چطور به کارکنان بازخورد سازنده دهیم؟

تجربه نشان داده است که ارائه بازخورد موثر به کارکنان از سوی مدیران، نه تنها باعث ایجاد ناراحتی یا کدورت نمی‌شود بلکه به تقویت سطح اعتماد و ارتباطات آن‌ها کمک زیادی می‌کند. اما مهم این است که چطور باید بازخورد داد.

در دنیای کنونی که اغلب افراد به دنبال فرصت‎هایی برای یادگیری و رشد مداوم در محیط کار هستند، به واقع ارائه یا دریافت منظم بازخوردهای صحیح یک ضرورت است. شاید به ‏همین ‎دلیل است که وقتی مدیران کارمندان خود را نادیده می‌گیرند یا فقط روی نقاط ضعف آن‎ها تمرکز می‎کنند، شانس غیر مولد بودن آن‎ها را دو برابر می‎کنند.

متاسفانه به دلیل چالش‌برانگیز بودن نحوه ارائه بازخورد موثر به کارکنان، بسیاری از مدیران از این کار امتناع می‎کنند. اما آنها نمی‎دانند که این کار نه تنها باعث فعال‎تر شدن کارمندان می‎شود بلکه کمک می‎کند تا بیشتر احساس ارزشمند بودن کنند.

طبق آمار، اگرچه ۷۳٪ از کارمندان برای ارائه بازخورد ارزش ویژه‎ای قائل هستند و آن را برای شغل خود ضروری می‎دانند اما تنها یک‌سوم از آن‎ها گزارش کرده‎اند که به‌طور منظم بازخورد دریافت می‎کنند. ۶۹٪ از کارمندان ادعا می‎کنند که اگر با دریافت بازخورد بیشتر شناخته شوند، مطمئنا احساس تلاش و انگیزه بیشتری برای ادامه روند کار دارند.

جالب است بدانید که ارائه بازخورد موثر به کارکنان، کمک می‎کند تا مدیران نیز نقش و جایگاه خود را ارتقا دهند و احساس امنیت بیشتری برای تیم خود فراهم کنند. از نظر روانشناسان، کارمندان به ازای هر بازخورد منفی، به شش مورد بازخورد مثبت احتیاج دارند. در کنار آن، ۵۷٪ از کارمندان بازخورد سازنده را به تمجیدهای سطحی ترجیح می‎دهند. بنابراین نحوه ارائه بازخورد بسیار مهم است. در ادامه به جزئیات آن اشاره خواهیم کرد.

روش‎های صحیح ارائه بازخورد موثر به کارکنان

اگر به‌عنوان یک مدیر به دنبال ارائه بازخوردهایی موثر، منظم و نتیجه‌بخش هستید، توصیه می‎کنیم به نکات ارائه شده در این بخش توجه ویژه‎ای داشته باشید.

 

ارائه بازخورد موثر به کارمندان

 

۱- از دادن توصیه‎های ناخواسته خودداری کنید

حدود 70% از کارمندان معتقدند که به موقع بازخورد مناسب خود را دریافت نمی‎کنند و این مسئله می‎تواند استرس زیادی برای آن‌ها ایجاد کند. بنابراین به‎عنوان یک مدیر بهتر است با کارمندان خود در زمینه زمان و شیوه صحیح ارائه بازخورد مشورت کنید.

با این کار می‏توانید اعتماد‎به‏نفس کارمندان خود را نیز افزایش دهید و احتمال اینکه به بازخورد شما واکنش مناسبی نشان دهند بیشتر می‎شود.

۲- اختصاصی عمل کنید  

نحوه ارائه بازخورد به کارکنان باید راه‎حل‎مدار، شفاف و دقیق باشد. بنابراین بهتر است در مورد هر کارمند به شیوه‎ای متفاوت عمل کنید. در هنگام ارائه بازخورد توضیح ‎دهید که دقیقا روی بهبود چه مساله‎ای تاکید دارید زیرا کارمندان می‎خواهند دقیقا بفهمند که چه کار اشتباهی انجام داده‏اند. سعی کنید موضوع فعلی را با در نظر گرفتن پیامدهای احتمالی آن مطرح کنید.

۳- در حین ارائه بازخورد، با فرد مقابل خود عمیقا همدلی کنید

ارائه بازخورد نباید باعث ایجاد شکاف گسترده‎ای میان شما و کارمندتان شود. این مسئله از نظر روانی بسیار حساس است و می‎تواند به جای پذیرش، باعث ایجاد حالت تدافعی در فرد مقابل شود. به‌ همین ‎دلیل، پیشنهاد می‏کنیم به گونه‎ای پیش بروید که ناامیدی‏ها به همدلی تبدیل شوند. قبل از اینکه حتی به کارمند خود نزدیک شوید، آمادگی این را داشته باشید که با نظرات متقابل و احساسات تعجب‏آور وی مواجه شوید و بهتر است آن‎ها را به‏عنوان نوعی واکنش مقاومتی شدید در برابر ارائه بازخورد خود تفسیر نکنید.

۴- به‏صورت منظم، هر روز یا هر هفته بازخورد ارائه دهید

طبق تجربه، ارائه بازخورد بلافاصله پس از یک رویداد، بیشترین تأثیر را بر عملکرد کارمندان دارد. به‏ همین ‎دلیل، پیشنهاد می‏کنیم که روزانه و هفتگی دست به این کار بزنید چراکه اگر نواقص کار رفع نشوند، ممکن است فراموش شوند و مدتی بعد با عوارض بیشتری خود را نشان دهند. بنابراین منتظر بازبینی‏های سه ماهه معمول نمانید!

