امروز اهمیت انعطاف‌پذیری و ضرورت ایجاد محیط کاری منعطف، امری واضح و مبرهن است که ما پیش‌تر در مطلبی جداگانه، مفصلاً به آن پرداخته‌ایم. اما درک این اهمیت یک طرف ماجرا و چگونگی ایجاد انعطاف‌پذیری در سازمان، طرف دیگر ماجراست.
آیا روش‌های ایجاد محیط کاری انعطاف‌پذیر را می‌شناسید؟ در این مطلب از تینت قصد داریم ضمن معرفی این روش‌ها، درباره هر یک از آن‌ها توضیحاتی کاربردی و مفید را ارائه دهیم.
قبل از هرگونه اقدام برای ایجاد محیط کاری منعطف، باید عناصر انعطاف‌پذیری را بشناسیم. درباره عناصر اساسی انعطاف‌پذیری دیدگاه‌های زیاد و متنوعی وجود دارد که اکثر آن‌ها شبیه به یکدیگر هستند. این دیدگاه‌ها معمولاً پنج عنصر اساسی را مورد توجه قرار می‌دهند:
همه این عناصر به یکدیگر متصل هستند و هر یک مؤلفه‌هایی دارند که برای ایجاد محیط کاری منعطف، باید آن‌ها را درک و تقویت کنید. به‌عنوان‌مثال، شناخت و تنظیم افکار یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های سلامت عاطفی محسوب می‌شود.
افراد تنها از طریق خود اندیشی و خودشناسی می‌توانند ویژگی انعطاف‌پذیری را به شکلی مؤثر در خودشان توسعه دهند. آن‌ها باید با توجه به عناصر اصلی انعطاف‌پذیری، کنکاشی عمیق در خودشان داشته باشند و جنبه‌هایی را که باید روی آن‌ها بیشتر کار کنند، بشناسند. این درون اندیشی وقتی با بازخورد مؤثر اطرافیان توأم شود، نتیجه بسیار بهتری می‌دهد و به‌این‌ترتیب می‌توان در مسیر ایجاد محیط کاری منعطف، گامی بلند برداشت.
وقتی افراد روی شناسایی نقاط ضعف و قوتشان کار کنند، چگونگی تمرکز بر موفقیت و فرصت‌های رشد را می‌آموزند و درنتیجه احساس می‌کنند که هیچ عاملی نمی‌تواند باعث توقف حرکت آن‌ها شود. بعد از آنکه عناصر اصلی ایجاد محیط کاری منعطف و ضرورت آگاهی از نقاط قوت و ضعف را شناختیم، باید روی بهبود این عناصر کار کنیم که در ادامه راهکارهایی برای این منظور ارائه می‌دهیم.
ایجاد محیط کاری منعطف، بدون سلامت احساسی کارکنان غیرممکن است. ایجاد انعطاف‌پذیری از جنبه احساسی یا هیجانی به زمان، تلاش و تمایل برای ترک عادت‌های مخرب قدیمی نیاز دارد. به‌عنوان‌مثال، یکی از مهم‌ترین موانع انعطاف‌پذیری افراد، افکار منفی آن‌هاست و پیگیری و اصلاح جدی، بهترین راه برای غلبه بر این مانع و بهبود انعطاف‌پذیری احساسی است.
یکی از روش‌های عالی برای این کار، نوشتن افکار منفی و ارزیابی صحت و درستی آن‌هاست. در حالت ایده‌آل این کار باید بلافاصله بعد از مواجهه با افکار منفی انجام شود. در اثر این تمرین و با گذشت زمان، خواهید دید که ذهنتان به جای خلق خودکار افکار مخرب و پذیرششان، آن‌ها را به چالش می‌کشد. درنهایت ذهن شما با تمرین و تکرار یاد می‌گیرد که ضمن نادیده گرفتن افکار منفی، آن‌ها را با افکار سالم‌تر و واقع‌بینانه‌تر جایگزین کند. در اینجا پیشنهاد خواندن مطلب اهمیت هوش هیجانی در سازمان به شما عزیزان خالی از لطف نیست!
