تعامل با همکار دورکار یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که این روزها ذهن بسیاری از مدیران را درگیر کرده است. اغلب افرادی که مدیریت تیم‌های دورکار را برعهده می‌گیرند تمایل دارند با این گروه‌ها نیز درست مانند یکی از بخش‌های حضوری سازمان خود برخورد کنند. غافل از این‌که سبک مدیریتی، شیوه همکاری و نحوه برقراری ارتباط با تیم‌های دورکار نمی‌تواند مشابه همان رویه‌ای باشد که در مورد کارمندان حاضر در سازمان‌ها اتخاذ می‌شود.
اگرچه برای مدیریت تیم‌های دورکار باید از ویژگی‌ها و مهارت‌هایی مشابه با گروه‌های حضوری بهره جست؛ با این حال، روش به‌کارگیری این مهارت‌ها در سازمان‌دهی کارمندان دورکار به شکل قابل توجهی متفاوت است. در این مطلب، قصد داریم برخی از اشتباهات مدیران در تعامل با همکاران دورکار را با شما به‌اشتراک بگذاریم. پیشنهاد می‌کنیم با ما همراه باشید.
موارد زیر از رایج‌ترین اشتباهات مدیران در تعامل با همکار دورکار به حساب می‌آیند:
استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب از اصلی‌ترین اقداماتی است که تعامل با همکار دورکار را امکان‌پذیر می‌کند. دسترسی نداشتن به چنین ابزارهایی ارتباط میان اعضا را مختل کرده و روند انجام کار را دچار مشکلات فراوانی می‌کند. با توجه به گسترش دورکاری، این روزها اپلیکیشن‌ها، پیام‌رسان‌ها و پلت‌فرم‌های متعددی راه‌اندازی شده‌اند که با بهره‌گیری از بهترین انواع آن‌ها به‌راحتی می‌توانید با تیم دورکار خود تعامل داشته باشید.
برای افراد دورکار، نحوه برقراری ارتباط و کیفیت آن به مراتب مهم‌تر و حیاتی‌تر از افرادی است که به‌صورت حضوری فعالیت می‌کنند. در روند دورکاری افراد مستقیما با یکدیگر در ارتباط نبوده و در کلیه ساعات کاری به یکدیگر دسترسی ندارند. بسیاری از سوءتفاهم‌ها و خطاها از همین امر ناشی می‌شود. با این حال، بسیاری از مدیران روند دورکاری را با فعالیت‌های حضوری یکسان دانسته و به این کاستی‌ها توجهی نمی‌کنند. درواقع، پاسخ‌گویی و شرح وظایف برای کارمندان دورکار باید به شیوه‌ای متفاوت از سایرین انجام گرفته و برای انجام آن‌ها باید روش‌های ارتباطی متنوع‌تری در نظر گرفته شود.
تعامل با همکار دورکار لازم است براساس همدلی و صمیمیتی به مراتب بیش‌تر از حالت عادی صورت بگیرد. این همدلی از اصلی‌ترین پیش‌نیازهای ایجاد حس وفاداری به گروه و نیروی محرکه‌ای برای ادامه فعالیت خواهد بود. توجه داشته باشید، کارمندان دورکار اغلب ساعات مفید روز را در محیطی تفکیک‌شده و به دور از کلیه تعاملات اجتماعی سپری می‌کنند. بنابراین، این افراد به مراتب بیش‌تر از همکاران حضوری به تشویق، ترغیب و درک احساسات خود نیازمند هستند. بی‌توجهی به این موضوع، به شکل قابل توجهی در کاهش مشارکت و پایین آوردن سطح بازدهی تاثیرگذار خواهد بود.
وضعیت روحی همکاران دورکار به مراتب شکننده‌تر و آسیب‌پذیرتر از کارمندان حضوری است. این افراد غالبا بستر مناسبی برای در میان گذاشتن مشکلات کاری و اجتماعی خود نداشته و فشار بسیار زیادی را تحمل می‌کنند. اغلب مدیران با چالش‌های موجود در زمینه سلامت روح و جسم همکاران دورکار خود آشنایی نداشته و بسیاری از آن‌ها برای این موضوع اهمیت چندانی قائل نیستند. این امر به شکل قابل توجهی در کاهش بهره‌وری و وفاداری این افراد تاثیرگذار خواهد بود.
فرهنگ‌سازی از مهم‌ترین پیش‌نیازهای برقراری تعامل با همکار دورکار به حساب می‌آید. مدیران با ارائه برنامه‌ها و طرح‌های مناسب و خلاقانه می‌توانند فرهنگ دورکاری را بهبود بخشیده و احساس تعلق به تیم را در کارمندان زنده نگه‌دارند. برای این منظور، لازم است مدیران در طول هفته زمانی را به برقراری ارتباط با هر یک از کارمندان اختصاص دهند. به‌عنوان مثال، هر چند وقت یک‌بار مدیران می‌توانند از راه دور با کارمندان خود همراه شده و فنجانی قهوه بنوشند و از راه دور با یکدیگر معاشرت کنند. این اتفاقی عادی برای کارمندانی است که به‌صورت حضوری در سازمان‌ها فعالیت می‌کنند.
