در دنیای کنونی که اغلب افراد به دنبال فرصتهایی برای یادگیری و رشد مداوم در محیط کار هستند، به واقع ارائه یا دریافت منظم بازخوردهای صحیح یک ضرورت است. شاید به همین دلیل است که وقتی مدیران کارمندان خود را نادیده میگیرند یا فقط روی نقاط ضعف آنها تمرکز میکنند، شانس غیر مولد بودن آنها را دو برابر میکنند.
متاسفانه به دلیل چالشبرانگیز بودن نحوه ارائه بازخورد موثر به کارکنان، بسیاری از مدیران از این کار امتناع میکنند. اما آنها نمیدانند که این کار نه تنها باعث فعالتر شدن کارمندان میشود بلکه کمک میکند تا بیشتر احساس ارزشمند بودن کنند.
طبق آمار، اگرچه ۷۳٪ از کارمندان برای ارائه بازخورد ارزش ویژهای قائل هستند و آن را برای شغل خود ضروری میدانند اما تنها یکسوم از آنها گزارش کردهاند که بهطور منظم بازخورد دریافت میکنند. ۶۹٪ از کارمندان ادعا میکنند که اگر با دریافت بازخورد بیشتر شناخته شوند، مطمئنا احساس تلاش و انگیزه بیشتری برای ادامه روند کار دارند.
جالب است بدانید که ارائه بازخورد موثر به کارکنان، کمک میکند تا مدیران نیز نقش و جایگاه خود را ارتقا دهند و احساس امنیت بیشتری برای تیم خود فراهم کنند. از نظر روانشناسان، کارمندان به ازای هر بازخورد منفی، به شش مورد بازخورد مثبت احتیاج دارند. در کنار آن، ۵۷٪ از کارمندان بازخورد سازنده را به تمجیدهای سطحی ترجیح میدهند. بنابراین نحوه ارائه بازخورد بسیار مهم است. در ادامه به جزئیات آن اشاره خواهیم کرد.
اگر بهعنوان یک مدیر به دنبال ارائه بازخوردهایی موثر، منظم و نتیجهبخش هستید، توصیه میکنیم به نکات ارائه شده در این بخش توجه ویژهای داشته باشید.
حدود 70% از کارمندان معتقدند که به موقع بازخورد مناسب خود را دریافت نمیکنند و این مسئله میتواند استرس زیادی برای آنها ایجاد کند. بنابراین بهعنوان یک مدیر بهتر است با کارمندان خود در زمینه زمان و شیوه صحیح ارائه بازخورد مشورت کنید.
با این کار میتوانید اعتمادبهنفس کارمندان خود را نیز افزایش دهید و احتمال اینکه به بازخورد شما واکنش مناسبی نشان دهند بیشتر میشود.
نحوه ارائه بازخورد به کارکنان باید راهحلمدار، شفاف و دقیق باشد. بنابراین بهتر است در مورد هر کارمند به شیوهای متفاوت عمل کنید. در هنگام ارائه بازخورد توضیح دهید که دقیقا روی بهبود چه مسالهای تاکید دارید زیرا کارمندان میخواهند دقیقا بفهمند که چه کار اشتباهی انجام دادهاند. سعی کنید موضوع فعلی را با در نظر گرفتن پیامدهای احتمالی آن مطرح کنید.
ارائه بازخورد نباید باعث ایجاد شکاف گستردهای میان شما و کارمندتان شود. این مسئله از نظر روانی بسیار حساس است و میتواند به جای پذیرش، باعث ایجاد حالت تدافعی در فرد مقابل شود. به همین دلیل، پیشنهاد میکنیم به گونهای پیش بروید که ناامیدیها به همدلی تبدیل شوند. قبل از اینکه حتی به کارمند خود نزدیک شوید، آمادگی این را داشته باشید که با نظرات متقابل و احساسات تعجبآور وی مواجه شوید و بهتر است آنها را بهعنوان نوعی واکنش مقاومتی شدید در برابر ارائه بازخورد خود تفسیر نکنید.
طبق تجربه، ارائه بازخورد بلافاصله پس از یک رویداد، بیشترین تأثیر را بر عملکرد کارمندان دارد. به همین دلیل، پیشنهاد میکنیم که روزانه و هفتگی دست به این کار بزنید چراکه اگر نواقص کار رفع نشوند، ممکن است فراموش شوند و مدتی بعد با عوارض بیشتری خود را نشان دهند. بنابراین منتظر بازبینیهای سه ماهه معمول نمانید!
