برای افزایش تمرکز کارکنان لازم نیست معجزه کنید. تنها کافی است کمی بر اصول روانشناسی مسلط باشید و تکنیک‌های مشهور مدیریتی مانند 5 سین آراستگی را مد نظر قرار بدهید. همین! در ادامه به اختصار چند راهکار ساده برای افزایش تمرکز کارکنان یک سازمان از مدیر تا نیروهای اجرایی و خدماتی بیان می‌کنیم. ادامه مطلب را از دست ندهید، پیشنهادهای جالبی را مطرح خواهیم کرد.
بله! به هیچ عنوان نباید با سخت‌گیری، بالا بردن سطح کنترل و وضع قوانین ریاضتی یا فیلتر اینترنت داخلی در برابر عواملی که تمرکز نیروهایتان را بر هم می‌زنند مقاومت کنید. برعکس سخت‌گیری و کنترل بیش از اندازه، حتی ممنوع کردن استفاده از تلفن همراه یا تحویل گرفتن آنها در گیت ورودی سازمان نیز در نهایت به کارتان نمی‌آید. انسان‌ها همیشه بهانه‌ای برای از دست دادن تمرکز خود دارند. عواملی که تمرکز انسان‌ها حتی خود شما به عنوان یک مدیر را بر هم می‌زنند، آنقدر زیاد هستند که در عمل نمی‌توان بر آنها کنترل اعمال کرد. بهترین راه ایجاد حس تعلق به سازمان در نیروها، پرداخت به موقع و منصفانه حقوق آنها، در نظر گرفتن تسهیلات مختلف درمانی و رفاهی و در مجموع کاهش دغدغه‌های کارکنان است. همیشه کوچک‌ترین بادها می‌توانند موجب شکسته شدن شاخه‌های خشک درختان شوند، اما قوی‌ترین طوفان‌ها نیز نمی‌توانند چمن‌ها را از جا در بیاورند. هر چه بیشتر مقاومت کنید و بکوشید اوضاع را در کنترل داشته باشید با شرایط شکننده‌تری مواجه می‌شوید. اما اگر مانند علف‌ها نرم و منعطف باشید، کمتر در برابر مشکلات اینچنینی متضرر خواهید شد.
اگر همه کارکنان را به خلوت کردن هر چه بیشتر و آراستگی میز کارشان عادت بدهید و المان‌های اضافی را از محیط کار منابع انسانی دور کنید، تا حد زیادی بر تمرکز آنها می‌افزایید. یک محیط شلوغ و درهم و برهم خود عاملی برای از بین بردن تمرکز است، حتی برای متمرکزترین انسان‌ها. در سقف و دیوارهای ساختمان شرکت از عایق‌‌های صوتی استفاده کنید و دمای محیط را متناسب با فصل در مطبوع‌ترین حالت ممکن نگه دارید. همچنین استفاده از دیوارهای شیشه‌ای و شفاف با پرده‌های کرکره‌ای می‌تواند فضا را قابل کنترل نشان بدهد و موجب شود به اصطلاح سر همه کارمندان به کار خودشان گرم باشد. در مواقع ضروری و نیاز به محیط خصوصی نیز افراد می‌تواند با بستن پرده‌ها، به آنچه نیاز دارند برسند. به این ترتیب در حالت کلی همه در فضایی تفکیک شده اما شفاف وظایف خود را انجام می‌دهند. البته در دنیای دیجیتال میز کار و دیوارها کمتر از نیمی از فضای شغلی افراد را شامل می‌شوند و در واقعیت بخش زیادی از تایم کاری کارمندان در دنیای مجازی می‌گذرد. در برابر عوامل تمرکززدا در دنیای دیجیتال کار سخت‌تری در پیش دارید.