کارکنان برای ایجاد محیط کاری منعطف، رسیدن به بهره‌وری بیشتر و همین‌طور عدم فرسودگی شغلی، به خود راهبری یا همان قدرت رانش و انگیزه درونی نیاز دارند. بدون این ویژگی، پروژه‌ها و وظایف کاری خسته‌کننده به نظر می‌رسند و در این صورت کارکنان نیز دل به کار نمی‌دهند.
هدف‌گذاری یکی از روش‌های تقویت رانش درونی کارکنان برای ایجاد محیط کاری منعطف است که برای این منظور می‌توانید از قاعده طلایی SMART کمک بگیرید. بنا به این قاعده، اهدافی که تعیین می‌شوند باید مشخص، قابل‌سنجش، دست‌یافتنی، مرتبط و دارای محدوده زمانی باشند. هر وظیفه یا پروژه‌ای که به اعضای تیم می‌سپارید باید در چارچوب قاعده SMART قرار بگیرد. در این صورت می‌توانید اهداف درستی تعیین کنید که باعث تقویت انگیزه درونی افراد و حفظ سطح انگیزش آن‌ها برای ادامه مسیر می‌شود.
مدیران سازمانی برای ایجاد محیط کاری منعطف باید کارکنان را به تمرکز بر آینده تشویق کنند. نگاه به آینده، رویکردی مؤثر برای ادامه حرکت در مسیر پیشرفت است. مدیران باید بدانند که چطور ذهنیت رشد و پیشرفت را در سازمان ایجاد کنند. این امر نه‌تنها به افزایش انعطاف‌پذیری کارکنان و بهبود سازگاری آن‌ها کمک می‌کند، بلکه کارکنان را قادر می‌سازد تا در مواجهه با چالش‌ها و مشکلات غیرمنتظره، واکنشی منطقی و سازنده از خود نشان دهند.
تفکر انتقادی و پاسخگویی، دو عنصر مهم در بحث آینده‌نگری هستند. تفکر انتقادی بیش از آنکه تحت تأثیر احساسات باشد، روی تفکر منطقی تأکید دارد. چنین رویکردی، ویژگی گشودگی را در کارکنان تقویت می‌کند و آن‌ها را به این باور می‌رساند که همه چیز را نمی‌دانند و برای اینکه بیشتر یاد بگیرند، باید از دیگران سؤال بپرسند.
ویژگی پاسخگویی، به مسئولیت‌پذیری در قبال اعمال و احساسات دلالت دارد که به‌واسطه آن، فرد درمی‌یابد که هرچند نمی‌تواند گذشته را تغییر دهد اما می‌تواند تأثیرات مثبتی بر آینده داشته باشد. این خصوصیت به فرد اجازه می‌دهد تا به جای اینکه زمانش را با ملامت‌های بیهوده و مُخرب تلف کند، از گذشته درس بگیرد و با اتخاذ رویکردی آینده‌نگرانه، منشأ بروز اتفاقات خوبی در ادامه باشد.
کیفیت روابط، نقش بسیار مهمی در ایجاد محیط کاری منعطف ایفا می‌کند. شکل‌گیری روابط سالم به زمان نیاز دارد و هرگز نمی‌توان آن‌ها را به زور ایجاد کرد. بااین‌حال برای اینکه کارکنانتان احساس کنند بهتر درک می‌شوند، تحت حمایت قرار دارند و می‌توانند از محیط، انگیزه بگیرند، ایجاب می‌کند تا برای بهبود روابط سازمانی، پیوسته تلاش کنید. شناسایی روابط مخرب یا سمی، برقراری روابط اصیل و ایفای نقش مربی‌گری، سه حوزه‌ای هستند که در بحث ارتباطات باید توجه ویژه‌ای به آن‌ها داشته باشید.
اگر در مجموعه، فرد یا افرادی را می‌شناسید که باعث تضعیف روحیه و عملکرد شما و دیگران می‌شوند، باید راهکاری برای حل مسئله پیدا کنید. افراد غالباً تا زمانی که به چالش کشیده نشوند، از رفتارهایشان و تأثیری که این رفتارها بر دیگران می‌گذارند، آگاهی کافی ندارند و در اینجا بازخورد می‌تواند به ایجاد این آگاهی کمک زیادی کند.