اگر قصد انتقاد از کارمند خود را دارید، نباید این کار را بهصورت علنی انجام دهید، زیرا باعث خجالتزدگی وی در مقابل دیگران میشود و مطمئنا بازدهی عملکرد او را کاهش خواهد داد. برای برخی از افراد حتی بهتر است که ستایش و تمجید نیز در یک جلسه خصوصی انجام شود زیرا خیلی تمایل ندارند در مرکز توجه قرار بگیرند. همچنین میتوانید پس از ارائه بازخورد، پاسخ کارمندان را بهصورت کتبی دریافت کنید. این روش میتواند به شما کمک کند تا بیشتر تأمل کنید و پاسخ متفکرانهتری ارائه دهید.
شما میتوانید با دعوت کارمند خود به یک فضای غیر رسمیتر، محیط بهتری برای ارائه بازخورد فراهم کنید زیرا این کار میتواند به کاهش فشار روانی کمک زیادی کند.
آیا تا بهحال سعی کردهاید بازخورد منفی خود را در قالب بیان دو تمجید، قبل و بعد از آن، ارائه کنید؟ در واقع در این شرایط شما ناخودآگاه به سراغ «رویکرد ساندویچ» رفتهاید. روشی غیر شفاف که ممکن است برخوردی غیر صادقانه بهنظر برسد.
تجربه نشان داده است که استفاده از این رویکرد نه تنها برای فرد مقابل ایجاد سردرگمی میکند، بلکه قدرت بازخورد شما را نیز تضعیف میکند و حتی میتواند میزان اعتماد دو طرفه را کاهش دهد.
بهتر است محترمانه و صریح در مورد نگرانیهای خود صحبت کنید زیرا شفافیت به کارمندان شما کمک میکند احساس کنند که میتوانند به کشف راهحلهای مشکل موجود کمک کنند.
وجود عنصر مهم احترام را هنگام بحث در مورد موضوعات آسیبپذیر فراموش نکنید و هرگز در هنگام مکالمه و گفتگو با کارمند خود با فرد دیگری صحبت نکنید. به کارمند خود اجازه دهید که به بازخورد شما پاسخ دهد و حتی در ادامه، سوالات مورد نظر خود را بپرسد. هنگامیکه موضوع به خوبی روشن شد، میتوانید ادامه دهید تا به یک راهحل یا مسیر عملی برسید.
به جای ویژگیهای شخصیتی، بهتر است در هنگام ارائه بازخورد به سراغ پیشینه عملکردی او بروید. بهعنوان مثال بهتر است به جای بیان جمله: «تکبر بیشازحد شما مشکلات زیادی برای ما ایجاد میکند» ذکر کنید که: «وقتی در حضور مشتری حرف من را قطع میکنید، این کار وجهه خوبی برای شرکت ندارد».
اگرچه ارزیابی کردن کار سختی است و برای انجام صحیح آن به تفکر و انرژی زیادی نیاز است اما نمیتوان قدرت اثرگذاری مثبت آن را نادیده گرفت. اگر پس از ارائه بازخوردها پیشرفت قابل توجهی در روند کار کارمند خود مشاهده کردید، از او قدردانی کنید. این کار نشان میدهد که شما به موفقیت کارمند خود اهمیت میدهید و باعث افزایش انگیزه در او میشود.
بنابراین ارائه بازخورد موثر به کارکنان بخشی ضروری از رشد و توسعه کسبوکار است. این مسئله میتواند محیط کار را به شیوهای سالم و چابک پرورش دهد و جایگاه مدیر را برای همگان برجستهتر کند. تجربه نشان داده است، کارکنانی که بهطور منظم بازخورد سازنده دریافت میکنند، تسلط بیشتری بر کار خود دارند و حتی با همکاران خود تعامل بیشتری نشان میدهند. از آنجایی که احساس حمایت بیشتری میکنند، انگیزه بیشتری برای ارائه یک کار باکیفیت خواهند داشت.
فرهنگ ارائه بازخورد موثر به کارکنان منجر به شکلگیری روابط قویتر بین مدیران و کارکنان و در نتیجه تبادل ایدههای جدیدتر میشود. پیشنهاد میکنیم فرصت را از دست ندهید و با در نظر گرفتن نکات ذکر شده، بهصورت منظم و اصولی شروع به ارائه بازخورد به کارمندان خود کنید!