۵- این کار را به‎صورت خصوصی انجام دهید

اگر قصد انتقاد از کارمند خود را دارید، نباید این کار را به‏صورت علنی انجام دهید، زیرا باعث خجالت‎زدگی وی در مقابل دیگران می‎شود و مطمئنا بازدهی عملکرد او را کاهش خواهد داد. برای برخی از افراد حتی بهتر است که ستایش و تمجید نیز در یک جلسه خصوصی انجام شود زیرا خیلی تمایل ندارند در مرکز توجه قرار بگیرند. همچنین می‎توانید پس از ارائه بازخورد، پاسخ کارمندان را به‎صورت کتبی دریافت کنید. این روش می‎تواند به شما کمک کند تا بیشتر تأمل کنید و پاسخ متفکرانه‎تری ارائه دهید.

شما می‎توانید با دعوت کارمند خود به یک فضای غیر رسمی‎تر، محیط بهتری برای ارائه بازخورد فراهم کنید زیرا این کار می‎تواند به کاهش فشار روانی کمک زیادی کند.

۶- به سراغ «رویکرد ساندویچ» نروید

آیا تا به‏حال سعی کرده‎اید بازخورد منفی خود را در قالب بیان دو تمجید، قبل و بعد از آن، ارائه کنید؟ در واقع در این شرایط شما ناخودآگاه به سراغ «رویکرد ساندویچ» رفته‎اید. روشی غیر شفاف که ممکن است برخوردی غیر صادقانه به‌نظر برسد.

تجربه نشان داده است که استفاده از این رویکرد نه تنها برای فرد مقابل ایجاد سردرگمی می‎کند، بلکه قدرت بازخورد شما را نیز تضعیف می‎کند و حتی می‎تواند میزان اعتماد دو طرفه را کاهش دهد.

بهتر است محترمانه و صریح در مورد نگرانی‏های خود صحبت کنید زیرا شفافیت به کارمندان شما کمک می‎کند احساس کنند که می‏توانند به کشف راه‎حل‏های مشکل موجود کمک کنند.

 

چطور باید در محیط کار بازخورد بدهیم؟

 

۷- مکالمه خود را به یک برخورد دو طرفه تبدیل کنید

وجود عنصر مهم احترام را هنگام بحث در مورد موضوعات آسیب‎پذیر فراموش نکنید و هرگز در هنگام مکالمه و گفتگو با کارمند خود با فرد دیگری صحبت نکنید. به کارمند خود اجازه دهید که به بازخورد شما پاسخ دهد و حتی در ادامه، سوالات مورد نظر خود را بپرسد. هنگامی‎که موضوع به خوبی روشن شد، می‎توانید ادامه دهید تا به یک راه‎حل یا مسیر عملی برسید.

۸- به جای نوع شخصیت، روی نحوه عملکرد کارمند خود تمرکز کنید

به جای ویژگی‎های شخصیتی، بهتر است در هنگام ارائه بازخورد به سراغ پیشینه عملکردی او بروید. به‌عنوان مثال بهتر است به جای بیان جمله: «تکبر بیش‎ازحد شما مشکلات زیادی برای ما ایجاد می‎کند» ذکر کنید که: «وقتی در حضور مشتری حرف من را قطع می‎کنید، این کار وجهه خوبی برای شرکت ندارد».

۹- نوع واکنش کارمند خود به بازخوردهای قبلی را پیگیری کنید

اگرچه ارزیابی کردن کار سختی است و برای انجام صحیح آن به تفکر و انرژی زیادی نیاز است اما نمی‎توان قدرت اثرگذاری مثبت آن را نادیده گرفت. اگر پس از ارائه بازخوردها پیشرفت قابل توجهی در روند کار کارمند خود مشاهده کردید، از او قدردانی کنید. این کار نشان می‎دهد که شما به موفقیت کارمند خود اهمیت می‎دهید و باعث افزایش انگیزه در او می‎شود.

سخن آخر

بنابراین ارائه بازخورد موثر به کارکنان بخشی ضروری از رشد و توسعه کسب‎وکار است. این مسئله می‎تواند محیط کار را به شیوه‏ای سالم و چابک پرورش دهد و جایگاه مدیر را برای همگان برجسته‎تر کند. تجربه نشان داده است، کارکنانی که به‌طور منظم بازخورد سازنده دریافت می‎کنند، تسلط بیشتری بر کار خود دارند و حتی با همکاران خود تعامل بیشتری نشان می‌دهند. از آنجایی‎ که احساس حمایت بیشتری می‎کنند، انگیزه بیشتری برای ارائه یک کار باکیفیت خواهند داشت.

فرهنگ ارائه بازخورد موثر به کارکنان منجر به شکل‏گیری روابط قوی‎تر بین مدیران و کارکنان و در نتیجه تبادل ایده‏های جدیدتر می‏شود. پیشنهاد می‎کنیم فرصت را از دست ندهید و با در نظر گرفتن نکات ذکر شده، به‎صورت منظم و اصولی شروع به ارائه بازخورد به کارمندان خود کنید!

ارسال نظرات
نام:
ایمیل:
* نظر: