امروزه بیشتر استارت آپ‌ها، شرکت‌های جدید و حتی قدیمی به جای دفتر خصوصی، فضای کاری باز را ترجیح می‌دهند. اگر شما هم در اپن آفیس کار می‌کنید، در ادامه مواردی برای نحوه کارآمدتر و موثرتر بودن در این محیط عنوان شده است. همراه ما باشید تا در مورد چگونگی عملکرد کارآمد در فضای کاری باز بیشتر بدانید.
بهترین و ساده‌ترین راه برای افزایش بهره‌وری در محیط کارتان، استفاده از هدفون‌های با کیفیتی است که صداها و نویزهای اطراف را حذف کند. گوش دادن موسیقی با هدفون علاوه‌براینکه تمرکز شما را بیشتر می‌کند، به دیگران نشان می‌دهد که مشغول کار هستید. بنابراین امری حواس شما را پرت نمی‌کند. قیمت هدفون‌ها با توجه به کیفیت، نوع و برند آن‌ها با یکدیگر متفاوت است. سعی کنید نوعی را خریداری کنید که متناسب با نیاز و بودجه شما باشد.
اگر در یک دفتر کار باز مشغول به کار هستید، برای خود روتین‌های مشخصی را ایجاد کنید. این کار به شما اجازه می‌دهد که زمان‌های صرف کار شده را به حداکثر برسانید. وقتی پشت میزتان هستید و قابلیت همکاری کردن و ارتباط گرفتن با سایر افراد را دارید، زمان‌های مشخصی را برای کار کردن بر روی پروژه‌ها اختصاص بدهید. در مورد برنامه‌های خود با تیم‌تان مشورت کنید و به لیست وظایفی که در تمام هفته از انجام آن‌ها خودداری کرده‌اید، توجه نکنید.
یکی از نکات مهم برای کار در اپن افیس این است که «همسایه خوبی باشید»، یعنی بدانید که انتخاب‌های شما چگونه بر روی محیط اطراف‌تان تاثیرگذار هستند. یکسری موارد را در نظر بگیرید، به‌عنوان‌مثال بوهای غذا یا عطرهای بدن از جمله مواردی است که نباید فراموش کنید. به صداها که شامل موسیقی، صحبت‌کردن، غذا خوردن، ضربه‌‌زدن با انگشت و زمزمه کردن توجه داشته باشید. عوامل که باعث حواس‌پرتی می‌شوند مانند نور و بازتاب آن یا تلویزیون را فراموش نکنید. سعی کنید خودتان را به جای همکارتان بگذارید و با او همدردی و همدلی کنید. اگر از نوع انتخاب خود مطمئن نیستید از او نظر بخواهید.
فضای کاری باز می‌تواند حریم خصوصی کارمندان را مختل کند. هر یک از اعضای تیم برای وظایف حرفه‌ای یا امور شخصی خود نیازمند یک حریم خصوصی هستند.
در دفتر کار باز خود حداقل یک اتاق یا کنج اختصاصی را برای کارکنان خود ایجاد کنید تا مثلا بتوانند تلفن خود را به راحتی و با خیال آسوده پاسخ بدهند.
مطالعات اخیر نشان داده است که اپن افیس مانع بهره‌وری بیشتر می‌شود. بنابراین شرکت‌ها شروع به تنوع بخشیدن به فضای اداری کرده‌اند. در محیط کار خود یک فضای آرام مانند اتاق نشیمن، اتاق جلسه یا سالنی برای استراحت ایجاد کنید تا کارمندان شما وقتی نیاز به وقفه و استراحت دارند، زمان خود را در آن مکان سپری کنند. اگر در دفتر خود چنین فضاهایی را ندارید، حتما برای صرف قهوه یا ناهار از محیط بیرون بروید تا ذهن خود را شاداب و سرحال کنید و بتوانید دوباره و حتی بهتر روی کارتان متمرکز شوید.
حتی اگر فرد مرتبی نیستید، سعی کنید فضای کاری خود را تمیز و منظم نگه دارید. اگر در شرکت یا سازمان زیاد مهمان دارید و دائما رفت‌و‌آمد می‌شود، به یاد داشته باشید اولین چیزی که در دفتر کار باز جلب توجه می‌کند و آن‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد، پاکیزگی و نظم است.
علاوه‌براین، ظاهر دفتر شما می‌تواند بر روی همکارانی که به ظاهر دفترشان بسیار اهمیت می‌دهند، انرژی مثبت یا منفی منتقل کند. بنابراین حتی اگر شرکت شما میزبان هیچ مهمانی نیست، به تمیز و مرتب بودن بخش خود دقت کنید.
سبک کاری هرکسی با دیگری متفاوت است. وقتی وارد یک محیط کاری جدید می‌شوید، در حقیت به یک تیم ملحق می‌شوید یا برای یک مدیر و کارفرمای جدید کار می‌کنید. پس حتما به آن‌ها بگویید که چگونه ترجیح می‌دهید کار کنید. با توضیح دادن درباره سبک‌های کاری، می‌توانید روابط خود را با همکاران‌تان تقویت کنید و روزهای کاری پربارتری داشته باشید. با این روش از رنجش یا ناامیدی‌هایی که بین همکاران به دلیل سبک‌های کاری متفاوت آن‌ها ممکن است به وجود بیاید، جلوگیری می‌کنید.
یکی دیگر از مهمترین نکاتی که باید در فضای کاری باز رعایت کنید، تعیین حدو‌مررزها است. برای مواقعی که می‌خواهید با همکاران خود در آخر هفته‌ها معاشرت کنید، برای ناهار خوردن، زمان‌هایی که برای برگزاری جلسه آماده هستید و یا هر موقعیت دیگری که هست لازم است حدومرز و زمان خود را تعیین کنید. اجازه ندهید که دیگران برای زمان شما تصمیم بگیرند و تعیین کنند که چگونه وقت خود را سپری کنید.
فرهنگ شرکت خود را ارزیابی کنید و ببینید آیا قرار دادن علامت «مزاحم نشوید» روی میز کارتان یا درخواست کردن از کسی برای اینکه که بعدا دوباره مراجعه کند، در زمانی که در حال انجام پروژه هستید منطقی است یا خیر. به اعضای تیم خود اطلاع دهید که برای انجام کارتان به زمان بیشتری نیاز دارید.
با این روند متوجه می‌شوید که تعیین مرزها به شما امکان داشتن بهره‌وری بیشتری را می‌دهد. حتی ممکن است در نهایت زمان بیشتری برای آشنایی با همکاران خود داشته باشید یا به سایر امور شخصی که برای آن برنامه‌ریزی کرده بودید، خواهید رسید.
همانند سایر دفاتر، فضای کاری باز هم مزایا و معایب مخصوص به خود را دارد.
فضای کاری باز به سرعت در حال جایگزین شدن با محیط‌های اداری سنگین است. در حالی که مد روز هستند، اما چیدمان اداری باز برای همه کارمندان مناسب نیست. قبل از اینکه دفتر خود را به یک فضای باز و اجتماعی‌تر سازماندهی و آماده کنید، جوانب مثبت و منفی آن را در نظر بگیرید. همچنین برای اینکه بازدهی بیشتری را از کارمندان و اعضای تیم خود دریافت کنید به نکاتی که پیش‌تر ذکر کرده‌ایم توجه نمایید.
