌هاست.
ارتباطات، مؤلفه‌ای حیاتی در همه مجموعه‌هاست و ایجاد یک روش ارتباطی واحد در سطح تیم باعث می‌شود تا شما و کارکنانتان به مرجع مشخص و معتبری برای پیگیری برنامه‌ریزی‌های کاری دسترسی داشته باشید. به‌این‌ترتیب، وجود کانال‌های پراکنده و متعددی که کارایی ارتباطی را کاهش می‌دهند، دیگر باعث ایجاد ناهماهنگی در فرایند برنامه‌ریزی برای تیم دورکار نخواهد شد.
اگر تاکنون چنین کاری انجام نداده‌اید، فوراً نسبت به ایجاد این روش ارتباطی اقدام کنید. ازآنجایی‌که امروز تقریباً همه افراد از تلفن‌های هوشمند استفاده می‌کنند، روشی که بر پایه این فناوری عمل کند، می‌تواند مطمئن‌ترین و کارآمدترین گزینه باشد. ایجاد گروه در یکی از پیام‌رسان‌های معتبر، ایده خوبی به نظر می‌رسد.
انتشار یک برنامه کاری جدید برای ماه آینده، می‌تواند رویدادی استرس‌زا برای کارکنان باشد. اکثر آن‌ها به‌محض انتشار شیفت‌بندی جدید، سراسیمه به سراغ تقویم‌های شخصی‌شان می‌روند تا ببینند آیا نوبت کاری جدید با برنامه‌ریزی‌های شخصی‌شان تداخل مهمی دارد یا نه؟ فراموش نکنید که کارکنان برای انطباق خودشان با برنامه جدید به زمان احتیاج دارند. ضمن اینکه شما نیز برای حل مشکلات کارکنان و اِعمال تغییرات احتمالی در برنامه به وقت کافی نیاز دارید. بنابراین شیفت بندی‌های جدید را به‌محض نهایی شدن، منتشر کنید.
پیشنهاد ما این است که حداقل دو هفته زودتر، برنامه کاری ماه بعد را اعلام کنید. چنین اقدامی به کارکنان اجازه می‌دهد تا:
استفاده از ابزارهای ابری (Cloud-Based) در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار، راهکاری سریع برای انتشار و توزیع شیفت‌های کاری جدید بین کارکنان است. با استفاده از این ابزارها می‌توانید پس از تهیه یک سند، آن را به‌صورت آنلاین ارسال نموده و امکان دسترسی به آن را برای اعضای تیم در هر لحظه از شبانه‌روز فراهم کنید.
یک نکته مهم در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار و اساساً هر شکل دیگری از برنامه‌ریزی این است که مدیران گاهی فراموش می‌کنند که مجبور نیستند همه کارهای برنامه‌ریزی را خودشان به‌تنهایی انجام دهند. فراهم کردن زمینه‌ای برای مشارکت کارکنان در انجام کار ایده‌ای خوب است که:
ایجاد شیفت‌های کاری را مطابق با قاعده دوم، با بهترین کارکنانتان آغاز کنید. سپس این برنامه را بین کارکنان به اشتراک بگذارید و اجازه دهید آن را مطابق با ترجیحشان پُر کنند.
اگر می‌خواهید از این روش استفاده کنید، مدت‌زمان محدودی را (مثلاً دو روز) برای تکمیل برنامه در نظر بگیرید. آنگاه برنامه را ببندید و برای اِعمال تغییرات نهایی روی آن کار کنید. وقتی به برنامه‌ای جامع که همه روی آن توافق داشته باشند، رسیدید، مجدداً آن را در اختیار اعضای تیم قرار دهید.