بی‌توجهی به ایجاد حس اعتماد از بزرگ‌ترین اشتباهاتی است که مدیران در هنگام تعامل با همکار دورکار مرتکب می‌شوند. در محیطی عاری از سطح بالای اعتماد، ناکارآمدی به شکل فزاینده‌ای گسترش می‌یابد. این امر به تدریج با کاهش چشمگیر بهره‌وری و افزایش شمار کارکنانی توام خواهد بود که گروه را ترک می‌کنند.
نادیده گرفتن توسعه فرهنگ و ایجاد روابط موثر در تیم می‌تواند یک شکست بزرگ مدیریتی به حساب آید. دورکاری با تعاملات گسترده و پیچیده‌ای همراه است که بسیاری از آن‌ها در غیاب نظارت فیزیکی می‌توانند به احساس مسئولیت‌پذیری آسیب رسانده و آن را کاهش دهند. لازم است مدیران برای برنامه‌ریزی فرآیندها، جلب اعتماد و در عین حال، استقلال اعضا تیم تلاش کرده و فرصت‌هایی را در اختیار آن‌ها قرار دهند.
از عمده‌ترین اشتباهات مدیران در تعامل با همکار دورکار این است که فرض می‌کنند این افراد به‌صورت شبانه‌روزی در کلیه روزهای هفته باید کار کنند. توجه داشته باشید، این افراد هم درست مانند کارمندان حضوری تنها در بازه زمانی محدودی از بازدهی لازم برخوردار بوده و لازم است حداقل یک روز در هفته را به استراحت بپردازند. با این حال، تفاوت عمده آن‌ها با همکاران حاضر در سازمان این است که این افراد در انتخاب ساعات کار از آزادی عمل بیش‌تری برخوردارند. کار کردن به صورت شبانه‌روزی و بی‌وقفه نمی‌تواند برای مدتی طولانی ادامه یابد و در نهایت به کاهش بهره‌وری و خلاقیت منجر خواهد شد.
مدیریت خرد یکی از نامناسب‌ترین روش‌های مدیریتی است که با اعمال نظارت و کنترل مداوم کلیه فعالیت‌های کارکنان حس آزادی عمل، استقلال رای و خلاقیت کارکنان را مختل می‌کند. این امر در زمینه دورکاری با تبعات نامطلوب بیش‌تری همراه خواهد بود. در مقابل، تفویض اختیار، نظارت اصولی و ارائه فرصتی مناسب برای تصمیم‌گیری و اظهار وجود از بهترین روش‌هایی است که بازدهی کارکنان و احساس تعلق خاطر آن‌ها به تیم را افزایش می‌دهد.
اغلب مدیران از امر آموزش به‌عنوان آخرین راه‌کار برای حل مشکلات استفاده می‌کنند. این رویکرد بسیار نادرستی است. زیرا مدیران از طریق ارائه آموزش کافی و بهره جستن از دانش و تجربیات متخصصان این حوزه می‌توانند با استعدادهای بالقوه کارکنان خود آشنایی یافته و برای بالفعل کردن آن‌ها تلاش کنند. کارمند آموزش‌دیده به‌راحتی می‌تواند از پس مشکلات ریز و درشت حرفه‌ای برآمده و با مدیران و همکاران خود ارتباطی بهینه ایجاد کند. در نهایت، این امر به افزایش بازدهی کارکنان کمک کرده و دستیابی به اهداف فردی و سازمانی را امکان‌پذیر خواهد کرد.
با توجه به آن‌چه گفته شد، تعامل با همکار دورکار یکی از چالش‌برانگیزترین وظایف مدیران در دنیای کنونی کسب‌وکار است. به‌خاطر داشته باشید، کلیه کارمندان دورکار از شرایط محیطی، اقتصادی و اجتماعی یکسانی برخوردار نبوده و احتمالا به منابع مشابهی دسترسی ندارند. لازم است مدیران در هنگام تعامل با این افراد کلیه این موارد را در نظر داشته و به شیوه‌ای موثر با آن‌ها ارتباط برقرار کنند. رعایت نکات یاد شده علاوه بر افزایش حس وفاداری و کاهش آمار از دست رفتن کارکنان در بالا بردن بازدهی نیز موثر بوده و دستیابی به اهداف سازمانی را به بهترین نحوی امکان‌پذیر خواهد کرد. شبکه فناوری و نوآوری ایران (Iran Technology & Innovation Network)، ایران تینت، با ارائه مطالب کاربردی تلاش می‌کند برقراری ارتباط میان مدیران و همکاران دورکار را ساده‌تر کرده و به سهم خود به بهبود فضای کار کمک کند.