بیایید بپذیریم جاذبه شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های مختلف خبری، فروشگاه‌های اینترنتی و گیم‌های آنلاین و آفلاین آنقدر بالاست که در برابر قدرت تمرکززدایی آنها در عمل کار چندانی از دست یک مدیر برنمی‌آید. باید برای فائق آمدن بر مشکلاتی از این دست اول از همه صبور باشید و دوم بکوشید به کمک آموزش، مهارت‌های نرم را در وجود کارکنان خود افزایش بدهید. ورکشاپ‌ها یا دوره‌هایی با موضوع افزایش تمرکز کارکنان در سازمان برگزار کنید. همچنین بکوشید تنها در مواردی که واقعا به کنترل و سخت‌گیری نیاز است از آن استفاده کنید. کنترل بیش از اندازه ناخودآگاه به عاملی برای حواس پرتی و اضطراب در وجود نیروهای سازمانی تبدیل می‌شود. وقتی پای اضطراب و استرس به میان بیاید نیز تقریبا نیمی از تمرکز انسان‌ها از بین خواهد رفت. حتی در زمان بروز اشتباه از سوی نیروها از برخوردهای تند پرهیز کنید و زبان تهدیدآمیز را کنار بگذارید. در عوض بکوشید به آن نیرو مهارتی بدهید که دیگر اشتباه خود را تکرار نکند. وقتی کارمندان خود را بخشی از یک کسب‌وکار بدانند و دغدغه پاسخگویی به بهانه‌ها و ایرادهای بی‌منطق مدیر بالاسری خود را نداشته باشند با تمرکز بیشتری کار می‌کنند. همچنین قدردانی به موقع از کارمندان و مدیران اجرایی بخش‌های مختلف می‌تواند موجب افزایش سطح تمرکز آنان شود. چنین نیروهایی با علاقه کارشان را پیش می‌برند و برای خودشان زمان‌بندی و کنترل درونی اعمال خواهند کرد. به همین دلیل ایجاد تعلق خاطر نسبت سازمان در وجود منابع انسانی یکی از بهترین راه‌های مقابله با هجمه دنیای مجازی و شبکه‌های اجتماعی است. وقتی یک کارمند با علاقه و آرامش مشغول به انجام وظایف خود باشد، دلیلی برای اتلاف وقت در اینترنت نمی‌بیند.
همه ما انسان‌ها اگر کنترل درونی و بیرونی به همراه برنامه‌ریزی و زمان‌بندی نداشته باشیم، علاقه‌مند هستیم کارها را در دقیقه 90 انجام بدهیم. تقریبا 80 درصد دانش‌آموزان و دانشجویان شب امتحانی عمل می‌کنند، به همین دلیل به انجام لحظه آخری کارها سندروم دانش‌آموزی می‌گویند. قبول داریم که این سندروم یک ویژگی مثبت به حساب نمی‌آید اما می‌تواند ابزار خوبی برای افزایش تمرکز کارکنان باشد. چگونه؟ با جلو آوردن زمان تحویل امور. اگر به عنوان مثال یک پروژه به 14روز زمان نیاز دارد، شما می‌توانید برای خودتان به عنوان مدیر روی همین تعداد روز حساب کنید اما از آن عضو تیم که همیشه دقیقه نودی عمل می‌کند بخواهید آن پروژه را ظرف 9 روز به پایان برساند. به این ترتیب نیروی شما اگر کار را به لحظه آخر موکول کند و نتواند ظرف 9 روز آن را به اتمام برساند مجبور است با تمرکز بالا در اسرع وقت پروژه را تحویل بدهد تا تاخیر، جریمه و امتیاز منفی کمتری در نظر مدیر خود داشته باشد. با این تکنیک تمرکز نیروهای حواس پرت را روی پروژه افزایش خواهید داد. البته باید توجه کرد که تکرار بیش از اندازه این راهکار به مرور اثر آن را از بین می‌برد. پس در استفاده از سندروم دانش‌آموزی تعادل را حفظ کنید.
یکی از راهکارهای افزایش تمرکز کارکنان توجه به استراحت کافی آنها بین ساعت‌های فشرده کاری است. تایم استراحت نه باید آنقدر طولانی باشد که در عمل خود به عاملی برای پاره شدن رشته افکار نیروهای سازمان و از بین رفتن تمرکز آنها تبدیل شود؛ از سوی دیگر نباید آنقدر کم باشد که در عمل خستگی ذهن منابع انسانی را کاهش ندهد و موجب کاهش تمرکز آنها در ساعات پایانی روز شود. البته همان‌گونه که پیش‌تر نیز گفتیم باید مهارت‌های نرم نیروهای خود را افزایش بدهید. یکی از این مهارت‌های نرم خودشناسی برای برقراری تعادل میان کار و استراحت بر اساس قابلیت‌های خویش است. وقتی سازمان به جایی برسد که خودنظارتی در وجود کارکنان نهادینه شود، بخش عمده‌ای از عوامل حواس پرتی و نابودگر تمرکز از بین خواهند رفت.
از نیروهای خود گزارش عملکرد بخواهید اما در این موضوع تا آنجا زیاده‌روی نکنید که حالت کنترل سخت‌گیرانه و استرس‌زا به خود بگیرد. همچنین بیش از تربیت اعضای سازمان به عنوان نیروهایی که به مدیر بالاسری خود گزارش می‌دهند، مهارت نرم «گزارش به خود» را در وجود آنها تقویت کنید. اگر همه اعضای تیم شما در پایان روز کاری فعالیت‌های خود را مرور و میزان دست‌یابی به اهداف تعیین‌شده برای وظایف‌شان را مشخص کنند، به طور منظم شیوه فعالیت خود را بهبود می‌بخشند، درک بهتری از اشتباهات‌شان می‌یابند و در نهایت با تمرکز بیشتری کارها را پیش خواهند برد.