سپردن مسئولیت یافتن جایگزین به کارکنان برای پُر کردن جای خالی آن‌ها در مواقع اضطراری، روش دیگری است که می‌تواند فشار برنامه‌ریزی برای تیم دورکار را از روی شما کم کند. به‌این‌ترتیب، هر کارمند به جای تماس با شما و اعلام اینکه در فلان روز، قادر به کار کردن نیست، می‌تواند یک پیام را به‌طور عمومی ارسال نموده و اعلام کند که به یک جایگزین احتیاج دارد. سنگ بنای چنین فرایندی، همان شبکه ارتباطی واحدی است که در سومین مورد به آن اشاره کردیم.
البته در سپردن مسئولیت یافتن جایگزین به کارکنان، باید ملاحظات ویژه‌ای را نیز مدنظر قرار دهید. شما باید دستورالعمل‌های خاصی در ارتباط با برنامه‌ریزی تیم دورکار داشته باشید تا مطمئن شوید که سررشته امور تحت هیچ شرایطی از دستانتان خارج نمی‌شود. بنابراین باید کارکنان را متوجه این واقعیت کنید که همه جابه‌جایی‌ها باید با تأیید شخص شما انجام شوند و تا قبل از موافقت شما، هیچ چیز، قطعی نخواهد بود. کارکنان باید بدانند تنها در صورتی مُجاز به جابه‌جایی شیفت‌هایشان هستند که توازن شیفت‌های کاری به هم نخورد.
سپردن مسئولیتِ یافتن جایگزین به کارکنان در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار، سیگنالی مثبت از جانب شما به آن‌هاست که نشان می‌دهد روی بلوغ فکری آن‌ها حساب باز می‌کنید.
گاهی ممکن است یکی از کارکنان به هر دلیلی نتواند برای شیفت کاری‌اش، جایگزینی معرفی کند. وقتی این اتفاق رخ دهد، شما هستید که باید برای آن کارمند، جایگزین پیدا کنید. داشتن یک چارت دسترس‌پذیری در چنین مواقعی می‌تواند کار را برایتان آسان کند.
وقوع شرایط اضطراری در برنامه‌ریزی برای تیم دورکار، اجتناب‌ناپذیر است و داشتن چارت دسترس‌پذیری، کمکتان می‌کند تا به جای اقدام بر اساس شانس و احتمال، یک پلن B برای مدیریت این شرایط داشته باشید. داشتن فهرستی از اسامی کارکنان و روزها و زمان‌هایی که می‌توانند کار کنند، می‌تواند نمونه‌ای ساده از این چارت باشد. به این چارت مثل نیمکت یک تیم فوتبال نگاه کنید تا هر زمان که کسی قادر به بازی کردن نبود، چند گزینه برای انتخاب داشته باشید.
اگر تا حالا برای کوبیدن یک میخ به دیوار از پیچ‌گوشتی استفاده کرده باشید، قطعاً اهمیت استفاده از ابزار مناسب را بهتر درک می‌کنید! این امر درباره برنامه‌ریزی برای تیم دورکار هم صدق می‌کند. استفاده از ابزارهای مناسب، باعث تسهیل و تسریع روند انجام امور می‌شوند.
حتی استفاده از ابزارهایی مثل Word یا Excel که در اصل برای اهداف دیگری طراحی شده‌اند، در مقایسه با استفاده از قلم و کاغذ، انتخابی به‌مراتب بهتر است و ظهور فناوری رایانش ابری و متعاقباً دسترسی به نسخه‌های آنلاین Word و Excel نیز روند کار را ساده‌تر از قبل می‌کند.
برنامه‌ریزی برای تیم دورکار می‌تواند مدیران را با چالش‌های مختلفی روبرو کند و به همین سبب، آن‌ها باید برای مدیریت شرایط، استراتژی ویژه‌ای داشته باشند. در این مطلب 8 نکته مهم را با شما همراهان همیشگی تینت در میان گذاشتیم که با به‌کارگیری آن‌ها می‌توانید، کارایی و اثربخشی فرایند برنامه‌ریزی برای اعضای تیم را افزایش دهید.