برقراری روابط اصیل به ابراز احساسات واقعی نسبت به دیگران، آگاهی از تفاوت‌ها و توجه و احترام به دیدگاه‌ها و ارزش‌های آن‌ها دلالت دارد. یکی از شروط ایجاد محیط کاری منعطف آن است که کارکنان، درکشان را از طریق پذیرش تفاوت‌های بین فردی، گسترش دهند. وقتی این تفاوت‌ها که به‌طور بالقوه می‌توانند مانعی در مسیرهای ارتباطی باشند، مورد پذیرش قرار بگیرند، روابطی بین افراد برقرار می‌شود که شاید خود آن‌ها هم هرگز فکرش را نکنند!
مدیران برای ایجاد محیط کاری منعطف باید از نقش مربی‌گری هم کمک بگیرند. آن‌ها می‌توانند خودشان این نقش را ایفا کنند یا آن را به افراد دیگر بسپارند. درهرصورت آنچه اهمیت دارد، تشویق کارکنان به یادگیری از اطرافیان است. این یادگیری می‌تواند از طریق مشاهده کارهایی که دیگران انجام می‌دهند یا از طریق تعامل با آن‌ها حاصل شود. مربیان باید این پیام را به اطرافیان برسانند که علاقه‌مند به رشد و پیشرفت آن‌ها هستند و آنچه را می‌دانند، مشتاقانه با دیگران در میان می‌گذارند.
وضعیت جسمی افراد با شرایط روحی و روانی آن‌ها همبستگی تنگاتنگی دارد و این ارتباط در بحث ایجاد محیط کاری منعطف، بسیار مهم است. بهترین روش برای حمایت از سلامت جسمانی کارکنان، ایجاد تعادل مناسب بین زندگی و کار است تا آن‌ها بتوانند از طریق استراحت و تفریح کافی، انرژی فیزیکی و روانی لازم را برای ارائه عملکرد مناسب به دست بیاورند. کارکنان نباید در خانه هم با امور کاری درگیر باشند. اگر چنین اتفاقی رخ دهد، سازمان‌دهی امور به هم می‌ریزد و فشار کاری بیش‌ازحد، خیلی زود آن‌ها را فرسوده می‌کند. ناگفته پیداست که کارکنان فرسوده نه‌تنها بازدهی کافی ندارند بلکه هرگز نمی‌توانند ویژگی انعطاف‌پذیری را در خودشان ارتقا دهند.
ایجاد محیط کاری منعطف، بیش از هر چیز مستلزم توسعه مستمر است و مدیران و رهبران سازمانی در جایگاهی هستند که می‌توانند این مسیر توسعه را برای کارکنان هموار کنند. این توسعه می‌تواند هم جنبه فردی و هم جنبه حرفه‌ای داشته باشد. مسیر توسعه شغلی باید طوری باشد که در عین ایجاد اشتیاق و انگیزه در کارکنان، مانع از اشباع زودهنگام آن‌ها از پیشرفت در سازمان شود.
ایجاد محیط کاری منعطف و تقویت ویژگی انعطاف‌پذیری در کارکنان، یک‌شبه محقق نمی‌شود! اما باید این واقعیت را پذیرفت که انعطاف‌پذیری حالا بیشتر از هر زمان دیگری، برای موفقیت سازمان‌ها به یک خصوصیت حیاتی تبدیل شده است. انعطاف‌پذیری، کارکنان را به نگرش و رویکردی مجهز می‌کند که به‌واسطه آن‌ها می‌توانند ضمن حفظ انگیزه، با دیگران همکاری و تعامل مؤثری داشته باشند و پدیده تغییر را به‌خوبی مدیریت کنند. ایجاد محیط کاری منعطف در عصر حاضر، همان برگ برنده‌ای است که مرز بین شکست و موفقیت یک کسب‌وکار را ترسیم می‌کند.
